メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」 > お役立ちコラム > 効率化ツール > 【テレワークの課題別】クラウド型メール共有ツールのオススメ機能

【テレワークの課題別】
クラウド型メール共有ツールのオススメ機能

日付のアイコン2020/09/01
効率化ツール
【テレワークの課題別】クラウド型メール共有ツールのオススメ機能

働き方改革の推進とコロナウイルスの流行の影響により、「テレワーク」や「在宅勤務」を導入する企業が増えています。
従来の「オフィスワーク」から「テレワーク」に切り替えるには様々な準備が必要です。
体制を変えず社内の運用方法だけでテレワークに順応するには限界がありますが、ツールを1つ変えるだけで瞬時に解決できる課題もあります。

今回はテレワークにおける「メール業務」の課題に焦点を当てて、メール共有ツール「メールディーラー」の機能を使った解決策をご紹介します。

この記事の目次

    社外でのメール対応はセキュリティーが心配

    クラウド型メール共有・管理ツール「メールディーラー」は、どこでも安全にメール対応ができます。

    みなさんの会社ではどのようなメールソフトを使っていますか?
    見逃されがちですが、メールデータには膨大な個人情報や機密情報が含まれているため、しっかりとしたセキュリティー対策が必要です。
    OutlookやThunderbirdなどのローカルメーラーでは、それぞれのパソコン内にメールデータが保管されます。通常のオフィスワークであれば問題はありませんが、テレワークでメールデータが保管されたパソコンを社外に持ち出すことになると、個人情報が散在し、情報漏洩のリスクが高まります。

    クラウド型イメージ図

    『クラウド型』のメール共有・管理ツールである「メールディーラー」は、メールデータや顧客情報、添付ファイル等は全てクラウド上に保管されます。そこにGoogle ChromeやMicrosoft Edgeなどのウェブブラウザを通じてアクセスし、メールの確認・返信をする仕組みです。
    また、メールデータのエクスポートは「管理者だけ」ができるように制限したり、社員一人一人に発行される個別のIDでアクセスログを残すことも可能です。
    社員を信用できないからセキュリティー対策が必要なわけではなく、情報漏洩が起こり得ない「仕組み」を作ることで社員を守ることにつながります。

    誰がどのメールを担当しているか分からない

    全てのメールの担当者と対応状況が、誰でも一目で把握できます。

    サイトへの問い合わせなど、代表アドレスに届いたメールを手の空いている人が対応するという運用をしていると、誰がどのメールを対応しているのか状況の把握ができません。オフィスワークをしていれば、その場で声かけをし合って担当の振り分けができますが、テレワークでは確認1つにも手間がかかり、メール対応の遅れにつながる可能性があります。
    メールディーラーでは、『担当者振り分け機能』でメール1通ずつに担当者を決めることができます。さらに、『ステータス管理機能』では、「新着」「返信処理中」「対応完了」などの対応状況ごとに自動でフォルダ移動がされるので、誰が担当のメールが、今どのような状態なのか一目で把握することができます。

    ステータス管理機能

    優先度・緊急度の情報共有が難しい

    メール一覧画面で表示される『ラベル』で対応の優先順位の認識を共有できます。

    〆切のある案件やクレームなど、早急に対応すべきメールを優先的に対応するには、チーム内で優先順位の共通認識を持つことが大切です。
    前述の「担当者」の振り分けと同様に、声かけが気軽にできれば簡単に済むことですが、働く場所が離れているだけでタイムリーな情報共有が格段に難しくなります。
    『ラベル機能』では、「至急対応」や「クレーム」、「折り返し電話待ち」などのラベルをメールにつけることで、受信メールの一覧画面を見るだけで、優先順位を全員で共有することができます。
    業務内容に応じて任意の文言と色でラベルを作成できるので、使い勝手に合わせてカスタマイズすることが可能です。

    ラベル機能

    時短勤務や急な休み等の引継ぎがうまくいかない

    メール1通1通に付けられる『コメント』で引継ぎ業務をコンパクトに!

    引継ぎをするには、口頭による伝達やエクセルで作成した引継ぎ書が一般的ですが、見落としによるミスや、探す手間による業務効率の悪化が懸念されます。
    メールディーラーには、メール1通1通に付箋のような感覚で補足情報を書き込める『コメント機能』があります。
    返信してほしい内容や、個別に電話で回答した内容等を残しておくことで、別のツールを使うことなく、メールディーラーだけで引継ぎ業務を完了することができます。

    コメント機能

    社内のコミュニケーションが停滞する

    メールディーラー内に表示される『社内チャット』でスピーディーなコミュニケーション

    チャット機能

    テレワークにおける社内のコミュニケーションはチャットツールを利用することが一般的ですが、メールディーラーの『チャット機能』では、メール対応の操作画面上にチャット画面が表示されるので、わざわざ別ウィンドウでチャットツールを立ち上げる必要がなく、通知にも早く気が付くことができます。
    細かな報連相が難しいテレワークでは、1人で悩んでいる時間が長くなりがちです。チャットを使ったスムーズなコミュニケーションで業務効率改善につながります。

    各社員の業務量を把握できない

    メールの対応通数を『集計レポート』

    集計レポート機能

    テレワークでお互いの働く姿が見えないと、管理者は社員の業務量を把握しにくく、業務負荷の調整や適切な評価ができません。
    メールディーラーの『集計レポート機能』では、担当者別や期間別、メールフォルダ別等でメールの対応件数を集計することができます。
    目視で数える必要がなくなり、管理者の負担も軽減することができます。
    オフィスワークのように毎日顔を合わせる機会がないと、社員のモチベーションが低下する傾向もあります。テレワークだからこそ、実数に基づいた適切な評価でモチベーション維持に働きかける必要があります。

    新人のメール研修に手間がかかる

    送信の前に『承認』の工程を設けることでメール教育が簡潔に

    承認機能

    お客様に送信する前に一度教育担当者に送信したり、CCやBCCによる共有をすると、メールの通数が増え、メールボックス内が煩雑になります。
    メールディーラーの『承認機能』では、メールの送信前に教育担当者による承認フローを設けることができます。
    新人が教育担当者へ「承認依頼」を行い、教育担当者が「承認ボタン」を押すことで初めてお客様に送信されます。内容に誤りがあった場合には、教育担当者がコメントを付けて「差し戻し」をすることで、簡単にメール教育ができるようになります。

    導入企業の課題解決事例

    まとめ

    このように、社内の運用方法だけでは四苦八苦していたメール業務の課題が、ツールを変えるだけで解決できるようになります。
    テレワークや在宅勤務などで社員の働く拠点が離れてもスムーズに仕事ができるよう、今のうちに体制を整えておいてはいかがでしょうか。
    メール共有ツール「メールディーラー」は、お申込みいただいてから3営業日以内にご利用開始が可能です。
    無料トライアルもございますので、ぜひ一度お試しください。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールや問い合わせ対応を効率化する情報の執筆・案出しをしています。メール業務をより良いものにできるようお得な情報を発信できればと思い、編集を行っています。
    お気に入りの便利機能は「Wチェック時の差分チェック機能」です。

    メールディーラーについて、詳しく知りたい方はこちら!

    製品資料

    機能詳細・特徴がわかる!