2020/06/10
ITエンジニアの派遣サービスを提供している株式会社ラクスパートナーズにて、メールディーラーを導入したきっかけや実際の運用方法等についてお伺いしました。
メールの共有不足による課題
中島様：課題は大きく分けて2つありました。
1つめは、営業時の機会損失が頻繁に起きていたことです。
弊社の場合、営業はクライアントや派遣エンジニアなど様々な方とやり取りを行うので、メールの見落としや返信が遅れてしまうことが結構ありました。
また、営業担当者間でお客さんの引継ぎを行った際に、前任の担当者が過去にどのようなやり取りを行ったのかが分からず、こちらからアプローチすれば契約出来た案件を見過ごしてしまった……。みたいなことも実際にありました。
2つめは、派遣エンジニアの離職が発生してしまっていたことです。
弊社の場合、派遣エンジニアは営業とバックオフィス担当の2名とやり取りをすることが多いのですが、弊社内での連携が上手く取れておらず、担当によって指示内容が違うことが導入前は結構ありました。
情報の共有不足から、派遣エンジニア達が不信感を抱き離職するケースも出てしまいました。
そのため、情報共有を徹底することが優先事項だと考えメールディーラーを導入しました。
メールディーラーで解決出来たこと
中島様：1.営業時の機会損失が起きていた 2.派遣エンジニアの離職が発生した
この2点はメールディーラーの導入によって解決しました！
メールを共有して進捗状況を全員が把握できるようになったことで、臨機応変に対応出来るようになったので、営業時の機会損失を防げるようになりました。
また、従業員満足度（ES）も以前より高くなりました。
今はメールを共有しているので、「この案件、トラブルが起きそうだけど大丈夫？」などチームでバックアップ出来るようになったことで、派遣エンジニアが安心して働けるようになりESの向上、離職率低下に繋がりました。
実際の運用方法
鈴木様：弊社では用途によってメールアドレスを分けて管理しています。
- クライアント窓口
- 派遣エンジニアとの事務窓口
- 採用窓口
- 派遣エンジニアの相談窓口
この4つをメールディーラーで管理しています。
中島様：コメント機能はよく使用しています。
メールに対応方針をコメントとして残すことでスムーズに引継ぎを行えています。弊社の場合、派遣エンジニアに対して営業担当とバックオフィス担当2名が連絡を取るので、お互いどのような案内をしたのか確認をしてから連絡をとるようにしています。
また、テンプレートもよく使用していますね。
クライアントごとに契約書式や契約締結フローが違うので、クライアントに合わせたテンプレートを作成し活用しています。テンプレートに契約書を添付しておけるのも便利です。
履歴の確認機能もよく使用しています。
メールディーラーの場合、メールのfromアドレスをワンクリックすると、他の人がやり取りした履歴もまとめて時系列で表示されるので、この機能は本当によく使っています。
社内データベースとの連携をし、より便利に活用
鈴木様：冒頭でも少しお話しましたが、以前の課題を踏まえて、情報共有の徹底を重要視しています。クライアントや派遣エンジニアとのメール、電話以外にも顧客情報や派遣社員の情報などすべての情報を社内データベースで管理をしています。
そのため、社内データベースとメールディーラーを連携させています。
具体的には、メールディーラーでクライアントや派遣エンジニアからメールを受けた際にクライアントレコードやエンジニアレコードへ遷移するボタンを設置し、ワンクリックで該当顧客やエンジニアのレコードを表示できる設定をしています。
また、社内データベース側も同様に、レコード内にメールディーラーに遷移するボタンを設置し、ワンクリックでメール履歴を一覧で表示する連携機能を使用しています。
中島様：また、人材業界あるあるだと思うんですが、36協定の上限を超えそうな派遣エンジニアをピックアップしてシステムからメールディーラーに通知を出しています。通知メールも全員で共有することができるので、見落とすことなく、派遣エンジニアの業務時間管理が出来ています。
まとめ
中島様：人材業界、特に派遣事業を行っている企業さんには、共有メールに切り替えるべきだとお伝えしたいです。把握すべき情報や、把握していれば何かプラスになる情報がメールにはたくさんあることを知っていただきたいです。
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