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メールの『返信漏れ』がパッ!と見て分かる3つの仕組み

「あれ?このメール誰か返信しましたか…!?」
「え!?私はやってないです。」
「僕も返信してないです…」

じわじわと全員が嫌な汗をかいてくる…そんなヒヤリとした経験はありますか?

複数名でメール対応を行うには、毎日の『返信漏れ』確認が必要不可欠ですよね。
担当者に確認を取りながら、1通1通確認をしていく…
そんな神経をすり減らす毎日を送っている貴方へ、
パッと見るだけで、『返信漏れ』が分かるメール共有・管理システム「メールディーラー」の3つの仕組みをご紹介します。

「まだ返信していないメール」をパッ!と見る

今日届いたメールで、「まだ返信をしていないメール」は何通ありますか?

受信トレイの返信済マークを数えたり、
メール対応スタッフに口頭で確認したり、
このような『地道で細かい確認作業』は『人的ミス』と紙一重です。

メールディーラーの受信トレイは「メールの対応状況別」で自動にフォルダ分けされるので、
受信トレイの「未対応フォルダ」を見るだけで、「まだ返信をしていないメール」を把握できます。

「今、誰がどのメールを返信中か」をパッ!と見る

今、誰が、どのメールを返信対応していますか?

口頭で全員に確認したり、
パソコン画面をコッソリのぞき込んだり、
様々な情報共有方法がありますが、
今誰が何をしているのか、タイムリーに把握することが「返信漏れ防止」への近道です。

メールディーラーでは、誰かが返信に取り掛かったメールは、
「未対応フォルダ」から「返信処理中フォルダ」へ自動で移動されるため、
「返信処理中フォルダ」を見るだけで、「今、誰がどのメールを返信中か」一目で把握できます。

「返信漏れ予備軍」をパッ!と見る

今、返信が遅れているメールはどれですか??
また、お客様からのメール受信後、返信完了するまでの制限時間目標時間は決めていますか?

以前行った弊社の調査では、企業に問い合わせメールを送信後、
「60分以内」に返信があれば、「60%の人が“対応が早い”と感じる」という結果が出ています。
全てのメールに対して、「60分以内」に返信できていますでしょうか?

尚且つ、スマホやLINEの普及によって「即時返信」に慣れてしまっている昨今では、
お客様が求めるスピードはどんどん加速していています。

メールディーラーでは、受信から何分以内に返信をするか「返信期限」を設定することができます。
その「返信期限」を過ぎると警告メールとして、トップページ上や受信トレイで一覧表示されます。
誰が返信すべきメールが何通遅れてしまっているのか、一目瞭然で把握できます。

毎日大量に届くメールは、その1通1通が1人のお客様に繋がっていて、
対応の仕方ひとつで、企業そのもののイメージを左右してしまいます。

「メールの返信」が当たり前とされている中で、「返信漏れ」も当たり前に無くなるように、
いま一度、仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。

『返信漏れ』にお悩みを抱えている方は、ぜひ一度ご相談下さいませ。

▼ご相談・お見積り・無料トライアルはコチラ▼
https://www.maildealer.jp/inquiry/

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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