メール共有・管理システム
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メール誤送信の対策をしたい

メール共有・管理システム「メールディーラー」でメールを一元管理することで個人情報漏えい防止につながり、
セキュリティが強化することで全員が安心して仕事に取り組める体制を整えることができます。

個人情報漏えいの防止策として、メールデータのダウンロードは管理者のみに制限をかけ、
アクセスログも取ることで情報の持ち出しの抑制を図ります。
厳しいように見えますが、体制をしっかりしておくことで個人情報が漏えいした際に、余計な疑いをかけずに済みます。

メールの誤送信対策として、送信確認画面でのチェックボックス表示機能や、ダブルチェックのフロー設定機能、
添付ファイルの自動暗号化機能など、人的ミスを防ぐための機能が充実しています。

課題1 誰でも個人情報を持ち出せる環境になっている

インストール型のメールソフトを使用している場合、メールデータが各パソコンに散在して、
誰でも簡単に個人情報を持ち出せる環境になってしまっています。

セキュリティや個人情報漏えい対策が年々厳しくなる中、メールソフトは盲点になっていませんか?
パソコンにデータを保存しない、クラウド上でのメール管理が主流になってきているのは
利便性だけでなくセキュリティ面でもメリットがあるからです。
もし個人情報が漏えいしたときに誰かを疑わずに済むように、未然に防ぐ仕組み作りが大切です。

メールディーラーで解決!

  • クラウド版メールツール
    クラウド版メールツール

    メールデーターを各パソコンに散在させることなく、しっかり管理・対策ができる。
  • アクセスログ
    アクセスログ

    誰がどのような操作をしたかログが残るので、個人情報漏えいを未然に抑制する。
  • IPアドレス制限
    IPアドレス制限

    外部からのアクセスを防ぐために、IPアドレスで制御をかける。
  • ダウンロード制限
    ダウンロード制限

    管理者以外はメールデータをダウンロードできないように操作制御かけ、個人情報漏えい防止。
  • 添付ファイルダウンロード制限
    添付ファイルダウンロード制限

    スタッフごとに添付ファイルのダウンロード権限を設定できる。
  • 顧客情報アクセス制限
    顧客情報アクセス制限

    顧客情報の閲覧権限がないスタッフにはメールアドレスなどの顧客情報を伏せることが可能。

課題2 外部からのウィルス感染を防ぎたい

年々、サイバー攻撃が増えていくなか、どのような対策ができるでしょうか。
件名や本文を巧妙に装うメールだと無意識にメールや添付ファイルを開封してしまいマルウェアに感染する事故が多発しています。

メール受信時に17段階のフィルターをかけウィルスやスパムメール判定し、迷惑メールフォルダに自動で振り分けるので、
危険なメールを見ることなく仕事に取りかかることができます。
添付ファイルは特に注意が必要なので拡張子を見て警告を出したり、
スタッフごとに添付ファイルのダウンロード制限をかけることも可能です。

メールディーラーで解決!

  • ウィルス・迷惑メール対策
    ウィルス・迷惑メール対策

    ウィルスやスパムメールを判定し、別フォルダに自動で振り分ける。
  • 危険なファイルを警告
    危険なファイルを警告

    jpgやpdfなどの拡張子が実際のファイルと表示で異なる場合や、不明な場合に警告表示。

課題3 宛先のアドレスや宛名、添付ファイルを間違えた

個人情報漏えいまでいかなかったとしても、宛名間違えや敬称のつけ忘れなどの
うっかりミスでも先方に失礼になることは防止策をとっておきたいところです。

よくあるケアレスミス「Toアドレス、宛名、添付ファイル」間違いを防ぐため、
送信確認画面で各項目ごとにチェックしないと送信できないように設定できます。

送信した後にメールの内容間違いに気付いた場合、15秒以内であればすぐ送信を止めることができます。

メールディーラーで解決!

  • 送信内容の最終チェック
    送信内容の最終チェック

    送信直前に必ず最終確認するように、チェックボックスを表示。
  • 送信キャンセル
    送信キャンセル

    送信完了後から15秒までは送信を取り消せます。

課題4 ダブルチェックのルールが徹底されない

課題3の送信内容のミスを防ぐには管理者や他のスタッフでダブルチェックするのが一番の対策になりますが、
ルールを作ったとしても守られないのはなぜでしょうか?
それは手間がかかる、ルール通りの運用をしなくてもわからない状況だからです。

例えば、チェック担当者が不在だと、確認に時間がかかり対応が遅れてしまうのでそのまま送ってしまいます。
その他によくあるルール「添付ファイルの暗号化」は、まずエクセルをzip化して、
別途パスワードのメールを送信しないといけないので、手間がかかりルールが曖昧になってきます。

メールディーラーで解決!

  • 承認フローの設定
    承認フローの設定

    メールを共有しているので、確認依頼や添削が簡単。ダブルチェックの運用ルールが浸透する。
  • 添付ファイルの自動暗号化
    添付ファイルの自動暗号化

    暗号化されたzipファイルに自動変換。パスワードは別メールにて自動送信。
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