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【解説付き】メールの見落とし対策!
Outlook・Gmailの設定方法

メール_見落とし_対策_トップ

「えっ、そんなメール届いてました!?」

毎日大量にメールが届くと、重要なメールを見落としてしまうことがあります。
返信が遅れると、商機を逃すだけでなく、クレームに発展することも…この記事では、メールの見落としにお悩みの方へ、対応すべきメールが一目で分かるメールの管理方法をご紹介します。

この記事の目次

    メール対応の課題1位は「メールの見落とし」

    ビジネスシーンで最も利用されているコミュニケーション手段である「メール」。
    利用頻度が高く、やり取りされる情報量も多いことから、多くの方がメール対応に課題を抱えています。
    メール対応における課題について、アンケート調査を実施したところ、下記のような結果がでました。

    メール_見落とし_対策_アンケート

    メール対応の課題として『メールの見落とし』(66%)と回答した方が最も多いことがわかりました。
    なぜ『メールの見落とし』が起きてしまうのか、原因を考えてみましょう。

    メールの見落としが起こる3つの原因

    メールの見落としが起こる原因は、3つの原因があります。

    1.大量のメールを受信している

    顧客からのメール・メーリングリスト・Ccでの共有メール・メルマガなど、受信メールが多く、煩雑になっていませんか?

    受信メールの数が多くなると、すべてに目を通すことは難しくなってしまうため、重要なメールも大量のメールに埋もれてしまっているかもしれません。

    2.メールボックスの整理ができていない

    メールボックス内のフォルダ分けなど、適切にできていない場合、対応が必要なメールが多くの対応不要なメールに埋もれてしまい、見落としてしまうことがあります。

    大量なメールに加え、整理ができていないとより見落としの可能性は高くなります。

    3.後回しにして、忘れてしまう

    他業務の合間にメールを確認した際、「後で対応しよう!」と思い、メールを閉じ、結局返信を忘れてしまっていた…なんてこと、経験ありませんか?
    後回しにしないことも解決方法の1つですが、後で見返したときに対応すべきメールが分かるようにしておくことで解決できます。

    代表的な3つの原因をあげましたが、設定をすればすぐに対策できる方法が「メールボックスの整理」です。
    OutlookとGmailでの整理のポイントを詳しく解説いたします。

    【Outlook版】メールの見落としを防ぐ設定

    1.フォルダの自動振り分け

    受信トレイのルールを作成し、フォルダ分けを行いましょう。問合せ内容や取引先ごとなど、大分類で分けるためにフォルダ分けは有効です。
    設定方法は下記の通りです。

    ■設定方法

    1. 受信メール一覧上で該当のメールを右クリックし、高度な設定をクリック
    2. 移動先のフォルダを選択し、[OK]をクリックします。
    3. このルールを今すぐ受信トレイで実行するにチェックをいれ、OKをクリック

    ルールの修正をしたい場合には、右上の「Outlook_設定マーク」マーク(設定)からメール>ルールにて修正が可能です。

    2.分類(カテゴリ)

    メール_見落とし_対策_Outlook_分類

    いわゆる「ラベル」のような機能です。色別かつ名称もカスタマイズできるため、細かい整理をする際に便利な機能です。
    例えば、フォルダの使い方をメールのジャンルごとにするのであれば、分類は「優先度高・中・低」などで分けてもいいでしょう。

    3.フラグ・ピン留め

    メール_見落とし_対策_Outlook_フラグ_ピン留め

    分類同様に一覧画面上で視覚的にわかりやすくするための機能です。分類ほど細かく優先度などを分ける必要がない場合にはフラグOutlook_フラグマーク・ピン留めOutlook_ピン留めマークを使うことをおすすめします。
    フラグはフィルターで絞り込みも可能な印、ピン留めは受信トレイの上部に表示される印という違いがありますが、どちらも印がつき、背景色も変わるようになっているため、どちらを使ってもメールの整理には有効です。

    4.再通知

    メール_見落とし_対策_Outlook_再通知

    指定した時間までメールを受信トレイから再通知設定済フォルダに移動させ、指定した時間に再度メールを受信トレイに戻すことができる機能です。
    対応は必要だが、すぐに対応しなくてもいいメールなどはこの機能を使って管理するといいでしょう。

    紹介した機能は、Outlookの共有メールボックスでも利用できる機能もあるため、複数名でのメール共有・整理に困っている方は活用してみましょう。

    【Gmail版】メールの見落としを防ぐ設定

    1.ラベル

    メール_見落とし_対策_Gmail_ラベル

    Gmailにフォルダという概念はありませんが、一般的なメーラーのフォルダに類似した機能が「ラベル」機能です。
    1つのメールに対して、複数のラベルをつけることができ、フォルダよりも柔軟にメールの整理・管理が可能です。
    送信元や件名を指定できる場合には、自動振り分け設定でラベル指定をすると楽に整理が可能です。

    2.スター

    メール_見落とし_対策_Gmail_スター

    メールに目印=スター(Outlook_スターマーク)を付けることができる機能です。
    メール一覧画面の左側または開いたメールの右上に表示される星印をクリックすることで、メールにスターを付けることができます。
    視覚的に目立たせることができ、スター付きのメールもまとめてみることができるため、簡易的な整理に便利です。

    3.スヌーズ

    メール_見落とし_対策_Gmail_スヌーズ

    Outlookの再通知機能と同様に、指定した時間までメールを受信トレイからスヌーズ中に移動させ、指定した時間に再度メールを受信トレイに戻すことができる機能です。

    急ぎの対応は必要ないが、後日対応をする必要があるメールなどはこの機能を使うと便利でしょう。

    メールの見落としゼロを実現!メールディーラーでできること

    今回はメールの見落としの対策方法をご紹介しました。
    メールの管理ができていないと、返信漏れや重複対応といった、顧客の信頼損失につながるミスが発生してしまいます。
    メール共有システムの「メールディーラー」はメールの見落としをゼロにするための機能が備わっています。

    メールディーラーとは

    info@example.co.jpやsupport@example.co.jpなどの シンプルな管理で、メールの見落としゼロを実現します。 共有メールアドレスやメーリングリスト宛の送受信メールを 複数名でスムーズに共有・管理しやすくするシステムです。

    メールディーラーの見落とし対策機能「ステータス 管理機能」

    メール_見落とし_対策_ステータス 管理機能

    メールの対応状況ごとに、タブが自動で分かれて表示されるため、「いつ」「誰が」「どのメールを」「どこまで対応しているのか」といったメールの対応状況が一目で把握できるようになります。
    未対応のメールは「新着」タブに格納されるため、新着のメールをゼロにすることで、見落としゼロを実現します。

    その他にも、見落としを防止するための機能は豊富に備わっています。また導入後も専属サポート担当がつくなど、手厚いサポートがあるため、設定や運用に困った際も気軽に相談が可能です。
    メールディーラーでは、無料の資料請求やトライアルも可能です。メールの見落としにお困りの方はぜひ一度お問い合わせください!

    ▼メールディーラー
    https://www.maildealer.jp/

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

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    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。