2022/03/02
異動や退職、長期休暇などにより担当業務から外れる際、社内の関係者へ引き継ぎの連絡をする必要があります。
今回は、社内宛の担当業務引き継ぎメールの書き方について、注意点や文例をご紹介します。
社内宛の担当業務引き継ぎメールに書く内容
引き継ぎの日付
まず最優先で伝えるべき事項は、後任者へ引き継ぐ日付です。
具体的にいつまで前任者へ連絡し、いつから後任者へ連絡すべきなのか、関係者が迷うことのないよう、「〇月〇日（〇）付け」と明確に記載しましょう。
後任者の紹介
次に、業務を引き継ぐ後任者を紹介します。
所属部署、氏名、電話番号、メールアドレスなどの基本情報を箇条書きでまとめましょう。
また、スキルや人柄の分かるポジティブな紹介を一言添えることで、後任者がスムーズに馴染めるようにアシストできます。
業務内容によって複数の後任者へ引き継ぐ場合も、箇条書きで読みやすくまとめましょう。
例）○○業務：〇〇〇部 〇〇〇さん
△△業務：△△△部 △△△さん
お礼の言葉
社内への引き継ぎメールには、担当を外れることを伝える事務的な連絡だけでなく、これまでの指導や支援への感謝の気持ちを込めたお礼の言葉も添えましょう。
個人との具体的なエピソードを添えるとより丁寧な印象になります。
直接伝えられないことへのお詫び
引き継ぎの挨拶は、電話や訪問で直接伝えるのが本来のビジネスマナーです。
社内への連絡なので、可能であれば対面での挨拶が理想ですが、直接伝えることができない場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。
引き継ぎメール送信時の注意点
ここでは、引き継ぎメールを送る際の注意点をご紹介します。
早いタイミングで送る
業務に深く関わる相手には引き継ぎの連絡を早めに行い、後任者への引き継ぎ期間が十分にとれるようにしましょう。
影響が少ない相手には担当者変更の2～3日前までで構いません。
また、異動の場合は機密情報にあたるので、情報解禁のタイミングを上司に確認しましょう。
前任者から先に送る
基本的に、引き継ぎメールは前任者から先に送るのがマナーです。
前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておきましょう。
前任者から送るメールに「後ほど後任者からもご連絡いたします」と一言添えておくと、スムーズに引き継ぐことができます。
一斉送信を使用しない
メールで引き継ぎの挨拶をする場合、お世話になった方や関わりの深い方には個別にTo送信しましょう。
ただし、辞令の出るタイミングや周知すべき人数などにより、やむを得ず一斉送信になる場合は、直接伝えられないことへのお詫びの一文を添えましょう。
例）本来であれば、お一人お一人にご挨拶をすべきところ、まとめてのご挨拶となります無礼をお許しください。
【前任者用】社内宛引き継ぎメールの文例
担当を後任者に引き継ぐことを社内に伝えるメールの一例をご紹介します。
転勤・異動による引き継ぎ
転勤や異動に伴い、担当を引き継ぐ場合の文例です。
本文：
お疲れ様です。
□□□部の〇〇です。
このたび、△月△△日をもちましてxx事業所に異動することになりました。
在籍中は大変お世話になりました。
□□□部の一員としていくつものプロジェクトを推進した経験を糧に、
新しい職場でも業務に励みたいと思います。
現在の取引先に関しては、■■課から異動してこられる
●●さんに引き継ぐことになります。
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●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
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万全の引き継ぎを行いますので、引き続きご協力をお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
xx事業所のお近くにお越しの際は、ぜひ声をかけてください。
今後もご指導いただけますよう、よろしくお願いいたします。
退職による引き継ぎ
退職に伴い、担当を変更する場合の文例です。
本文：
お疲れ様です。
□□□部の〇〇です。
この度、一身上の都合により△月△△日付けで退職することになりました。
着任以来、■■さんには企画書やプロジェクトへのアドバイスをいただき、
深く感謝しております。
特にXXXXの案件では、ご自身の業務の手を止めてサポートしてくださったことは忘れません。
本当にありがとうございました。
私が受け持っている業務に関しては、同じ課の●●さんに引き継ぐことになります。
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●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
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万全の引き継ぎを行いますので、引き続きご協力をお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
末筆ながら、皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
有給休暇による引き継ぎ
長期で有給休暇を取得する際に、代理の担当者を立てる場合の文例です。
本文：
お疲れ様です。
□□□部の〇〇です。
〇月〇日（〇）〜〇日（〇）までの〇日間、
私用のため、休暇をいただくことになりましたのでご連絡いたします。
つきましては、業務に関するご用件を
同じ課の●●さんに代理で担当していただくことになりました。
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●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
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なお、緊急のご連絡の際は、私の携帯電話（000-0000-0000）まで
ご連絡をお願いいたします。
皆様にはご不便をおかけすることになりますが、何卒よろしくお願いいたします。
産休・育休などによる引き継ぎ
出産、育児、介護などの長期休暇を理由に、一時的に担当を引き継ぐ場合の文例です。
本文：
お疲れ様です。
□□□部の〇〇です。
この度、私事で恐縮ですが、△月△△日より出産休暇をいただくことになりました。
休暇中は、同じ課の●● ●●さんに引き継ぎをお願いしております。
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●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
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出産休暇後は、引き続き育児休暇をいただくことになり、
△△△△年△△月ごろには復職する予定です。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
休暇中はご不便をおかけすることになりますが、 何卒よろしくお願いいたします。
長期休暇明けの復職
長期休暇明けに、担当に復帰する場合の文例です。
本文：
お疲れ様です。
□□□部の〇〇です。
長らくお休みをいただいておりましたが、
この度、△月△△日より無事に復職させていただくことになりました。
休暇中は□□□部の皆様に大変ご配慮いただいたこと、本当にありがとうございます。
出産・育児に専念できたことも、皆様に助けていただいたおかげです。
重ねて御礼申し上げます。
今後は子どものことでご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、
精一杯努めさせていただき、恩返しできるようがんばります。
取り急ぎ、恐縮ですがメールにて復職のご挨拶とさせていただきます。
【後任者用】社内宛引き継ぎメールの文例
担当者変更に伴い、業務を引き継いだ後任者の挨拶メールの文面です。
本文：
お疲れ様です。
□□□部 ●●です。
先日、前任者の〇〇さんからご連絡がありました通り、
△月△△日より私●●が業務を引き継がせていただくことになりました。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ担当者着任のご挨拶をさせていただきます。
〇〇さんからは、業務に関する背景や経緯などを引き継いでおります。
担当者が変更となりましても、
ご不便やご迷惑をおかけしないよう精進していく所存です。
ご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
引き継ぎメールへの返信の文例
引き継ぎメールを受け取った側の返信として、オーソドックスな文例を紹介いたします。
本文：
お疲れ様です。
□□□部 △△です。
お忙しい中、ご丁寧に引き継ぎのご連絡をいただきありがとうございます。
私は〇〇さんのプレゼンテーションに憧れていたので、何度もご指導をお願いしましたね。
いつも時間をとってアドバイスをいただき、自信をつけられたことはずっと忘れません。
誠にありがとうございました。
〇〇さんの今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今後とも、ぜひ変わらぬおつきあいのほどよろしくお願いいたします。
心を込めたメールで円滑な引き継ぎを
今回は、社内宛の担当業務引き継ぎメールの書き方についてご紹介しました。
社内への引き継ぎメールは、これまでの感謝の気持ちを伝えるだけでなく、後任者へのスムーズな引き継ぎに役立ちます。
取引先や顧客など社外にも周知する必要がある場合には、同様にマナーを守って引き継ぎメールを送りましょう。
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