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メールソフトはどれを選ぶべき?
さまざまな視点から比較してみた!

2020/11/16
効率化ツール
メールソフトはどれを選ぶべき?さまざまな視点から比較してみた!

インターネットが世間に広く普及した現在、メールのやりとりは誰もが日常的に行うようになりました。ネットワーク環境の整備も世界的に進み、場所を問わずメールのやりとりができるようになり、今や私たちの生活と切っても切れない連絡手段となっています。

メールによってコミュニケーションの利便性が高まった一方で、メールの管理が煩雑化しトラブルが発生しているという企業も多いのではないでしょうか。本記事では、メール管理の効率化が期待できるメールソフトを、さまざまな視点から比較してご紹介します。

メールソフトはどれを選ぶべき?

使用すべきメールソフトは、その企業がどれくらいメールを利用するのか、またメールをどのような用途で利用するかなどによって変化します。以下では、メールソフトは何を利用すべきなのか、種類ごとに比較してみます。

比較1:Webメールとメールクライアント

メールソフトは「Webメール」と「メールクライアント」の2種類があります。Webメールはブラウザ上で利用するもので、インターネットにつながっていればどの端末でも利用できます。メールクライアントは端末に専用アプリケーションのインストールが必要ですが、受信したメールをオフラインでも確認することができます。以下で、詳しく解説します。

Webメール

Webメールはインターネット環境さえあればパソコン、スマホ、タブレットなど端末の種類を問わず利用できます。違う端末で利用する場合は、ログイン時にユーザーIDとパスワードを入力する必要はありますが、外出先でもスマホやタブレットで簡単にメールを確認することができます。代表的なものにGmailとYahoo!メールがあります。

GmailとYahoo! メールを比較

GmailもYahoo!メールもWebメールとして、多くのユーザーに利用されています。

Gmailの特徴は以下の通りです。

  • Google DriveやGoogleカレンダーなどとの連携が可能で、添付ファイル数が無制限
  • 最大5つのアカウントを追加可能
  • 迷惑メール排除機能がある
  • スマートフォン用アプリでプッシュ通知できる
  • 携帯電話の絵文字に対応
  • 38の言語で利用可能

デメリットとしては、GmailはIMAPに対応しているのが英語版のみであることと、モバイルGmailの絵文字の自動変換は受信未対応であることが挙げられます。

Yahoo!メールの特徴は以下の通りです。

  • 添付ファイルは25MB、50個までできる
  • フィルタの数が200個
  • 1つのアカウントでアドレスが10個作成できる
  • メールの振り分けフォルダが簡単に作れる

Yahoo!メールのデメリットとしては、全てのメールの最後に文字広告がつくこと、管理画面の広告が大きくて目障りに感じることがあること、自動で新着メールを読み込めないこと、迷惑メールを受信拒否する機能の精度が悪いことなどが挙げられます。

それぞれの特徴を理解し、ご自身に合ったWebメールを使用しましょう。

メールクライアント

メールクライアントは、アプリケーションを端末にインストールして利用するので、インストールされた端末でしか利用できません。しかし、設定を一度行えばWebメールのように、ユーザーIDやパスワード入力の手間は発生しません。

また、メールを端末上にダウンロードするので一度受信したメールはオフラインで確認できます。代表的なものにOutlookとThunderbirdがあります。

OutlookとThunderbirdを比較

Outlookはマイクロソフトが提供するメールソフトです。Officeにバンドルされているので、プリインストールPCの場合は、PC購入後すぐに利用可能です。Windows用メールソフトとして広く利用されているので、実際に利用したことがあるという方は多いのではないでしょうか。Outlookの特徴は、以下の通りです。

  • Outlook.comとシームレスな同期が可能
  • Outlook Expressユーザーには馴染みやすい使い勝手
  • 複数のアカウントを1画面で管理可能
  • 高度な仕分け機能
  • 強力なスマホアプリ

Thunderbirdは、WebブラウザのFirefoxで有名なMozilla提供のメールソフトです。古くからの愛用者も多いメールソフトで、カレンダー機能やスケジュール管理機能が充実しており、ビジネスツールとして広く利用されています。Thunderbirdの特徴は、以下の通りです。

  • 重要度別にメールをタグで色分けが可能
  • カレンダー・スケジュール管理機能が搭載されている
  • メール画面からGoogle Talkなどのチャットが可能
  • アドオンが充実しており機能追加やカスタマイズが容易
  • 複数タブで表示が可能
  • ラウザFirefoxに表示が似ているのでFirefoxユーザーには違和感がない
  • 複数アカウントを1画面で管理可能

こちらも、必要な機能は何かを確認した上で、ご自身に合ったメールクライアントを利用するようにしてください。

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比較2:無料のメールソフトと有料のメールソフト

メールソフトには、機能面ではやや見劣りするものの無料で利用できるものと、機能が充実しビジネスでの利用に適した有料のものがあります。機能やセキュリティにそれぞれ特徴があるため、それぞれの比較をご説明します。

無料のメールソフト

無料のメールソフトは導入にコストがかからないというのが最大のメリットですが、注意すべき点がいくつかあります。

まず、無料のメールソフトの場合、メールの保存容量があまり大きくありません。業務で使用する際、容量不足でメールの送受信ができなくなる恐れがあります。一方、有料ソフトは大容量なので、残りの容量を気にせず利用できます。

また、無料のメールソフトでは、メールの画面内に広告が表示されることがあります。広告を見る頻度が高くなると、目障りと感じたり、業務効率の悪化につながったりすることがあります。有料メールソフトなら目障りな広告もなく、快適に利用できるでしょう。

さらに、無料のメールソフトを利用する場合、セキュリティに関しても注意すべきです。無料のメールソフトでも、パスワード認証など基本的なセキュリティ対策は施されていますが、メールには個人情報が含まれることが多いので、安心はできないでしょう。これに対し、有料のメールソフトは強固なセキュリティ対策が施されていることが多いため、無料のメールソフトに比べると安心できるでしょう。

このような機能面の違いを考えると、メールの使用頻度が高い場合は有料のメールソフトを活用すべきです。次の章では、有料のメールソフトについて詳しくご紹介していきます。

有料のメールソフト

有料のメールソフトは導入にコストがかかりますが、無料のメールソフトと比べると機能性に優れているとご紹介しました。ここでは、有料メールソフトを利用するメリットを5つ挙げます。

1つ目は、複数のアカウントを一元管理でき、メールの仕分けルールなどのカスタマイズができることです。無料のメールソフトではアカウントの数に制限がある場合がほとんどです。

2つ目は、メールを管理するフォルダの容量を増やせることです。無料のメールソフトは容量に制限があり、一定期間が過ぎると古いメールから削除されてしまうことが多いですが、有料のメールソフトはそのようなことがありません。

3つ目は、無料のメールソフトでは頻繁に広告が画面に現れるものがあるのに対し、有料のメールソフトではそのようなことはありません。ストレスなくメールソフトを利用することができます。

4つ目は、前の章でも少しご説明した通り、セキュリティ対策が充実していることです。スパムメールやスパイウェアを検出して駆除したり、添付データを開封前にスキャンしてウィルスを防止したりする機能がついているものもあります。

メールの利用頻度が高い企業は「有料のWebメール」がおすすめ?

メールを使う場面が多い企業は、便利な機能が搭載されている有料のWebメールがおすすめです。その理由を以下に3つ挙げてご紹介します。

1つ目は、メールマガジンなど同時に多くの人に一斉にメールを送る際に便利な一斉送信機能があるということです。送信したメールの中に送信エラーがあった場合に通知をしたり、送信日時を指定するなどの機能があります。

2つ目は、あるメールアドレスに届いたメールを自動で別のメールアドレスに転送する自動転送機能があることです。会社のパソコンに届いたメールを外出中にスマホで読むといったことができます。また、全てのメールを転送せず、必要なメールだけを転送するように設定することも可能です。さらに、メールの転送機能を使うことによって複数のアカウントを一元管理できます。

3つ目は、画像や文字色を使い分けて表現豊かなメールを直感的に作成できることです。HTMLやCSSの知識がなくても、編集画面上で簡単にデザイン性の高い思い通りのリッチテキストでのメールが作成可能です。

他にも、独自ドメインのメールアドレスが利用できることや、メールを送信する前のプレビュー機能、宛先確認機能で誤送信を防ぐといった、企業で利用するうえで便利な機能がついています。

有料のWebメールを比較するときの注目ポイント

有料のWebメールを導入するにあたって、比較するときに注目すべきポイントを以下に3つご紹介します。

機能性

関係者全員でメールを共有して管理でき、対応漏れや対応遅れ、二重対応を徹底的に防ぐことができる機能が搭載されているかどうか確認しましょう。また、過去の対応履歴を簡単に参照できるかなど、蓄積されていく対応履歴をナレッジ化できるかどうかも注目したいポイントです。

さらに導入から運用までの、サポート体制が充実しているかも忘れずにチェックしておくと安心です。

必要な機能が具体的に分からないという企業は、まず現状の課題を明確にすることから始めてみてください。課題が明確になると、必要・不必要な機能をある程度定めることができます。

さらに、読み込み・表示速度は満足のいく速さか、メールサーバーの仕様は十分なスペックを持っているか、アクセスが集中しているときでも安定して利用できるか、データ管理体制は万全か、稼働率は高く安定しているかなどハードウェア面も大切なチェック項目です。

さまざまな視点からメールソフトを比較し、費用対効果が高いWebメールを導入するようにしましょう。

操作のしやすさ

Webメールは複数社員が利用するものなので、操作がしやすいことが必須条件です。操作がしにくいと業務効率が低下し、利用する社員の不満も募ってしまいます。チェックすべき操作性のポイントは以下の通りです。

  • 直感的に操作ができ、ITツールに詳しくないスタッフでも使いこなせるか
  • 管理画面がシンプルで、見やすいか
  • ドラッグ&ドロップでファイルを添付できるなど、操作ひとつにかかる時間を短縮できるか

どんな社員でも使いこなせる、UI・UXに優れるWebメールを選ぶようにしましょう。

トライアルの有無

有料のWebメールサービスの中には、無料のトライアル期間を設けているものがあります。実際に導入する前に、機能や操作のしやすさを比較するためにも無料トライアルサービスは積極的に利用しましょう。

トライアル期間は、15~30日間用意されているWebメールが多いようです。詳しくは、各Webメールのサービスサイトなどから問い合わせるようにしてください。

まとめ

この記事では、メールソフトの種類、無料と有料のメールソフトの紹介と比較、メールソフトを導入するにあたっての注意点を解説しました。

メールソフトの導入を検討されている方は、「メールディーラー」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。メールディーラーは、メールを一元管理することでメールの見落としや二重対応を防ぎ、業務の効率化と顧客満足度の向上を叶えるメールソフトです。テンプレート機能や送信時に承認を得るフローを組むことで、顧客対応の品質を均一にすることができます。

資料請求や無料トライアルの申し込みを受け付けていますので、ぜひお気軽に問合せください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。