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営業支援整備の仕方。メリットと注意点を解説

営業支援整備の仕方。メリットと注意点を解説

営業支援とは、営業が抱える業務を整理・サポートして営業が商談準備、顧客アプローチなどのコア業務に取り組む時間を整備するための業務です。社員が本質的な仕事にリソースを割けるようになれば、生産性が高まり売上の上昇にも繋がります。

この記事では、営業支援の具体的な手法とメリット・デメリットのほか、自社に合った営業支援の整備の仕方について解説します。

この記事の目次

    営業支援とは

    営業支援は、営業に関する業務の効率を高めるために行われる支援全般を指します。
    一般的には、インサイドセールスやフィールドセールスなど、営業活動をしている部署がより効率よく業務に従事できるように体制整備を実施したり、業務負担を軽減するためのツール導入を指します。

    多くの場合、営業担当者は商談や契約などのコア業務のほか、見込み客の情報整理やメール対応、書類作成や各種手続きなど多岐にわたる業務を抱えています。営業業務以外に手間と時間がかかり、売上拡大のチャンスを逃してしまうリスクがあります。

    優れた営業支援施策が実現できれば、営業担当は本来やるべき営業業務のみに注力できるようになります。営業機会が増えることにより、結果的に企業全体の利益向上も期待できるでしょう。

    具体的な営業支援の手法とは

    そもそも営業支援にはどのような手法があるのでしょうか。ここでは、代表的な営業支援施策を4つご紹介します。

    タスク管理 顧客データ
    一元管理
    インサイドセールスの確率 ツール導入
    メリット 行動優先順位の可視化。全体最適視点での行動を実現。 属人的な営業活動からの脱却。検討フェーズ、属性に応じた営業活動の実現。 プロセスに応じた分業体制の実現。業務範囲を絞ることで専門性の向上。 部門を超えた担当者間の連携や情報交換、精度の高い営業戦略の立案に寄与。

    1.タスクを見える化

    営業支援の施策として代表的なもののひとつが、タスクの見える化です。営業担当者レベルで日々の業務を可視化し、営業部や会社で確認できる環境を整えます。

    タスクを可視化することで「重要度の高い業務はどれか」「期日の近い商談はどれか」などの情報が整理でき、優先順位をつけて効率よく営業活動に取り組めるようになります。
    加えて、抜け漏れのミスを防止できたり、個人のタスク進捗を組織全体が把握できたりとメリットが多く、営業活動全体の生産性向上が期待できます。

    2.顧客データの一元管理

    営業担当者が取得した顧客データを共通のリスト上に入力する、といった顧客リストの作成も営業支援に含まれます。

    顧客データをまとめる際には、顧客の名前や連絡先だけでなく「いつ・どういう経緯で取得した情報か」「現在進行中の商談はあるか」「見込み客かどうか」といった詳細な情報も紐づけます。顧客情報を組織で一元管理をすることは営業プロセス最適化の第一歩です。顧客の検討フェーズ、属性に合わせた営業活動を行うことを助けてくれます。また、担当を引き継ぐ際も有用です。

    3.インサイドセールスの確立

    営業支援には、インサイドセールスの確立も挙げられます。インサイドセールスは、顧客と対面で商談、契約を行う営業(フィールドセールス)を支援すべく、電話やメール、Webなどで顧客にアプローチを行う営業手法です。

    インサイドセールスが確立できれば、営業担当者の業務負担軽減、商談成功率の向上につながります。「インサイドセールスで顧客のニーズを高め、見込み客として充分育成してから営業担当に引き継ぐ」という分業体制が出来上がるためです。

    4.営業支援ツールの導入

    営業支援の施策として、営業支援ツールを導入する方法もあります。
    営業支援ツールにはデータの可視化や保管、整理・分析、自動入力などさまざまな機能が備わっています。営業担当者同士はもちろん、部門を超えた担当者間の連携や情報交換、精度の高い営業戦略の立案などに役立ちます。

    営業支援を整備するメリット

    営業支援の方法はいくつかあり、目的に合致した効果的な営業支援が実施できればいくつものメリットが期待できます。ここでは、営業支援を実施するメリットとして代表的なものを4つご紹介します。

    売上の向上につながる

    インサイドセールスから共有されるデータを活かして商談を行うことでニーズの内顧客へ時間を割く必要がなくなります。また、営業支援ツールのデータ蓄積・分析機能により見落としていた見込み客のニーズを発掘して営業活動を行ったりすることで、アップセル・クロスセルを狙った営業活動が実施しやすくなります。
    営業支援を行うことで、結果的に売上獲得に直結する営業活動が増え、会社の利益向上が期待できます。

    営業コアタイムが拡大する

    営業支援を実施することにより、営業活動のコアタイムが拡大します。具体的には、今までメール処理や書類整理などの事務作業に割いていた時間や、顧客のリストアップ・調査にかけていた時間が短縮されるでしょう。

    営業担当者は、空いた時間を自身の顧客理解や企画のブラッシュアップなど、より営業の本質的な仕事に充てることができます。加えて、インサイドセールスの確立や営業支援ツールの導入などであれば、営業担当は効率良く本来の営業活動に向き合えます。

    社員の業務が効率化する

    例えば、営業担当が実施していた事務作業や資料整理などを巻き取る「営業事務」を設置し、分業をはかるケースがります。営業担当自身が行っていた業務が減少すれば、労働時間の圧縮が可能です。営業担当の長時間残業や休日出勤の防止につながるほか、営業活動のスパンが短くなります。
    営業がコア業務のみに注力することで、顧客とのアポイント取得から商談、契約に至るまでの流れがスムーズになります。

    さらに、営業担当者の業務がスピーディーになれば、営業関連部署や総務・労務の業務も効率化されます。
    例えば商品受発注や商品生産管理など、営業担当のアクションを受けてから実施する業務は社内に多数あります。営業支援を実施することで、営業担当だけでなく社員全体の業務効率も向上します。

    営業活動が属人化しにくい

    営業活動に関する進捗状況や顧客情報等は、個人内で完結しやすい傾向にあります。
    営業支援の手法としてタスクの見える化や顧客のリスト化などを取り入れれば、社内の複数の社員が取引内容について把握できるようになります。担当営業が現在どのタスクに着手しているのか、現在商談がどのフェーズにあるのかがわかるため、営業担当者が急な休みを取ったり部署異動や退職で担当者変更が起きたりしても、スムーズな引き継ぎが可能となるでしょう。

    加えて、成績のよい営業担当者のノウハウやこれまでの成功事例を共有することで、営業スキルの平準化を図れます。
    営業担当者が誰であっても一定の品質を保って営業活動を継続できることは、大きなメリットのひとつです。

    営業支援体制構築によるデメリット

    営業支援には業務効率化や営業活動の属人化防止など多くのメリットがありますが、同時にデメリットも生じる可能性があります。
    ここでは、具体的にどのような点に注意しなければならないのかをご紹介します。

    分業化が進行することにより情報共有コストが増える

    営業支援を実施することで、情報の分断が起きる可能性を考慮する必要があります。
    今まで特定の営業担当が対応していた情報をインサイドセールス・フィールドセールスがそれぞれ把握することになれば、情報を確認する際に従来よりも手間や時間がかかるようになる可能性があります。

    営業の情報が一元管理されておらず社員同士の連携も不十分であれば、営業支援がマイナスの働きをする結果となる可能性もあるため注意が必要です。

    職種が増えることにより人件費が増加する

    営業支援を実施する場合、最初にある程度のコストが発生することは認識しておく必要があります。
    営業をインサイドセールス・フィールドセールスで区分したり、営業を支援する営業事務を設置したりするためには、新たな人材を募集するための採用活動費や広告費、長期的な人件費などが必要になります。

    社内の人員を使った組織体制変更であっても、社員が異動することで空席ができる部署への何らかの補填や、異動先で新しく業務を習得するためのコストが発生するでしょう。

    ツール導入の場合、ランニングコストの発生

    営業支援の方法が営業支援ツールを用いたものであった場合、初期費用とランニングコストが生じます。具体的には、ソフトウェアの契約やシステム利用のための環境整備に関わる費用、社員一人ひとりに用意するデバイス費用・アカウント費用がかかります。月額料金の設定があれば、ランニングコストも発生します。

    加えて、導入にかかる費用は営業支援ツールの種類によって異なります。
    ソフトウェアメーカーが提供している営業支援ツールの導入と、会社のためにオーダーメイドで開発される営業支援ツールでは、費用が大きく異なります。そのため営業支援を行うことで総額いくらかかるか、見返りにどの程度の企業利益アップが見込めるかは、事前に算出しておいた方が良いでしょう。

    運用体制の整備が必要

    営業支援を行う場合、社員は新たな組織体制やルールのもと、業務に従事することになります。そのため営業支援に対して社員が順応し、充分なメリットを享受できるような体制を整えておく必要があります。

    営業支援が上手く機能しなければ、社員は今までの営業手法が通用せず混乱してしまい、営業支援の実施前よりもかえって手間が増えてしまいます。
    新たな組織体制やルールを施行する際は、社内講習の実施やルールブック作成はもちろん、部署間の連携を固めてスムーズな立ち上げに備えることが重要です。

    さらに、営業支援ツールを導入する施策の場合も注意が必要です。
    今まで営業支援ツールを導入したことがない現場の場合や、従来の営業支援ツールとはレイアウトも運用方法も全く異なるシステムを導入する場合は、社員向けのレクチャーや研修の実施、サポートサービスなどの提供を行うことが望ましいでしょう。

    自社に合った営業支援整備の仕方

    営業支援の施策を行う際には、自社が現在営業活動においてどのような課題を抱えているのか、といった現状を知ることが重要です。
    ここでは、自社に合った営業支援を整備するための手順をご紹介します。

    営業プロセスの見直し

    まずは、現在自社が行っている営業プロセスを整理し、見直すことから始めましょう。営業担当が抱えている仕事を全てリストアップすると、商談から契約に至るまでのコア業務と、契約書作成やデータ入力などの事務作業に分類できます。

    さらに、コア業務も課題のヒアリング→アポイントメント→商談→提案→クロージング→受注、と細かいフェーズに分けます。
    このようにプロセスを細分化することで、現状が整理され課題が明確になります。

    課題を洗い出す

    営業プロセスを可視化したら、具体的にどのプロセスにどんな課題が潜んでいるのかを分析します。過去の取引実績と突き合わせると、時間をかけすぎているフェーズや、営業担当者にとって負担が大きいフェーズが見えてくるはずです。

    この段階では「営業担当者がコア業務に集中し短時間でより高い利益を創出するためには、何を変えればよいのか」を見つけ出すことが大切です。

    具体的な改善策を検討する

    課題の洗い出しが完了したら、課題解決のための具体的な改善策を検討します。改善策の種類は大まかに分けると「無くす」「減らす」「変える」の3パターンです。

    具体的には、「習慣だから」といった理由のみで行われているような業務の場合は「無くす」選択を検討しましょう。加えて、必要な業務であっても内容が過剰と判断できるものは「減らす」選択をします。
    例えば「顧客情報の登録項目に営業活動に直結しないものが含まれている場合は削減し、必要最低限の項目に絞り込む」などといった対応をします。

    無くしたり減らしたりすることができず、明らかに課題を抱えている業務の場合は根本から「変える」ことになります。
    「変える」施策としては、組織体制や業務フローの変更、業務内容の見直しなどが挙げられます。あわせて、業務効率化や営業活動の属人化防止のために、営業支援ツールの導入が有効です。

    営業支援ツールの種類

    営業支援ツールは、営業支援の手段のひとつです。支援分野や機能によっていくつかの種類があるため、自社の目的に応じて適切なものを選びましょう。
    ここでは、営業支援に用いられる主なツールを3つご紹介します。

    MA マーケティングオートメーション

    マーケティングオートメーション(MA)は、見込み客の創出・育成・分類・管理を一元管理します。
    特に、多数の顧客にアプローチする必要がある業務の作業効率向上に役立つでしょう。

    アクセス解析やWeb行動解析などの分析機能、マーケティングシナリオ作成機能などを搭載しており、見込み客のフェーズに合わせたメール配信も可能です。

    SFA セールスフォースオートメーション

    セールスフォースオートメーション(SFA)とは、営業のコア業務をサポートするツールです。「営業の自動化」と表現されている通り、顧客管理や案件管理のほか、営業担当のスケジュール管理、契約書・見積書の作成などを行います。
    営業担当者のごく日常的な営業活動を、直接的にサポートするツールといえるでしょう。

    営業活動に役立つことはもちろんのこと、営業部門の状況を可視化することで営業戦略の立案や組織体制の見直しに役立つなど、経営層やマネジメント層にとっても有用なツールです。

    CRM カスタマーリレーションシップマネジメント

    顧客の定着やリピートを目指すために役立つツールが、カスタマーリレーションシップマネジメント(CRM)です。主に一度取引が発生した顧客の管理を行うためのツールであり、長期的に顧客と良好な関係を築き、アップセル・クロスセルや企業価値向上を狙います。
    CRMには顧客情報の定量・定性分析機能のほか、プロモーション管理や顧客との関係性を構築するための機能が搭載されています。

    理想は、MA・SFA・CRMの3つを導入することです。基本的にはMAによって商談成立の見込みが高い顧客を育て、SFAで最適化した営業活動により商談を進め、顧客管理・案件管理を行い、CRMによって顧客と長期的に良好な関係性を築く流れとなるためです。

    営業支援ツールの中にはMA・SFA・CRMの機能がひとつに統合されているものもあるため、検討することをおすすめします。

    営業支援ツールを選ぶ際のポイント

    営業支援ツールを選ぶ際は、ツールの機能性のみに着目するのではなく、運用する現場の実情に合うものかどうかに着目しましょう。
    ここでは、営業支援ツールを選ぶ際のポイントを大きく4つに分けてご紹介します。

    1.既存システムや制度との連携

    新しい営業支援ツールを導入する前に、現在自社で活用しているシステムや制度との連携が可能かを確認しましょう。既存システムと連携できれば、今まで蓄積されてきたデータを容易に移行できたりデータを紐づけて社内管理しやすくできたりと、導入時の負担が軽減します。

    加えて、自社の制度に合っているかの確認も重要です。制度に合わせてツールを使うことで手間が増えるようでは、導入するメリットが半減してしまうでしょう。

    2.ユーザビリティの考慮

    実際にツールを利用する社員にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。
    導入しても操作が複雑すぎたりレイアウトが見づらかったりすると、営業支援ツールの運用自体が現場の負担となってしまいます。具体的には、直感的に操作できるようなわかりやすさ、データ入力や出力が短時間でできる手軽さを備えているかに注目しましょう。

    加えてツール導入後は、いつ・誰が・どこに・どのように・何のデータを入力するのか、といった業務フローの整備も必要です。なるべくわかりやすいルールを定めておくことで、営業支援ツールの運用が定着しやすくなります。

    3.データを事業に役立てられるか

    営業支援ツールに蓄積されるデータが、自社の事業利益を向上させるために有効活用できるかどうかにも着目しましょう。
    どのようなデータを取り込むことができるか、データの分析機能は搭載されているかを確認し、自社の営業課題の解決に見合った営業支援ツールを選ぶことが大切です。

    4.サポート体制が充実しているか

    サポート体制が充実したサービスを選びましょう。社員ができるだけ早く営業支援ツールの運用に慣れ、活用に意義を見出すことが社内浸透のコツです。

    操作トラブルや疑問に対応する問い合わせ窓口を設置しているメーカーや、導入後一定期間伴走するカスタマーサクセスを設置しているメーカーの製品を選ぶとよいでしょう。

    まとめ

    営業支援によって営業活動が最適化されれば、業務効率の向上につながります。自社の抱える課題を分析し、適切な営業支援施策を導入することで企業利益の最大化をはかりましょう。

    営業支援にはさまざまな方法があることをご紹介しましたが、SFAやMA、CRMは専任の人員配置が必要であることが前提です。継続的な運用改善が必要なため、コストをかけたくない場合には不向きでしょう。

    メールディーラーはメール共有管理システムであり、国内でもトップレベルの売上シェアを誇ります。
    顧客情報を一元管理できることはもちろん、対応状況のステータス表示により担当者同士の情報共有が容易に行えるようになるなど、さまざまな機能を搭載しています。さらに集計・分析機能もあるため、営業戦略の立案にも役立つでしょう。

    「SFAでは導入ハードルが高い」「MAを導入したが使いこなせていない」という場合などには、まずはメールディーラーで営業支援メンバー・営業・顧客のコミュニケーションを一元管理することから始めてみることをおすすめします。

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    メールディーラー通信編集部:B

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:B

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