資料請求へのお礼メールの有効な書き方とは？【タイプ別例文付き】

お客様からの「資料請求メール」は、当社の商品やサービスに関心を持っている”見込み客”にあたります。

見込み客から”受注”へつなげるためには、資料請求メールへの返信である「お礼メール」が重要な鍵になります。

この記事では、資料請求へのお礼メールで受注につなげるための有効な書き方・返信ポイントや、すぐに使える例文をタイプ別でご紹介します。

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資料請求へのお礼メールの役割とは

見込み客が資料請求メールを送るタイミングというのは、「製品に対する関心が高まっているとき」です。
検討段階はさまざまですが、数ある企業の中から選ばれ「資料請求」というアクションを起こしたという時点で、製品への関心が高まっていると推測できます。

この見込み客を”受注”へつなげるための重要な役割を果たすのが、資料請求への「お礼メール」です。
ただ資料を送るだけでなく、お客様の次のアクションを促す仕掛けを入れこむことで、受注につながる可能性をより高めることができます。

資料請求へのお礼メールの例文【タイプ別】

さっそく、資料請求へのお礼メールの例文をタイプ別に4つご紹介します。
自社の状況に合わせてカスタマイズしながら、顧客の要望に寄り添った資料請求メールの返信方法を検討しましょう。

シンプルタイプ

まずは、最もスタンダードな資料請求へのお礼メールの例文です。
営業的な内容は入れずシンプルにまとめた文章なので、汎用的に利用できます。

製品説明を添えるタイプ

製品の概要や特徴、セールスポイントなどを簡潔にまとめた一文を添えたタイプの例文です。

複数記載する場合は箇条書きにするなど、読みやすさに注意することが重要です。

キャンペーン案内を添えるタイプ

資料請求のあった製品に関連するキャンペーン案内を添えたタイプの例文です。
メールの本文中にキャンペーン期間を記載し、期限を明示すると効果的です。

関連資料を添えるタイプ

請求のあった資料に関連した他の資料も添付しておけば、より興味を持ってもらえる可能性があります。
ただし、全く関連のないものであったり、複数添付しすぎるとかえって悪い印象を与えてしまうため注意しましょう。

資料請求へのお礼メールの書き方・返信ポイント

ここでは、資料請求へのお礼メールを書く際に意識することや、返信時のポイントについてご紹介します。

できるだけ早く返信する

資料請求したお客様は「この製品について知りたい」という気持ちを少なからずもっています。しかし返信までに時間がかかってしまうと、検討意欲が冷めてしまい、受注を逃すことになりかねません。

加えて「この企業は対応が遅い」という評価につながり、次回以降の検討の際には候補にさえ挙がらなくなってしまうこともあります。

資料請求メールを受信したら、なるべく早急に返信（遅くとも24時間以内には返信）することを心がけましょう。

要点を絞ったわかりやすい件名・本文にする

資料請求へのお礼メールは、件名・本文ともに要点がわかりやすい内容にしましょう。

件名は、「○○（製品名）カタログ送付の件につきまして」「○○（製品名）の資料を送付いたします」など、資料送付メールであることがひと目で分かる書き方が望ましいです。

本文は、「いつの・どの資料請求に対する返信なのか」「資料の説明」「資料送付方法（添付・ダウンロードURL・郵送など）」を端的に記載することで、顧客は安心感をもってメールを読み進め、添付ファイルを開くことができます。

ただし、「資料を請求しているのだからアピールすれば受注できるかもしれない」と必要以上に情報を詰め込みすぎると、お客様に不快感を与えてしまい、受注を逃す可能性もあるため注意しましょう。

次につながる情報や特典を入れる

資料請求へのお礼メールで受注につなげるためには、お客様の次の行動を促すための仕掛けをすることも重要です。

たとえば、資料と一緒にサンプル請求の案内やクーポンを添付することで、「とりあえずサンプルを請求してみようかな」「クーポンがあるなら試しに買ってみようかな」と考え、次の行動へと移る効果が期待できます。
求められた資料を送るだけでは、お客様が資料を読んだ後に次のアクションをとらず、最終的な「購入」という目的にたどり着かない可能性があります。

相手の都合に寄り添った内容にする

資料を請求する人の検討段階はさまざまです。
「ちょっと製品について気になったから詳しく見てみたい」という程度の人や「具体的に購入を検討していて、他社製品と比較するために資料がほしい」という人など、購入意欲にはばらつきがあります。
なるべく多くのお客様を受注につなげるためには、それぞれの検討段階に沿ったお礼メール内容でアプローチを柔軟に変えることが重要です。

例えば、製品について少し興味がある程度のお客様にはサンプルの取り寄せを勧め、具体的に比較・検討しているのであれば本格的なデモ環境の提供や商談のアポを取り付けるなどの対応が考えられます。

資料請求メールの管理なら「メール共有システム」がおすすめ

資料請求メールは、不特定多数のお客様から届き、かつ複数人で分担して返信対応を行うため、誰がどのメールに対応しているか・すべきか分からず、管理が難しい点が課題です。
管理不足による返信漏れや遅れを防ぐためには、「メール共有システム」の導入がおすすめです。
メール共有システムは、複数人でメールを共有・対応するために開発されたメールシステムです。

以下では、代表的なメール共有システムである「メールディーラー」を例に、メール共有システムに搭載されている便利な機能をご紹介します。

対応状況管理・担当者割り振り

メールディーラーの対応状況管理・担当者振り分け機能の画面イメージ

「対応状況管理機能」では、すべての受信メールが「新着・返信処理中・対応完了」と対応状況ごとにタブで分かれる仕組みになっており、返信作業を進める中で自動的に受信メールの対応状況（タブ）が切り替わります。

「担当者振り分け機能」は、メール1通1通に担当者を振り分けることができる機能で、「どのメールがどういう状態か」「だれがどのメールに対応するか」がひと目で分かります。

対応履歴の一覧表示

メールディーラーの対応履歴機能の画面イメージ

「対応履歴機能」は、担当者・チャネルをまたいで過去の対応履歴を一覧表示できます。システムによっては、アドレスをワンクリックすると時系列順でやりとりを確認できるものもあり、検索時間や確認・共有の手間を削減できます。

テンプレート機能

メールディーラーのテンプレート機能の画面イメージ

メールディーラーの「テンプレート機能」は、クラウド型のメールシステムであるため、テンプレートデータを誰か1人が設定すれば、同時に全員の環境で設定が完了します。記載する情報が変わった際も、周知したり各自がテンプレートを更新したりする必要がなく、常に全員で最新のテンプレートを使うことができます。

複数アドレスの一元管理

メール共有システムは、複数のメールアドレスを一元管理することができます。
用途ごとにメールアドレスがある場合や、複数のメーリングリストを保有している場合でもまとめて管理できるため、複数の管理画面を行き来する手間を削減できます。

資料請求への有効なお礼メールで受注につなげよう

今回は、資料請求へのお礼メールの例文や、有効なお礼メールの書き方・返信ポイントなどをご紹介しました。

資料請求メールは受注につながるチャンスであり、迅速かつ丁寧な返信が受注の可能性を大きく左右します。できるだけ早い返信を心がけるとともに、シンプルかつわかりやすい内容のメールで好印象を与えましょう。

単に資料を送付するだけでは次の行動につながらない場合も多いため、クーポン配布など顧客が次のアクションをとりやすくなる工夫を凝らすのも効果的です。

自社の製品と絡めて、効果的なアイデアを考えてみましょう。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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