2022/01/24
採用活動を行う上で、「応募者への連絡」は非常に重要な役割を果たします。
その中でも、連絡回数が多く、企業としての印象を大きく左右するのが「メール」です。
もしメール対応がしっかりできていないと、企業の印象が悪化し、内定辞退が発生したり優秀な人材を採用できなかったりするなど、大きな機会損失にもつながります。
説明会や面接など様々な業務に追われる採用担当者のために、ここでは応募者へのメール対応を効率化するススメをお伝えします。
採用業務においてメール管理が煩雑化する理由
企業規模にもよりますが、採用業務は担当者数人で数十～数百人の応募者に対応しなくてはなりません。そのため、効率化を進める必要がありますが、現状の採用業務にはいくつかのボトルネックがあります。具体的には、以下の通りです。
コミュニケーションが多い
優秀な人材を確保するためには、迅速なメール対応が欠かせません。
一般的に、応募から採用までの流れは、「採用計画」「求人広告の作成」「求人開始」「応募」「履歴書の受付」「書類選考」「面接」「内定」「採用」です。
この流れの中でどれくらいのコミュニケーションが発生するのでしょうか。面接日時の設定を例に見てみましょう。
①採用担当者が面接官と会議室の予定を調整し、面接候補日を応募者に伝える
②応募者が希望の日時を返信する
③面接日時確定の連絡をする
このやり取りを面接に進む応募者全員と行うため、採用担当者は毎日大量のメールを捌くことになります。さらに、求人広告代理店や人材紹介会社の営業担当、社内で面接を行う管理職など、様々な人とコミュニケーションを取りながら業務を進める必要があります。
コミュニケーションツールの多様化
近年、メール以外にもチャット、社内SNS、グループウェアなど多様化しています。昨今の新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワークの導入が進み、オンラインでの面接や説明会等、新しいコミュニケーション手段としてそれらのツールを使う企業が増加しています。
しかし、コミュニケーションツールが増えることは、応募者の要望に柔軟に対応できるメリットがある半面、デメリットも少なくありません。その中でも大きいのは、管理の煩雑化です。
ツールの数だけ管理すべきシステムが増え、様々な管理画面を行き来しながら応募者とやりとりを行うことになります。
採用手段の多様化
従来は求人サイトへの掲載やハローワークの利用が一般的でしたが、最近では、「人材紹介サービス（転職エージェント）」「自社サイト」「SNSを使ったソーシャルリクルーティング」など、採用手段の多様化が進んでいます。
採用手段の多様化は、企業にとってもより多くの応募者に出会えるメリットがあります。しかし、採用手段が増え、管理すべきツールが増えることで、採用担当者の負担が増加してしまいます。
また、自社サイトやソーシャルリクルーティングは、企業側から応募者へのアプローチが必要です。求人サイトであれば、応募者からのメールにだけ対応していればよかったものが、企業側から発信するケースが増えるため、これまで以上にコミュニケーションの管理が煩雑化してしまうのです。
メールの管理ができていないと…
メールが適切に管理できなかった時の問題として、まず考えられるのが応募者からのメールへの対応遅れです。それによって具体的にどのような不具合が生じるのでしょうか。
企業イメージの悪化
新着メールの管理がきちんとできないと、受信ボックスが不要なメールで溢れ、応募者からのメールにすぐに気づけないことがあります。また、面接予定日のダブルブッキングや、送信漏れなどのミスが発生する可能性も高まります。
近年では、企業のクチコミをまとめた求人サイトの活用も一般的であり、選考過程のミスや不手際は、応募者間ですぐに広まります。
企業イメージの悪化から内定辞退率のアップなど深刻な事態に陥ることもあり得るでしょう。
機会損失につながる
メールの対応が遅れれば、内定者のなかにはしびれを切らし、他社に乗り換える人も出てくるでしょう。一刻も早く次のステップに進みたいと考える応募者の心理を考えると、これは当然です。対応が遅れるほど辞退される可能性が高まります。せっかく優秀な人材を確保できたと思ったのに、対応不備のために取り逃がしてしまうこともあります。
採用部門の負担増加
先述した通り、近年コミュニケーションツールや採用手段が多様化している関係で、採用における管理業務が煩雑化しやすいといえます。そのため、管理の煩雑化により引き起こされるトラブルも懸念されるでしょう。
具体的には、「面接のダブルブッキング」「会議室の予約漏れ」「不合格者に合格のメールをしてしまう」などです。
これらのトラブルが起きれば、採用担当者は通常業務に加え、トラブル対応にも当たる必要が生まれ、さらに業務負担が増加してしまいます。連絡手段や採用手段の多様化は多くのメリットを生みますが、単に導入するだけでは意味がありません。ツールの導入に合わせ、業務のやり方も変えていかなければならないのです。
対応品質の悪化
人材不足から、経験の浅い新人が任せられることもあるでしょう。メール対応の仕方など、社会人として最初に覚えるべきマナーではありますが、経験の少ない新人の段階ではミスが発生することも考えられます。
しかし、相手は社内の人間ではなく自社への入社を検討している応募者なので、万が一返信メールに不備があった場合には大きな不信感につながり、最悪辞退にもつながる場合もあります。少しでも不安を覚えるような企業には応募者も入社をためらってしまうため、メール対応の品質は重要視した方が良いでしょう。
メール対応業務を効率化するポイント
採用活動におけるメール対応重要性を確認したところで、次にどのようにすれば適切な管理ができるのかを考えてみましょう。
フォルダをうまく活用する
採用メールといってもその内容はさまざまです。新卒採用もあれば中途採用もありますし、説明会への問い合わせ、面接の日程調整など多岐にわたります。それらの異なる内容のメールを見落としなく管理するには、フォルダを上手に活用することが大切です。
メールを内容ごとや、未対応・対応中・対応済みなど対応状況ごとにフォルダ管理することによって、目的のメールを探し出す時間が大幅に削減できます。たとえば目的のメールを探すのに1日5分かかっていたのであれば、その時間が半分になるだけで年間を通じて10時程の削減になるでしょう。それだけの時間があれば、より有意義な業務に時間を回せます。
また、メールをフォルダ管理すると、他の社員とのやり取りもスムーズになります。共有フォルダをオンラインストレージやサーバー上に置き、関係者が自由に利用できるようにすることで、採用業務の関係者全員の時間効率化につながるでしょう。
ただし、メールをフォルダ管理するにはいくつかコツがありますので、基本的なポイントを押さえておくことが大切です。
フォルダ名を明確にする
まず、メールを仕分けるためにルールを設定する必要があります。関係者がそれを見てすぐ内容が推測できるようにフォルダ名を工夫することが大切です。また、メールタイトルだけでは詳細が分からないものは、日付や内容をファイル名として管理する必要もあるでしょう。
フォルダの階層に上限を設ける
あまりフォルダの階層が複雑になりすぎると、かえって目当てのメールを探し出すのに時間がかかってしまいます。フォルダを用件ごとに分けて、3層までなど階層に上限を設ける対策を行うと良いでしょう。
テンプレートを作成・共有する
採用関連のメールでは、決まりきった文言や表現、形式を使用する頻度が高いです。メール1通ずつすべて一から作るのは時間の無駄になるため、テンプレートで対応できる部分はあらかじめテンプレートを作成し、関係者で共有しておきましょう。
採用後の必要な手続きの案内もメールで知らせることが多くなります。そのような情報に誤りがあってはいけないので、テンプレートで誰が対応しても同じ内容になるようにしておくことが重要でしょう。
一度テンプレートを作成して事前に登録しておけば、次回からはすぐに必要なテンプレートを呼び出して使えるため、時間の大幅な節約につながります。
メール業務に集中する時間設ける
様々な業務が発生する採用活動において、担当者が応募者からのメールが届いても即座に対応できないのは仕方がありません。しかし、業務の間のスキマ時間にメール対応しようとすると、集中力を阻害してミスを生む要因を増やすことにもなります。可能ならば、「○時から○時はメール対応の時間」と決め、他のことをせずにそれだけに集中するというようなルール作りができれば理想です。
メール共有・管理システムを活用する
メールを関係者で共有することは、対応遅れなどを防ぐ上で大きな効果が期待できます。しかし、一般的なメールソフトの共有機能では、共有可能な人数に制限が少なかったり、セキュリティが十分でなかったりなど、ビジネス上で使うには不十分な場合もあります。
特に扱うメールの量が多い企業では、フリーメールソフトでは十分な管理ができるとは言い難いでしょう。応募者の個人情報を扱うので、セキュリティ面にも注意を払う必要があります。
そこで提案したいのがメール共有・管理システムの導入です。
メール共有・管理システムにもいろいろありますが、次章ではおすすめのシステムである「メールディーラー」をご紹介します。
採用活動のメール対応にお困りなら「メールディーラー」
「メールディーラー」とは、株式会社ラクスの提供するメール共有・管理システムです。
すでに8,000社以上の企業が導入しており、ビジネス上重要なメール管理の効率化を実現しています。
メールディーラーの豊富な機能
対応状況別で管理できる受信フォルダ
メールディーラーの受信フォルダは、対応状況別で「新着」・「返信処理中」・「対応済」とフォルダに分かれており、メールの返信作業を進めると自動で移動します。
まだ返信が終わっていないメールは、「新着」のフォルダを見れば一目で分かるので、対応漏れや対応遅れを防止することができます。
また、タブの名称は任意で変更できるので、ある企業の人事部門では「応募書類受付」「一次面接日程調整」「二次面接日程調整」「最終選考」などと、選考段階ごとにフォルダを分けて使っています。
テンプレート機能で最新の文面を共有
メールディーラーにテンプレートを登録することで、いつでも全員が最新のテンプレートを使うことができます。Excelや別のツールで管理している場合、メール作成の都度、テンプレート集を開いてコピー＆ペーストする必要があります。しかしメールディーラーでは、メール作成画面からテンプレートを呼び出すことができるので、スムーズに返信作業を進めることができます。
また、キーワードなどの設定した条件を元に、適切なテンプレートをお勧めしてくれる推薦テンプレート機能は、テンプレートの数が膨大で探すのに手間がかかっている企業や、業務に慣れていない新人でも、素早く適切なテンプレートを見つけられるようになります。
メールや電話はもちろん、LINEやチャットも一元管理
採用活動ではメールだけでなく、電話やチャットなど、複数の窓口を使って応募者と連絡をとるケースがあります。最近は、若者の応募者に合わせてLINEを連絡手段としている企業も増えてきていますが、メールディーラーでは、メール・電話・LINE・チャットのすべてのやり取りを一元管理することができます。
複数の窓口があると、連絡する側の応募者は便利ですが、対応遅れや見落としなどのリスクが高まることは先ほどお伝えした通りです。しかし、メールディーラーを使えばメールもLINEも一元管理できるため、そのようなリスクとは無縁になります。
またLINEのトーク画面と似たデザインの画面なので、初めて触れる人でも直感的に操作することができます。
まとめ
今回は採用業務におけるメール対応についてお伝えしてきました。企業の機会損失を防ぐためにも大量のメールを適切に管理する重要性がおわかりいただけたかと思います。メールを管理するには、いろいろな方法が考えられますが、便利なのがメール共有・管理システムです。
特にメールディーラーには、多彩な機能が搭載されているとともに、セキュリティ対策も万全なので、メール対応に困っている採用担当者様は一度検討されることをおすすめします。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
