2023/08/21
気を付けていても、相手への連絡や返信を忘れてしまう「連絡忘れ」というミスは起こるものです。
相手との関係を良好に保つためには、連絡忘れの後に真心が伝わるようなフォローのお詫び・謝罪メールを送ることが重要になります。
この記事では、連絡を失念してしまった場合のお詫び・謝罪メールの書き方や、連絡忘れを防ぐための対策方法をご説明します。
個人向け、法人向け、そして社内向けの例文も掲載しているので、メール作成時の参考にしてください。
お詫び・謝罪メールの基本
お詫び・謝罪メールでは、言葉遣い、迅速な連絡、相手への誠意、そして今後の対応の4点が重要となります。
それぞれのポイントをしっかりと押さえ、相手に謝罪の気持ちが伝わる文章の作成を心がけましょう。
基本は「失念しておりました」
連絡忘れの原因に対して、「忘れていた」とストレートに書くことは望ましくありません。場合によっては相手の感情を逆撫でしてしまいます。
「失念」は「忘れる」の謙譲語であり、うっかり忘れていたことを丁寧に表現した言葉です。
そのため、お詫び・謝罪メールでは「忘れていました」ではなく、「失念しておりました」と書くのが無難です。
できる限り迅速にメールを送る
連絡忘れに気がついたら、できる限り迅速にお詫び・謝罪メールを送って対応します。可能であれば現在取りかかっている仕事を中断してでも送るべきでしょう。
時間の経過に伴い相手の不快度は増していき、連絡しづらくなるものです。
もちろん、電話で直接謝罪したほうが良いケースもあります。やむを得ず電話できない場合はメールで対応するというように、状況に応じて優先順位を設定しましょう。
誠意を持って文章を書く
連絡忘れは当然ながら忘れた側に非があります。そのため、謝罪の気持ちが文章に表れるよう真心を込めて書くようにしましょう。
連絡忘れによって相手に迷惑をかけるポイントはさまざまです。ポイントをきちんと把握して謝罪に含めると、考えなしに謝っているわけではないことを示せます。連絡忘れで約束を反故にしたことで相手の時間や労力を無駄にしたのであれば、その点を含めて書くようにしましょう。
謝罪と今後の対応を伝える
連絡忘れの内容によっては、今後の対応を決めなければなりません。
あらためて直接謝罪に伺うこともあれば、再度打ち合わせの席を設けて欲しいという状況もあり得ます。
謝罪だけして次にとるべき対応を放置することはビジネス上ではまずあり得ません。今後の対応を考え、相手に理解してもらうことが大切です。
お詫び・謝罪メールの書き方
これまでに紹介した4つの基本を押さえたうえで、お詫び・謝罪メールの具体的な書き方を見ていきましょう。
基本のポイントがひとつでも欠ければ、誠意のない文章に見られてしまう可能性があります。しっかりとポイントを踏まえたうえで、心を込めて書くようにしましょう。
件名・宛名の書き方
相手がすぐにお詫び・謝罪メールだとわかるよう、シンプルでわかりやすい件名を心がけます。「○○に関してのお詫び」といったように、お詫びの内容もきちんとわかるようにしましょう。
宛名は相手の所属する会社名や部署名から省略せずに記載します。名前もフルネームで記載し、丁寧な印象を与えるように努めましょう。
もちろん、名前の誤記は厳禁です。名刺と照らし合わせるなど再度確認することが重要です。
挨拶文の書き方
本文の始めには挨拶文を書くことが一般的です。ビジネス上での取引相手に送るメールでは「お世話になっております」を使うことが多いでしょう。
続けて自身が所属している会社名と所属名、そして氏名を名乗ります。メールの最後に署名があるから名乗りは不要ではないか、と考える人もいるかもしれません。しかし、最後まで読まないと誰のメールかわからないというのは相手の手間になります。最初に名乗るよう心がけましょう。
お詫び・謝罪の言葉
挨拶文のあとに突然謝罪の言葉を入れると、相手に唐突な印象を与える可能性があります。
「○○の件につきまして、謝罪させて頂きたくメールを差し上げております」といったように、まずはメールの趣旨を一文記載しておくと良いでしょう。
続けて、「このたび、○○の件で多大な迷惑をおかけしてしまった事、深く謝罪致します。」といったように謝罪文を記述しましょう。
連絡が遅れた原因について
お詫びの言葉に続けて、連絡が遅れた原因を記載します。
ミスが起きた原因をきちんと記載すれば、相手に謝罪の意を受け取ってもらいやすくなります。その反対に、原因の説明が不明瞭なままでは、何かごまかしているという印象を相手に与えかねません。「○○が原因となっていました」といったように、わかりやすく具体的に書くようにしましょう。
また、原因を提示しておくと、次に紹介する対応策や改善策につながりやすくなります。
今後の対応・改善策の提示
今後の対応や改善策の提示は、起きてしまったミスをくり返さないという誠意の表れにつながります。
また、今後も信頼関係を持てる相手かどうかという先方の不安を解消できるでしょう。
「今後は部署間のスケジュール共有を徹底し、連絡漏れが生じないように致します」というように、対応や改善策は原因と結びついたものであることが大切です。
結びの言葉
通常のメールでの結びのように、ただ「宜しくお願い致します。」とだけ記載するのはNGです。
「お詫びは済んだので今後ともよろしく」という一方的な印象を与える可能性があります。
「この度の不手際につきまして、謹んでお詫び申し上げます」といったように、もう一度お詫びの言葉を重ねて、お詫び・謝罪メールとしての結びの言葉に代えましょう。
お詫び・謝罪メールの例文
お詫び・謝罪メールの書き方は、送る相手によって多少異なります。しかし、どの相手であっても、基本的なポイントは同じです。
ここからは、企業・個人・社内と3パターンに分けてお詫び・謝罪メールの例文をご紹介していきます。
企業宛メールの例文
お詫び・謝罪メールの多くは、社外の企業宛てです。相手に失礼のないよう、細心の注意を払って作成しましょう。
ポイントは、ミスの原因が個人にある場合も、社内体制にある場合も、きちんと記載することです。改善策とともに示し、誠意を見せることが大切です。
株式会社○○○○
総務企画部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。株式会社○○営業第1課の○○です。
本日は、○月○日に実施するはずでした打ち合わせの件で、謝罪をさせて頂きたくメールを差し上げました。
この度は貴重なお時間を割いて頂いた打ち合わせを反故にしてしまい、誠に申し訳ありませんでした。
今回、日程変更の連絡を失念しておりましたのは弊社内での情報共有が不徹底だったことに依ります。
今後は弊社チーム内での連絡調整を密に行い、同じミスを繰り返す事のなきよう注意致します。
つきましては、近日中にあらためて御社へ訪問させて頂き直接謝罪させて頂ければ幸いです。
また、その際に再度打ち合わせをさせて頂けないでしょうか。
この度の不手際につきまして、心よりお詫び申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
個人宛メールの例文
同じ社外宛てであっても、個人宛てのお詫び・謝罪メールはさらに注意が必要です。
特に、顧客の場合は感情的になっている可能性もあります。
相手の怒りや不安など、迷惑をかけたポイントを理解する文章を心がけて、信頼の回復に努めることが大切です。
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
この度は弊社の商品の件でお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。
先日ご注文いただきました商品につきましては誤配送、到着遅延により
不安を与えてしまいましたこと、大変申し訳ございませんでした。
また、配送先の確認に時間がかかりお詫びを申し上げるのが遅くなりましたこと、
重ねてお詫びいたします。
弊社の配送手順にエラーがあったため、今回の誤配送が生じた次第です。
既に作業手順は見直しを行い、配送スタッフ全員に作業手順を徹底しております。
今回の件につきましては、さぞ不快な思いをされたかと存じます。
改めまして、ここに心よりお詫び申し上げます。
今後とも弊社製品につきまして、変わらぬご愛顧をいただけると幸いでございます。
社内宛メールの例文
社内に宛てたお詫び・謝罪メールでも、誠意を持って作成することが大切です。
特に、相手が目上の場合には敬意が伝わる文面となるよう心がけましょう。
社内宛ての場合でも、お詫び、原因、対策といった記載の流れは同じです。
一方、「お疲れ様です」のように挨拶文などは社内向けに変更しても良いでしょう。
お疲れ様です。営業第1課の○○○○です。
先日の部内会議の件で、お詫びがありメールいたしました。
記念事業におけるプランB案に関しまして、部内会議への提出が遅れてしまいましたこと、誠に申し訳ありませんでした。
役員会でプランがAからBに変更された情報が、休暇を取得していた当課の担当者まで共有できていませんでした。
変更の情報は私から担当者へ伝達する予定でした。
しかし、その後に別の業務対応が重なってしまい、私が連絡を失念してしまったのが直接の原因です。
以後同じ過ちを繰り返さぬよう、会議での伝達事項については課内のネットワークに掲載し、情報共有の徹底を図ります。
この度はご迷惑をおかけしましたこと、大変申し訳ございませんでした。
連絡忘れを未然に防ぐ方法
ここまで連絡忘れをした場合の対応方法をご紹介してきましたが、そもそも連絡忘れをしないに越したことはありません。
連絡忘れを未然に防ぐ方法をご紹介します。
受信メールを整理 <個人での対応向け>
連絡忘れを防止する最も効果的な方法は、対応すべきメールがすぐにわかるようにしておくことです。そのために、受信メールを整理しておきましょう。
受信メールを整理する代表的な方法としては、以下の2つが挙げられます。
下記記事で、一般的によく利用されているGmailとOutlookでの設定方法を紹介していますので、参考にしてみてください。
運用の見直し <複数人・チームでの対応向け>
メールや問い合わせの対応を複数人で行っている場合、誰かが対応しているだろうと対応を放置した結果、実は誰も対応しておらず、連絡忘れになってしまった、というのは起こりやすい課題です。
自分が対応すべきメールはどれか、他担当者はどのメールをどこまで対応したか、というようにメールの対応状況をチームで共有する運用を取り入れると、連絡忘れを防止できます。
対応状況をチームで共有するおすすめの方法は「メール共有システム」を導入することです。
メール共有システムとは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発されたメールシステムで、システム上で対応状況や対応担当者を管理できます。
メール共有システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
連絡忘れには丁寧なお詫び・謝罪メールと漏れ対策の徹底
連絡忘れによるお詫び・謝罪メールは、何よりも誠意を持って書くことを心がけましょう。誠意の見せ方にはポイントがあります。紹介した内容を参考に、心を込めて文章を書くようにしましょう。
もちろん、連絡忘れを未然に防ぐことが最も効果的な対応です。複数人での対応にお困りの方は「メール共有システム」の導入を検討してはいかがでしょうか？
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