2022/05/26
ビジネスでは、取引先や顧客からの依頼や、上司の声かけを断らなければならない場合があります。「断る」ことは、相手にマイナスイメージを与えかねないので注意が必要です。
今回は、お断りメールを上手に書くために注意すべきポイントや文例をご紹介します。
上手なお断りのメールのポイント
ビジネスシーンでお断りのメールを送らなければならない場合は、どのような理由であれ相手を不快にさせないことが大切です。
メールで上手に断るには、下記の3つを意識してみてください。
「断る」ことを明確に伝える
断ることに躊躇して曖昧な表現をしてしまうと、相手はYESなのかNOなのか判断できず、さらにマイナスイメージを与えてしまいます。
意図したことの反対の意味に捉えられてしまうと、後々トラブルにも発展しかねません。
例えば、「検討しております」や「状況次第では可能なのですが」などと結果ではなく過程だけを述べて相手に察してもらおうとしても、相手に正しく伝わるとは限りません。断るという意思がはっきりと相手に伝わるように気をつけましょう。
クッション言葉で印象を柔らかく
「お断りします」「できません」といった断りの文章は、受け手にきつい印象を与える恐れがあります。そこで、クッション言葉を使うことで印象を柔らかくすることができます。
＜クッション言葉の一例＞
- 恐れ入りますが
- 大変心苦しくはありますが
- 申し訳ございませんが
- 誠に恐縮ですが 例1.取引を断るメール
- 残念ではございますが
上記のようなクッション言葉の後に断りの文章を続けることで、相手を気遣いながらお断りの意思を伝えるメールに仕上がります。
次回につなげるフォローを忘れない
今回はお断りメールを送ることになったものの、引き続き良好な関係を保ちたいケースもあるでしょう。その場合には、次回につなげるフォローの文章を添えることを忘れないようにしてください。
＜フォローの一例＞
- またの機会がございましたら、ぜひお声掛けいただけるようお待ち申し上げております。
- あいにく〇日は所用のため参加できませんが、来月は参加させていただく予定です。
- お問い合わせいただいたA商品はただいま欠品しておりますが、代替品として新発売のB商品をご利用いただくことも可能です。
次の機会を期待する旨を伝えたり、代替案や別の機会を設けるなどのアピールをしたりすることで、都合がつかないことへのお詫びの気持ちがさらに伝わり好印象につながります。
お断りメールの基本構成
以下が、オーソドックスなお断りメールの構成の一例となります。
＜文章の構成＞
シーン別のお断りメール文例
ここからはビジネスシーン別に、お断りメールの文例を見ていきましょう。
例1.取引を断るメール
外部からの営業で商品やサービスの提案を受けた件に対して、お断りメールを送る際の文例です。今回の提案は見送るものの、今後もつながりを持ちたい場合の参考にしてください。
株式会社□□□□ 営業部 第一営業課
□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇 〇〇課 〇〇グループの〇〇と申します。
この度は貴社の在庫管理システムについて導入のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
社内で慎重に検討を重ねました結果、大変恐縮ではございますが今回は見送らせていただきます。
貴社の□□□□システムは大変魅力的でしたが、どうしても購入費用の折り合いがつかないとの判断に至りました。
今回はこのような結果となり誠に残念ではありますが、またの機会がございましたらぜひよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
例2.製品の購入依頼を断るメール
自社の製品の購入依頼を申し出た顧客に対して、廃盤によりお断りしなければならない場合の文例です。顧客の取り逃がしを防ぐためにも、代替案の提案を忘れないように行いましょう。
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。
株式会社□□□ □□課 □□グループの〇〇でございます。
この度は弊社製品□□□□についてのお問い合わせをいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、現在□□□□は廃盤となっており、在庫も入手できない状況となっております。
□□□□の代替品として弊社新商品の△△△△△がございます。
（Webサイトの紹介など）
□□□□よりも機能面に優れながら価格は維持しておりますので、
ぜひご検討いただけると幸いです。
ご不明点等につきましても、なんなりとお声かけくださいませ。
この度はご要望にお答えできず、誠に申し訳ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
例3.上司からの誘いを断るメール
上司から社内イベントや宴会への参加を促された時に、断らなければならない場合のメール文例をご紹介します。
取引先や顧客など、社外の人に対して送る時ほど丁寧でなくても構いませんが、声かけへの感謝とお断りする意思表示、お詫びについてはしっかり明記しておきましょう。
□□課 □□グループ 〇〇課長
お疲れさまです。□□課 □□でございます。
この度は、社内イベントの件でお声かけいただき、ありがとうございます。
残念ですが、当日は実家に帰る用事がありまして、参加できそうにありません。
別の機会には、ぜひ参加させていただきたいと思っております。
私事ではございますが、参加できないことを重ねてお詫び申し上げます。
よろしくお願いいたします。
例4.採用を断るメール
採用に関するお断りメールについての文例です。このようなお断りメールは基本的に定型文を用いて連絡するのが一般的です。過度な気遣いで曖昧なメール文にならないようにしましょう。
◎◎様
株式会社□□□ 人事部 〇〇と申します。
この度は弊社の採用試験にお越しいただき、誠にありがとうございました。
社内で慎重に検討を重ねました結果、
誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
貴殿のご希望に添えず、申し訳ございません。
何卒、ご了承いただきますようよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、◎◎様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
例5.「お断りメール」に返信するメール
最後に、お断りメールを受け取った時に返信するメールの文例をご紹介します。
株式会社□□□ □□
株式会社□□□ 営業部 第一営業課 □□と申します。
お世話になっております。
弊社の□□□□システムの提案につきまして、ご検討いただき誠にありがとうございました。
今回は見送られるとのこと、承知いたしました。
お忙しいところお時間をいただき、重ねてお礼を申し上げます。
またご提案の機会がございましたら、何卒よろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
お断りメールには誠意を込めましょう
ビジネスシーンでのお断りメールを用いる場合は、取引先や顧客、上司など、断りにくい相手であることが多いものです。断り方に躊躇して、曖昧な表現にとどめたくなるでしょう。
しかし後々のトラブルを防ぐためにも、誠意ある気持ちを伝えつつ明確に意思表示することが大切です。基本の要素を押さえながら、言葉を和らげるフレーズをいくつか覚えてみてください。
ただし、相手との関係性にもよりますが、よくある定型文のままでは冷たい印象は拭えないかもしれません。自分が断られた時のことをイメージして、相手目線で文章を綴ることが大切です。
今回ご紹介したお断りメールのポイントを意識して、円滑なビジネス関係づくりに努めてください。
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