【例文付】資料請求へのお礼メールで受注につなげる書き方とは

見込み顧客からの資料請求メールは受注につながるチャンスとも言える重要な分岐点です。
そのため、資料請求メールの返信であるお礼メールは、迅速丁寧で的確な対応が必要です。

そこで今回は、資料請求へのお礼メールで受注につなげるためのポイントや、すぐに使える例文などをご紹介します。

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資料請求メールは受注につながるチャンス

見込み客が資料請求メールを送るタイミングというのは、「製品に対する関心が高まっているとき」です。
検討段階はさまざまですが、数ある企業の中から選ばれ、資料請求というアクションを起こしたという時点で、製品への関心が高まっていると推測できます。資料請求を受けた後の対応次第で、受注につなげることもできるでしょう。

資料請求メールの返信する際のポイント

資料請求メールに返信する際は、次の4つのポイントを押さえることが大切です。

1.できるだけ早く対応する

資料請求した顧客は「この製品について知りたい」という気持ちを少なからずもっています。しかし返信までに時間がかかってしまうと、検討意欲が冷めてしまい、受注を逃すことになりかねません。

加えて「この企業は対応が遅い」という評価につながり、次回以降の検討の際には候補にさえ挙がらなくなってしまうこともあります。
資料請求メールを受信したらスピード感をもって対応し、顧客の「製品について知りたい」という意欲が失われないうちに資料を提供しましょう。

2.シンプルでわかりやすい本文を心がける

資料請求メールへの返信は、シンプルでわかりやすい本文を心がけましょう。
「いつ受信したどのようなメールに対する返信なのか」を明示した上で「添付する資料の内容」を正確に伝えることで、顧客は安心感をもってメールを読み進め、添付ファイルを開くことができます。

また、資料送付メールであることを一目で伝えるために「〇〇（製品名）カタログ送付の件につきまして」「〇〇（製品）の資料を送付いたします」などの件名にしましょう。

ただし、「資料を請求しているのだからアピールすれば受注できるかもしれない」と考えて、必要以上に情報を詰め込むことは望ましくありません。
資料を請求してくれたことに対するお礼を述べた上で、請求された資料を送付し、資料だけでは伝わらない魅力や特徴を簡潔に伝えましょう。

3.次回の行動を促す

資料請求メールへ返信するときは、次の行動を促すための仕掛けをすることも重要です。
例えば資料送付と合わせて、サンプル請求の案内やクーポンを送信すると良いでしょう。「とりあえずサンプルを請求してみようかな」「クーポンがあるなら試しに買ってみようかな」と考え、次の行動へと移る効果が期待できます。

求められた資料を送るだけでは、顧客が資料を読んだ後に次のアクションをとらず、最終的な「購入」という目的にたどり着かない可能性があります。

4.相手の都合に寄り添う姿勢を見せる

資料を請求する人の検討段階はさまざまで、購入意欲にはばらつきがあります。
「ちょっと製品について気になったから詳しく見てみたい」という程度の人や「具体的に購入を検討していて、他社製品と比較するために資料がほしい」という人など事情はさまざまです。顧客の都合に寄り沿う姿勢を見せることで、検討段階に沿ったアプローチにつながります。

例えば、製品について少し興味がある程度の顧客にはサンプルの取り寄せをすすめ、具体的に比較・検討しているのであれば本格的なデモ環境の提供や商談のアポを取り付けるなどの対応が考えられます。

【例文】資料請求メールへの返信

ここでは、資料請求メールに返信するときの例文を4つご紹介します。
自社の状況に合わせてカスタマイズしながら、顧客の要望に寄り添った資料請求メールの返信方法を検討しましょう。

本文で製品の概要・特徴を簡潔にまとめる

資料の補足として、メールの本文内で製品の概要や特徴、セールスポイントなどを簡潔にまとめましょう。複数記載する場合は箇条書きにするなど、読みやすさに注意することが重要です。

キャンペーンで次回の行動を促す

資料請求のあった製品に関連するキャンペーンを案内しましょう。メールの本文中にキャンペーン期間を記載し、期限を明示すると良いでしょう。

自動返信で一次対応をする

資料請求の件数が多く、迅速な対応ができない場合は、自動返信機能を使った一次対応もおすすめです。早朝深夜などの営業時間外や長期休み中でも、顧客を待たせることなく即時に資料を送付することができます。

資料請求窓口の管理ならメールディーラー

ビジネス利用で人気のあるGmailやOutlookなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。そのため、資料請求窓口のように不特定多数顧客から届くメールを複数人で分担して対応する場合、管理機能の不足により、返信漏れや遅れを招くことがあります。

株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、返信漏れや遅れを防止に役立ちます。

複数の窓口を一元管理

「メールディーラー」は、資料請求などの顧客対応が発生する窓口を集約し、一元管理することができます。

複数の管理画面を行き来する必要がなく、「メールディーラー」だけで顧客対応業務が完結することができます。

対応進捗状況を可視化

「メールディーラー」では、顧客対応の進捗状況を自動で管理できます。
受信トレイ上で、各メールの「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示されるので、一目でどのメールがどの状態にあるのか把握できます。
また、対応状況ごとに分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが表示され、対応漏れ・遅れを防止することができます。

担当者を割り振って対応漏れ防止

クラウドメールである「メールディーラー」は、クラウド上に置かれた共有用メールフォルダにメールが集約され、各自のパソコンからアクセスしてメール対応業務を行います。そのため、メールに対応担当者を設定し、業務分担を可視化することができます。
他の担当者が過去に対応した送信メールも共有されるため、属人化防止にも貢献します。

まとめ

資料請求メールは受注につながるチャンスであり、迅速かつ丁寧な返信が受注の可能性を大きく左右します。できるだけ早い返信を心がけるとともに、シンプルかつわかりやすい内容のメールで好印象を与えましょう。

単に資料を送付するだけでは次の行動につながらない場合も多いため、クーポン配布など顧客が次のアクションをとりやすくなる工夫を凝らすのも効果的です。自社の製品と絡めて、効果的なアイデアを考えてみましょう。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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