2023/08/08
ビジネスにおいて、商談や面接などの日程を調整する「日程調整メール」は、相手との約束をスムーズに取り付けるために重要な存在です。
相手に失礼な日程調整メールを送ってしまうと相手からの印象が悪くなり、最悪の場合、機会損失に繋がる可能性もあります。、そうならないためにも、日程調整メールの作成で気を付けるべきポイントを把握しておきましょう。
この記事では、日程調整メールの書き方や気を付けるべきポイント、シチュエーション別の具体的なメール作成例文をご紹介します。
日程調整メールの書き方・ポイント
ここでは、日程調整メールの書き方・気を付けるべきポイントを4つご紹介します。
1.件名は用件を簡潔に書く
日程調整メールを作成する際は、「ひと目でどのような用件なのかがわかりやすい件名にすること」を心がけましょう。
ひと目で用件がわからないメールは「後で確認すればいいや」と思われてしまったり、場合によっては迷惑メールと間違えられてしまうおそれがあります。
また、急ぎで日程調整の確認をしてほしい場合は、件名の冒頭に「【至急】」など付けておくのも有効です。
▼例
「お打ち合わせ日程調整について（自社名/担当者名）」
「【○○製品】ご紹介日程のご相談（自社名/担当者名）」
2.目的・日時・所要時間を明記する
日程調整メールを送る際は、目的や日時、所要時間などの詳細を明記しましょう。
会議や打ち合わせなどのアポイントを取ることが目的となる場合、何に関する会議や打ち合わせなのか、いつどこでどのように行うのかなどの詳細も併せて記載することで、相手も日程を検討しやすくなります。
▼例
「新製品について詳しくご説明する機会を頂戴できればと思い、ご連絡を差し上げました。ご都合がつくようでしたら、貴社に伺い1時間ほど製品のご紹介を差し上げられればと考えております。」
「先日お話ししておりました「〇〇プロジェクト」につきまして、オンラインでのお打ち合わせをさせていただきたくご連絡いたしました。お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。」
3.候補日は複数提示する
日程調整を打診する際は、複数の候補を提示することも大切です。
ひとつの候補だけを提示すると、その候補で相手の予定が合わなかったときに別日程を再度提示しなければならないため、メールの往復が何度も続くことになり日程調整に時間がかかってしまいます。
できれば候補を3つほど提示すると、比較的スムーズに調整が進むでしょう。提示された候補のなかで調整が難しい場合は、次の「提示された候補で対応できない場合」の返信を行います。
4.提示された候補日で対応できない場合は希望日を伝える
自分が日程調整を打診される側に立ったとき、相手から提示された候補日の全てに対して予定が合わなかった場合は、具体的な希望日を伝えましょう。
「〇月〇日の〇時からであれば時間を取れそうなのですが、ご都合はいかがでしょうか」などの文面でこちらから打診し、相手の都合がつくようであればそのまま日程調整を完了します。
メールの書き方
押さえておくべきビジネスメールのマナーやポイントを紹介！
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【状況別】日程調整メールの例文
ここからは、すぐに使える日程調整メールの具体的な例文をご紹介します。
自分から候補日を提示する場合
【件名】
弊社新製品【〇〇】ご紹介日時のご相談
【本文】
株式会社〇〇
システム部
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の●●です。
この度は弊社新製品【〇〇】について
Webサイトからのお問い合わせを頂戴し、誠にありがとうございます。
つきましては、新製品について詳しくご説明する機会を頂戴できればと思い、
ご連絡を差し上げました。
△△様のご都合がつくようでしたら、
貴社に伺い、1時間ほど製品のご紹介を差し上げられればと考えております。
お忙しいなかとは存じますが、下記日程にてご都合のよろしい日時を
ご教示いただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
ご都合がつかない場合は
上記日程以外でも調整いたしますので、遠慮なくお申し付けください。
ご多用のなか恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
相手から提示された候補日に返信する場合
【件名】
Re：弊社新製品【〇〇】ご紹介日時のご相談
【本文】
株式会社〇〇
営業部
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、システム部の●●です。
ご連絡誠にありがとうございます。
それでは、下記の日程でご来社頂けましたら幸いです。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
現在のところ、貴社の〇〇という製品は当社の××という事業にマッチするのではないかと
考えており、ぜひ詳しくお話を伺いたいと思っております。
当日のお打ち合わせでは、弊社からは私△△と現場担当者の▲▲1名が参加いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
相手から提示された候補日に対応できない場合
【件名】
弊社新製品【〇〇】ご紹介日時のご相談
【本文】
株式会社〇〇
営業部
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、システム部の●●です。
ご連絡誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご提示いただいた日程はどれも予定があり、
ご来社いただくことが難しい状況です。
〇月〇日の午後〇時～〇時でしたら、私●●と現場担当者の〇〇の2名で参加可能ですが、
△△様のご都合はいかがでしょうか。
ほかの曜日のほうがご都合よろしいようでしたら、下記の日程が調整可能です。
〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
調整済みの日程を変更したい場合
【件名】
貴社製品「〇〇」ご紹介に関するご来社日時変更のご相談
【本文】
株式会社〇〇
営業部
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、システム部の●●です。
先日ご連絡をいただきました、貴社製品「〇〇」に関する
ご来社日時についてのご相談です。
〇月〇日（〇）〇時よりご来社いただくお約束をしておりますが、
急なスケジュール変更により、ご来社いただくことが難しくなりました。
ご調整いただいたにも関わらず、社内事情にて大変申し訳ございません。
つきましては、勝手なお願いではございますが、
下記の日程で再調整をお願いできませんでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
ご都合がつかない場合はほかの日程でも調整させていただきますので、
△△様のご都合をお聞かせいただけましたら幸いです。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
調整済みの日程をキャンセルしたい場合
【件名】
貴社製品「〇〇」ご紹介に関するご来社キャンセルのご相談
【本文】
株式会社〇〇
営業部
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、システム部の●●です。
先日ご連絡をいただきました、貴社製品「〇〇」に関する
ご来社についてのご相談です。
〇月〇日（〇）〇時よりご来社いただくお約束をしておりますが、
一身上の都合により〇日より休暇を頂くことになり、当面の間対応が難しい状況になりました。
つきましては、勝手なお願いではございますが、
一度ご来社の予定をキャンセルさせていただき、後日あらためて調整したく思っております。
ご調整いただいたにも関わらず、勝手な都合にて大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
日程調整メールは迅速な対応を
日程調整メールを送る際は、ひと目で用件がわかる件名を設定し、できるだけ迅速な対応を心がけましょう。相手の予定を調整してもらうメールであることを前提に、基本的なビジネスメールのマナーを守りつつ、丁重な対応を意識することが求められます。
自分から調整を依頼する場合と、日程調整メールを受ける場合とでは返信の内容も異なります。今回ご紹介した内容も参考にしながら、スムーズなやり取りを模索しましょう。
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