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メール管理ソフト《無料vs有料》
ビジネス利用ではどちらを選ぶべき?

日付のアイコン2020/04/24
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効率化ツール

メール管理ソフトとは、メールの基本的な機能が使えるソフトウェアのことを指します。メールの送受信はもちろん、アドレス帳の管理やスケジュール機能、転送機能などが搭載されていることが多いです。

そんなメール管理ソフトは、“無料”と“有料”のどちらを選ぶべきなのでしょうか。また、無料ソフトと有料ソフトには、どのような違いがあるのでしょうか。
本記事ではメール管理ソフトの基本知識から、無料ソフトと有料ソフトで、どのくらい機能に差があるかなどをご紹介します。

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この記事の目次

    メール管理ソフトでは何ができる?

    メール管理ソフトとは、メールを使う上で基本的な機能を備えたソフトウェアのことを指します。別名、「メーラー」とも呼ばれ、主に下記のような機能を搭載しています。

    ソフトによってはさらにカレンダー、スケジュール、フォルダ仕分け機能などが搭載されているものもあります。

    メール管理ソフトの種類

    メール管理ソフトは大きく2つに分けられます。それが「メールソフト」と「Webメール」です。ここではそれぞれの特徴と代表的なソフトをご紹介します。

    メールソフト

    「メールソフト」とは、端末にソフトをインストールして使用する「オンプレミス型のメール管理ソフト」です。
    一度インターネットに接続しメールを受信すれば、オフラインでもメールを確認できます。また、初期設定を行えば、ログイン時にIDやパスワードを入力しなくても使用ができます。

    メールデータは端末自体に保存されるため、他の端末で確認することはできません。そのため、自宅や外出先でメール対応業務をするためには、メールソフトをインストールしている端末から転送する必要があります。代表的なメールソフトとして、「Outlook」や「Thunderbird」などが挙げられます。

    Webメール

    Webメールは、ブラウザ上でメールの送受信を行う「クラウド型のメール管理ソフト」を指します。
    ブラウザ上でIDとパスワードを入力すれば利用できるので、ソフトをインストールする必要ありません。インターネット環境さえあれば、どこでも・どの端末でもメールが確認できます。
    また、Webメールによって、メールのストレージ容量が決められています。このストレージ容量に達すると、「保護」をしていない古いメールから自動で削除されてしまいます。
    代表的なWebメールである「Gmail」や「Yahoo!メール」は、ビジネス利用でも人気があります。

    無料ソフトと有料ソフトの差とは?

    メール管理ソフトには無料と有料のものがあります。
    ここでは、それぞれのメリット・デメリットについてご紹介します。

    無料のメール管理ソフト

    無料のメール管理ソフト(フリーメール)のメリットは、なんといっても「無料」で気軽に使える点です。
    しかし、有料のソフトに比べて機能性が乏しいことが多いです。個人がプライベートで使う分には無料のソフトでも問題ありませんが、ビジネス利用の場合は、管理に手間がかかってしまう可能性があります。
    特に、日々大量のメール対応する必要がある業種では、無料のソフトを使うことはおすすめできません。

    有料のメール管理ソフト

    有料のメール管理ソフトは、無料のソフトに比べて、ビジネスに便利なさまざまな機能が搭載されています。業種業態に応じてカスタマイズできる範囲も広く、自社の運用に最適なメール環境を整えることができるでしょう。
    デメリットは、初期費用やランニングコストなどの費用がかかることです。しかし、ビジネスの規模に合わせたプランが数種類用意されていることも多く、煩雑なメール管理が改善されるため、コストパフォーマンスはいいといえます。

    無料のメール管理ソフト5つ

    ここでは、代表的な無料のメール管理ソフトを5つご紹介します。

    Gmail

    Gmail(ジーメール)は、Googleが提供しているWebメールです。Googleアカウントでログインすれば、他のパソコンやスマートフォン、タブレットなどにインストールしたGmailと同期して使うことができます。
    世界中で15億人以上(2019年10月現在)の人たちに使われていて、かゆいところに手が届くような機能を数多く搭載しているのが特徴です。また、Googleの他システムと連携することができるため、Gmail上から無料のWeb会議ツールであるGoogle Meet(グーグルミート)を立ち上げることができます。

    Outlook

    Outlook(アウトルック)は、マイクロソフトが提供しているメールソフトです。Windowsに最初からインストールされているので、そのまま使っているユーザーが多いのも特徴です。
    マイクロソフトのサービスとも連携することができ、予定表と一緒にメールを管理することができます。また、会社にMicrosoft Exchange Serverが入っていれば、グループウェアとしても活用することができます。機能が豊富なOutlookですが独自の仕様も多く、他のメールソフトからのメールを受信したとき、文字化けするようなことも見受けられます。
    なお、Outlookはインストール型のメールソフトですが、WebメールタイプのOutlook.comも提供されています。

    Thunderbird

    Thunderbird(サンダーバード)は、Webブラウザ「Firefox」を開発しているMozillaが提供しているメールソフトです。学習型の迷惑メールフィルタリングやフィッシング詐欺アラームなどが搭載されており、メールのセキュリティ対策に力を入れているのが特徴です。

    他のメールソフトからアドレスなどのデータを簡単に移行できる「インポート」機能や、GmailなどのWebメールを取り込む機能も備えています。そのため、複数のメールアドレスをThunderbirdで一元化して管理することができます。

    Sylpheed

    Sylpheed(シルフィード)は、オープンソースで開発されたシンプルかつ高機能なメールソフトです。「メールフォルダのツリー」「メール一覧」「メールのプレビュー」という標準的な3ペインのインターフェイスを持っています。
    Sylpheedの最大の特徴は、受信メール1通を1つのファイルとして保存していることです。もしパソコンのハードディスクにトラブルが生じてファイルが破損したり、誤ってファイルを削除したときでも、すべてのメールがなくなるといった事態を防ぐことができます。
    メールファイルを単独で保存し、他のパソコンでそのメールの内容を確認するといったことも可能です。

    nPOPQ

    nPOPQ(エヌポップ)は、坂本起也氏が開発したメールソフトで、ファイルサイズは276KBで超軽量型です。USBメモリーなどに入れて外出先で利用することも可能です。機能はシンプルですが、メールの送受信やアドレス帳の保持など、最低限必要な作業は十分行うことができます。
    特徴は、メールサーバー上にあるメールを閲覧できることで、必要のないメールはサーバー上で削除してからメールを落とすような使い方ができます。また、nPOPQではサーバー上のメールチェックだけを行い、メールの管理は別のメール管理ソフトで行うといった使い方も便利そうです。

    無料ソフトの機能性を上げる裏技(Gmail・Outlook)

    無料のメール管理ソフトは有料のものと比べると機能性は劣りますが、設定やショートカットキーなどの裏技を駆使することで機能面を補うことが出来ます。この裏技を知っているだけで無料のメールソフトでも、グッと使い勝手がよくなるでしょう。

    Outlookの裏技

    これからご紹介するOutlookの裏技は、毎日大量のメール対応に追われる方に役に立つ情報です。ほんの数秒ほどの短縮であっても、毎日の積み重ねで大きな業務効率化へとつながります。

    メール作成にかかる時間を短縮する

    メールで文章を作成する際に「よく使う文章」というのがあると思います。取引先へのメールであれば「いつも大変お世話になっております」などはよく使用するフレーズでしょう。このようなフレーズは、定型文として登録しておくととても便利です。
    下記の手順でこのフレーズを登録しておけば、いつでもショートカットキーで呼び出して使うことができます。

    1. メールの新規作成を開く
    2. 定型文にしたい文章を打ち込み、範囲選択をする
    3. 「挿入」を選択する
    4. 「クイックパーツ」を選択する
    5. 「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択する
    6. 「名前」に登録した定型文を表示する際の単語を入力する
    7. 「OK」を選択して定型文の登録が完了

    メール検索にかかる時間を短縮する

    メールでやりとりをする中で、過去の内容を遡って確認することはよくあります。
    メール検索をする際に、キーワード検索では思うように目当てのメールを確認できないことはありませんか?
    似たようなメールが大量に検索にヒットしてしまい、結局ひとつひとつ確認したり、送信日時や宛先を確認したりと、手間と時間がかかってしまいます。
    そこで、メール検索設定をカスタマイズしておくことで、検索の手間を軽減することができます。
    下記の手順で、メール検索の条件を絞り込めるよう設定しておきましょう。

    1. 「検索」を選択する(検索がない場合は、Ctrl+Eで表示されます)
    2. 「+詳細」を選択する
    3. メニューから検索条件を選択し「件名」を選ぶ
    4. 絞り込みたいキーワードを入力する

    以上の手順で「件名」に指定したキーワードが入っているメールを検索することができます。
    さらに、メニューから検索条件を選択する際に「件名」に加え「差出人」も選ぶ事で2つの条件で検索をかけることも可能です。メールの検索が簡単になれば、これまでの作業時間を大幅に短縮することができるでしょう。

    Gmailの裏技

    Gmailで、特にビジネスシーンに役立つ裏技をご紹介します。

    メールにラベルを付けて管理する

    Gmailでは、受信メールに「ラベル」をつけて管理することができます。
    ひとつのメールに対して複数のラベルをつけたり、ラベルによって階層や色を変えたりすることができるので、自社の運用に合わせて細かくカスタマイズできます。さらにフィルタ設定でラベルの付与を自動化することも可能です。

    メールの送信を取り消す

    Gmailでは、一度送信をしたメールを取り消す機能があります。取り消し作業が有効になる時間を送信後、5秒、10秒、20秒、30秒のいずれかを選択することができます。送信後に画面左下に「メールを送信しました」と表示され、「取り消し」か「メッセージの表示」を選択することができます。
    送信を取り消したい場合は「取り消し」をクリックすると送信したメールを取り消すことができます。
    宛先を間違えてしまったときや、添付ファイルの選択ミスなど、セキュリティ対策として有効です。

    複数人にメールを自動で転送する

    Gmailには、届いたメールを自動で複数の人に転送する機能があります。
    複数名でメールを共有しておけば、担当者が不在でメールチェックや返信ができない時でも、他のスタッフが代理対応できるようになります。
    また対応状況を共有しておくことで、メールの対応漏れなども防ぐことができます。

    ビジネス利用にはどちらがいい?

    先述した通り、個人で利用する場合は無料ソフトでも、問題なく使えることができるでしょう。また、最低限のセキュリティ対策も行われています。
    しかし、ビジネスで利用する場合は、有料のメール管理ソフトを検討した方が良いでしょう。その理由について、詳しくご紹介します。

    セキュリティ対策レベル

    無料ソフトでも、セキュリティ対策は行われてはいます。
    しかし、ビジネスでは多くの個人情報や取引情報を扱います。そのため、無料ソフトで施されているよりも、一段階上でのセキュリティ対策が施されているソフトを選ぶことがおすすめです。

    有料ソフトの中には、メールのバックアップなどを行ってくれるものもあります。誤操作でメールを消去してしまっても、バックアップがとられていると安心です。

    ストレージ容量

    無料ソフトは、ストレージ容量に制限を設けています。それでも10GB~15GBほどの容量があれば、個人利用では問題ないでしょう。

    しかし、ビジネス場面では毎日数百件のメールを受信することも珍しくありません。そのため、無料ソフトのストレージ容量ではすぐにいっぱいになってしまいます。

    有料ソフトは、ビジネスでの利用を想定した大容量のストレージを備えています。

    広告表示

    無料のメール管理ソフトでは、画面に広告が表示されることが多いです。

    この広告は、有料のメール管理ソフトには表示されません。些細なことに感じるかもしれませんが、少しでも快適に使えるソフトを選ぶのがおすすめです。

    以上の理由から、ビジネス利用するメール管理ソフトは「有料」のものがおすすめです。特にECサイトなど、毎日大量の問い合わせメールに対応する必要がある企業は、有料ソフトを使うことで、顧客満足度の向上や業務効率の改善を期待できます。

    メール管理ソフトを選ぶ前の準備

    有料のメール管理ソフトは様々なベンダーから提供されていますが、一般的に広く使われることを目的とした無料のメールソフトと異なり、搭載機能やスペックが大きく変わってきます。
    メール管理ソフトを選ぶ前に現状を整理しておき、必要な機能や容量を満たしているソフトを選ぶようにしましょう。

    現状の課題を明確化する

    まずは、自社が抱えるメール管理の課題を明確にしておくことが必要です。
    大量のメールを分かりやすく振り分けたい、複数人でメールを一元管理したい、外出先からもメールの送受信をできるようにしたいなど実際にメール対応を行う社員の声を集め、メール管理ソフトの導入でどう解決したいのか洗い出しを行いましょう。

    セキュリティ対策を確認する

    やり取りするメールの内容によって、強化すべきセキュリティ対策が異なります。
    ウイルスメールやスパムメールを自動的に迷惑メールフォルダに振り分ける機能の有無や、脆弱性対策のアップデート頻度など、自社にとって必要なセキュリティ対策を確認しておきましょう。
    添付ファイルを開くだけで、マルウェアに感染してしまうスパムメールも存在します。スパムメールはセキュリティソフトを入れていてもチェックできず、すり抜けてしまいます。日常的に添付ファイルのやり取りが多いのであれば、添付ファイルに特化したセキュリティ対策が用意されているメール管理ソフトを選ぶことが大事です。

    保存容量を確認する

    有料のメール管理ソフトであれば、メールの保存容量が極端に少ないものはありません。しかし、複数の人が大量のメールを受信していると、いつの間にかストレージ容量が一杯になってしまう場合もあります。ビジネスシーンにおいて、「ストレージ容量が一杯になって取引先やお客様からのメールが受け取れない」といった事態はあってはならないことです。そのため、事前に自社で扱うメールの通数を把握しておきましょう。
    社員数の増加や事業の拡大などで保存容量を増やせるかどうかもチェックしておきたいポイントです。

    ビジネスでおすすめのメール管理ソフト

    メールディーラー

    ビジネスでの利用は、有料のメールソフトがおすすめですが、種類が多く悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ここでは、その中からおすすめのメール管理ソフトである「メールディーラー」についてご紹介します。

    メールディーラーとは

    「メールディーラー」は、チームで分担してメール対応を行う業務のために開発されたクラウド型のメール共有システムです。企業の代表アドレスの管理や、ECサイトの問い合わせ対応、カスタマーサポートなど、幅広い分野で利用されています。メールの対応進捗状況をリアルタイムでチーム全体に共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。
    ここではメールディーラーの機能の一部をご紹介します。

    ステータス管理機能

    スタッフがそれぞれ個人のメール管理ソフトで対応をしていると、「誰がどのメールに対応したのか分からない」「どのメールが対応済みなのか分からず、重複対応してしまった」「誰かが返信していると思っていたら、誰も対応していなかった」などのミスが起こる可能性があります。

    メールディーラーのステータス管理機能は、メールが今どんな対応状況にあるか一目で分かる機能です。受信したメールが「新着」→「返信処理中」→「対応完了」と自動で遷移するので、リアルタイムにメールの状況を把握することができます。また、返信中のメールにはロックがかかるため、重複対応になることもありません。

    ステータス管理機能

    対応履歴確認機能

    メールディーラーでは、送信元アドレスをクリックするだけで、受信・送信メール、電話応対メモ、チャット履歴を時系列で一覧表示することができます。これまでのやり取りがすぐに把握できるので、担当者が変わってもスムーズに対応可能です。

    対応履歴確認機能

    また、顧客情報に複数のアドレスを紐づけて管理できます。スマホとパソコンなど、複数のメールアドレスを使って問い合わせをした場合でも、ひとりの顧客として紐付けて一覧表示することが可能です。

    安心のセキュリティ対策

    メールディーラーのアクセスはすべてSSL経由で行われています。SSLはインターネット上のデータを暗号化する仕組みで、データの漏洩を防止します。さらに定期的に脆弱性診断を行うことで、サイバー攻撃による被害を防ぎます。

    また、メールディーラーのサーバーは、すべて国内のデータセンターにあります。このデータセンターは震度7レベルの地震や火災にも耐えられるため、万が一の際にも安心です。代替機器も用意されているので、機器が故障した際にも迅速に復旧可能です。

    メールディーラーの導入事例

    株式会社山口油屋福太郎様

    株式会社山口油屋福太郎様は、業務用食品や外食資材卸、明太子・明太子関連製品の販売を行っています。100年以上の歴史があり、福岡の食を支え続けてきました。

    【導入前】
    2つの代表アドレスを使い「通常のメールソフト」と「Webメール」でそれぞれ受信していたそうです。最大5名のスタッフが、1日約50通のメールを返信していました。しかし「通常のメールソフト」は1台のパソコン、「Webメール」は1つのアカウントしかないため、作業効率が悪かったそうです。

    またメールのテンプレートをテキストファイルで管理していました。これを利用するためには都度別のブラウザを開き、コピー&ペーストをする手間がかかっていました。手間が多く、スタッフの負担が大きいことが課題でした。

    【導入後】
    メールディーラーを使えば、2つの代表アドレスをまとめて管理しつつ、スタッフ全員で同時に操作できるようになり、返信までにかかる時間を大幅に短縮できました。
    さらにメールディーラー内でテンプレートの管理が可能なため、わざわざ別画面を開いて、テンプレートをコピー&ペーストする必要がなくなり、業務効率が改善しました。
    メール作成時間を短縮できたことで、一人ひとりのユーザーに対してより丁寧なメールを送れるようになったそうです。

    さらに、プライバシーマークを取得している企業として、セキュリティ面も重要な課題でした。メールディーラーの「迷惑メール・ウイルス対策オプション」機能を使うことで、セキュリティも確保できるようになったそうです。
    ▼事例の続きを読む
    https://www.maildealer.jp/case/interview/fukutaro.php

    まとめ

    ビジネスにおいてメール業務は欠かせません。無料のソフトは費用を掛けることなく利用できることが何よりの魅力で、手軽に使えます。しかし、ビジネス利用においては機能面やセキュリティ面で不安が残ります。

    そのためビジネスで利用するなら、有料のメール管理ソフトがおすすめです。有料のメール管理ソフトは無料ソフトにはない、便利な機能があるのが魅力です。

    本記事でもご紹介したメールディーラーには、ビジネス利用に特化したさまざまな機能が搭載されています。無料トライアルもできるので、気になった方は一度お問い合わせください!

    ▼メールディーラーへのお問い合わせはこちら
    https://www.maildealer.jp/inquiry/

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

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    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

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