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ビジネス用お礼メールの書き方【文例付】状況別フレーズ集やNGマナーもご紹介

上手なお礼メールは、感謝を伝えるだけでなく、信頼関係づくりやビジネスを円滑に進めるきっかけとしての役割も期待できます。
今回は、お礼メールで使えるフレーズや例文をご紹介します。

ビジネス用お礼メールの書き方【文例付】状況別フレーズ集やNGマナーもご紹介
この記事の目次

    お礼メールで気を付けるべき3つのマナー

    まずはお礼メールを送る際に気を付けておきたいマナーを3つご紹介します。これらを守ることで好印象なメールにつながるので、おさえておきましょう。

    記憶の新しい内にすぐ送る

    訪問の後や会食の後など、お礼メールを送るシーンは多々あります。
    その際に大切なのが、「記憶の新しい内に送ること」です。具体的には「24時間以内」に送るのが良いとされています。
    文面を慎重に考えるのは良いですが、時間をかけすぎないようにしましょう。

    お礼メールと分かる件名をつける

    お礼メールは、一目見ただけで内容を理解できる件名を設定しましょう。
    例えば、訪問による打ち合わせのお礼をしたい場合、「お打ち合わせのお礼」だけではどの打ち合わせを指しているのか分かりません。そのため、訪問した日付や会社名、氏名まで具体的に記載するとより丁寧です。

    関係性を意識する

    お礼メールでは相手の立場や関係性を踏まえた文面を意識しましょう。
    初めて会う営業先、付き合いの長い取引先、上司や同僚、部下など、相手との個別のエピソードを添えることが大切です。そうすることで、相手に親近感を与え、信頼関係が深まる可能性が高まります。
    一般的な言い回しに終始せず、相手を慮った、温度感のあるメッセージを送ることを心がけてください。

    お礼メールのNGマナー

    次に、お礼メールを送る際に注意しておきたいマナーをご紹介します。

    一斉送信で送る

    お礼を伝えたい相手が複数人であっても、一斉送信機能は使わず、一人ひとりに対して個別に送るようにしましょう。
    例外的に宛名を複数名にしなければならない場合は、上役の人から順に宛名を書くのがマナーです。Ccでメールアドレスを並べる時も、順序に配慮するとより丁寧になります。

    お礼以外の要件を混ぜて送る

    お礼メールの内容は、感謝の言葉を綴るのみに留めておきましょう。
    お礼を伝えるために関係のある出来事や感想などを伝えるのは構いませんが、続けて他の案件を伝えようとするのは相応しい行為ではありません。別のタイトルをつけたメールを改めて送るようにしましょう。

    定型文をそのまま送る

    本記事の後半に紹介するように、お礼メールには定型文があります。主な文章の流れは定型文に添って構成すると、スピーディーに作業を進めることができます。
    ただし、よくある定型文をそのまま送信してしまうと、「形だけのお礼だな」と相手を残念な気持ちにさせてしまうでしょう。その場で生まれたエピソードなどを交えて、自分なりの感謝の言葉を加えることをおすすめします。

    【状況別】感謝のフレーズ集

    「感謝」はさまざまな言い回しで表現することができますが、相手やシーンによっては言葉が重すぎたり失礼に感じさせたりすることがあるので注意が必要です。
    ここでは、お礼メールの文章を綴る時に役立つフレーズをまとめました。

    カジュアルな相手に使えるフレーズ

    親しい上司や同僚、後輩などに感謝の言葉を伝える際は、過剰に丁寧な言い回しではなく、シンプルな表現に留めておく方が良いでしょう。
    比較的カジュアルな用途のお礼メールに使えるフレーズには下記のようなものがあります。

    • ありがとうございます。
    • 本当にありがとうございます。
    • ありがたく思っております。
    • 感謝しています。
    • 恩に着ます。
    • 嬉しく思います。
    • 恐縮です。
    • 頭の下がる思いです。

    付き合いの長い取引先に使えるフレーズ

    取引先の中でも、付き合いが長く気心が知れている相手に使えるフレーズです。
    シンプルな言い回しに「存じます」「ございます」といった謙譲語や、「誠に」といった強調の言葉を加えると丁寧なニュアンスを表現できます。

    • 誠にありがとうございます。
    • 誠に恐れ入ります。
    • ありがたい限りでございます。
    • ありがたく御礼申し上げます。
    • お礼の言葉もございません。
    • 感謝しております。
    • 感謝の気持ちでいっぱいです。
    • 感謝の念に堪えません。
    • 嬉しく存じます。
    • 恐縮でございます。

    フォーマルな場面に使えるフレーズ

    自社の役員や重要な取引先など、フォーマルな対応が必要な場合に使えるフレーズです。
    「深謝」「拝謝」「衷心より」といったような控えめな振る舞いを感じる言い回しを織り交ぜると、言葉に深みを持たせることができます。

    • 心より感謝申し上げます。
    • 心よりお礼申し上げます。
    • 厚く御礼申し上げます。
    • 拝謝申し上げます。
    • 深謝いたしております。
    • 衷心より感謝申し上げます。
    • 痛み入ります。
    • お礼の申し上げようもございません。

    謝罪も踏まえたお礼のフレーズ

    相手から何らかの指摘を受けた時などは、謝罪の思いを伝えると同時に感謝の意味も込めたい場合もあります。主に以下のようなフレーズがあります。

    • ご指摘いただき、ありがとうございます。
    • ご注意いただいたおかげで気づくことができました。ありがとうございます。
    • 的確なご指摘をいただきましたこと、感謝申し上げます。
    • ご指摘いただいた点については、今後強化するよう努めてまいります。
    • 今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

    NGフレーズ集

    続いてNGフレーズを2つご紹介します。うっかり使ってしまうことのないよう、しっかりおさえておきましょう。

    NGフレーズ:了解しました

    「了解しました」というフレーズを何気なく使っていませんか?これは「理解して認めること」を意味しており、目上の人が目下の人に許可を与える時に使用するものです。
    相手が部下や後輩なら構いませんが、上司や取引先には「承知しました」「かしこまりました」などの言葉に置き換えましょう。お礼メールに限らず、普段の仕事でも注意しておきたいポイントです。

    NGフレーズ:取り急ぎ、お礼まで

    「取り急ぎ、お礼まで」という言い回しはよく見かけます。しかし、これは「時間がないから急いでお礼を伝えます」という意味であるため、受け取り方によっては無礼だと思われてしまう可能性もあります。
    お礼メールを書く時間が取れない時は、「略儀ではございますが、お礼申し上げます」や「まずは、お礼を申し上げます」といった表現を使用すると良いでしょう。

    お礼メールの本文の基本的な流れ

    ここでは、お礼メールの本文の基本的な構成を見ていきましょう。

    1.挨拶文

    まずは、冒頭の挨拶を述べます。
    社外向けには「大変お世話になっております」、社内向けには「お疲れさまです」といったように、通常のビジネスメール同様の挨拶で構いません。

    2.名乗り

    次に、自分の名前を名乗ります。
    社外向けには会社名・部署・氏名を書き、社内向けには部署と指名を綴りましょう。

    3.お礼の言葉

    何の件についてお礼を伝えようとしているのかが分かるように記載しましょう。その上でお礼のフレーズを続けてください。

    4.感謝を伝えたいエピソード

    定番の構成の中でもオリジナルで考えたいパートです。
    その時に出た話題や相手の対応といったエピソードを取り上げて、感謝の気持ちを伝えましょう。

    5.結びの言葉

    最後に、結びの言葉でメールを終えます。
    「引き続きよろしくお願いいたします。」「今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます」などの定番の言い回しがあります。

    お礼メール文例

    シーンや相手別といった具体的なケースごとに、お礼メールの文例をご紹介します。

    名刺交換をした後に送るお礼メール

    名刺交換をした相手へのお礼メールです。
    例えば交流会やセミナーなどで初めて名刺交換をした相手とは、ゆっくり話をする時間が取れない場合がよくあります。より踏み込んだ話をするために、お礼メールをきっかけに個別での対面を呼びかけると良いでしょう。

    件名:<□月□日の交流会のお礼>株式会社□□□ □□(自分の名前)
    宛名:株式会社〇〇 〇〇様

    本文:
    お世話になっております。
    初めてメールをいたします、
    株式会社□□□ □□課 □□グループの□□でございます。

    先日の「■■■■交流会」では、お名刺を交換させていただき、
    誠にありがとうございます。

    〇〇様がお話になっていた貴社の〇〇事業について、
    貴社のウェブサイトを拝見し、さらに興味を持ちました。

    現在、弊社では△△△△△△△について強化策を模索しております。
    ぜひ、詳しいお話をお伺いしたいと考えております。
    つきましては、お時間をいただくことができれば幸いです。

    ぜひ、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

    資料請求者に送るお礼メール

    会社案内や商品パンフレットなどの資料を請求していただいた顧客向けのお礼メールです。
    郵送での資料請求のエントリーや資料がダウンロードされた際に、下記のようなメールを送りましょう。

    件名:<資料をご請求いただきありがとうございます>株式会社□□□
    宛名:〇〇 〇〇様

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□の□□と申します。

    この度は弊社製品□□□□についての資料請求をいただき、誠にありがとうございました。

    本日、ご要望の資料を発送いたしました。
    近日中にはお手元に届く予定でございますので、
    ご一読いただけると幸いです。

    なお、ホームページでも該当製品のご紹介を行っております。
    合わせて参考にしていただければと思います。
    (URLを添付)

    ご不明点等につきましては、お気軽にお問い合わせくださいませ。
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

    資料請求をしたということは、受注の見込みが高い顧客といえます。資料を確認した頃を見計らってもう一度お礼メールを送り、反応を伺いましょう。

    件名:<弊社製品□□□□の資料について>株式会社□□□
    宛名:〇〇 〇〇様

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□の□□と申します。

    先日は弊社製品□□□□についての資料請求をいただき、誠にありがとうございました。

    ご要望の資料はお手元に届きましたでしょうか。
    本製品の特徴は、△△△△△△△△△△△△というところにございます。
    ぜひとも、お手隙の際に一度ご確認いただき、ご検討いただけると幸いです。
    ご不明点等につきましては、お気軽にお問い合わせくださいませ。
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

    取材後のお礼メール

    取材対象者に向けたお礼のメールです。取材を受けることは相手にとって負担がかかるものなので、お礼だけでなく褒める言葉も添えると良いでしょう。
    加えて、記事の内容の確認といった今後の段取りについても見通しを伝えておくとより丁寧になり、原稿完成への進行もスムーズになります。

    件名:<□□□□の取材のお礼について>株式会社□□□ □□(自分の名前)
    宛名:株式会社〇〇 〇〇様

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□ □□でございます。

    本日はお忙しいところお時間をいただき、誠にありがとうございました。

    開発者の〇〇様に直接お話を伺うことができ、
    商品誕生の背景やご苦労のあったエピソードなど、
    次号の特集として見応えのある記事になりそうです。

    記事の原稿が出来上がりましたら、メールでお送りいたします。
    来週金曜日の夕刻までにお送りする予定でおります。
    お手数ですがお目を通していただき、
    △△日までにご返答いただけますと幸いでございます。

    では、引き続きよろしくお願いいたします。

    セミナー参加者に送るお礼メール

    講師がセミナーの参加者に事後フォローとして送るお礼メールです。参加者がセミナーの内容を改めて振り返られるような内容を付け加えて、お礼メールを構成してみてください。
    深い理解を促すだけでなく、講師への印象をより良くすることができます。

    弊件名:<□□□□セミナーについて>ご参加いただきありがとうございました
    宛名:株式会社〇〇 〇〇様

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□の□□でございます。

    先日はご多忙な中、「□□□□セミナー」にご参加いただき誠にありがとうございました。
    少人数でしたので、一人ひとりとお顔を合わせてお話をすることができ、
    講師として貴重な機会をいただけたと思っております。

    本セミナーの内容は、下記の3点がポイントとなっております。

    (セミナーの要点をまとめて記載)

    内容については、行き届かない部分もあったかと存じますが、
    〇〇様のお仕事のお役に立つことができましたら幸いです。

    なお、弊社では、□□□□セミナーの他にも各種セミナーを定期的に開催しております。
    次回の開催は、●月●日に『●●●●●セミナー』と題しまして
    ●●●●●の第一人者をお迎えする予定です。
    (URLを添付)
    ご興味がございましたら、ぜひご参加くださいませ。

    今後ともよろしくお願いいたします。

    贈答品を受け取った時のお礼メール

    お中元やお歳暮など、頂き物の送り主に対するお礼メールは、すぐにお礼の気持ちを伝えることが大切です。
    受け取った旨だけでなく、頂き物の内容についても軽く触れるとより感謝の気持ちを表現できます。

    件名:<お中元のお礼>
    宛名:株式会社〇〇 〇〇様

    本文:
    いつも大変お世話になっております。
    □□□□(自分の名前)でございます。

    この度は、心づくしのお品をご恵贈にあずかり、心より感謝申し上げます。
    スタッフ一同で大変美味しくいただきました。
    目にも鮮やかで、夏の暑さをクールダウンすることができました。

    〇〇様には常に目をかけていただいております上に、
    このようなご配慮もいただくことができ、大変恐縮でございます。

    今後とも、変わらぬお付き合いのほどをよろしくお願いいたします。
    略儀ながら、書中をもちまして御礼申し上げます。

    敬具

    まとめ

    名刺交換や商談、打ち合わせ、資料請求といった機会に加えて、相手から注意や指摘を受けた時や頂き物をした時など、お礼メールを送るきっかけはたくさんあります。

    お礼メールのポイントは、できるだけ早く送ることとマナーをおさえることだけではありません。相手に宛てたエピソードを盛り込むことができれば、相手からの好印象を得られるでしょう。
    ぜひ、お礼メールに気持ちを込めて、新たなビジネスチャンスを掴み取ってください。

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    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文のは「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。