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【採用担当者向け】応募者へのメール対応を効率化するススメ

【【採用担当者向け】応募者へのメール対応を効率化するススメ

採用活動を行う上で、「応募者への連絡」は非常に重要な役割を果たします。
その中でも、連絡回数が多く、企業としての印象を大きく左右するのが「メール」です。
もしメール対応がしっかりできていないと、企業の印象が悪化し、内定辞退が発生したり優秀な人材を採用できなかったりするなど、大きな機会損失にもつながります。
説明会や面接など様々な業務に追われる採用担当者のために、ここでは応募者へのメール対応を効率化するススメをお伝えします。

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この記事の目次

    管理が煩雑な採用業務におけるメール対応

    採用業務においてメールのやり取りは欠かせません。今では最初のアプローチの段階からスカウトという形でメールを使って連絡することも一般的です。その後の応募者からの質疑応答、面接日時の調整、最終的な合否の通知など、あらゆる過程でメールのやり取りが発生します。
    そのすべてのメールが応募者にとっては、今後の人生に関わる重要な内容です。
    さらに、全ての選考がスムーズにいく訳ではありません。例えば、面接日程調整では応募者の折り返し連絡待ちや、面接担当者からの返答待ちなど、関係各所との密な連携が必要です。
    しかし説明会や面接、入社後のフォローなど、様々な業務がある中で、丁寧なメール対応の優先順位が低くなっている採用担当の方の多いのではないでしょうか。

    メールの管理ができていないと…?

    メールが適切に管理できなかった時の問題として、まず考えられるのが応募者からのメールへの対応遅れです。それによって具体的にどのような不具合が生じるのでしょうか?

    企業イメージの悪化

    新着メールの管理がきちんとできないと、受信ボックスが不要なメールで溢れ、応募者からのメールにすぐに気づけないことがあります。また、面接予定日のダブルブッキングや、送信漏れなどのミスが発生する可能性も高まります。
    近年では、企業のクチコミをまとめた求人サイトの活用も一般的であり、選考過程のミスや不手際は、応募者間ですぐに広まります。
    企業イメージの悪化から内定辞退率のアップなど深刻な事態に陥ることもあり得るでしょう。

    機会損失につながる

    メールの対応が遅れれば、内定者のなかにはしびれを切らし、他社に乗り換える人も出てくるでしょう。一刻も早く次のステップに進みたいと考える応募者の心理を考えると、これは当然です。対応が遅れるほど辞退される可能性が高まります。せっかく優秀な人材を確保できたと思ったのに、メール管理ができていないために逃してしまうこともあるのです。

    採用部門の負担増加

    採用業務だけに携わる専任の担当者を置ける企業は、そう多くないのではないでしょうか。特に中小企業の場合、採用業務だけでなく、さまざまな業務を兼任していることが多いのが現状です。なかには採用部門を担当するのが自分一人だけという担当者もいることでしょう。そんな方にとっての悩みが業務の負担増加です。
    採用業務が忙しくなるのは春から夏の新卒採用の時期で、それ以外はそれほど忙しくないという誤ったイメージを持たれることもあります。しかし、企業によっては説明会から面接、内定者の研修、さらにインターンシップなど年間を通して並行しながら進める場合もあります。

    また、採用担当者の業務は応募者への対応だけではありません。社内の面接担当者との日程調整や、求人媒体業者とのやり取りなど、やるべきことは多岐にわたります。
    採用難が続く今、採用担当者の負担増加が問題視されています。

    対応品質の悪化

    人材不足から、経験の浅い新人が任せられることもあるでしょう。メール対応の仕方など、社会人として最初に覚えるべきマナーではありますが、経験の少ない新人の段階ではミスが発生することも考えられます。
    しかし、相手は社内の人間ではなく自社への入社を検討している応募者なので、万が一返信メールに不備があった場合には大きな不信感につながり、最悪辞退にもつながる場合もあります。少しでも不安を覚えるような企業には応募者も入社をためらってしまうため、メール対応の品質は重要視した方が良いでしょう。

    メール対応業務の管理ポイント

    採用活動におけるメール対応重要性を確認したところで、次にどのようにすれば適切な管理ができるのかを考えてみましょう。

    フォルダをうまく活用する

    採用メールといってもその内容はさまざまです。新卒採用もあれば中途採用もありますし、説明会への問い合わせ、面接の日程調整など多岐にわたります。それらの異なる内容のメールを見落としなく管理するには、フォルダを上手に活用することが大切です。

    メールを内容ごとや、未対応・対応中・対応済みなど対応状況ごとにフォルダ管理することによって、目的のメールを探し出す時間が大幅に削減できます。たとえば目的のメールを探すのに1日5分かかっていたのであれば、その時間が半分になるだけで年間を通じて10時程の削減になるでしょう。それだけの時間があれば、より有意義な業務に時間を回せます。

    また、メールをフォルダ管理すると、他の社員とのやり取りもスムーズになります。共有フォルダをオンラインストレージやサーバー上に置き、関係者が自由に利用できるようにすることで、採用業務の関係者全員の時間効率化につながるでしょう。

    ただし、メールをフォルダ管理するにはいくつかコツがありますので、基本的なポイントを押さえておくことが大切です。

    フォルダ名を明確にする

    まず、メールを仕分けるためにルールを設定する必要があります。関係者がそれを見てすぐ内容が推測できるようにフォルダ名を工夫することが大切です。また、メールタイトルだけでは詳細が分からないものは、日付や内容をファイル名として管理する必要もあるでしょう。

    フォルダの階層に上限を設ける

    あまりフォルダの階層が複雑になりすぎると、かえって目当てのメールを探し出すのに時間がかかってしまいます。フォルダを用件ごとに分けて、3層までなど階層に上限を設ける対策を行うと良いでしょう。

    定期的なバックアップとメンテナンス

    さらに、忘れてはならないのがバックアップです。もし応募者からのメールが失われてしまったら優秀な人材を失うことにもつながります。必要なメールは定期的にバックアップをし、もしもの事態に備えておきましょう。
    また、定期的なメンテナンスも大切です。ルールを決めてその通りに分類して管理しているつもりでも、時間が経つうちに余計なフォルダが増えることも考えられます。作業が効率良くできるように、定期的に整理整頓しましょう。

    テンプレートを作成・共有する

    採用関連のメールでは、決まりきった文言や表現、形式を使用する頻度が高いです。メール1通ずつすべて一から作るのは時間の無駄になるため、テンプレートで対応できる部分はあらかじめテンプレートを作成し、関係者で共有しておきましょう。

    採用後の必要な手続きの案内もメールで知らせることが多くなります。そのような情報に誤りがあってはいけないので、テンプレートで誰が対応しても同じ内容になるようにしておくことが重要でしょう。
    一度テンプレートを作成して事前に登録しておけば、次回からはすぐに必要なテンプレートを呼び出して使えるため、時間の大幅な節約につながります。

    メール業務に集中する時間設ける

    様々な業務が発生する採用活動において、担当者が応募者からのメールが届いても即座に対応できないのは仕方がありません。しかし、業務の間のスキマ時間にメール対応しようとすると、集中力を阻害してミスを生む要因を増やすことにもなります。可能ならば、「○時から○時はメール対応の時間」と決め、他のことをせずにそれだけに集中するというようなルール作りができれば理想です。

    メール共有・管理システムを活用する

    メールを関係者で共有することは、対応遅れなどを防ぐ上で大きな効果が期待できます。しかし、一般的なメールソフトの共有機能では、共有可能な人数に制限が少なかったり、セキュリティの堅牢性が十分でなかったりなど、ビジネス上で使うには不十分な場合もあります。
    特に扱うメールの量が多い企業では、フリーメールソフトでは十分な管理ができるとは言い難いでしょう。応募者の個人情報を扱うので、セキュリティ面にも注意を払う必要があります。
    そこで提案したいのがメール共有・管理システムの導入です。

    メール共有・管理システムにもいろいろありますが、次章ではおすすめのシステムである「メールディーラー」をご紹介します。

    採用活動のメール対応にお困りなら「メールディーラー」

    メールディーラー」とは、株式会社ラクスの提供するメール共有・管理システムです。
    すでに6,000社以上の企業が導入しており、ビジネス上重要なメール管理の効率化を実現しています。

    メールディーラーの豊富な機能

    対応状況別で管理できる受信フォルダ

    メールディーラーの受信フォルダは、対応状況別で「新着」・「返信処理中」・「対応済」とフォルダに分かれており、メールの返信作業を進めると自動で移動します。
    まだ返信が終わっていないメールは、「新着」のフォルダを見れば一目で分かるので、対応漏れや対応遅れを防止することができます。
    また、タブの名称は任意で変更できるので、ある企業の人事部門では「応募書類受付」「一次面接日程調整」「二次面接日程調整」「最終選考」などと、選考段階ごとにフォルダを分けて使っています。

    テンプレート機能で最新の文面を共有

    メールディーラーにテンプレートを登録することで、いつでも全員が最新のテンプレートを使うことができます。Excelや別のツールで管理している場合、メール作成の都度、テンプレート集を開いてコピー&ペーストする必要があります。しかしメールディーラーでは、メール作成画面からテンプレートを呼び出すことができるので、スムーズに返信作業を進めることができます。
    また、キーワードなどの設定した条件を元に、適切なテンプレートをお勧めしてくれる推薦テンプレート機能は、テンプレートの数が膨大で探すのに手間がかかっている企業や、業務に慣れていない新人でも、素早く適切なテンプレートを見つけられるようになります。

    メールや電話はもちろん、LINEやチャットも一元管理

    採用活動ではメールだけでなく、電話やチャットなど、複数の窓口を使って応募者と連絡をとるケースがあります。最近は、若者の応募者に合わせてLINEを連絡手段としている企業も増えてきていますが、メールディーラーでは、メール・電話・LINE・チャットのすべてのやり取りを一元管理することができます。

    複数の窓口があると、連絡する側の応募者は便利ですが、対応遅れや見落としなどのリスクが高まることは先ほどお伝えした通りです。しかし、メールディーラーを使えばメールもLINEも一元管理できるため、そのようなリスクとは無縁になります。
    またLINEのトーク画面と似たデザインの画面なので、初めて触れる人でも直感的に操作することができます。

    まとめ

    今回は採用業務におけるメール対応についてお伝えしてきました。企業の機会損失を防ぐためにも大量のメールを適切に管理する重要性がおわかりいただけたかと思います。メールを管理するには、いろいろな方法が考えられますが、便利なのがメール共有・管理システムです。
    特にメールディーラーには、多彩な機能が搭載されているとともに、セキュリティ対策も万全なので、メール対応に困っている採用担当者様は一度検討されることをおすすめします。

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    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部

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