2024/04/09
ビジネスでは、頻繁にメールのやりとりが発生します。
しっかりと管理ができていないと、メールの処理作業に時間を取られ、他の業務を圧迫することがあります。
今回は、大量のメールを効率よく処理する仕事術と合わせて、Gmail・Outlookの便利機能をご紹介します。
印象が良いメールをすぐに作成できる「基本のキから学ぶ メールの書き方」
依頼メールを作成する5つのポイント
相手に何かをメールで依頼・お願いをする場合、悪い印象を与えてしまうと要望が通りにくくなる可能性があります。
誠実で丁寧なメール文を心がけることで、相手に「信用できそうだ」と感じてもらうことが大切です。
以下では、依頼メールの書き方としておさえておきたい5つのポイントをご紹介します。
1.件名は用件がわかるように書く
1日に何通ものやりとりを行うビジネスメールにおいては、「件名を見ただけでどのような用件のメールかがわかるように書く」ことは重要なポイントです。
依頼メールであれば、件名の冒頭に【お願い】や【○○依頼】などを付けることで、相手に「何かしらの対応をする必要があるメール」ということがひと目で伝わるため、確認を後回しにされるリスクが軽減されます。
2.依頼したい内容をはっきり伝える
ビジネスメールでは「はっきりとシンプルに用件を伝える」ことも重要です。
依頼メールの場合、依頼したい内容が明確に伝わる内容にしなければなりません。情報が不足しているとメールのラリーが増えることになり、相手に手間を取らせることになります。
例えば、資料の修正を依頼する場合は修正箇所を具体的に示すなど、相手の手間が少なく済むように依頼内容詳しく伝えましょう。
3.回答期限を指定する
依頼メールには、「いつまでに必要か」という回答期限を示しましょう。その際も「今週中くらいにいただけると助かります」などという曖昧な表現はNGです。
こちらは金曜日の営業時間内に欲しいと思っていても、相手の解釈で「週明けでも大丈夫そうだ」と判断されてしまうかもしれません。「○月○日○曜日の○時まで」と明記して、認識に齟齬が生まれないように注意しましょう。
4.依頼する理由を伝える
依頼メールを送る際は、「依頼する理由や背景を併せて伝える」ことも意識しましょう。
例えば、講演会への登壇をお願いするメールには、開催日時や報酬などの条件面だけではなく「なぜ依頼することになったのか」「どんな内容を期待しているのか」などを併せて伝えることで、依頼内容の主旨がより伝わり、相手もどの範囲でどこまで対応すれば良いかが判断しやすくなります。
5.相手の状況を配慮する
依頼メールは、誤解なく依頼内容が伝わることが何より大切です。しかし「お願いします」だけでは厚かましく感じさせてしまい、失礼に当たります。
礼儀を弁えて、相手への負担を考えた言葉を添えることも意識しましょう。
例えば「お忙しいところ恐れ入りますが、お願いいたします」など、他の業務もある中で対応してくれたことへの気遣いと感謝の言葉を添える表現が望ましいです。
依頼メールの基本的な書き方
ここでは、依頼メールの基本的な書き方・メール構成についてご説明します。
依頼メールで重要なのは、「依頼の主旨」「依頼の詳細」「結び」の3つです。
それぞれ書く際に意識すべきポイントは以下のとおりです。
| 依頼の主旨 | 「システムの導入を検討しているので資料がほしい」や「自社製品の改善のためアンケートに回答してほしい」というように、今回依頼した理由・期待していること・対応いただきたい内容などを簡潔にまとめて記載しましょう。 |
|---|---|
| 依頼の詳細 | 対応期限・対応方法・その他対応するにあたっての注意事項など、「依頼の主旨」で記載した内容の補足情報をわかりやすく記載しましょう。 |
| 結び | 最後は、相手を気遣う結びの言葉で締めくくりましょう。 |
「件名」「宛名」「挨拶文」「署名」の4つは、依頼メールに限らずビジネスメールにおける基本的なマナーに順ずるため、以下の関連記事をぜひご参照ください。
依頼メールで使えるフレーズ集
お願い事を伝える時に、ただ「〇〇してください」「〇〇をお願いします」といった言葉遣いでは冷たい印象を与えてしまいます。
相手に好印象を与える上手な言い回しやフレーズを覚えておけば、メールはもちろん普段の会話にも役立ちます。
ここでは、依頼メールを書く際に使えるフレーズをシーン別にご紹介します。
ぜひご活用ください。
| シーン | フレーズ |
|---|---|
| 教えてほしい |
|
| 送ってほしい |
|
| 確認してほしい |
|
| 前置き言葉 （クッション言葉） |
|
メールの書き方
押さえておくべきビジネスメールのマナーやポイントを紹介！
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【シーン別】依頼メールの例文
ここからは、依頼メールの具体的な例文をシーンごとにご紹介します。
資料送付の依頼メール
商品パンフレットや会社案内といった資料の送付をお願いしたい場合に送る依頼メール例文です。
件名：資料送付のお願い
本文：
□□□株式会社
□□様
はじめまして。
株式会社〇〇〇〇の〇〇と申します。
この度、貴社のホームページを拝見してご連絡いたしました。
現在、弊社では貴社の□□□□サービスの導入を検討しております。
つきましては、□□□□サービスについての詳しい資料を拝見したく思っております。
以下の宛先にお送りいただければ幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
送付先住所と氏名を記入
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日〇曜日の社内検討会議に向けて参考にさせていただきたいので、
それまでにご送付いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
見積もりの依頼メール
見積もりの作成をお願いしたい場合の依頼メール例文です。
件名：お見積もり作成のお願い
本文：
□□□株式会社
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
先日のお打ち合わせでは、□□□□サービスについてご説明いただき
誠にありがとうございました。
つきましては、□□□□サービスについてのお見積もりを頂戴できればと思います。
社内の関係者と費用についての相談をする必要がございますので、
〇月〇日〇曜日までにご送付いただけないでしょうか。
お忙しいところ恐れ入ります。
よろしくお願いいたします。
アポイントの依頼メール
打ち合わせのアポイントを取りたい場合の依頼メール例文です。
件名：□□□□の件についてお打ち合わせ日程のご連絡
本文：
□□□株式会社
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
□□□□の件について、お打ち合わせをお願いします。
＜候補日時＞
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
候補日時のご都合が合わない場合は、ご都合のよろしい日時を
2、3程度挙げていただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
日時変更の依頼メール
一度決めた日時を変更してもらいたい場合に送る依頼メール例文です。
自社の理由で変更になる場合はしっかりと謝罪の姿勢を表しましょう。
件名：□□□□のお打ち合わせについて日程変更のご相談
本文：
□□□株式会社
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
次回の□□□□のお打ち合わせについて、日程変更のご相談です。
〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～お時間を頂戴する予定でしたが、
急な社内事情により、伺うことができなくなりました。
誠に勝手ながら、以下の日程で再度調整いただけませんでしょうか。
＜候補日時＞
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
上記の候補日時以外でも、調整させていただきますので、
ご都合のよろしい日時をお聞かせいただけると幸いです。
お手数をおかけして、大変申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
返信催促の依頼メール
依頼メールに記載していた回答期日を過ぎても返信がない場合、改めて返信をお願いするための依頼メール例文です。
件名：お見積もり検討のお願い
本文：
□□□株式会社
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
先日は□□□□サービスについてのお打ち合わせのお時間を頂戴し、
誠にありがとうございました。
また、導入のご検討をいただき、感謝申し上げます。
□□□□サービスについてのお見積もりを送付させていただきましたが、
ご検討いただけましたでしょうか。
ご希望の期日（〇月〇日〇曜日）までに納品させていただくためには
（□月□日□曜日）までに返答をいただけますようお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入ります。
よろしくお願いいたします。
アンケート回答の依頼メール
アンケートへの回答に協力してほしい場合の依頼メール例文です。
件名：【謝礼あり】「△△（製品名）」に関するアンケートへのご協力のお願い
本文：
□□□株式会社
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
平素より「△△（製品名）」をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
この度、自社製品の品質向上を目的といたしまして、
ユーザーの皆様にアンケートを実施させていただくことになりました。
お忙しいところ恐縮ではございますが、
下記のURLよりアンケートにご回答いただけますと幸いです。
▼回答はこちら▼
http://×××…
※1）設問数：●問 /所要時間：約●分
※2）●/●（●）23:59までに回答いただいた方の中から抽選で3名様に「●●」を謝礼として進呈いたします。
※3）アンケート結果は、別途メールにてお知らせいたします。
ご不明点等ございましたら、下記までお問い合わせください。
担当者：〇〇
メールアドレス：××＠××.co.jp
講演会への登壇依頼メール
講演会などで講師として登壇してほしい場合に送る依頼メールの例文です。
件名：【お願い】●●講演会への登壇のご依頼
本文：
〇〇様
はじめてご連絡させていただきます。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
弊社では△△事業を展開しておりまして、
年に数回、外部講師をお招きして、
ビジネススキル向上を目的とする研修会を行っております。
つきましては、〇〇様に弊社の若手社員向けに「ビジネススキル研修」をお願いしたく、
この度ご連絡させていただきました。
先日、〇〇様がご登壇された□□講演会を拝聴した際、深く感銘を受けました。
〇〇様のノウハウをぜひ弊社社員にご教授いただきたいと思い、
取り急ぎご連絡させていただいた次第です。
不躾ではございますが、
下記の条件でご登壇可否をご検討いただけますと幸いです。
----------------------------
場所：〇〇
時期：〇月～〇月の平日/午後
時間：2～3時間
参加人数：約40名
講師料：10万円（交通費別）
----------------------------
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
上司への確認依頼メール
上司に確認をしてほしい場合に送る依頼メールの例文です。
件名：【ご確認依頼】□□プロジェクト/提案書
本文：
〇〇課長
お疲れ様です。△△です。
□□プロジェクトにて、●●社様へ提出予定の提案書が完成いたしましたので、
添付にてお送りいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、内容に不備がないかご確認いただきたく存じます。
※なお、●●社様とのお打ち合わせを控えておりますので、
〇/〇までにご対応いただけますと幸いです。
お手数ですが、何卒よろしくお願いいたします。
相手に失礼のない依頼メールを送ろう
何かをお願いする時に送る依頼メールは、相手に何らかの負担をかけることになります。そのため、礼儀正しい姿勢と感謝の気持ち、相手を気遣うマナーなどが文面から伝わることが大切です。
加えて、曖昧な言葉遣いや説明不足などで相手に誤解を与えることのないようにしなければなりません。
依頼メールにおいて「信用できそうだ」「何をして欲しいか分かりやすい」と相手が感じれば、その後のビジネスのやりとりも円滑になるでしょう。ぜひ、依頼メール文を作成する時の参考にしてください。
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