2021/12/10「担当者が休暇を取ることになり代理でメール対応を頼まれた」
「代理メールの書き方が分からない」
このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？
多くの人が働く企業では、担当者の代理でメールを送る機会は少なくありません。行き違いやトラブルを防ぐために、代理メールの書き方を知っておくといざというとき安心です。
今回は、代理メールの例文とあわせて、メール作成時の5つの注意点や、スムーズに代理対応するために準備すべきポイントを紹介します。
代理メールの例文
まずは、実際に代理メールを送るときの例文を、「新規メールを送信する場合」と「相手からのメールに代理返信する場合」に分けて紹介します。
【例文】新規メールを代理送信する場合
件名：【代理送信】●●プロジェクトの打ち合わせにつきまして
●●株式会社●●部
●●様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
●●株式会社●●部の●●（自分の名前）と申します。
本プロジェクトを担当しております●●が●月●日まで休暇で不在のため、代理でご連絡いたします。
〜〜要件〜〜
なお●●は、●月●日より出社を予定しております。
それまでの間、本件につきましては私が対応いたしますので、こちらのメールにご返信いただく形でご連絡いただけると幸いです。
今後とも引き続きよろしくお願いいたします。
---
●●株式会社●●部
担当者：●●
電話番号：xx-xxxx-xxxx
返信先メールアドレス：xxx@xxxxxx.com
代理送信者：●●（自分の名前）
【例文】相手からのメールに代理返信する場合
件名：【代理返信】Re：●●プロジェクトの件
●●株式会社●●部
●●様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
●●株式会社●●部の●●（自分の名前）と申します。
本日、本プロジェクトを担当しております●●が休みのため、取り急ぎ代理でご返信いたします。
〜〜要件〜〜
なお、担当の●●は明日出社しますので、返信は●●（念のためメールアドレスを記載）までお願いいたします。
今後とも引き続きよろしくお願いいたします。
---
●●株式会社●●部
担当者：●●
電話番号：xx-xxxx-xxxx
返信先メールアドレス：xxx@xxxxxx.com
代理送信者：●●（自分の名前）
代理メール作成における5つの注意点
ここでは、代理メールを送るときに押さえておきたい注意点を5つ紹介します。
- タイトル・本文で代理であることを伝える
- 担当者不在の期間を伝える
- 返信先を明記する
- 署名に代理送信者を記入する
- 担当者をCcに入れる
タイトル・本文で代理であることを伝える
代理メールを送るときには、ひと目で代理メールだとわかるようにすることが大切です。
件名に【代理送信】などと入れておくと、メールを開く前から代理メールであると分かります。追って電話するときにも、「代理でメールした件です」と伝えるとすぐに話が通じます。
本題に入る前に、社名・部署名と自分の名前を記載し、代理メールを送っているのが誰なのかを伝えましょう。本来の担当者とは別人がメールを送っていることを予め明らかにしておかないと、行き違いやトラブルに発展する可能性があります。
そして「担当者が休暇を取っている」「本日はお休みしている」など、なぜ本人がメールできないのかの理由も忘れず説明することが大切です。
担当者不在の期間を伝える
代理メールには、必ず「本来の担当者がいつまで不在なのか」を明記しましょう。
相手が細かな打ち合わせをしたいと考えている場合、不在の期間が数日であれば戻るのを待つ、長期間なら代理人と話を進めると相手の判断材料として不在期間を伝えることが重要です。
不在期間を伝えるときには、「○○は△月△日までお休みをいただいております」と休暇期間を書くか、「○○は△月△日より出社いたします」と出社予定日を記載するといいでしょう。
返信先を明記する
相手が担当者と代理人のどちらに返信すればいいのか迷わなくてすむように、返信先もメール内に明記しておきましょう。
担当者が翌日出社するなら担当者あてに、長期でお休みする場合には代理人あてに返信をもらうようにするのがおすすめです。
署名に代理送信者を記入する
署名にはもともとの担当者の名前を記載したうえで、「代理送信者」として自分の名前を並記します。代理送信はあくまで担当者の代理で行っているものであり、担当が変わったわけではないことを示しておきましょう。
また、署名に返信先メールアドレスを再度明記しておくことで、メールを受信した相手はメールのなかから再度返信先を探す必要がなくなります。相手の混乱をできるだけ避けるように配慮することが重要です。
担当者を「Cc」に入れる
代理メールを送るときには、Cc欄に本来の担当者のメールアドレスを入れましょう。
代理人として自分のメールアドレスでやりとりする場合でも、もともとの担当者をCcに入れておくことで、復帰したときにメールをすべて確認できるようになります。また相手企業の担当者にも、Ccが入っているのを確認することで「ちゃんと本来の担当者にも話が通じる」と安心してもらえることもポイントです。
担当者に確認が必要な場合は？
代理メールでは、相手に返信する前に本来の担当者に確認が必要になるケースもあります。
そんなときには勝手に返事をするのではなく、必ず担当者に指示を仰ぎましょう。独断で返信してしまうと、大きなトラブルに発展する可能性があります。
その日のうちに担当者と連絡が取れないときには、いったん相手に「担当に確認中ですので、連絡がつき次第ご返信致します。」と状況報告を行いましょう。
状況がわからないまま返信がないと、「フォロー体制ができていない」「このままプロジェクトを進めて大丈夫かな」と不信感に繋がります。相手企業の信頼を失わないためにも、当日中に一次対応を完了させることが重要です。
代理メールに備えて準備すべきポイントは？
代理メールが必要になるのは、前もって休暇を取ると分かっている場合ばかりではありません。事故や急病など、突然代理の対応が必要になったときでも業務が回せるよう環境を整えておくことが大切です。
誰かが休むたびに業務が滞るようでは、相手企業に「チームが機能していない」と思われ、不安を抱かせてしまうことにもなりかねません。属人化を防ぎ、以下のような準備を行いましょう。
代理メールの送信ルールを決める
担当者が不在の場合、誰が代わりに対応するのか、どのような対応をするのか、部署内で細かなルールを決めておきましょう。
たとえば1日休みを取っているだけであれば、「本日お休みを頂いているので、明日担当からご連絡致します」と一次対応だけを行い、長期休暇の場合は、同じプロジェクトや案件を担当している同僚など、内容を理解している人を代理人として引き継ぐのが無難です。
このようにケースに応じて大まかなルールを共有し、スムーズな対応を心掛けましょう。
メールを共有管理する
普段から、メールを共有管理しておくことも、スムーズな代理対応に役立ちます。
代理メールを送るときには、過去のメールをさかのぼって読み、状況把握する必要があります。各自が個別に対応していると、担当者しか状況を把握できず、代理メール作成に時間がかかることになります。
普段からメールを共有していれば、詳しい内容までわからなくても「この間やりとりしていたあの案件のことだな」と目星がつきます。
メールを共有管理する方法として、ビジネス利用で人気のあるGmailの共有管理方法をご紹介します。
Gmailで代理対応に備える方法
Gmailでは「グループメール」という機能を使って複数人でメールを共有管理することができます。
グループメールの設定方は以下の通りです。
- パソコンでGmailにログインする（アカウントがなければ作成する）
- 右上のGoogleアプリの一覧から「連絡先」を選択する
- 連絡先が表示されたら、画面の左側にあるメニューから「ラベルを作成」を選択する
- グループ名をつけてグループを作成する
- 連絡先リストに移動する
- 連絡先のアイコンに表示されるチェックボックスからメンバーを選択する
- グループメールに連絡先を追加する（追加したメンバーは、グループ画面左側にある「すべてのメンバー」から確認できる）
ただし、Gmailのグループメールをビジネスで使うには、セキュリティ面で懸念があります。
Gmailのセキュリティは決して低くはありませんが、ビジネスメールは相手企業の個人情報や取引情報など、重要な内容を多く扱います。万一にでも情報が漏えいすることがあれば、大きなトラブルになりかねません。
そのため基本的には、ビジネス用途として提供され、高度なセキュリティ対策を持つ「メール共有システム」を使う方が安全です。次章では、メール共有システムについてご紹介します。
代理対応に備えるなら「メール共有システム」がオススメ
「メール共有システム」とは、社や部署に届くメールを一元管理し、メール対応業務を効率化するクラウド型メールシステムです。
前述したように、メールを個人で管理していると、対応内容が見えないため属人化が進み、代理対応や引継ぎに手間がかかります。そのような事態を避けるためには、前述したGmailのグループメールなどで常に共有管理するのが効果的です。
ただ、グループメールの場合、誰がどのメールに対応しているのか判断がつかないため、対応漏れや遅れ、重複対応の発生リスクが高まります。Excelなどによる対応進捗管理が必要になり、さらに手間がかかります。
メール共有システムは、メールを共有して一元管理するのに特化したシステムであるため、対応進捗管理の自動化や、リアルタイムの情報共有など、ビジネス利用に適した機能を搭載しています。
メール共有システムなら「メールディーラー」
メール共有システムを導入するなら、「メールディーラー」がおすすめです。
メールディーラーは、チームで分担してメール対応を行う業務のために開発されたクラウド型のメール共有システムです。企業の代表アドレスの管理や、ECサイトの問い合わせ対応、カスタマーサポート、インサイドセールスなど、幅広い分野で利用されています。
業務分担を明確にする「担当者振り分け機能」
クラウドメールであるメールディーラーは、サーバー上に置かれた共有用メールフォルダに全てのメールが集約され、各担当者が自身のパソコンからアクセスしてメール対応業務を行います。
そのため、メール1通1通に担当者を設定し業務分担を明確にすることができます。
担当者振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振りけることも可能です。
進捗状況管理を自動化する「ステータス管理機能」
メールディーラーの受信ボックスは、メールの対応状況によってタブで分かれており、返信作業を進めるとメールが自動で移動します。
対応が必要なメールは「新着」フォルダに表示されて見落としを防ぎ、誰かが返信を書き始めると「返信処理中」フォルダに移動して、他の担当者が重複して対応できないようにロックがかかります。 送信が済んだメールは「対応完了」フォルダへ移動します。
受信メールにメモを記入できる「コメント機能」
メールディーラーでは、1通1通のメールにコメントを付けることができます。
例えば、上長に確認中のメールは「◯◯さん確認中」とコメントを付けたり、メールの内容についての電話を受けた時に、電話で話した内容をメールに付け加えることができます。
代理応答をした内容を記入しておくことで本来の担当者に漏れなく伝えることができます。退職や異動で引継ぎをする時も、現在の状況や注意点をメール自体に付けることができるため、別で引継ぎ書を作成する必要がありません。
その他メールディーラーの詳しい機能はこちらからご確認ください。
https://www.maildealer.jp/まとめ
代理メールを送るときには、代理メールであることを伝える、担当者の不在期間を記載する、返信先を明確にするなど、相手に混乱を生じさせないように配慮することが重要です。
また、代理対応の頻度が多く、対応遅れや漏れ、行き違いのミスが発生している場合は、普段からメールを共有管理し、互いの業務内容を大まかにでも把握できる体制を整えることをおすすめします。
メールの共有管理はGmailなどのフリーメールでも可能ですが、メール共有に特化したシステムを活用すると便利です。ビジネス利用の場合には、セキュリティ面を重視する意味でも、メール共有システムを選びましょう。
今回ご紹介した「メールディーラー」は、無料の資料請求とトライアル利用が可能です。運用方法のご相談も受付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。
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