2023/07/27
取引先からの入金が確認できたら、速やかに入金確認メールを送ってください。できるだけ迅速に対応することで、相手に安心感を与えられます。その結果、信頼関係が構築され、長期的かつ安定した取引につながる可能性が高まります。
そこで今回は、入金確認メールを送るときの注意点や、例文について解説します。
入金確認メールには相手を安心させる効果がある
商品を販売して請求書を発行した後、指定口座への入金が確認できたら、最後に「入金を確認できたことを伝える」という作業を行います。
入金が確認できた時点で安心してしまいがちですが、その後の対応を疎かにすると、相手に不安を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。
具体的には、相手が「入金金額は正しいか」「口座番号は間違えていないか」といった点を確認できるような入金確認メールを送ります。取引に間違いがなかったことを伝えることで、安心感を与える効果が期待できます。
加えて、自社が指定した方法に合わせて入金処理を行ってくれたことへの感謝を伝える意味も込めて、入金確認後にはメールを送ることが大切です。
入金確認メール作成時のポイント
入金確認メールを作成するときは、次の5つのポイントをおさえておきましょう。
必要な情報が抜けているとかえって不安感を与えてしまったり、自社の信頼低下につながったりするおそれがあるため、慎重に本文を作成することが求められます。
入金が確認できたらすぐに送付する
入金確認メールは、入金が確認できた時点ですぐに送付することが重要です。
相手は何日の振込になるのかを事前に把握しているのが一般的です。入金が確認できた時点で連絡がないと「処理を間違えていたのかもしれない」「正しく入金されていないのかもしれない」と不安に思う可能性があります。
そのため、入金確認後にいち早く無事に入金確認がとれたことを伝えて、相手に安心してもらうことが重要です。
入金確認は金額の大小にかかわらず全ての取引で行うことが求められます。規模の大きい案件などにおいては、特に慎重にチェックすると良いでしょう。
入金確認のメールであることを明記する
入金確認メールを送るときは、まず用件を明記しましょう。
相手は件名を見てメール対応の優先度を検討する場合もあるため、ひと目見て入金確認メールであることを判別できないと、対応を後回しにしたり確認を忘れてしまったりする可能性があります。
「〇〇の案件の入金確認の件です」と伝えることで相手はひと目で概要を把握できます。
注文内容・入金額を記載する
入金確認メールの本文には、入金が確認できた事実と入金していただいたことへのお礼を述べるだけでなく、注文内容と入金額を記載することが重要です。
例えば10万円の入金があった場合「〇月〇日にご入金を確認いたしました」と書くのではなく、「〇月〇日にご注文いただいた〇〇に対して、ご入金100,000円を確認いたしました」と入金額や注文内容を細かく記載することで、金額や内容に誤りがなかったことを伝えられます。
入金額が書かれていないと、相手側の担当者が入金したと思っていた金額と認識違いが生じていても確認する手段がなく、後になってからトラブルに発展するリスクがあるため注意が必要です。
加えて、金額だけでなく「どの商品に対して何円の入金が確認できたのか」と、注文内容も書いておき、注文内容と金額に齟齬がないようにしましょう。
感謝のメッセージを添える
入金確認メールには、入金を確認できた事実と併せて感謝のメッセージを添えましょう。
例えば「〇月〇日に〇円のご入金を確認いたしました。このたびは迅速にご対応いただき誠にありがとうございました」など、入金対応をしてもらったことへの感謝のメッセージを添えることで、相手に丁寧な印象を与えられます。
今後の流れについて説明する
入金が確認できたことを伝えた後は、今後の流れについても説明します。
例えば前払いで入金確認後に商品を発送する場合は「ご購入いただいた商品は〇日に発送予定です」などと伝えたり、領収書を郵送する場合は「領収書は登録のご住所宛に〇日にお送りいたします」などと記載したりします。
今後の流れが説明されることで相手の「商品はいつ来るのだろう？」といった新たな疑問を避けることができ、スムーズな取引につながります。
入金確認メールの例文
ここでは、入金確認メールの例文を4つご紹介します。
BtoCの場合
【〇〇ショップ】ご入金を確認いたしました
【本文】
△△様
いつも【〇〇ショップ】をご利用いただき誠にありがとうございます。
○月○日にご注文いただいた■■（製品名）について、ご入金を確認いたしました。
今回、ご注文いただいた商品は下記のとおりです。
商品名：■■（製品名）
数量：3点
金額：××××円
尚、ご注文いただいた商品の納期は【〇月〇日】頃を予定しております。
伝票番号：【xxxx-xxxx-xxxx】
ご不明な点等ございましたら、サポートセンターまでお気軽にお問い合わせください。
今後ともお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メールの書き方
押さえておくべきビジネスメールのマナーやポイントを紹介！
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BtoBの場合
ご入金を確認いたしました【株式会社〇〇 田中】
【本文】
株式会社◯◯
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の田中です。
○月○日にご注文いただいた■■（製品名）について、ご入金を確認いたしました。
迅速なご対応誠にありがとうございます。
今回、ご注文いただいた商品は下記のとおりです。
商品名：■■（製品名）
数量：10点
金額：××××円
尚、領収書については貴社〇〇部門 △△様宛に、〇月〇日に郵送いたします。
この度は当社にご用命いただき誠にありがとうございました。
今後ともお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
入金された金額が間違っていた場合
〇月〇日ご入金の不足について【株式会社〇〇 田中】
【本文】
株式会社◯◯
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の田中です。
〇月〇日に貴社よりご入金いただきました金額が
当社からのご請求金額と一致しません。
お手数ではございますが、不足金額についてご確認いただけますでしょうか。
尚、今回のご請求金額は下記のとおりです。
商品名：■■（製品名）
数量：10点
金額：××××円
不足分のご入金につきましては、誠に勝手ながら【〇月〇日】までにお願いできますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
不足分の確認がとれたときのメール
不足分のご入金ありがとうございました【株式会社〇〇 田中】
【本文】
株式会社◯◯
△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の田中です。
〇月〇日にご連絡を差し上げた■■のご入金不足について、
不足していた【〇〇円】のご入金を確認いたしました。
迅速なご対応に感謝いたします。
尚、領収書については貴社〇〇部門 △△様宛に〇月〇日に郵送いたします。
この度は当社にご用命いただき誠にありがとうございました。
今後ともお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
丁寧な入金確認メールで顧客信頼度アップ
入金確認メールを送ることで相手に不備がなかったことを伝え、安心感を与えることができます。
入金確認のみで対応を終えるのではなく、相手に入金確認メールを送るまでを一連のプロセスとして組み込みましょう。
入金確認メールはできるだけ早く送ることが求められますが、数量や数値を間違えるとかえって相手を不安にさせてしまいます。そのため、迅速かつ正確なメールの作成を意識して、相手からの信頼を高められるメールに仕上げましょう。
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