感謝の気持ちを伝えるためのお礼メールの書き方【文例付】

2022/12/13

メール対応のポイント

ビジネスにおいて、取引先や社内にお礼を伝える機会は多くあります。
口頭ではなく、メールで伝える場合には、言い回しや内容などに悩む方が多いのではないでしょうか。

今回は、お礼メールで気を付けるべきマナーと状況別のメール文例を紹介いたします。

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この記事の目次

お礼メールを送るときのマナー

どんなお礼メールにも共通するお礼メールを送る際に気を付けたいマナーを4つご紹介します。

1.なるべく早く送る

打ち合わせの後や契約の後など、お礼メールを送るシーンは多々あります。

その際に大切なのが、「記憶の新しい内に送ること」です。具体的には「24時間以内」に送るのが良いとされています。
文面を慎重に考えるのは良いですが、時間をかけすぎないようにしましょう。

2.分かりやすい件名をつける

メールの件名は、一目見ただけでどういった内容のメールなのかを理解できる件名を設定しましょう。

例えば、訪問による打合せのお礼をしたい場合、「お打合せのお礼」だけではどの打ち合わせを指しているのか分かりません。

そのため、「お打ち合わせのお礼/株式会社〇〇 ■■」など会社名や氏名、訪問した日付まで具体的に記載するとどういった用件で誰からのメールなのかが分かりやすい件名になります。

3.定型文をそのまま送らない

すぐにお礼メールを送ることは大事ですが、定型文をそのまま送ることは避けましょう。

定型文は最低限の内容で構成されていることが多いため、相手とのエピソードや出来事を盛り込むなど、ひと手間を加えることで、相手からもいい印象を持ってもらうことができます。

主な流れは定型文に添って構成すると、スピーディーに作業を進めることができるため、定型文を活用しながら、自分なりの言葉を加えるようにしましょう。

4.「取り急ぎ、お礼まで」は使わない

「取り急ぎ、お礼まで」の意味は、「時間がないから急いでお礼を伝えます」であるため、受け取り方によっては失礼だと思われてしまう可能性もあるので、気を付けましょう。

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【状況別】お礼メール文例

ここからは具体的な状況ごとに、お礼メールの文例をご紹介します。
文例を参考にしながら、自分なりのお礼メールを作るようにしましょう。

資料請求後のお礼メール

会社案内や製品資料などの資料請求をしていただいたお客様には、お礼や資料の送付だけではなく、「打ち合わせの候補日を提示」「電話でご連絡する旨を伝える」など自社の次のアクションによって入れる言葉を変えるようにしましょう。

資料送付方法が後日メールで送付・郵送の場合には、その旨も入れるようにしましょう。

件名：
資料請求のお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）

本文：
株式会社〇〇
◆◆様

お世話になっております。
株式会社□□□の●●と申します。

この度は弊社製品■■■についての資料請求をいただき、ありがとうございます。

添付ファイルにて製品資料をお送りいたしますので、ご確認ください。

▼添付ファイル名
　■■■_製品資料.pdf

またよろしければ、御社と同じ業種や用途での事例も交えて、
どのように弊社製品を利用できるかご説明させていただきたく、お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。

弊社側のお打ち合わせ可能日程をお送りいたしますので、
◆◆様のご都合のよいお日にちがございましたら、教えていただけますと幸いです。

-------------------------------------------------------------------
▼お打ち合わせ候補日
-------------------------------------------------------------------
●月●日（●）9:00～12:00 or 13:00～18:00
●月●日（●）9:00～12:00 or 13:00～18:00
●月●日（●）9:00～12:00 or 13:00～18:00
-------------------------------------------------------------------
※上記以外の日程もお打ち合わせ可能ですので、お気軽にご相談ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

打ち合わせ後のお礼メール

打ち合わせ後のお礼メールでは、ご検討・時間をいただいたお礼と併せて、要件の整理や今後の流れなど、今後のアクションに繋げるような内容を踏まえましょう。

件名：
本日の打ち合わせのお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）

本文：
株式会社〇〇
◆◆様

お世話になっております。
株式会社□□□の●●と申します。

この度は、■■■をご検討いただき、ありがとうございます。
また本日はお忙しいところ、お打ち合わせの時間をいただき、誠にありがとうございました。

お打ち合わせの中でご要望いただきました御見積書については、
●日中にはお送りいたします。

またお話にありました●日の御社社内会議での共有の際に
必要な資料や情報がございましたら、資料作成いたしますので、お気軽にご連絡ください。

その他、ご不明な点やご要望がございましたら、ご連絡くださいませ。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

契約後のお礼メール

契約後のお礼メールでは、契約のお礼はもちろんですが、今後もサポートをすることやスケジュールについても記載するようにしましょう。

件名：
ご契約のお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）

本文：
株式会社〇〇
◆◆様

お世話になっております。
株式会社□□□の●●と申します。

この度は、■■■を契約いただき、誠にありがとうございます。
御社の課題解決にお役立てできるよう、今後も引き続き、サポートさせていただきますので、
どうぞよろしくお願いいたします。

今後のスケジュールについては、別途ご連絡いたしますので、少々お待ちください。

その他、ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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上司へのお礼メール

上司へのお礼メールでは、何に対してのお礼なのか、指導をいただいた場合には学んだことや今後の取り組みなどを内容に入れるようにしましょう。

件名：
資料フィードバックのお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）

本文：
◆◆さん
お疲れ様です。●●です。

本日はお忙しいところ、資料のフィードバックをいただき、ありがとうございました。
データを見る際の視点や資料の構成・見せ方など、とても勉強になりました。

アドバイスいただいた内容をもとに資料を見直し、お話をいただきました通り、
再度フィードバックのお時間をいただけますと幸いでございます。

資料修正が出来次第、ご連絡いたします。
お忙しいところ、申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

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