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見積もりメールは受注前の関門!書き方や例文を詳しく解説

見積もりメールは受注前の関門!書き方や例文を詳しく解説

取引先に送る見積もりメールは、受注を決めてもらう直前の重要なステップのひとつです。
丁寧な見積もりメールは、相手に信頼感と安心感を与えます。

そこで今回は、見積もりメールの書き方や例文を詳しく解説します。

この記事の目次

    見積もりメールは受注に向けた最後の関門

    見積もりメールを送付する際、相手は自社商品の購入を具体的に検討しており、内容を精査して購入するかどうかを意思決定する状況にあるといえます。

    見積もりメールを送付するときの対応を誤ると「この会社は対応がずさんで信頼できない」と思われ、商品の魅力や価格面以外の部分で検討から外れてしまう可能性もあります。
    「迅速かつ正確な見積もりメールの送付は、受注確度を高める」という意識で業務にあたりましょう。

    見積もりメール送付時のポイント

    見積もりメールを送付する際は、次の5つのポイントを意識してメールを作成することが大切です。

    編集できないファイル形式で送る

    一般的に、見積書データはPDFなどの編集できないファイル形式で送付します。
    お客様が自由に見積書の内容を改変できるエクセルなどの形式で送付すると、見積書の信頼性がなくなる場合もあります。

    必ずPDFなどの編集不可のファイル形式に変換・保存しましょう。

    見積書だとひと目でわかる件名にする

    見積書であることがひと目でわかるような件名にすることが重要です。
    要件がわからない件名のメールを送ると、メールを見落とされてしまったり、未開封のまま放置されてしまったりする可能性があるためです。

    相手がメールを確認できていないために「送ってほしいとお願いした見積書が届いていない」と確認の連絡が入ることもあるでしょう。トラブルに発展しないためにも、受信側がすぐに「見積書が届いた」と確認できるような件名を意識しましょう。

    本文にファイル名を記載する

    メールの本文に、見積書のファイル名を記載しましょう。件名だけで見積書を送ったことを伝えようとすると、仮に見積書の添付を忘れてしまった場合、見積書自体は別の手段で送られてくると誤解されてしまう可能性があります。

    そのため、本文中に「見積書(ファイル名)を添付致しました」などと、メールに見積書添付していることが伝わるようにしましょう。

    受信者が管理しやすいファイル名にする

    見積書のファイル名は、受信者がダウンロードした後に管理しやすいよう気を配るとよいでしょう。例えば、ただ「見積書」というファイル名だと、送信者も受信者も管理が大変です。ファイル名は、「送信者」「日付」などを含めて、「見積書_株式会社◯◯_202204」などと、内容やいつも見積書かが端的にわかるようにするとよいでしょう。

    見積書の送付後に確認メールも送る

    通常、見積書をメールで送付した後は、相手からの反応を待つことになります。
    しかし見積もりメール送付後、ある程度の期間が経過しても相手から反応がない場合、見落としや送信トラブルなどの可能性があります。特に第三者に誤ってメールを送っていた場合は、早急な対処が必須です。

    一定期間相手からの反応がない場合は、確認メールを送る習慣をつけておくとよいでしょう。

    見積もりメールの例文

    ここでは、実際に使える見積もりメールの例文を3種類ご紹介します。自社の商品や状況に合わせて適したものを活用してみてください。

    例文1

    【件名】
    お見積書送付の件【株式会社〇〇 鈴木】

    【本文】
    株式会社◯◯
    田中様

    平素は大変お世話になっております。
    株式会社〇〇の鈴木です。
    この度は弊社サービス「▲▲」のお見積もり依頼をいただき、誠にありがとうございます。

    早速ではございますが、見積書と製品カタログをPDFにて送付いたしますのでご査収ください。
    事前にご入力いただいたアンケートの結果、貴社には【スタンダートプラン】をおすすめします。

    現在、3か月間の基本料金0円キャンペーンを実施しております。
    ぜひこの機会に▲▲のご利用をご検討ください。

    尚、お送りした見積書の内容にご不明な点やご要望がございましたら、
    弊社担当:鈴木までお申し付けください。

    また、ファイルを開けないなどのトラブルが生じた場合にも、
    お手数ではございますがご連絡をいただけますと幸いです。

    御見積書の有効期限:◯◯年◯月◯日

    お忙しいなか恐れ入りますが、期日までにお返事をいただけますよう、
    ご検討のほどよろしくお願いいたします。

    例文2

    【件名】
    見積書送付のご案内【株式会社〇〇 鈴木】

    【本文】
    株式会社◯◯
    田中様

    平素は大変お世話になっております。
    株式会社〇〇の田中です。

    〇〇年〇月〇日に当社Webサイトのお問い合わせフォームへ頂きましたお見積もりの件で、
    ご依頼の御見積書を送付いたしたくご連絡を差し上げました。

    ・▲▲(商品・サービス名) 10点
    ・■■(商品・サービス名) 5点

    上記の見積書をPDFファイルにてお送りいたしますので、
    内容をご確認いただけますと幸いです。

    尚、納期は通常ご発注いただいてから約1週間を予定しております。
    〇~〇月の繁忙期は納期が延びる可能性もございますので、お急ぎの場合は事前にご相談ください。

    見積金額や納期についてご不明な点がございましたら、
    弊社担当:鈴木までお気軽にお問い合わせください。

    田中様のご検討およびご返信をお待ちしております。

    例文3

    【件名】
    お見積書送付のご案内【株式会社〇〇 鈴木】

    【本文】
    株式会社◯◯
    田中様

    平素より大変お世話になっております。
    〇〇株式会社の鈴木です。

    この度は、弊社製品【▲▲】に関するお見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
    早速ではございますが、御見積書をPDFデータにて送付いたします。

    ▲▲の製品カタログも同封しておりますので、検討のご参考にご覧いただけますと幸いです。
    尚、ご希望いただきました▲▲の製品ですが、後続の〇〇という製品がございますので、
    御見積書に併せて記載させていただいております。

    添付ファイルの不備や内容にご不明点等ありましたら、弊社鈴木までご連絡ください。
    ご査収・ご検討のほどよろしくお願いいたします。

    【添付内容】
    ・▲▲御見積書(PDFファイル)1部
    ・▲▲製品資料(PDFファイル)10ページ

    尚、御見積書の有効期限は〇〇年〇月〇日までとなります。

    ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

    まとめ

    見積もりメールは、お客様先に直接訪問せず手軽に見積書を送付できるため、自社と相手の双方にとって便利です。ただし、自社への信頼をもたせた上で購入を検討してもらうためには、基本的なビジネスマナーや添付ファイルの取り扱いなどにおいて、丁寧な対応が必要不可欠です。

    場合によってはトラブルの原因ともなるため、見積もりメールの送付後に長期間反応がないようであれば確認メールの送付も検討しましょう。
    今回ご紹介した例文も参考にしながら、自社ならではの見積もりメールを作成してみてください。

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    メールディーラー通信編集部:B

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