メール管理ソフトとは、メールの基本的な機能が使えるソフトウェアのことを指します。メールの送受信はもちろん、アドレス帳の管理やスケジュール機能、転送機能などが搭載されていることが多いです。
そんなメール管理ソフトは、“無料”と“有料”のどちらを選ぶべきなのでしょうか。また、無料ソフトと有料ソフトには、どのような違いがあるのでしょうか。
本記事ではメール管理ソフトとは何かという基本知識から、無料ソフトと有料ソフトで、どのくらい機能に差があるかなどをご紹介します。
この記事のまとめ
メール管理ソフトでは何ができる？
メール管理ソフトとは、メールを使う上で基本的な機能を備えたソフトウェアのことを指します。別名、「メーラー」とも呼ばれ、主に下記のような機能を搭載しています。
- メールの送受信
- アドレス帳の管理
- 転送機能
- HTMLメールの送受信
ソフトによってはさらにカレンダー、スケジュール、フォルダ仕分け機能などが搭載されているものもあります。
メール管理ソフトの種類
メール管理ソフトは大きく2つに分けられます。それが「メールソフト」と「Webメール」です。ここではそれぞれの特徴と代表的なソフトをご紹介します。
メールソフト
「メールソフト」とは、端末にソフトをインストールして使用するタイプです。
一度インターネットに接続しメールを受信すれば、オフラインでもメールを確認できます。また、初期設定を行えば、ログイン時にIDやパスワードを入力しなくても使用ができます。
しかし、メールは端末に保存されるため、ほかの端末では確認することはできません。そのため、自宅や外出先でメールを確認しようと思っても、メールの転送を行う必要があり、複数の端末でメールを確認することが多いという方にはおすすめできません。
代表的なメールソフトとして、「Outlook」や「Thunderbird」などが挙げられます。
Webメール
Webメールは、ブラウザ上でメールの送受信を行うソフトを指します。
ブラウザ上でIDとパスワードを入力すれば利用できるので、ソフトのインストールは必要ありません。インターネット環境さえあれば、どこでも・どの端末でもメールが確認できます。
しかし、使用するたびにIDとパスワードの入力を求められることが多いです。
また、Webメールによって、メールのストレージ容量が決められています。このストレージ容量に達すると、「保護」をしていない古いメールから自動で削除されてしまいます。
代表的なWebメールとして、「Gmail」や「Yahoo!メール」があげられます。
無料ソフトと有料ソフトの差とは？
メール管理ソフトには無料と有料のものがあります。
ここでは、無料と有料にはどんな機能の差があるのか、それぞれのメリット・デメリットについてご紹介します。
無料のメール管理ソフト
無料のメール管理ソフトのメリットは、なんといっても「無料」で使える点です。
無料であるため、気軽に使うことができます。
ただし、有料のソフトに比べて機能性が乏しいことが多いです。個人で使う分には無料のソフトでも問題ないでしょう。
しかし、ビジネスで利用する場合は、単にメールの送受信をするだけでは機能が足りないことも多いです。特に、日々大量のメール対応する必要がある業種では、無料のソフトを使うことはおすすめできません。
有料のメール管理ソフト
有料のメール管理ソフトは、無料のソフトに比べて機能が充実しています。無料のソフトにはない、ビジネスに便利なさまざまな機能が搭載されています。
例えば、無料のソフトの場合、メール管理は個人の端末で行います。そのため、メールのやり取りが共有できず、返信漏れや二重返信、返信遅れの原因となります。有料のソフトは、メールをまとめて一元管理できるものが多く、このような問題も起こりづらいといえます。
デメリットは費用がかかることです。しかし、ビジネスの規模に合わせたいくつかのプランが用意されていることも多く、煩雑なメール管理が改善されるため、コストパフォーマンスはいいといえます。
無料のメール管理ソフトの裏技
無料で利用できるメールソフトは、メールの送受信や簡単なフォルダ分けなどシンプルな機能のみのものが多く、有料のものと比べると機能性は劣ります。
ですが、無料のメールソフトならではの裏技的な使い方もあるのです。この裏技を知っているだけで無料のメールソフトでも、グッと使い勝手がよくなるでしょう。
有料のメール管理ソフトが注目されているとはいえ、まだまだ無料で使えるOutlookやGmailを利用している企業は多くあります。
ぜひ無料メール管理ソフトの裏技を駆使して、メール対応業務の効率UPを試してみてください。無料のメールソフトからはOutlook、無料のWebメールからはGmailのそれぞれ便利な裏技をご紹介します。
Outlookの裏技
これからご紹介するOutlookの裏技は、毎日大量のメール対応に追われる方にとっては役に立つ情報かもしれません。ほんの数秒ほどの短縮ではありますが、ひとつひとつの作業を数秒ずつ短縮することができれば、それは大きな業務効率UPへとつながります。
ぜひ、参考にしてみてくださいね。
定型文を登録する
メールで文章を作成する際に「よく使う文章」というのがあると思います。
取引先へのメールであれば「いつも大変お世話になっております」などはよく使用するフレーズでしょう。このようなフレーズは、定型文として登録しておくととても便利です。
下記の手順でこのフレーズを登録しておけば、いつでもショートカットキーで呼び出して使うことができます。
- メールの新規作成を開く
- 定型文にしたい文章を打ち込み、範囲選択をする
- 「挿入」を選択する
- 「クイックパーツ」を選択する
- 「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択する
- 「名前」に登録した定型文を表示する際の単語を入力する
- 「OK」を選択して定型文の登録が完了
よく使うフレーズをいくつか登録しておけば、簡単なメールの文章はすぐに作成することができます。
ほんの小さな工夫ですが、無料のメールソフトOutlookでの裏技です。
メール検索にかかる時間を短縮する
大量にメールのやりとりをする場合、過去のメールを遡って確認することもよくあります。メール検索をする際に、キーワード検索では思うように目当てのメールを確認できないことはありませんか？
似たようなメールが大量に検索にヒットしてしまい、結局ひとつひとつ確認することになったり、送信日時や宛先を確認したりと、メールの検索も地味に時間のかかる作業です。
ですが、メール検索の詳細をカスタマイズしておくことで、無料のメールソフトでも検索の手間を軽減することができます。
下記の手順で、メール検索の条件を絞り込めるよう設定しておきましょう。
- 「検索」を選択する（検索がない場合は、Ctrl＋Eで表示されます）
- 「＋詳細」を選択する
- メニューから検索条件を選択し「件名」を選ぶ
- 絞り込みたいキーワードを入力する
以上の手順で「件名」に指定したキーワードが入っているメールを検索することができます。
さらに、メニューから検索条件を選択する際に「件名」に加え「差出人」も選ぶ事で2つの条件で検索をかけることも可能です。
メールの検索が簡単になれば、これまであれこれさかのぼって探していたその作業時間を大幅に短縮することができるでしょう。
Gmailの裏技
世界中で多くの人や企業が利用している無料で使えるWebメールの「Gmail」。無料のツールではありますが、実は多くの裏技が存在します。
その中でも、特にビジネスシーンでも役に立つ裏技をご紹介します。
メールにラベルを付けて管理する
裏技のひとつは「受信したメール」にラベルをつけて管理できることです。
ラベルの活用方法とは、ひとつのメールに対して複数のラベルをつけたり、ラベルによって階層や色を変えたりすることができることです。ラベル付けによって、それぞれ人別や企業別にフォルダを振り分けなくても良くなりました。
さらにフィルタの設定をしていれば、自動でラベルをつけてくれる機能もあります。
ラベルの付け方はとても簡単です。まずはメールを開きます。
- 上部にラベルのマークがあるので選択する
- あらかじめ設定しておいたラベルを選択する
これだけで、重要なメールにラベルを貼って分けることができます。
メールの送信を取り消す
Gmailでは、一度送信をしたメールを取り消す機能があります。
取り消し作業が有効になる時間を送信後、5秒、10秒、20秒、30秒のいずれかを選択して設定することができます。送信後に画面左下に「メールを送信しました」と表示され、「取り消し」か「メッセージの表示」を選択することができます。
送信を取り消したい場合は「取り消し」をクリックすると送信したメールを取り消すことができます。
宛先を間違えてしまったときや、添付ファイルを間違えてしまったときなどには、セキュリティ対策として有効です。
念のために、取り消せる時間も長めの30秒に設定しておくと安心ですね。
複数人にメールを自動で転送する
gmailには、届いたメールを自動で複数の人に転送する機能があります。
担当スタッフが不在でメールのチェックや返信ができない場合も、複数名でメールを共有しておけば他のスタッフが対応することができるので、とても便利な機能です。
また対応状況を共有しておくことで、メールの対応漏れなども防ぐことができます。
メール管理ソフトは"無料"と"有料"どちらがいい？
先述した通り、個人で利用する場合は無料のソフトでも、問題なく使えることができるでしょう。また、最低限のセキュリティ対策も行われています。
しかし、ビジネスで利用する場合は、有料のメール管理ソフトを検討すべきです。
その理由について、詳しくご紹介します。
機能の違い
有料と無料の管理ソフトの大きな違いは「機能性」です。有料のメール管理ソフトは、メールの送受信など基本的な機能だけでなく、ビジネス利用の便利なさまざまな機能を備えています。
有料のメール管理ソフトは、メールをまとめて一元管理できるものが多く、複数人でメールを管理しやすいことが特徴です。これは特に大量の問い合わせや、注文メールに対応しなくてはいけない企業におすすめです。
セキュリティ対策レベル
無料ソフトでも、セキュリティ対策は行われてはいます。
しかし、ビジネスでは多くの個人情報や取引情報を扱います。そのため、無料ソフトで施されているよりも、一段階上でのセキュリティ対策が施されているソフトを選ぶことがおすすめです。
有料ソフトの中には、メールのバックアップなどを行ってくれるものもあります。誤操作でメールを消去してしまっても、バックアップがとられていると安心です。
ストレージ容量
無料ソフトは、ストレージ容量に制限を設けています。それでも10GB～15GBほどの容量があれば、個人利用では問題ないでしょう。
しかし、ビジネス場面では毎日数百件のメールを受信することも珍しくありません。そのため、無料ソフトのストレージ容量ではすぐにいっぱいになってしまいます。
有料ソフトは、ビジネスでの利用を想定した大容量のストレージを備えています。
広告表示
無料のメール管理ソフトでは、画面に広告が表示されることが多いです。
この広告は、有料のメール管理ソフトには表示されません。些細なことに感じるかもしれませんが、少しでも快適に使えるソフトを選ぶのがおすすめです。
以上の理由から、ビジネス利用するメール管理ソフトは「有料」のものがおすすめです。特にECサイトなど、毎日大量の問い合わせメールに対応する必要がある企業は、有料ソフトを使うことで、顧客満足度の向上や業務効率の改善を期待できます。
メール管理ソフトを選ぶ前の準備
有料のメール管理ソフトといっても、いろいろな種類のソフトがあります。
無料のメールソフトとは違い、それぞれのメール管理ソフトによって機能も違っているので、まずはソフトを決める前に自社が抱えるメール管理の課題を明確にしておくことが必要です。
メール管理ソフトの導入によって、どんな課題を解決にしたいのか明確にしておかなければ、必要な機能を搭載していないメール管理ソフトを選んでしまったり、導入したもののうまく機能を活用できなかったりしてしまいます。
また、メールで個人情報の送受信が多い場合はセキュリティのしっかりしたものを選ぶ必要があります。
さらに、一日に大量のメールの対応が必要な場合は、より効率的に対応できるフォルダ振り分け機能や自動返信機能などを搭載したメール管理ソフトがおすすめです。
メール管理ソフトを選ぶ前に現状を整理して、必要な機能が搭載されたソフトを選ぶようにしましょう。
ビジネスでおすすめのメール管理ソフト
ビジネスでの利用は、有料のメールソフトがおすすめですが、種類が多く悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ここでは、その中からおすすめのメール管理ソフトである「メールディーラー」についてご紹介します。
＜11年連続シェアNo.1＞メールディーラー
メールディーラーはメールをまとめて管理することで、対応を楽に・効率化できるシステムです。
メールディーラーは、国内の多くの企業に導入されています。2020年には約6,000社がメールディーラーを導入しており、11年連続シェアNo.1を誇るメール管理ソフトです。また、導入企業の意見をもとに、年に数回バージョンアップが行われているのも特徴です。
ではなぜそこまでメールディーラーが選ばれているのでしょうか。ここではメールディーラーの便利な機能の一部をご紹介します。
ステータス管理
スタッフがそれぞれ個人のメール管理ソフトで対応をしていると、「誰がどのメールに対応したのか分からない」「どのメールが対応済みなのか分からず、重複対応してしまった」「誰かが返信していると思っていたら、誰も対応していなかった」などのミスが起こる可能性があります。
メールディーラーのステータス管理は、メールが今どんな対応状況にあるか一目で分かる機能です。受信したメールが「新着」→「返信処理中」→「対応完了」と自動で遷移するので、リアルタイムにメールの状況を把握することができます。また、返信中のメールにはロックがかかるため、重複対応になることもありません。
対応履歴
毎日大量のメールが届くと、その中から過去の対応履歴を探すのに時間がかかります。
また無料のメール管理ソフトだと、管理が属人化してしまうことが多く、担当者しか過去のやり取りが分からないことも多いです。そのため担当者がいないと対応が遅れ、顧客満足度に影響してしまいます。
メールディーラーは、Fromアドレスをクリックするだけで、受信・送信メール、電話メモ、チャット履歴が時系列順に呼び起こすことができます。一目でこれまでのやり取りが分かるので、担当者が変わってもスムーズに対応可能です。
ユーザー情報をアドレスに紐づけて管理できます。ユーザーがスマホとパソコンなど、複数のメールアドレスを使って問い合わせをした場合でも、ひとりのユーザーとして紐付けられることが可能です。
テンプレート機能
文章のひな形をテンプレートとして登録し、簡単に呼び出せます。
これによって、スタッフによる対応の質の差を無くせたり、対応スピードを向上できたりします。
安心のセキュリティ対策
メールディーラーのアクセスはすべてSSL経由で行われています。SSLはインターネット上のデータを暗号化する仕組みなので、データの漏洩を防いでくれます。さらに定期的に脆弱性診断を行うことで、サイバー攻撃による被害を防ぎます。
また、メールディーラーのサーバーは、すべて国内のデータセンターにあります。このデータセンターは震度7レベルの地震や火災にも耐えられるため、万が一の際にも安心です。代替機器も用意されているので、機器が故障した際にも迅速に復旧可能です。
メールディーラーの導入事例
株式会社山口油屋福太郎様
株式会社山口油屋福太郎様は、業務用食品や外食資材卸、明太子・明太子関連製品の販売を行っています。100年以上の歴史があり、福岡の食を支え続けてきました。
【導入前】
2つの代表アドレスを使い「通常のメールソフト」と「Webメール」でそれぞれ受信していたそうです。最大5名のスタッフが、1日約50通のメールを返信していました。しかし「通常のメールソフト」は1台のパソコン、「Webメール」は1つのアカウントしかないため、作業効率が悪かったそうです。
またメールのテンプレートをテキストファイルで管理していました。これを利用するためには都度別のブラウザを開き、コピー＆ペーストをする手間がかかっていました。手間が多く、スタッフの負担が大きいことが課題でした。
【導入後】
メールディーラーを使えば、2つの代表アドレスをまとめて管理しつつ、スタッフ全員で同時に操作できるようになり、返信までにかかる時間を大幅に短縮できました。
さらにメールディーラー内でテンプレートの管理が可能なため、わざわざ別画面を開いて、テンプレートをコピー＆ペーストする必要がなくなり、業務効率が改善しました。
メール作成時間を短縮できたことで、一人ひとりのユーザーに対してより丁寧なメールを送れるようになったそうです。
さらに、プライバシーマークを取得している企業として、セキュリティ面も重要な課題でした。メールディーラーの「迷惑メール・ウイルス対策オプション」機能を使うことで、セキュリティも確保できるようになったそうです。
▼事例の続きを読む
https://www.maildealer.jp/case/interview/fukutaro.php
まとめ
ビジネスにおいてメール業務は欠かせません。無料のソフトは費用を掛けることなく利用できることが何よりの魅力で、手軽に使えます。しかし、ビジネス利用においては機能面やセキュリティ面で不安が残ります。
そのためビジネスで利用するなら、有料のメール管理ソフトがおすすめです。有料のメール管理ソフトは無料ソフトにはない、便利な機能があるのが魅力です。
本記事でもご紹介したメールディーラーには、ビジネス利用に特化したさまざまな機能が搭載されています。無料トライアルもできるので、気になった方は一度お問い合わせください！
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