メール対応で「バカ」だと思われないための3つのルール

メール対応で「バカ」だと思われないための3つのルール

「小説」における最初の“書き出し”はとても重要です。その作品が読まれるか、読まれないかが確定する大切な部分でもありますので、読み始めの最初の3行ぐらいは、かなり気合を入れて書く必要があります。

では、「メール対応」における“書き出し”は、どれだけ重要なのでしょうか。

結論から言えば、「そんなに重要ではない」というのが私の考えだったりします。メール対応の場合、相手と何かしらの利害関係が成立しているため、そのメールは「読む」ということが大前提となります。つまり、どんな書き出しで始まろうが、読まなくてはいけない伝達媒体なので、書き出しに工夫を凝らす必要はないと言えます。特にメール対応は、仕事の業務の上で、もっとも効率化しなくてはいけない業務でもありますので、書き出しの文章構成にわざわざ時間を費やすことは、非効率な作業と言えます。

しかし、だからといって、メール対応の書き出しで、“最低限のルール”を逸脱してしまうと、いきなり相手の心象を害してしまうメールになってしまいます。特に、日ごろからメールやSNSでコミュニケーションをとっている感覚で、ビジネスメールを返してしまうと、知らない間に、相手に失礼なメールを返してしまうことが多々あります。

ここでは、最低限、相手から「バカ」だと思われないための、メール対応の書き出しから最後のあいさつ文までの、簡単なルールについてご紹介していきたいと思います。

この記事のまとめ

  • ルール1:親しき仲にも礼儀あり
  • ルール2:名乗る前の「冒頭挨拶文」を使い分ける
  • ルール3:時間の“失礼”を補う文章を入れる

ルール1:親しき仲にも礼儀あり

親しき仲にも礼儀あり

まず、メールの書き出しで、必ず書かなくてはいけないことは、相手の“名前”です。
「鈴木様」「佐藤様」等の相手の苗字だけでも構いませんので、必ず、メールを送る相手の名前は書き出しで入れるようにしましょう。

「でも、自分に送られてきたメールだから、そんなの書かなくても分かるでしょ」

そうおっしゃる人も多いと思います。特に、親しい関係の人や、何度もメールをやり取りしている相手には、書き出しの「宛名」を省略してしまうケースは多いといえます。

しかし、これがクセになってしまうと、「宛名を書かない」ということが習慣になってしまい、お客様へのメールや目上の人へのメールでも、宛名を書かずに、いきなり本題に入ってしまう失礼なメールを無意識のうちに書くようになってしまいます。

メール対応で最も気を付けなくてはいけないことは、“親しき仲にも礼儀あり”という習慣を守ることです。宛名を書かないメールに対して違和感を持つ人が数パーセントでもいる可能性があるのならば、やはり、そのビジネスマナーは守らなくてはいけないのです。

現状、ビジネスの現場において、手紙や文書でも、「○○様」ということが、書き出しのマナーになっている以上、やはり相手にメッセージを伝える際は、書き出しで宛名を書くことは、最低限のルールとして守ってもらいたいところです。「メールだから許される」と油断するのではなく「メールだからこそ、守らなくてはいけない」ということを、まずは意識してメールを書かなくてはいけません。

ただし、宛名は書いても、相手の会社名や部署名までは書く必要がないと個人的には思っています。この点に関しては、冒頭で述べたように“メールの書き出しは、重要ではない”ということが根拠となります。自動変換できない会社名を入力したり、部署名や姓名の漢字の間違いをチェックしたりする手間を考えると、そこまでの労力を割いてまで、“宛名”にこだわる必要はないと思います。

あくまでメールは「効率化」を意識しなくてはいけないツールなので、その点は、ケースバイケースで割り切って、苗字のみの宛名で十分だと思います。

ルール2:名乗る前の「冒頭挨拶文」を使い分ける

名乗る前の「冒頭あいさつ文」を使い分ける

次に気を配らなくてはいけないのが、「自分の名前を名乗る」ということです。

こちらも「すでに分かっていることじゃないか?」と思われるかもしれませんが、先述した“親しき仲にも礼儀あり”というメール対応のルールに則って考えれば、やはり挿入する必要があると思います。「これは誰からのメールなんだ?」「そんなに親しくなったわけでもないんですけど……」等、相手に少しでもネガティブな印象を与える可能性があるのならば、やはり、自分の会社名や部署名ぐらいは、メールの冒頭に書いたほうがいいでしょう。

例)
「お世話になっております。有限会社いろはのマーケティング部の竹内です」

自分が名乗る書き出しの文章は、パソコンで用語登録しておけば、長い文章でも効率的に挿入することができます。また、初見の相手に関しては、「お世話になっております」という文章で書きだすのではなく、「初めてメールさせて頂きます」というように、相手との関係性から、いろいろな書き出しを使い分ける必要もあります。

ルール3:時間の“失礼”を補う文章を入れる

時間の“失礼”を補う文章を入れる

3つ目のポイントは、「メール対応に感謝する文章を入れる」という気遣いです。
例えば、相手からメールを受け取る、もしくは、こちらからメールを返す場合でも、次のような一文を入れると、スムーズにコミュニケーションが取れるようになります。

例)
・早速のお返事(対応)、ありがとうございます。
・お返事(対応)が遅くなりまして、大変申し訳ありません。

このような一文を一言入れるだけで、メールを読む側の心象は、大きく変わります。メールは“相手が好きな時間に読める”というメリットがある反面、相手が情報を得た時間に大きな差を生じさせてしまう弱点があります。例えば、相手は「早く返事をした」と思っていても、自分自身は「返事が遅い」と思うこともありますし、この逆もありえるのが、メールにおけるコミュニケーションのトラブル原因だったりします。

メールの返信には、時間に対する感謝やお詫びの一文を入れることで、このような時間の“ズレ”に対する誤解を解くことが必要なのです。

以上のように、メール対応の書き出しで、

@相手の名前を書く
A自分の名を名乗る
Bメール対応に感謝の言葉を書く

この3つのルールを守ることができれば、相手から「ちゃんとしている人」だという認識を受けて、ビジネス上、スムーズにメールのやり取りができるようになります。

特に5月から6月にかけては、新入社員や転職した社員が、職場に戦力として投入される時期でもあります。そうなると、自分たちの常識、自分たちのルールでメールを返してしまう恐れがありますので、“親しき仲にも礼儀あり”のビジネスマナーに則ったメールが返せるよう、しっかりと教育しておく必要があると思います。

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この記事を書いた人

竹内謙礼
竹内謙礼

販売戦略立案の経営コンサルタント。有限会社いろは代表取締役。大学卒業後、雑誌編集者を経て観光牧場の企画広報に携わる。楽天市場等で数多くの優秀賞を受賞。現在は「日経MJ」など新聞や雑誌に連載を持つ傍ら、全国の商工会議所や企業等でセミナー活動を行う。「売り上げがドカンとあがるキャッチコピーの作り方」、「小さな会社こそ、高く売りなさい」など、著書多数。


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