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有料のメールソフトを使うメリットは?
無料メールにはない機能もご紹介

昨今、プライベートではGmailやOutlookなど無料で使えるフリーメールが人気ですが、ビジネス利用では有料のメールソフトがおすすめです。

今回は、有料のメールソフトを使うメリットから、無料のメールソフトにはない特徴的な機能までご紹介します。

有料のメールソフトを使うメリットは?無料メールにはない機能もご紹介
この記事の目次

    メールの種類

    メールサービスは大きく分けて「独自ドメインメール」「プロバイダーメール」「フリーメール」の3つの種類に分類されます。
    ここでは、上記3つのメールサービスについてご紹介します。

    独自ドメインメール

    独自ドメインメールとは、@マーク以降のドメイン名を自由に設定できるメールです。
    信頼性・独自性が高く、メールアカウントもほぼ無制限で追加できるため、主に企業用のメールアドレスとして用いられています。
    独自ドメインメールを利用したい場合は、ドメインの取得とメールサーバー・ネームサーバーの設定が必要です。メールサーバーは自社で用意せずにレンタルサーバーの利用も可能です。

    プロバイダーメール

    プロバイダーメールとは、インターネット回線を提供するプロバイダーが運営しているメールサービスのことです。回線を契約している利用者に、サービスの一環として無料で提供されています。
    プロバイダーメールはメールアドレスのドメイン名に「@so-net.ne.jp」「@nifty.com」といったプロバイダー名が入るため、ビジネス用途にはあまり適していません。
    しかし、利用者が安心してメールを利用できるようにスパム対策・セキュリティ・安定性の面で優れているため、家庭での利用や個人での利用におすすめです。

    フリーメール

    フリーメールとは、必要な情報を登録するだけで、誰でも無料で利用できるメールサービスのことです。インターネットに接続された端末のブラウザからログインすれば利用できます。
    代表的なフリーメールサービスには、Googleが提供するGmailやYahoo!JAPANが提供するYahoo!メールがあります。
    フリーメールは、複数取得することができるため、趣味用・メルマガ用などサブメールアドレスとして使い分ける際に便利です。ビジネス用途で使用できなくもありませんが、信頼性やセキュリティの観点から、一般的には個人での利用が主となります。

    メールソフトは有料のものを利用すべきなの?

    無料のメールソフトも有料のメールソフトも、「メールを送受信する」という基本的な機能に関しては変わりありません。
    しかし、有料のメールソフトはビジネス利用を前提としているため、メール対応業務において発生頻度の高い課題を解決するための機能が多数搭載されています。
    プライベートのメールであれば、無料のメールソフトでもあまり問題ありません。しかし、毎日たくさんのメールを扱うビジネス用途であれば、業務効率・利便性・安全性に優れた有料メールのソフトを利用した方がメリットは遥かに大きくなります。

    無料のメールソフトのデメリット

    ビジネスで無料のメールソフトを使う場合のデメリットをご紹介します。

    広告が表示される

    無料のメールソフトでは、メールの管理画面に広告が表示されます。メールソフトを開くたびに広告が表示されると、煩わしさを感じるだけでなく、ポップアップバナーなど操作の妨げとなる広告は作業効率の悪化にもつながります。

    セキュリティ面に心配がある

    ビジネスメールでは、機密情報や個人情報などを扱うため、情報漏洩やウイルス感染に対するセキュリティ機能は非常に重要です。
    万が一情報を漏洩してしまうと、損害賠償や信用損失など、企業として致命的な打撃を受けてしまう可能性もあります。
    近年では無料のメールソフトにも基本的なセキュリティ機能は備わっていますが、あくまでプライベート利用を想定したレベルであるため、ビジネス用途には不十分でしょう。

    メールの保存容量に制限がある

    無料のメールソフトの場合、メールを保存する容量に制限がかかっている場合が多いです。プライベート利用なら問題ありませんが、メール通数が多いビジネス利用では、容量不足で受信ができなくなり、業務に支障が出る可能性があります。
    有料のメールソフトを検討する際は、毎日何件のメールを送受信し、どの程度の期間保管しておく必要があるかを算出し、必要な保存容量を考えておきましょう。

    こんな課題は「メール共有システム」で解決

    • 代表アドレスや問い合わせフォーム、チャットなど顧客対応窓口の管理が大変
    • メールの対応漏れや遅れ、二重対応が発生している
    • 複数人で分担したいが情報共有に手間がかかる

    無料のメールソフトを使っていて、上記のような課題をお持ちの方は、有料のメールソフトの中でも「メール共有システム」がおすすめです。

    ここからは、「メール共有システム」として7,000社の導入実績のある「メールディーラー」を例に、有料のメールソフトが持つ特徴的な機能をご紹介します。

    「メール共有システム」ならこんなミスを防げる!

    メール共有システムとは

    メール共有システム」は、メール対応をチームで分担するために開発されたクラウドメールで、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。

    顧客対応窓口の一元管理

    メールディーラー」は、顧客対応の発生する窓口を集約し、一元管理することができます。

    • 用途によって使い分けている企業の代表アドレス(info@…、support@…等)
    • 公式サイトの問い合わせフォーム
    • 電話(顧客情報に紐づけて応対内容を入力できます)
    • 公式SNS
    • チャットツール
    • 大手ECモールのメッセージ機能(楽天RMS、Yahoo!ショッピングなど)

    複数の管理画面を行き来する必要がなく、「メールディーラー」だけでメール対応業務が完結するようになります。

    メールディーラーだけでメール対応業務が完結

    対応漏れ・遅れ・二重対応を防ぐ「ステータス管理機能」

    「メールディーラー」は受信トレイ上で、各メールの「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示されるので、どのメールがどの状態にあるのか一目で把握することが可能です。また、対応状況ごとにタブで分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが漏れなく確認できます。

    メールディーラーの受信トレイ上での対応状況

    さらに、誰かが返信作業を行っている「返信処理中」のメールは「○○さんが返信対応中です」という警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるため、重複対応を防ぐことができます。

    複数人で分担する「担当者振り分け機能」

    クラウド型のメールシステムであるメールディーラーは、クラウド上に置かれた共有用受信トレイにチームのメールが集約され、各担当者が自身のパソコンからアクセスしてメール対応業務を行います。
    そのため、メール1通1通に担当者を設定し、誰が何をすべきか、誰が何をしているのか担当領域と進捗状況を明確にすることができます。

    担当領域と進捗状況を明確に

    担当者振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振りけることも可能です。

    まとめ

    この記事では、有料のメールソフトと無料のメールソフトとの違いをご紹介しました。
    メールの利用頻度の低い業種であれば、無料のメールソフトでも事足りますが、メール対応業務に関連するミスやトラブルが発生していたら、有料のメールソフトを検討してみても良いでしょう。
    また、トラブル回避だけでなく、無料のメールソフトで煩わしく思っていた作業が、有料のメールソフトに変えるだけで、業務効率改善につながる可能性もあります。

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    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

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