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メール管理ソフトの違いとは
メリットから便利機能、代表的ソフトまで解説

メール管理ソフトの違いとは - メリットから便利機能、代表的ソフトまで解説

普段利用しているメール管理ソフト、自信をもって使いこなせていますか?種類や機能について理解を深めて、メール管理ソフトをさらに有効活用しましょう。

今回の記事では、メール管理ソフトの違いを、メリットや機能、代表的なソフトまで紹介します。良いソフトがあれば、ぜひ乗り換えも検討してみてください。

メール管理ソフトの種類

メールを管理するソフトについて、どのような種類があるのか、メリット・デメリットを含め詳しく解説します。

WEBメールとは?メリット、デメリットを紹介

WEBメールとは、インターネット上でメールの送受信ができるシステムのことです。GmailやYahoo!メールなどのことで、インターネットに接続できる環境であれば、ログインするだけでメールの確認ができます。

WEBメールのメリットはパソコンやスマートフォンなどのデバイスに関係なく外出先でも迅速な対応ができることです。しかしデメリットとして利用可能な容量に上限が設定されている点が挙げられます。

WEBメールのデータはクラウド上に保存されているため、ハードディスクの容量を圧迫されないのは便利な点ですが、特にビジネスで利用している場合、すぐにいっぱいになってしまうことが多いからです。

メールソフトとは?メリット、デメリットを紹介

メールソフトとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスごとにインストールされたソフトウェア(デスクトップアプリ)のことです。WEBメールのデータはローカルにないので、インターネット接続していないと確認できませんが、メールソフトを使っていればデバイス内にデータが保存されるので、インターネット接続ができない環境でも内容の確認や作成ができます。
保存先も個々の端末やサーバーとなるため、気付いたら容量不足でメールが削除されていた、といったリスクもありません。

ただし、利用できるデバイスが限られてしまうのがデメリットです。またデータがデバイス内に保存されているため、他のパソコンやスマホからメールの確認ができないこともデメリットでしょう。

便利な機能

ビジネスでメールを利用するとき、基本的な送受信のみを利用している人も多いのではないでしょうか。ここでは、業務を効率よく進めるための便利な機能を紹介します。

一斉送信

同じ内容を複数の宛先へ一度に送信したいとき、役に立つのが一斉送信機能です。
一斉送信とは、同じメールを特定のメールアドレスにまとめて送信できる機能です。一つ一つ送信するには時間がかかりますが、一斉送信を利用することで、時間の短縮や業務の効率化に繋がります。業務連絡や複数の宛先に共有しておきたい情報がある場合に利用すると便利です。

自動応答

自動応答とは、メールを受信したときに、自動で任意のメッセージを返信する機能です。長期休暇や少しの不在がある場合、それを伝えるメッセージを自動で返信することで、メールの確認に時間がかかることを送信者が理解してくれます。

自動転送

自動転送とは、職場のパソコンや特定のデバイスで受信したメールを、あらかじめ設定した他のアドレスへ自動で転送する機能です。休日に業務上のメールを確認したいときや、不在時にもメールの内容を把握しておきたいときでも、転送設定をしていればすぐに確認することができます。(WEBメールなら自動転送する必要はありません)

自動仕分け

自動仕分けとは、受信したメールを自動でフォルダ分けする機能です。取引先や社内のグループ、上司など、仕分け先としてアドレスを登録しておけば、用途に応じて確認できます。ビジネスメールでは毎日たくさんのメールが届き、それらを整理整頓しておかないと対応漏れなどのミスにも繋がってしまいます。自分宛てに送信されたメールをフォルダ分けすることで、重要な内容も見逃さなくなるでしょう。

自分宛てではなく、情報共有としてccなどで送られたメールを別にしておくのもおすすめです。優先順位による業務の効率化もでき、無駄な作業も省くことができます。

無料と有料の違い

メール管理ソフトには無料で利用できるものと有料で利用できるものがあります。

機能面では、無料版は必要最低限の機能しか利用できないことが多いです。特に容量の大きさは差があり、個人利用では問題の無い容量でも、ビジネスで利用するには足りないことがほとんどです。対する有料版では、容量も大きく、ビジネス向けの機能が多く備わっています。

また、広告においても、無料版はメール内にも広告が表示されてしまいます。ビジネスには向かないので、有料版の広告が出ないものを選びましょう。

そして、セキュリティ面は重要なポイントです。無料版ではログインや認証方法など、セキュリティ面でも最低限でしかないものが多くあります。ビジネスで利用するメールには機密事項も多く含まれますので、有料版を利用してセキュリティレベルを上げておくようにしましょう。

このように、基本的な機能は変わりませんが、有料版ではビジネスメール向きのオプションが使えたり、高い安全性が確保されています。個人での利用ならば無料のソフトで問題ありませんが、ビジネスで利用するのであれば、有料版を検討しましょう。

みんなの利用状況

では、実際にメール管理ソフトを利用している人たちは、どのような環境で利用しているのでしょうか。アメリカの「Return Path社」と「一般社団法人日本ビジネスメール協会」が発表した調査結果をもとに、詳しく解説します。

メールの閲覧環境

メールの閲覧環境は、2012年では「WEBメール」が37%と一番多く、次いで「デスクトップアプリ」が34%、「モバイルアプリ」が29%という結果が出ています。

2017年の結果では順位が逆転し、「モバイルアプリ」が一番多い55%にまで増加しています。続いて「WEBメール」が28%、「デスクトップアプリ」は一番低い16%となりました。スマートフォンやタブレットの普及に伴い、個人のデバイスを持つようになったことも要因でしょう。

メール管理ソフトのシェア

メール管理ソフトのシェアは、2012年のWEBメールでは「Yahoo!メール」が37%、次いで「Outlook」が29%、「Gmail」はわずか6%でした。しかし、2017年には1位が「Gmail」の59%となり、「Outlook」は18%、「Yahoo!メール」は5%という結果になりました。Yahoo!メールが経営不振やシステム障害などで激減した反面、ビジネスシーンで共有しやすいなどの理由からGmailが増加しています。

デスクトップアプリの結果では、2012年時点では「Outlook」が68%、「Apple Mail」が29%でしたが、2017年には「Apple Mail」割合を増やし50%、「Outlook」が41%と逆転しています。

ビジネスメールの確認頻度

業務中にメールの確認をおこなう頻度は、「一日10回以上」の回答が一番多く、43.74%となりました。続いて「一日4~9回」が30.68%、「一日に2~3回」が20.88%、「一日1回」が2.67%です。ビジネスでメールを利用している人の多くが、毎日頻繁に確認をしているのがわかります。

ビジネスメールの送受信数平均

一日に送信するビジネスメールの平均数は「11.59通」であり、受信メールは「34.30通」となり受信数の方が多くなりますが、迷惑メールフィルターなどが進化したことで、受信メールの数は年々減少している傾向にあります。また、送受信の数は役職が上がるごとに多くなっています。

ビジネスメールの返信時間や作成時間

メールの返信について、返信が遅いと感じる時間については「一日以内」が33.97%となり、最も多い結果となりました。次いで「二日以内」が17.21%、「一時間以内」が9.53%となっています。至急の内容などは電話などが望ましいですが、メールを返信する際には、遅くても当日以内にしておいた方がよいでしょう。

代表的なメール管理ソフト

ここからは高いシェア率を誇る代表的なメール管理ソフトを紹介します。

Gmail(WEBメール)

GmailはGoogleが提供しているWEBメールサービスです。世界で多くのシェア率を誇っており、無料でも15GBと上限が高いのも特徴です。

独自の機能としてアドレスに任意の文字列を追加して受信専用にできる機能や、既読のメールをアーカイブとして別に保存しておける機能があります。また、メールの振り分け機能として「ラベル」を付けることができ、一つのメールに複数のラベルを付けて管理することができます。

Yahoo!メール(WEBメール)

Yahoo!メールはYahoo!が提供しているWEBメールサービスです。無料版では10GBまでの利用ですが、プレミアム会員になれば無制限で利用することができます。

特徴として、スパムなどの迷惑メールを自動でフィルタリングしてくれる機能、イメージブロックとしてHTML画像を非表示にする機能があります。デザインも感覚的に操作することができ、長く愛用しているユーザーも多いようです。

Outlook(メールソフト)

Outlookはパソコンにインストールするタイプのソフトウェアです。高いシェア率を誇るWindowsのMicrosoft社が提供しているため、多くの人が使い慣れているタイプのインターフェイスではないでしょうか。もとは業務管理ソフトとして開発されており、メールソフトとしてだけでなく、社員のスケジュール管理、情報共有やグループ内でのSkype会議など、ビジネスで利用するにはとても便利な機能が備わっています。

Outlook内でのファイル共有も可能なので、効率的に業務を進めることができます。

Thunderbird(メールソフト)

ThunderbirdはFirefoxブラウザを開発したMozillaFoundationが提供しているフリーのメールソフトです。わかりやすいインターフェイスで感覚的に利用でき、メール本文に「添付」などの文字があった場合、添付忘れを指摘する機能があります。豊富なデザインから自由なテーマにカスタマイズできるので、ユーザーごとにさまざまなデザインを楽しむことができます。

WEBブラウザのようにメールをタブで表示し、複数のメッセージを一度に開いたり素早く切り替えをおこなったりと、メール作業のストレスが大きく軽減されています。

まとめ

毎日のビジネスになくてはならない電子メール。電子メールにはたくさんの種類があり、それぞれにメリットや備わっている機能が異なります。自分が日頃利用しているメールの機能を改めて確認し、業務の効率化に役立てましょう。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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