複数のメールアドレスを一括管理したい！Gmailの設定方法＆一括管理ツール紹介

メールアドレスの使い分けで業務効率化

メールアドレスを複数作成し、使い分けることで業務効率化が図れる場合もあります。例えば、以下のような目的に合わせて使い分けている方も多いのではないでしょうか。

用途によってメールアドレスを使い分けることで、様々な内容のメールが受信トレイに混合するのを防止することができます。重要なメールが埋もれずに管理できるので、返信漏れや遅れを防止し、業務効率化につながります。

管理を徹底しないとデメリットも…

メールアドレスの使い分けは便利ですが、きちんと管理をしないとかえって業務効率を悪化させてしまう可能性もあります。
メールアドレスが増えると管理が煩雑になり、返信が必要な新着メールや大切なメールを見逃してしまうリスクが高まります。さらに、「あとで返信しよう」と思っていたら、どのメールアドレスで受信したメールか分からなくなり、確認に手間がかかることもあります。

メールアドレスの一括管理とは

「メインアカウント」とした1つのメールアドレスに、他のメールアドレス（サブアカウント）を集約する設定が「メールアドレスの一括管理」です。
メールアドレスの使い分けをしていると、他のメールアドレスに切り替える場合、一旦ログアウトして、再度ログインをする必要があり、アカウントの切り替えに手間がかかります。
「メールアドレスの一括管理」をすれば、メインアカウントから他のメールアドレスに届くメールも対応ができるため、切り替えの都度ログイン・ログアウトをする必要がなくなり、手間をかけずにメール対応を行うことができます。

Gmailアドレスを一括管理する方法

ここではGmailで複数のGmailアドレスを一括管理する方法を紹介します。

メインアカウントにするGmail上での設定

まずはメインアカウント上での設定を行います。

1）POPダウンロードを有効にする

POPとはメールを送受信するためのルールのことで、有効にすることで他のアカウントでメールを受信できるようになります。

2）アカウントとインポート設定

サブアカウント上での設定

次は読み込み元のサブアカウントでアクセス許可の設定を行います。

Gmail以外のアドレスを一括管理する方法

続いてGmailでYahoo!メールやOutlookなどのアドレスを一括管理する方法を2つ紹介します。

POP3機能を使う方法

転送機能を使う方法

サブアカウントのメールシステム（OutlookやYahoo!など）側で「自動転送機能」を使う方法もあります。

一般的なメールシステムには「自動転送機能」が搭載されており、メール受信時に自動で他のメールアドレスに転送することが可能です。

前述のPOP3機能を利用する場合、一括管理できるアカウントは5つまでです。しかし、自動転送機能であればアカウント数に制限はありません。そのため、5つ以上のアカウントを一括管理したいのであれば、転送機能のほうが便利でしょう。

一括管理を効率化するラベル機能とマルチ受信トレイ

Gmailには一括管理を便利にするためのさまざまな機能が搭載されています。
ここでは「ラベル機能」と「マルチ受信トレイ」について紹介します。

自動でメールにラベルを付けて整理する設定

Gmailのラベル機能は、メール一つひとつにラベルを付けることで整理・管理するものです。ラベルごとにメールを一覧表示できるため、確認したいメールが見つけやすくなります。1通のメールに複数のラベルを付けることも可能です。

これで次から設定したメールを受信した際に自動でラベルが付けられます。サブアカウントのメールをラベルによって振り分けたい場合は、サブアカウントのメールアドレスで振り分けルールを設定しましょう。

マルチ受信トレイ設定

マルチ受信トレイは、一つの画面で複数の受信トレイを表示できる機能です。
同じラベルの付いたメールを集めたトレイを表示することができます。

受信画面へ戻るとマルチ受信トレイに変更されており、通常の受信トレイ上に「ラベル名トレイ」が追加されます。最大5つのセクションを設定できます。

Gmailでの一括管理の弱点

Gmailでの一括管理は、個人で複数のメールアドレスを管理する分にはとても便利な機能です。しかし、情報共有を目的として1つのメールアドレスを複数人でサブアカウント設定する場合は注意が必要です。
企業の代表メールアドレスなどをサブアカウントとし、分担して返信する場合、メールの対応進捗状況見えず、対応漏れや遅れ・重複対応など、さまざまな問題が起きる可能性があります。

そのため、メールの共有には、専用の「メール共有管理システム」の利用をおすすめします。

複数人でメール対応業務をするなら「メール共有管理システム」

Gmailは個人対個人のやりとりのためのメールシステムですが、「メール共有管理システム」は、メールのチーム対応に特化したメールシステムです。
リアルタイムで対応進捗状況の共有ができます。対応すべきメールの見落としや重複して対応するなどのミスを防止することができます。
さらに、ビジネス利用を前提としているため、対応品質均一化や業務効率化のための機能が多数搭載されています。

メール共有管理システムなら「メールディーラー」

メール共有管理システムなら、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」がおすすめです。「メールディーラー」では、GmailやOutlookなどの複数メールアドレスはもちろん、電話応対の記録や、公式サイトの問い合わせフォーム、チャット窓口、公式SNS等複数の窓口を全て一括管理することが可能です。

対応状況と対応担当者を一目で把握できる

メールディーラーでは、受信トレイ上でメールの対応状況（新着・対応中・対応完了など）と対応担当者が表示されます。
今誰が何をしているのか、これから誰がどれを着手すべきか、過去に誰がどんな対応をしたのか、常にリアルタイムで情報共有することが可能です。

また、メールディーラーには、Gmailの特徴であるラベル機能も搭載されています。「大至急」「至急」などの優先順位や、「返品」「在庫確認」などの内容分類など、従来の運用に合わせてラベル名称を自由にカスタマイズできます。

セキュリティ面も安心

メールディーラーのサーバ管理は、国内のデータセンターで行っています。自社のエンジニアが24時間365日の監視を行っており、万が一の災害に備えて代替機器も常備しています。
さらにバックアップも毎日取得していますので安心です。

まとめ

複数のメールアドレスがある場合は、一括管理を行うことで効率的なメール対応が可能になります。Gmailでは、ラベル付与やマルチ受信トレイなど複数のメールアドレスを管理できる便利な機能が備わっていますので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

ただし、ビジネスで複数のメールアドレスを管理する場合はメール共有管理システム「メールディーラー」の利用がおすすめです。複数人でメールを管理するのに便利な機能や管理者が状況を把握しやすい機能が備わっていますので、作業を大幅に効率化できるでしょう。ぜひお気軽に問い合わせください。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部：Ｊ

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