TOP > お役立ちコラム > なぜ、メールソフトは有料のものを利用すべきなのか?

なぜ、メールソフトは有料のものを利用すべきなのか?

2020/11/20
問い合わせ管理の方法
なぜ、メールソフトは有料のものを利用すべきなのか?

現代社会において、毎日の生活にメールは欠かせないものになっています。

友人との連絡からビジネスでの利用に至るまで幅広く活用されているメール。その中でみなさんは有料や無料の「メールソフト」について気にしたことはありますでしょうか?

そもそもメールソフトというのは、パソコンでメールを送受信したり、管理したりするソフトウェアのことをいい、別名メーラーとも呼ばれています。一般的には、使用する端末にインストールをしてメールの送受信を行うものを指します。

一口にメールソフトと言っても、機能はさまざまです。無料のメールソフトと有料のメールソフトで機能性に違いもあり、どれを選べばいいか迷ってしまうという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、みなさまへ、有料や無料のメールソフト選びの大事なコツをお伝えします。

メールソフトは有料のものを利用すべきなの?

無料のメールソフトと有料のメールソフトにはどのような違いがあるのか、みなさんはご存知でしょうか? 有料のものを使うと、どんなメリットがあるのでしょうか。

無料のメールソフトも有料のメールソフトも、「メールを送受信する」という基本的な機能に関しては変わりありません。

だとすると、「わざわざお金をかけて有料のものを使わなくても、無料のものを使えばいいのでは?」と思われるかもしれません。

しかし、メールを利用することが多い企業、特にECサイトなどを運営しているなどで問い合わせ対応をメールで行うという企業の業務には、機能性に優れた有料のメールソフトを利用すべきです。

次項より、有料にすべき理由を詳しくご紹介していきます。

無料のメールソフトにありがちなこと

まず、無料のメールソフトにありがちな、ビジネスで使う場合にデメリットとなる点をご紹介します。

メールの管理に手間がかかる

有料ではなく無料のメールソフトだと、スタッフ個人ごとのメールソフトでメールの管理を行うため、属人化した管理になりがちです。始めのうちは問題なく業務を遂行できていても、時間の経過にともなって、気づかないうちに蓄積した問題が表面化してきてしまいます。

メールの管理が属人化してしまっていると、基本的にどのメールに対応したのか、していないのか把握することが難しく、別途でコミュニケーションをとる必要があります。

対応するメールの数が少ない場合は、さほど重荷にならないかもしれません。しかし、ECサイトが大きくなってきたなどで問い合わせメールが増えたとき、この管理方法では限界があります。

ひとつのメールに返信を行う度に「◯◯様のメールに対応します」など、別途でコミュニケーションをとっていては非効率的ですし、伝達ミスから重複対応や返信漏れが起こることも考えられます。

機能性に欠ける

無料のメールソフトも便利な機能がついているものもありますが、残念ながら、有料のメールソフトに比べると劣ってしまうものがほとんどです。

たとえば、無料のメールソフトにも、メールを対応の状況によって管理できる機能が付いたものがありますが、有料のメールソフトに比べるとその機能性は欠けます。

また、有料のメールソフトは受信できるメールの容量が大きいのに対し、無料のメールソフトには容量に制限があるものがほとんどです。

それぞれの機能は、無料のメールソフトによって違いますが、メールが容量を超えると正常に受信できなくなってしまいます。ビジネスにおいて、そのような状況が発生してしまうと大変ですよね。

無料のメールソフトだと、そんな大事件が起きても対処方法がなく、後々後悔することになってしまいます。

セキュリティ面に心配がある

ビジネスにおいて、セキュリティには最も気を配る必要があります。

セキュリティ面について、有料のメールソフトに比べると、無料のものは充実しているとはいえません。

ウイルスに社員一人のパソコンが感染しただけなのに、自分の会社のパソコンだけでなく、メールのやり取りをしたユーザーや取引先にまで感染が広がってしまった…なんて想像しただけでもぞっとしますよね。

そんな問題が起きたら、ユーザーの信頼を失うだけでなく、会社の経営にも影響を与えかねません。問題が起きてしまってからでは、もう遅いのです。

広告が表示される

無料のメールソフトのデメリットは、メールの管理画面に広告が表示されてしまうことです。「広告表示なんて大したことない」と思っていても、メールソフトを開くたびに広告が表示されると煩わしさを感じるでしょう。

また、広告にポップアップやバナーが使われていると、メールチェックの妨げとなるため、よりストレスを感じる人も多いはずです。広告表示を気にしない人は無料のメールソフトでも問題はありませんが、洗練された見やすい管理画面を求める人は有料のメールソフトの導入をおすすめします。また、有料の方が多くの機能を有しているため、使いやすさや効率の面では有料のメールソフトに分があります。

メールの保存容量に制限がある

無料のメールソフトの場合、メールを保存する容量に制限がかかっている場合が多いです。また、基本的に容量は決して大きなものではありません。個人での利用ならまだいいですが、法人で無料メールソフトを使うケースでは、容量不足でメールの送受信ができないという事態になり、業務に支障が出る可能性があります。

会社に不利益を被らせないためには、大容量の有料ソフトに切り替えた方が無難でしょう。有料のメールソフトの中には、容量無制限というサービスを展開しているものもあります。

無料・有料問わず、メールソフトの利用を開始する前に日々何件のメールを送受信し、どの程度の期間保管しておく必要があるかを加味して必要なメールの保存容量を考えておきましょう。

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

有料のメールソフトならこんなミスを防げる!

メールソフトによって搭載されている機能は変わりますが、有料のメールソフトには実際にどんな機能やメリットがあるのでしょうか。

たとえば、下記のような機能を持つ有料のメールソフトがあります。

  • メールを属人化させることなくスタッフ同士で共有できるので、効率的にきめ細かな対応ができる
  • 有料のものは、ステータス管理に優れているので対応の優先順位が分かりやすい
  • メールの送信ミスを防ぐための送信取り消し機能が細かく設定できる
  • メールを暗号化しセキュリティを強化できるため、万が一、誤送信しても情報流出を防げる
  • アンチウィルスに優れ、添付データを開ける前にウイルスチェックしてくれる
  • 集計機能を備え、さまざまな角度から集計・分析が可能
  • LINE公式アカウントとの連携することで、簡単に連絡が取り合える

こういった機能によって、具体的にどんなミスを防ぐことができるのか、大きく4つ紹介します。

返信遅れはメール共有機能で防げる

メールの管理が属人化されていると、メールの返信遅れの原因になり兼ねません。

その点、有料のメールソフトは「メール共有」という機能があって便利です。メールをスタッフ同士で共有して管理することで、フォローし合いながら対応ができます。

たとえば、ユーザーAの対応をしていたスタッフBが何かしらの理由から対応できなくなってしまったとします。この場合、他のスタッフCが対応を引き継ぐ、または一時的に対応を代わりに行う必要があります。もし、メールの共有がなされていない場合、スタッフCはなかなか状況を把握することができず、ユーザーAを待たせてしまうことになります。しかし、メールの共有がされていると、過去の対応履歴をすぐに参照できるため、スムーズにスタッフBから対応を引き継ぐことができるようになります。

このように、有料のメールソフトの共有機能で対応スピードの向上を図れるのです。対応スピードの向上は、顧客満足度を高めるきっかけにもなります。

重複対応・返信漏れはステータス機能で防げる

有料のメールソフトで受信したメールは、対応の進行別に管理する「ステータス機能」で管理することができます。

「新着」「未対応」「対応中」「対応済み」などとステータスを付けて管理することで、メールを受信フォルダに埋もれさせることなく、効率的に管理ができます。

きちんと管理ができているので「重複対応」や、うっかり受信トレイに入りっぱなしだったなどの「返信漏れ」を防ぐことができるのです。先述した通り、メール共有機能でも重複対応や返信漏れを防ぐことはできますが、さらにステータス機能で徹底的にミスを防ぐことができるでしょう。

無料のメールソフトにもステータス機能に似たものはありますが、有料のメールソフトの方が、ステータス毎にフォルダに振り分けたり、細かく設定できたりと断然機能性に優れています。

スタッフ間の対応品質の差は承認機能で防げる

最近は働き方改革などで残業を制限する企業も多く、かえって日中忙しくてお昼ごはんを食べる暇すらないという声を聞きます。それに、職場によってはシフト制の勤務や出張もありますよね。

そのため、それぞれの事情で新人教育に多くの時間を割くことができないという企業も多いでしょう。

新人に対応を任せた際、ユーザー失礼なメールを送ったりしないか心配ですが、ずっと隣に張り付いて仕事をする訳にもいきません。そんなときは、メールを送る前に上長の承認フォローをはさむ「承認機能」を使えば、新人のメールは上司が事前にチェックしてから、送信できるようになります。

この機能を使えば、わざわざ新人教育の時間を設けなくても、少ない時間、少ない人数で、会社としての対応品質を落とすことなくお客様対応ができるのです。

また、よく使うメールスタイルをテンプレート化することで、ベテラン、新人を問わずに内容に漏れのない文章を書くことができ、一定の品質を保ったメールを作成することができます。

対応引継ぎミスはコメント機能で防げる

担当者が変わるときに、引継ぎの内容をうっかり伝え忘れて異動をしてしまった、引継ぎを受けたのにある項目においての内容を忘れてしまった、という経験はありませんか。

毎日必ずやる通常業務についてはきちんと伝えることができるのですが、月に一回、半年に一回など、対応頻度の低い業務の引継ぎでよく起こりがちです。

そのような問題は、受信したメール一通一通にふせんのようなコメントを付けて管理できる「コメント機能」があれば、無理なく解決できるのです。メールにコメントがついていれば、漏れなくスムーズに引継ぎを行うことができます。

スタッフ間で共有すべき事項をコメントして残すことで、確実かつ効率的に引継ぎが完了します。

これで対応履歴などの引継ぎは完璧になり、引継ぎに時間がかかりお客様を待たせたり、引継ぎミスによりユーザーに質の悪い対応を行ってしまうことを防げますね。

ほかにも有料のメールソフトはこんなメリットが!

有料のメールソフトには無料のものにはないメリットがいくつか存在します。有料のメールソフトは導入にコストはかかりますが、有料だからこそ搭載されている便利な機能も多く、導入コスト以上の成果を得られるケースが多いです。
以下では、有料のメールソフトのメリットをまとめました。

業務効率化につながる

有料メールソフトのメリットの1つに業務の効率化が挙げられます。有料のメールソフトでは、対応履歴の視覚化や豊富なテンプレート機能によってメール作成時間を大幅に短縮できます。ここからは、有料メールソフトの最も優れている2つの機能をご紹介します。
ただし、有料のメールソフトであってもご紹介した機能を備えていない場合があるので、導入する際は事前にチェックが必要です。

対応履歴の確認にかかる時間を削減

ビジネスにおいて顧客対応は大切な業務の1つです。対応漏れや重複対応などが起こってしまうと、顧客との信頼関係が崩れかねません。

メールで正確な顧客対応を行うためには、誰が対応したのかという履歴や対応状況の把握をすることが重要です。しかし、無料のメールソフトにはそのよう機能は搭載されていません。

有料のメールソフトであれば、メール共有機能によってチームで効率的にメール対応を行うことができます。誰がどのメールに対応したのかが分かることで、対応履歴の確認にかかる時間を削減でき、業務を効率化できます。

また、ステータス管理機能を用いれば、現状の対応状況が一目で分かるので対応漏れや重複対応してしまうリスクを防ぐことができるでしょう。

テンプレート機能によりメール作成時間の短縮

有料のメールソフトだからこそ搭載されているテンプレート機能を使いこなすことで、よりスピーディーなメール作成が可能となります。テンプレート機能とは、1度作成した文面を保存できる機能です。メール対応であっても新人教育にはある程度の期間が必要です。しかし、テンプレート機能を活用すれば、テンプレートに文章を当てはめるだけなので、新人でも早期に即戦力として活躍できます。

また、対応方法に定評のある担当者のメール文面をテンプレートとして使用すれば、誰でも高品質の顧客対応に近づくことができます。

業務の質を上げて業務時間が短縮されることは、企業にとって非常に大きなメリットです。メールの返信にかかる時間を削減することができれば、メール以外の業務に割ける時間が増えるので、メール以外の業務改善にもつながります。

社員満足度の向上

有料メールソフトの2つ目のメリットは、スタッフにかかる負担を軽減できることです。さまざまな機能やセキュリティ、サポート面が優れている有料メールソフトは、対応漏れや二重対応、情報漏洩といったリスクを低減することができます。そのため、些細なミスによるクレームを減らしてスピーディーな返信と正確な対応が実現できることは、社員の精神的な負担の軽減に繋がります。

今後のマーケティングに活用できる

ユーザーから受け付けた問い合わせの分析まで、手が回っていないという企業も多いのではないでしょうか。有料のメールソフトは問い合わせデータを集計・分析して、今後のマーケティングに活用できるデータを整えてくれます。ユーザーが自社サービスの何に着目して問い合わせしているかを知ることは、対応方法や製品開発、マーケティング施策を改善する上で非常に有益な情報です。

お問い合わせ内容をデータとして統計することで、お客様の動向が分かります。動向が分かることで、さらにお客様を呼び込む施策や思いがけぬアイデアが浮かぶかもしれません。また、問い合わせをもらう顧客の年代や性別などを分析すればマーケティング施策を立てることも容易になり、今まで拾えなかったお客様を顧客にできる可能性も広がります。

このように、有料メールソフトには無料にはないメリットが多く存在します。また、有料のメールソフトといってもさまざまな種類がありますので、上述してきた機能がついているメールソフトなのかをしっかりと調べたうえで導入するように心がけましょう。

おすすめの有料メールソフトは?

メールディーラー

前項で大きく紹介した4つすべてのポイントを押さえていて、使いやすい有料のメールソフトは何でしょうか。おすすめはずばり、「メールディーラー」です。

メールディーラー

メールディーラーは、2001年にリリースしてから6,000社以上のさまざまな業種の企業がメール業務の効率化、最適化のために活用しているメールソフトです。

前章でご紹介した機能はすべて搭載していて、ほかにも便利な機能を多く搭載しています。

メールディーラーでは、専属のサポートスタッフが付き丁寧なコンサルティングを受けることができたり、サポート体制が整っていたりすることで、何かトラブルや問題が起きた際でも安心することができるでしょう。

メールディーラーの導入事例

メールディーラーの導入事例として、至峰堂画廊様の例をご紹介します。

至峰堂画廊は1977年の創業以来、巨匠の作品から美術作品までを豊富に扱う画廊です。銀座という賑やかな立地にありながら、ゆっくりとくつろげる空間で作品との対話を楽しめます。

メールディーラーを導入する前は、シフト勤務をしているスタッフ同士の情報共有が難しいという課題を抱えていました。しかし、全員が仕事の進捗状況を知る必要がありました。

メールディーラーの導入後は、情報共有ができることで業務が効率化し、担当スタッフが不在でも進捗状況が確認できるようになりました。

さらに「承認・申請機能」を使ってメールの内容を先輩社員が添削できるようになり、お客様に対する対応品質も向上しています。

至峰堂画廊様以外にも、メールディーラーは多種多様な業種の企業に導入いただいています。メールディーラーの導入を検討しているという方は、ぜひ下記のページからお問い合わせください。

▼メールディーラーへのお問い合わせはこちら
https://www.maildealer.jp/inquiry/

まとめ

この記事では、どうして有料のメールソフトを使うべきなのか、無料のメールソフトとの違いをご紹介しました。
「メールを送るだけなら無料で使えるほうがいい」、「有料のメールソフトを使った方がいいのは分かっているけど、どんな機能があるのかわからない」、「今までなんとなく無料のメールソフトを使い続けていたから、有料に変えるのが面倒くさい」等々の理由で、無料のメールソフトを使い続けている方もいらっしゃるかと思います。

しかし、無料というメリットがある代わりに、機能が制限されてしまっていて使いにくかったり、トラブルの際のサポートがなかったりと、デメリットも多く介在しています。

特にビジネスにおいては、有料のメールソフトの機能があれば防げたはずのミスが、無料であることで思わぬトラブルに発展してしまうと大変です。結果、お客様からの信用を失うようなことがあれば、会社としても損失ですよね。

また、トラブル回避だけでなく、無料のメールソフトで煩わしく思っていた対応業務が、有料のメールソフトに変えるだけで、業務効率の向上につながります。

スタッフ同士の連携向上、社内教育へのコストや時間削減、顧客満足度向上など、それによるメリットは計り知れません。

ぜひこの機会に、機能の充実した有料のメールソフトの導入を検討してみてください!

メールディーラーの詳細はこちら

業界シェアNo.1 もう以前の運用には戻れない!メール管理にお悩みならMailDealer

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。