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ナレッジ共有ツール6つを徹底比較!
導入メリットから簡単な始め方まで

日付のアイコン2021/07/21
効率化ツール

従業員の持つ知識やスキル・ノウハウなどの情報を集約し、共有・管理するツールを「ナレッジ共有ツール」といいます。蓄積されたナレッジを活用することで、組織の強化や業務効率の改善、生産性向上といったさまざまな効果が期待できます。

この記事では、ナレッジ共有ツールを導入するメリットから、搭載機能、具体的なサービスまで詳しくご紹介します。

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この記事の目次

    ナレッジ共有ツールのメリット

    「ナレッジ共有ツール」は、従業員が習得した知識・技術・ノウハウを社内で共有管理するためのツールです。ExcelやWordによるマニュアル作成はナレッジの共有手法として一般的ですが、共有管理が難しく、データを蓄積するとファイルが重たくなり、作業効率の悪化やデータ破損のリスクが高まり、長期的なナレッジ共有には不適当です。

    近年ではICTを活用したナレッジ共有に特化したツールが数多くリリースされており、効率的にナレッジを共有管理できるだけでなく、長期的なデータ蓄積に耐えうる容量を完備しています。

    ここからは、ナレッジ共有ツールの主な機能とそのメリットについて詳しくご紹介します。

    リアルタイムで更新される

    ExcelやWordはファイル共有設定を行うことで、複数名で同時に編集作業が可能になります。しかし、各自が使いやすいようにローカルに保存してしまうため、更新が反映されず最新のナレッジを共有できないトラブルが多く発生しています。

    クラウド型のナレッジ共有ツールでは、全員の環境でリアルタイムに更新されます。端末を問わずアクセスすることができるので、訪問先やテレワークでも徹底したナレッジ共有が可能です。

    検索性に優れる

    ナレッジ共有ツールは検索機能が優れているものが多く、必要な情報へスムーズにアクセスできます。ファイル名だけでなく、本文内のキーワードや添付ファイルの内容まで検索できるツールもあります。

    ナレッジ共有ツール6つを徹底比較!

    ここからは、6つのナレッジ共有ツールの機能と特徴を詳しくご紹介します。

    Scrapbox

    Scrapboxは、「チームのための新しい共有ノート」というコンセプトのもと、チームメンバー間で膨大な数のデータやアイデアをリアルタイムで共有・管理することができるツールです。
    ScrapboxのページはWikipediaのように単語同士のリンクを通じてつながります。数千ページに及ぶ情報量になったとしても、ページ同士がリンクしているため分類や整理は不要です。カテゴリ毎にフォルダを構成する手間もなく、効率的なナレッジ共有が実現できます。

    また、操作が簡単で特別な知識が要らない点もメリットです。様々な従業員が操作する必要のあるナレッジ共有ツールにおいて、使いやすさに優れたScrapboxは導入もスムーズでしょう。

    esa

    esa.ioは「情報を育てる」という視点で作られた情報共有サービスです。特徴的なMarkdown方法での入力は見慣れないかもしれませんが、入力補助機能を活用することによって、後々検索しやすい文章を簡単に作成することができます。
    また、すぐに情報共有したい情報に関しては「WIP(書き途中)」として不完全なバージョンでも公開することができます。

    NotePM

    NotePMは、業務マニュアル・ノウハウ・議事録などの情報を、クラウド上で管理できるツールです。
    全文検索機能の他、階層化によるフォルダ管理、オンライン上で簡単に文章を作成できるテキストエディタ、高機能な文章テンプレート、自動更新に対応したバージョン管理、そして参照専用・ゲスト権限・グループといった柔軟なアクセス権限の付与など、ナレッジ共有を推進するさまざまな機能を備えています。

    Confluence

    Confluenceはミーティング議事録からプロジェクト計画書、製品要件書まであらゆるコンテンツを作成できるサービスです。
    ワークスペースではチーム同士が情報共有と共同作業を行うことが可能で、データ共有とコミュニケーションを効率化することができます。
    また、SNS機能ではチーム間の発言を促し、ナレッジ共有へのハードルを下げられます。テキストの共有のみならず、画像や動画などの添付も可能です。各クラウドストレージプラットフォームと連携を実現しているため、共有したナレッジを一元管理するのに最適でしょう。

    Teachme Biz

    Teachme Bizは、ナレッジ情報の作成・共有・管理を簡単かつシンプルに実現できるツールです。
    Teachme Bizの特徴である「多彩なトレーニング機能」は、業務マニュアルを学習教材として活用できます。
    受講の進捗を可視化してリアルタイムで確認できるため、ばらつきを無くして教育の標準化も可能です。その他にも、多人数・多拠点へのオペレーション変更の連絡も、タスク配信機能を活用することで漏れなく伝達できます。
    また、ユーザーごとに権限設定ができるので、セキュリティに優れている点も魅力です。

    Kibela

    Kibelaは、社内のコミュニケーションを活発化し、個人の発信を組織の力にするツールです。
    誰でも簡単に利用できるよう、洗練されたUIが採用されていて、Webサイトを利用する感覚でナレッジ共有ができます。また利用者の相互コミュニケーションを活発化させる仕組みが導入されている点も特徴的です。部署ごとに情報へのアクセス権限を設定することも可能で、セキュリティ管理も充実しています。

    メールの共有管理でナレッジ共有

    顧客と交わした過去のメール対応履歴やベテラン従業員が作成したメール文面などは、企業にとって重要なナレッジです。ここからはメールの共有管理がナレッジ共有に与える重要な影響と、メール共有管理をサポートするツールについてご紹介します。

    メールに含まれるナレッジ

    メールは単なる連絡ツールではなく、様々なナレッジを含んでいます。メール対応の履歴を共有管理することで、顧客対応事例や顧客情報、メールの書き方やマナーなど顧客対応に関する様々なナレッジを共有することがきます。

    メール共有ツール「メールディーラー」

    Mail Dealer(メールディーラー)

    株式会社ラクスの提供するメールディーラーは、クラウド型のメール共有ツールです。クラウド上に置かれた受信トレイを担当者全員で共有してメール対応を行うので、常にリアルタイムな情報共有が可能です。

    社内FAQ機能

    メールディーラーの「社内FAQ機能」では、メール対応業務で発生する問題とその対応方法をナレッジとして蓄積できます。 別システムでFAQを管理する必要なく、メールディーラー上で完結するので作業効率が改善するでしょう。

    対応履歴機能

    対応履歴機能」では、メール画面で送信元のメールアドレスをクリックすると、送信者との過去のやりとりが一覧表示されます。受信メール・送信メール・電話応対メモ・チャットなどすべての対応履歴が時系列で一覧表示されるので、顧客対応の事例として簡単に参照することが出来ます。

    対応履歴確認機能

    さらに、お客様がパソコンとスマートフォン等、異なるメールアドレスから問い合わせを行った場合や、やりとりの途中でメールアドレスが変更になった場合でも、紐づけて管理することができます。

    まとめ

    ナレッジの共有管理はそれ自体が目的ではなく、業務を効率化したり組織力を向上させたりすることが目的です。マニュアルの作成はもちろん重要ですが、時間と労力をかけ過ぎてしまっては本末転倒です。そこで、「メール」を共有することで、顧客対応に関するナレッジを簡単に共有することができます。
    ご紹介した「メールディーラー」ではメール業務に役立つ機能はもちろん、社内Q&A機能など、日々のメール業務で蓄積されたナレッジを有効活用することができます。
    ナレッジ共有の第一歩としてメールの共有管理を始めてみてはいかがでしょうか。

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    https://www.maildealer.jp/

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    メールディーラー通信編集部:J

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