2023/07/11
会社の長期休暇中や担当者の出張など、長期間にわたり不在になる場合は、お客さまへのメール返信が一時的に滞ってしまいます。
そんなとき、まったく返信がない状態でお客さまを長らくお待たせするのは好ましくありません。そこで活用したいのが、Outlookの自動応答機能です。
Outlookの自動応答機能を使えば、やむを得ずお客さまをお待たせしてしまう場面に、メールの一時返信が可能となります。自動的に返信メールを送り、相手の方へ自社の事情を知らせることで、不快感の軽減が期待できるのがメリットです。
本記事では、Outlookの自動応答機能の設定方法や、運用での注意点などをお伝えします。メール窓口で顧客対応を担うご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。
Outlookの自動応答が便利な理由と活用しやすい場面
Outlookの自動応答とは、受信したメールに対して事前に用意したメッセージで自動的に返信を行う機能のことです。
自動応答を設定すると、Outlookを起動していなくても自動で返信ができるようになります。
さらに、自動応答を行う期間や時間帯などを指定することも可能です。自社で用意した文面で返信できるため、場面に応じてお客さまへ自社の事情をお知らせできます。
初めに、Outlookの自動応答機能が便利な理由や、企業の業務で活用できる場面をご紹介します。
自動応答機能が便利な理由
Outlookの自動応答機能は、メール対応の業務効率化に役立ちます。
顧客からのメールに自動で返信する機能によって、連絡を受けた段階で即座に応答できるようになります。担当者からの返信の前にワンクッションを置くことで、返信が届くまでの待ち時間の不安を軽減できるのがメリットです。
その際、返信は自動で行われるため、担当者の負担が増える心配はありません。
なお、担当者の不在時はOutlookの自動応答機能のほかに、メール共有システムで代理対応を行うという解決策もございます。
代理対応では、別の担当者が即座に顧客の要望に応えられるため、自動応答よりもきめ細やかで柔軟性の高いフォローが可能です。
メール共有システムについて、詳しくは後ほどご紹介するため、併せてご確認ください。
自動応答が活用できる主な場面
Outlookの自動応答機能は、担当者の不在時や営業時間外などの場面で活用できます。
たとえば、年末年始で長期休暇を取る場合のような、ただちにメールに返信できない状況のとき、顧客に状況を知らせるために自動応答を設定しておくと役立つでしょう。
ほかにも、問い合わせや商品の注文、求人応募の受付などに関するメールを受信した場合は、自動で確認メールを送ると安心につながります。
Outlookで不在時の自動応答を設定する方法
ここでは、Outlookの自動応答機能を使って不在時のメール返信を設定する手順を、画面の流れに合わせてご紹介します。
その際、Microsoft Exchangeアカウントの有無により設定方法が異なるため、2つのパターンに分けてお伝えします。
Microsoft Exchangeアカウントを持っていない場合の設定方法
- 自動応答用のメッセージを入力した「新しいメール」を作成します。
- 「ファイル」タブの「名前を付けて保存」から「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択して、テンプレートとして保存しましょう。
- 「ファイル」タブの「仕分けルールと通知の管理」ボタンをクリックしてください。
- 「仕分けルールと通知」ウインドウの「新しい仕訳ルールを作成する」をクリックします。
- さらに、「自動仕分けウィザード」ウインドウの「受信メッセージにルールを適用する」を選択して、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
- 「自動仕分けウィザード」ウインドウの「特定のテンプレート」のチェックボックスをオンにします。保存しておいたテンプレートを選択したら、設定が完了です。
Microsoft Exchangeアカウントを持っている場合の設定方法
- Outlookの「ファイル」タブを選択し、「情報」メニューの「自動応答」ボタンをクリックしましょう。
- 「自動応答」ウインドウの「自動返信を送信する」のチェックボックスをオンにします。
- 「自動応答」欄に送信したいメッセージを入力して「OK」ボタンをクリックしてください。こちらで設定は完了です。
- 自動応答を解除する場合は、「自動応答」ウインドウの「自動返信を送信する」のチェックボックスをオフにしましょう。
Outlookで不在時の自動応答をする際の注意点とポイント
Outlookの自動応答機能を利用する際、メール対応で行き違いやミスが生じないよう注意しておきたいことがあります。
Outlookの自動応答で注意すべきことや、メール対応で押さえておきたいポイントをお伝えします。
Outlookで不在時の自動応答をする際の注意点
自動応答メールは、基本的に件名に「自動応答」と表示され、手動で送信したメールとは区別されます。また、自動応答メールには署名が付きません。署名の内容をメールに含める必要がある場合は、自動応答を設定する際に、メッセージ本文に署名部分の情報まで記載しておきましょう。
自動応答メールはあくまで一次対応の手段であり、自動応答のみで問題を解決するのは難しいといえます。担当者が返信するまでの期間、顧客を待たせることになる点には変わりありません。
担当者の復帰後は、可能な限り早く対応するか、別の担当者にメール対応を引き継ぐことも視野に入れましょう。
Outlookで不在時の自動応答をする際のポイント
Outlookの自動応答機能を不在通知として利用する場合は、メール本文に担当者が不在となる期間のほか、復帰する時期や時間帯などを明記しておきましょう。また、急ぎの連絡に備えて、緊急時の連絡先も併せて記載しておくと安心です。
なお、緊急連絡が発生する確率が高いケースでは、Outlookの自動応答機能に加えて、別の担当者による代理対応を実施するのが望ましいでしょう。チームでフォローする体制によって、急を要する案件で対応漏れが生じるのを防ぐことができます。その際は、複数人でメールを共有してチームで状況を把握できる、メール共有システムを導入するのが効果的です。
また、自動応答を設定する範囲を決めておくことも大切です。Outlookの自動応答機能には、すべての受信メールに対応する設定と、特定のメールアドレス宛ての受信メールに対応する設定があります。目的に合わせて設定を変更することで、効率的に運用しやすくなります。
不在時にOutlookの自動応答後に行うべき対応とは？
ここまで、Outlookの自動応答機能について解説しました。
自動応答機能を活用すると、担当者の不在時に速やかに返信が可能となるため、一次対応として有効です。ただし、メール対応の仕事では、急を要する場面も多く、自動応答のみではサポートが不十分となるケースも少なくありません。
そこで、自動応答機能に追加して導入をおすすめするのが、メール共有システムです。
メール共有システムの「メールディーラー」は、担当者の不在時にスムーズな代理対応を実現します。
各担当者のメール対応状況をシステム上で一元管理できるため、対応漏れが一目でわかります。別の担当者が速やかにフォローに入ることで、迅速な代理対応を実施。さらには、メール対応の履歴を閲覧できるため、担当者の復帰後の引き継ぎも簡単です。
メール担当者の不在時は、自動応答後の代理対応を実施して、きめ細やかで柔軟なサポートを提供しましょう。
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