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業務効率化のメリットや具体的なアイディア、便利なツールを紹介

業務効率化のメリットや具体的なアイディア、便利なツールを紹介

「業務効率化を進めなければならない」と感じていても、具体的にどのように推し進めていけば良いのかわからず、なかなか手をつけられていないという企業も多いのではないでしょうか。
業務効率化を推し進めることには、生産性の向上やコスト削減をはじめとしてさまざまなメリットがあるため、できるだけ早く取り組むことをおすすめします。

そこで今回は、業務効率化を実施するメリットや取り組む際の具体的なアイディア、業務効率化に便利なツールをご紹介します。

この記事の目次

    業務効率化とは

    業務効率化とは、日常的に取り組んでいる業務の無駄を発見し、作業を削減して仕事の効率を上げることを指します。働き方改革やテレワークが注目を集めていることもあり、多くの企業で業務効率化に向けた取り組みが行われています。

    業務効率化のメリット

    業務効率化をはかるメリットとして、次のようなものが挙げられます。

    生産性が向上する

    社内の業務を一つひとつ見直し、手順を整理して効率化を進めることで、社内全体の生産性が向上するというメリットがあります。
    これまでは当たり前のようにこなしていた業務であっても、手順を振り返って分析していくと無駄な部分や不要な工程が見つかることは少なくありません。

    一つひとつの業務がもたらす業務効率化への影響は少ないとしても、複数の業務を効率化することで結果的に全体の業務の流れがスムーズになり、生産性が大きく向上する可能性が高くなります。
    当たり前に行うものだと感じている業務こそ、業務フローを改めて見直すことをおすすめします。

    長時間労働を抑制できる

    昨今働き方改革が注目され、企業で働く社員の労働環境を是正する動きが強まっています。
    長時間労働もそのひとつです。残業を当たり前のものと捉える企業風土を改革して、長時間労働を抑制することが、企業のひとつの価値として受け止められるようになったとも考えられるでしょう。

    業務効率化によって業務をこなす速度を向上できれば、これまで長時間労働が当たり前になっていた環境の改善につながります。

    人材獲得という面から見ても、「残業が少ない会社で働きたい」という求職者は多いため、採用活動において自社の価値を高めるという点でも有利に働きます。

    コスト削減をはかれる

    業務効率化を進めることで、社内のコスト削減も期待できます。
    一つひとつの業務をこなす時間が短くなるということは、業務にかかる人件費が少なくなるということです。これまで余剰に発生していた人件費を圧縮できるため、効率よく売上を上げることにもつながるでしょう。

    加えて、浮いた人件費をシステム投資に回してさらなる業務効率化をはかったり、マーケティング予算に回して事業拡大を目指したりすることも可能です。

    重要な業務にリソースを集中できる

    業務効率化によって事務作業などの定型業務にかかる時間が圧縮されれば、コア業務にリソースを集中できます。

    例えば営業部門であれば、書類作成などの事務作業に一定の時間がかかります。しかしこのような業務にかかる時間を短くすることで、商談や顧客のフォローにかけられる時間が増え、顧客満足度の向上や売上拡大をねらうことが可能になります。

    このように、非コア業務にかかる時間をできるだけ短くして、売上の根幹となる重要な業務にリソースを集中できる環境を整えるためにも、業務効率化は役立ちます。

    社員のワークライフバランスを実現できる

    社員が充実感をもって業務に臨むためには、仕事と私生活の双方を充実させる「ワークライフバランス」の実現が重要であるという考え方が、多くの企業で広まりつつあります。
    ワークライフバランスの実現には、業務効率化をはかり、社員の生活が仕事にのみ傾いてしまう環境を是正する必要があります。

    やるべき仕事を定められた時間内に終えられる環境を整備し、余暇を自分らしく過ごすことができる企業風土は、退職率の低下や社員満足度の向上にも寄与するでしょう。

    求職者にとって魅力的な会社になる

    前述のように、求職者のなかには「残業が少ない職場で働きたい」と考える人も数多くいます。さらに「仕事と私生活の両方とも全力で充実させたい」という気持ちをもつ人にとっては、ワークライフバランスを実現できている会社が魅力的に映るでしょう。

    加えて、優秀な人材であってもなんらかの事情で長時間労働が難しい環境にある場合、そもそも残業自体が厳しいケースもあります。そういった人材を逃さないためには、求職者が求める理想的な環境に近づけるための施策を重ねることが大切です。

    組織全体のコミュニケーションが円滑になる

    業務効率化を達成するためには、「どのように自社の業務を効率化していくか」を組織全体で話し合っていく必要があります。そのため、積極的に業務効率化に取り組んでいる組織はコミュニケーションが円滑になり、日々の業務にも良い影響を与えやすくなります。

    業務効率化を行う際は、経営層が「業務効率化を推進すべき理由」を十分に説明し、現場の理解を得た上で組織全体が協力し合うことが必要不可欠です。

    業務効率化を推進するための手順

    業務効率化を推進するためには、具体的にどのような行動が必要になるのでしょうか。ここでは、具体的な4つの手順について解説します。

    業務フローを洗い出して改善点を見つける

    まずは現行の業務フローを洗い出して、課題点を見つけ出す必要があります。社内の業務を大きなものから細かいものまで全て書き出して、組織全体がどのような業務を行っているのかを明らかにしましょう。

    普段の何気ない業務でも、大小関わらず、案外まとまった工数が発生しているとわかるケースも少なくありません。当たり前だと思っていた業務でも、実は不要な場合や手順を大きく短縮しても問題なく成り立つこともあります。固定観念を取り払い、フラットな思考で向き合うことが大切です。

    業務フローを洗い出す際は、現場の意見を十分に取り入れて、運用上の妨げになっている点などもヒアリングしながら進めると、より改善点が見つかりやすくなります。

    改善する業務に優先順位をつける

    業務フローが明らかになり、改善すべき業務を一覧にできたら「どの業務から改善していくのか」の優先順位をつけていきます。
    最終的には全ての改善点に取りかかるのが理想的ですが、同時に改善をはかれる業務数には限界があります。全てを一度にこなそうとせず、優先順位の高いものから取り組んでいくことが重要です。

    改善することによって特に大きな利益が得られそうなものや、すぐに改善できそうなものから、優先的に取り組むことをおすすめします。改善してもそれほど大きな効果がみられない業務や、時間がかかりそうな複雑性の高い業務については優先順位を下げて、業務に余裕のあるタイミングで取りかかると良いでしょう。

    改善点に適した改善方法を探し出す

    次に、改善点に適した改善方法を探し出していきます。
    「この業務はどうすればより効率的に処理できるのだろう」と疑問を明らかにし、組織全体で意見を出し合いながら改善方法を決めることが求められます。

    改善方法のなかにも、業務フローの見直しなどコストがかからないものや、システム導入などのコストがかかるものまでさまざまあります。予算なども考慮した上で、どの改善方法を採用するか決定することが重要です。

    検証・評価を行う

    実際に改善に取り組む際は、必ず検証・評価を行うことが大切です。
    検証せずに放置してしまうと、取り組んだ改善方法に本当に効果があったのかどうかわからないことがあります。場合によっては、逆効果になっていたとしてもわからないままとなることもあります。

    取り組んだ改善方法によってどのような効果がみられたのか、期待どおりの効果がみられていないのであればどの部分に問題があったのかなど、各改善点一つひとつを分析し、さらなる改善点を洗い出しましょう。

    ここまでご紹介してきた一連のプロセスを繰り返すことにより、さらに洗練された業務効率化が達成され、スムーズな企業運営の実現につながると考えられます。

    業務効率化を行うための6つのアイディア

    ここでは、すぐに実践できる6つの具体的なアイディアをご紹介します。

    無駄な業務を減らす

    無駄な業務や工程を減らすことは、業務効率化のなかでもよく行われる手法のひとつです。
    例えば通勤時間や会議のための移動時間を減らしたい場合、テレワークやテレビ会議システムを導入すれば、大幅な業務効率化につながります。

    さらに「根本的にその会議を開催する必要があるのかどうかを見直す」ことも、業務効率化の手法のひとつです。
    定例的に開催している会議には「昔から決まっているから開催している」という惰性的なものも多く、よく考えると不要なものもあり得ます。このような「よく考えると不要な業務」をなくすことで、浮いた時間を有意義な業務に回すことが可能になるでしょう。

    また、工場や倉庫、店舗などの運営に携わっている場合は、移動の導線を考慮し直すことによって移動の効率化をはかるという方法もあります。

    業務を集約する

    2つ以上の業務をひとつに集約することで、業務効率化をはかる方法もあります。
    これまで2人以上の担当者・組織が行っていた業務を1人の担当者やひとつの組織に集約することで、スピーディーに業務を処理できるようになるケースがあります。
    「分量が多いから2人以上で担当したほうが早く終わるだろう」という思い込みのもとで担当者を配置していたものの、分業することで担当者同士の情報共有に時間がかかり、かえって作業時間が長くなってしまうことがあるためです。

    ただし、あらゆる業務を集約するのが必ずしも効率的であるとは限りません。どういった業務をどの程度集約すると効率が高まるのかをよく検討した上で、集約するか分割するかを判断することをおすすめします。

    業務を分割する

    前述の集約とは反対に、業務を分割することも効果的な場合があります。
    これまでは1人の担当者やひとつの組織で行っていた業務を2人以上の担当者や複数の組織にわけることで効率化につながり、スムーズな業務処理が実現することもあるでしょう。

    業務を分割する方法は、ひとつの業務内に2つ以上の専門知識やスキルを要求される手順が含まれている場合に特に効果的です。それぞれの専門性をもった担当者に割り振ることで、各々が得意分野に集中できるようになり、全体の処理効率が向上する可能性があります。

    自動化する

    人の手で行わなくても対応可能な定型業務をソフトウェアやロボットなどに任せて自動化することも、業務効率化の観点からよく行われています。例えば、Excelで関数やマクロなどを活用して自動的に計算式を処理させたり、RPAを使って定型的なデータ入力を自動化したり、チャットボットを設置して社内の問い合わせ対応を代行させたりする方法が代表的です。

    自動化をはかることで、定型業務に割り振っていたリソースをコア業務に集中させられるだけでなく、場合によっては自動化により24時間365日稼働し続けられるようになるというメリットもあります。

    各業務の時間を短縮する

    日々の業務にかかる時間を短縮することは、シンプルながら効果の高い業務効率化につながります。例えばメール対応の時間を限定的にしたり、会議の開始・終了時間を事前に決めておいたり、業務用のパソコンをアップグレードしたりすることで、一つひとつの業務時間を短縮できる可能性が高まります。

    加えて、社内外の研修を利用して社員の知識やスキルを向上させることや、柔軟な配置転換によって適切な人材配置につとめることもおすすめの方法です。

    アウトソーシングする

    社内業務を外部の専門企業に依頼するアウトソーシングも、場合によっては高い効果を発揮する可能性があります。一部の業務を外部企業に委託して自社のリソースを解放し、より重要性の高い業務にリソースを再配分することで、生産性を高めることが可能になるといえるでしょう。

    さらに深い専門知識が必要な業務については、アウトソーシングすることで外部企業の高いスキルを活用できるようになり、業務品質が向上するというメリットもあります。

    業務効率化を推進する際の注意点

    社内の業務効率化を推進する際は、おさえておきたいポイントがいくつかあります。ここでは、意識しておきたい6つのポイントをご紹介します。

    スモールスタートを心がける

    最初から社内のあらゆる業務を効率化しようとして手を広げすぎてしまうと、十分な成果が得られずに失敗してしまう可能性が高くなります。
    まずは「部署内などの小規模な範囲で業務効率化の実践をはかる」といったように、スモールスタートを心がけると良いでしょう。

    スモールスタートした結果、期待どおりの成果があらわれたのであれば、業務効率化の範囲を少しずつ広げていきます。このときも一気に全社に広げるのではなく、部署内、部門内、フロア全体、会社全体、など少しずつ広げていくことをおすすめします。

    社員の理解を得る

    業務効率化に取り組む際は、社員の理解を得ることが大切です。
    経営層が「業務効率化に取り組んでほしい」と考えていたとしても、現場で働く社員に「なぜ業務効率化を行う必要があるのか」を十分に理解してもらわなければ、協力して取り組むことは難しいでしょう。

    特にシステムの導入や更新などを伴う場合は、これまでの運用が変化することを嫌う現場社員の反発に遭い、業務効率化の取り組みに失敗してしまうことも考えられます。事前に十分な理解を得た上で、最大限に取り組みを支援する姿勢を見せることが重要です。

    現場の意見を取り入れる

    「社内のどの部分の業務効率化に取り組むのか」を決める際は、現場の意見を積極的に取り入れましょう。実際に現場で働く人たちの意見を聞いてみると、なんとなくやりにくいと感じている作業があったり、改善できそうだと思う工程があっても取り組めていなかったり、といった実情が見つかることもあります。

    経営層やシステム部などの一方的な指示や思い込みで業務効率化に取り組んでも、現実に即した内容にならず、十分な成果が得られないケースは少なくありません。あくまでも現場の意見を大切にすることを意識して、業務効率化に取り組むことが大切です。

    社内の体制を整える

    業務効率化に取り組む際には、社内の体制整備を行う必要もあります。可能であれば、部門を兼任して片手間に取り組むのではなく、専門のチームを立ち上げることが望ましいです。

    業務効率化は社内のさまざまな部門と関わる施策であるため、仲介役となりながら主導で動くチームがあると円滑に進みやすくなります。社内の広い部門とコミュニケーションがあり、導入されているシステムや業務プロセスにも詳しい人材をチームに組み入れることもおすすめです。

    ツールの導入をゴールにしない

    業務効率化に取り組んでいるうちに、「ツールの導入=ゴール」という認識になってしまうケースがよくあります。業務効率化の目的は、現場の生産性向上やコスト削減、売上アップなどです。
    ツールを導入した時点で満足してしまうと、その先の具体的な成果にはつながらないでしょう。

    ツール導入はあくまでも手段であることを前提にして、自社の目的を達成できるツールの選定を行うことが大切です。

    改善・検証を行う

    業務効率化を推進するための手順でもご紹介した通り、業務効率化に取り組む際は定期的に効果測定を行い、改善・検証を行う必要があります。効果測定を行わなければ、効果の低い取り組みをいつまでも続けることになりかねません。

    効果測定の結果、十分に成果があらわれていない部分があるようなら「どのように改善すれば効果が高まるのか」といった仮説を立てて実行してみましょう。「取り組み→効果測定→改善」のサイクルを繰り返すことで、より業務効率化の効果が高まります。

    業務効率化に役立つ10種のツール

    業務効率化を行う際によく用いられるツールとして、代表的な10種のツールをご紹介します。

    オンラインストレージ

    オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを共有して保存するストレージサービスのことです。

    目の前のパソコンにデータを保存しているような感覚でデータを共有できる上に、クラウドサービスであるため、サーバー管理の負担を軽減できる点がメリットです。
    ファイルサーバーの管理には専門知識や運用のための人件費がかかるため、 オンラインストレージに切り替えることで業務効率化を期待できるでしょう。

    プロジェクト進捗管理ツール

    プロジェクト進捗管理ツールとは「プロジェクトが現在どの程度進捗しているのかを管理するためのツール」を指します。
    プロジェクトの進捗が曖昧なまま進行し続けると、社員の作業に問題が発生していても気づけず、カバーが遅れ、プロジェクト全体に深刻な影響を及ぼす場合があります。
    さらに、プロジェクトの遅延はコスト増大にもつながり、納期が遅れれば顧客からの信頼低下にも直結する事態になるでしょう。

    プロジェクト進捗管理ツールを導入してプロジェクト全体の進捗を可視化することで、遅れが発生している部分の作業をカバーするための対策を早めに立てることができます。さらに、改善点を見つけ出して業務効率化に活かすことも可能になると考えられます。

    RPA

    RPA(Robotic Process Automation)とは、社内の定型的な業務を代行させて業務を効率化するためのロボットのことです。手順が決まっている作業において高い効果を発揮します。
    これまで人の手で処理していた定型的な事務作業などでの活用を検討すると、業務効率化とコスト削減の両方への寄与が期待できます。

    例えば、メールの添付ファイルの受注データをExcelファイルへ転記する、Excelで管理している顧客リストからメールアドレスだけを抽出してメール配信システムに登録する、といった作業をRPAで代行可能です。

    Web会議システム

    Web会議システムを導入することで、移動時間や出張費用の削減につながります。特に遠方への出張では長い移動時間と高額な交通費が必要になるため、Web会議システムがもたらす業務効率化の効果は大きいといえます。
    1日に対応できる商談の件数も増加することから、工夫次第では売上アップも期待できます。

    さらに、Web会議システムを利用してテレワーク環境を整備すれば、社員は自宅や近くのシェアオフィスなどから業務に参加することが可能になるため、通勤時間の削減にもつながります。

    顧客管理システム(CRM)

    顧客管理システムは、自社がもつ顧客情報を一元管理するためのシステムです。マーケティングを効率化するためのシステムとして多くの企業が導入しており、社内に散らばりがちな顧客情報の有効活用につながります。

    加えて、顧客データを蓄積して分析できるようになるため、自社が効率的に受注を獲得するために必要なアプローチを導き出すことが可能です。
    結果的に、最短距離で受注にたどり着くための足がかりにもなり得るでしょう。

    SFA

    SFA(Sales Force Automation)は、「営業支援システム」とも呼ばれます。営業部門が商談や案件管理を行い、営業活動を効率化するために用いられます。過去の商談の内容や現在の確度、担当者や連絡先など、営業に必要不可欠な情報を一元管理して社内で共有できるため、受注に向けた効果的なアプローチを部門一丸となって行えるようになります。

    さらに分析ツールも充実しており、売上予測や予実管理などが行えるため、営業進捗を効率的に管理する目的でも利用できます。

    グループウェア・チャットツール

    グループウェアやチャットツールは、社内のコミュニケーションツールとして積極的に活用されています。テキストで会話できる環境を整備することで、各社員が自席にいながら気軽なやり取りを行えるようになります。

    それぞれのタイミングで内容を確認できるため、疑問が浮かんだ際などでも、相手の業務を中断させることなく手軽にコミュニケーションをはかることができます。中断による業務効率の低下や、質問を後回しにすることによるトラブルの防止にもつながるでしょう。

    チャットボット

    チャットボットとは、入力フォームに質問を入力して送信すると、ロボットが事前に登録されたデータベースから回答を検索して自動的に答えを返してくれる仕組みです。問い合わせ対応に追われている情報システム部門や総務部門に導入することで、社内業務の大幅な効率化が期待できます。

    チャットボットは「24時間365日対応可能」である点も強みのひとつです。土日祝のように担当者が不在であっても運用できるため、社員満足度の向上も期待できます。

    社内FAQ

    社内FAQとは、社内でよく問い合わせが来る質問をあらかじめ取りまとめておき、社内ポータルなどの誰でもアクセスできる場所に掲載しておくFAQのことです。社員が各自FAQを参照して疑問を解決することにより、同じ質問に担当部門が何度も繰り返し対応する手間を削減でき、結果として業務効率化をはかれます。

    チャットボットと同様に、土日祝などの担当者が不在のタイミングであっても運用できる点はメリットのひとつといえるでしょう。

    メール共有システム

    メール共有システムとは、複数人でメールを管理するためのシステムです。見込み客や取引先などから送られてきた問い合わせメールを一覧で管理することにより、対応漏れ、重複対応といった人的ミスの回避などを期待できます。

    会社の代表アドレスやカスタマーサポートに利用されるほか、営業事務や社内の問い合わせ対応、メーリングリストに代わる部門内の共有アドレスとしての利用など、さまざまな場面で活躍します。複数人でメールを管理できるため、属人化の解消につながる点もメール共有システムのポイントです。

    まとめ

    業務効率化には、さまざまな手法があります。社内の業務を洗い出した上で「自社にはどのような方法が適しているのか」を検討することが大切です。一つひとつ優先順位をつけて、自社にとって重要かつ効果が高いと思われる業務から取り組んでみると良いでしょう。

    業務効率化に取り組む際は、最初から広い範囲で行わず、スモールスタートを心がけるとスムーズに展開しやすくなります。必ず社員の理解を得て、現場の意見も積極的に取り入れながら進めるように心がけることが重要です。

    今回ご紹介したシステムは、営業、バックオフィス問わず業務効率化がはかれる汎用性の高いものが中心になります。業務に特化したシステム選定のほかに、情報共有や定常業務を効率化できるシステムも併せて検討することをおすすめします。

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    メールディーラー通信編集部:B

    この記事を書いた人

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