2023/07/11
夏季休暇や年末年始をはじめとして、1年のうちにまとまった期間の休暇を取る機会は何度かあるものです。
休暇を理由に長期間会社を不在にするときは、取引先の担当者や社内の関係者に休暇のお知らせメールを送って休暇中の対応を周知しておくことが大切です。
そこで今回は、休暇のお知らせメールを送るときの具体的な書き方や注意点、休暇の間の対応方法について解説します。
休暇のお知らせメールを送るときの注意点
休暇を取る際は、業務に支障が出ないように同僚や関係者にお知らせメールを送りましょう。
ここではお知らせメールを送る際の注意点を4つご紹介します。
できるだけ早めに連絡する
休暇を取ることが決まったら、できるだけ早い段階で関係者に連絡しましょう。自分の休暇によって関係者に業務連絡を受けてもらったり、一部の仕事を代理対応してもらったりする可能性があるためです。
少しでも早く連絡することによって相手のスケジュール調整等の負担を軽減できます。
休暇が判明するタイミングにもよりますが、遅くとも1～2週間前には休暇を取ると伝えておくことをおすすめします。
件名で用件を端的に伝える
休暇のお知らせメールを作成するときに限らず、メールを作成する際のマナーとして、件名だけで用件がわかるようにしましょう。
件名に用件が含まれていないと、受信者が「急ぎのメールではなさそうだ」と判断し、開封を後回しにしてしまう可能性があります。それだけでなく、お知らせメールであることに気がつかないまま見落とされ、相手の担当者が知らないまま休暇に入ってしまうケースもあり得ます。
「休暇についてのお知らせ」「〇日～〇日は休業いたします」など、わかりやすい件名をつけるように意識しましょう。
休暇の間の対応を明記する
休暇のお知らせメールには、休暇の間の対応を明記することも求められます。
「休暇中の連絡は〇〇部署の〇〇までお願いします」というように、自分が不在にする間は誰に取り次いでもらえば良いのかをあらかじめ知らせておくことで、休暇中の混乱を最小限に抑えられます。
加えて、お知らせメールのなかには「〇日～〇日まで休暇を取る予定です」などと休暇の期間を明記し、休暇明けの最初の出社日と時間、緊急時の連絡先も記載しておきましょう。
休暇は自分の都合で少なからずお客様に負担をかけることになるため、「私事で恐縮ではございますが」「大変勝手ながら」など、お詫びのフレーズも添えておくと良い印象を与えられます。
休暇の間、業務を滞らせないためにおすすめの対応方法は後述します。
期間や日時の書き間違いに気をつける
休暇を取得する予定の期間や日時は、送信前に間違いがないかよく確認しましょう。
誤って記載すると本来は休暇中であるにもかかわらず、お客様が出社日だと勘違いして自分に対する取り次ぎを依頼したり、急ぎの仕事を設定したりする可能性があるためです。
休暇のお知らせメールの本文を書いた後は必ず文面を見返して、期間や日付だけでなく、内容が正しいかどうかのチェックも行いましょう。
休暇のお知らせメールの文例集【社外】
ここでは、社外に休暇のお知らせメールを送るにあたって、すぐに使える文例をご紹介します。
基本の文例
【件名】
休暇のご連絡
【本文】
株式会社〇〇
■■部 △△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社□□の××です。
私事で恐縮ではございますが、この度休暇を取得することになりましたので、
予定の日時等をご連絡差し上げたくメールいたしました。
休暇を取得する期間は下記を予定しております。
・休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
・不在中の連絡先：営業部 ▲▲
・緊急時のご連絡先：xxx-xxxx-xxxx
不在時に緊急の御用件などございましたら、
上記の営業部▲▲までお伝えいただけますと幸いです。
なお、休暇明けの出社は〇月〇日（〇）を予定しております。
不在中はご不便をおかけいたしますが、
ご理解ご協力の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
夏季休暇
【件名】
夏季休暇のご案内
【本文】
株式会社〇〇
■■部 △△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社□□の××です。
誠に勝手ではございますが、下記期間中、
弊社では夏季休暇とさせていただきます。
期間中はご不便をおかけいたしますが、
ご理解いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
・休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
・緊急時のご連絡先：本社総務部（xxx-xxx-xxxx）
期間中に緊急の御用件などございましたら、
本社総務部までお伝えいただけますと幸いです。
略儀ではございますが、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
ゴールデンウィーク
【件名】
ゴールデンウィーク期間中の営業について
【本文】
株式会社〇〇
■■部 △△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社□□の××です。
誠に勝手ではございますが、下記期間中、
弊社ではゴールデンウィーク休暇とさせていただきます。
期間中はご不便をおかけいたしますが、
ご理解いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
・休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
・緊急時のご連絡先：本社総務部（xxx-xxx-xxxx）
期間中に緊急の御用件などございましたら、
本社総務部までお伝えいただけますと幸いです。
略儀ではございますが、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
年末年始
【件名】
年末年始の休業日について【ご案内】
【本文】
株式会社〇〇
■■部 △△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社□□の××です。
年の瀬のお忙しいなかご連絡失礼いたします。
誠に勝手ではございますが、
当社の年末年始休暇についてご案内を差し上げたくメールいたしました。
期間中はご不便をおかけいたしますが、
ご理解いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
・休暇期間：12月〇日（〇）～1月〇日（〇）
※年内の最終営業日は12月〇日、年始の営業開始日は1月〇日となります。
・緊急時のご連絡先：本社総務部（xxx-xxx-xxxx）
期間中に緊急の御用件などございましたら、
本社総務部までお伝えいただけますと幸いです。
本年は誠にお世話になりました。
来年も変わらぬお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願いいたします。
臨時休業
【件名】
臨時休業のお知らせ
【本文】
株式会社〇〇
■■部 △△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社□□の××です。
誠に勝手ではございますが、
〇月〇日は創立記念日のため全社休業とさせていただきます。
尚、休業中に緊急の御用件などございましたら、
本社総務部までお伝えいただけますと幸いです。
・緊急時のご連絡先：本社総務部（xxx-xxx-xxxx）
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
休暇のお知らせメールの文例集【社内】
続いて、社内向けの休暇のお知らせメールの文例をご紹介します。
夏季休暇
【件名】
夏季休暇のお知らせ
【本文】
各位
お疲れ様です。△△部の××です。
本年度の夏季休暇は、下記のとおりです。
各自充実した休養をはかり、リフレッシュの期間としてください。
・夏季休暇取得期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
・休暇日数：上記期間のなかで任意の〇日間
備考：
1.土日祝・有給休暇を前後に付け加えて、1週間以上の連続休暇とすることを推奨します。
2.業務に支障をきたさないよう、スケジュール調整を徹底してください。
不明点がございましたら、△△部××（内線：〇〇）まで、
メールまたは電話にてお尋ねください。
以上、よろしくお願いいたします。
ゴールデンウィーク
【件名】
GW休暇のお知らせ
【本文】
各位
お疲れ様です。△△部の××です。
本年度のGW休暇は、下記のとおりです。
各自充実した休養をはかり、リフレッシュの期間としてください。
・GW休暇期間：4月〇日（〇）～5月〇日（〇）
備考：
1. 5月〇日（水）を有給休暇とし、1週間以上の連続休暇とすることを推奨します。
2. 業務に支障をきたさないよう、スケジュール調整を徹底してください。
不明点がございましたら、△△部××（内線：〇〇）まで、
メールまたは電話にてお尋ねください。
以上、よろしくお願いいたします。
年末年始
【件名】
年末年始休暇のお知らせ
【本文】
各位
お疲れ様です。△△部の××です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
本年度の年末年始休暇は、下記のとおりです。
・年末年始休暇期間：12月〇日（〇）～1月〇日（〇）
備考：
1. 〇日の大掃除の後、15時から納会を行います。
2. 業務に支障をきたさないよう、スケジュール調整を徹底してください。
尚、仕事始め式は1月〇日〇時～となります。
不明点がございましたら、△△部××（内線：〇〇）まで、
メールまたは電話にてお尋ねください。
以上、よろしくお願いいたします。
業務を滞らせないための休暇の間の対応方法
取引先やお客さまの業務を滞らせないためには、休暇の間の対応準備も重要となります。ここでは対応方法の一例をご紹介します。
自動返信メールを設定
事前のお知らせメールを送っていても、先方が見ていなければ意味がありません。こちらに落ち度が無いにせよ、まったく返信がない状態で長らく取引先やお客さまをお待たせするのは好ましくないでしょう。
そこで活用したいのが、自動返信メール機能です。
メールソフトには、自動返信メール機能がついているものが多くあり、不在中の一次返信として便利です。
メール内に「休暇のため不在となる旨」「不在期間」「緊急時の連絡先」を入れておけば、お客さまが不在に気づくことができます。
Outlookでの具体的な設定方法を以下の記事で紹介しています。Outlookを利用している方はぜひ参考にしてみてください。
代理対応を依頼
自分が休暇の間もお客さまの業務が進行している場合があります。お客さまに迷惑がかからないよう、社内の関係者へ代理対応の依頼をし、引継ぎをしっかりしておきましょう。
スムーズに代理対応を行ってもらうためには、連絡状況の共有を徹底することが重要になります。見落としを防止して迅速な対応を行うためにも、チームでメールを共有できるようにしておきましょう。
メールの共有方法はいくつかあります。以下の記事で具体的な設定方法やメリットを紹介していますので、自社の状況にあったものをぜひ参考にしてみてください。
休暇のお知らせメールは早めに送りましょう
休暇を取ることが決まったら、できるだけ早い段階で関係者に休暇メールを送って不在であることを知らせましょう。早めの対応を取ることで、休暇に入ってからの混乱を最小限に抑えられます。
メール共有管理システム「メールディーラー」なら、メールや電話、チャット、LINEからの問い合わせを複数人で対応・管理が可能です。休暇対応の効率化をお考えの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
