2023/07/19
「えっ、そんなメール届いてました！？」
毎日大量にメールが届くと、重要なメールを見落としてしまうことがあります。
返信が遅れると、商機を逃すだけでなく、クレームに発展することも…
この記事では、メールの見落としにお悩みの方へ、対応すべきメールが一目で分かるメールの管理方法をご紹介します。
メールの見落としが起こる3つの原因
メールの見落としが起こる原因は、3つの原因があります。
1.大量のメールを受信している
顧客からのメール・メーリングリスト・Ccでの共有メール・メルマガなど、受信メールが多く、煩雑になっていませんか。
受信メールの数が多くなると、すべてに目を通すことは難しくなってしまうため、重要なメールも大量のメールに埋もれてしまっているかもしれません。
2.メールボックスの整理ができていない
メールボックス内のフォルダ分けなど、適切にできていない場合、対応が必要なメールが多くの対応不要なメールに埋もれてしまい、見落としてしまうことがあります。
大量なメールに加え、整理ができていないとより見落としの可能性は高くなります。
3.後回しにして、忘れてしまう
他業務の合間にメールを確認した際、「後で対応しよう！」と思い、メールを閉じ、結局返信を忘れてしまっていた…なんてこと、経験ありませんか？
後回しにしないことも解決方法の1つですが、後で見返したときに対応すべきメールが分かるようにしておくことで解決できます。
代表的な3つの原因をあげましたが、設定をすればすぐに対策できる方法が「メールボックスの整理」です。
OutlookとGmailでの整理のポイントを詳しく解説いたします。
【Outlook版】メールの見落としを防ぐ設定
1.フォルダの自動振り分け
受信トレイのルールを作成し、フォルダ分けを行いましょう。問合せ内容や取引先ごとなど、大分類で分けるためにフォルダ分けは有効です。
設定方法は下記の通りです。
■設定方法
- 受信メール一覧上で該当のメールを右クリックし、高度な設定をクリック
- 移動先のフォルダを選択し、[OK]をクリックします。
- このルールを今すぐ受信トレイで実行するにチェックをいれ、OKをクリック
ルールの修正をしたい場合には、右上の「
」マーク（設定）からメール＞ルールにて修正が可能です。
2.分類（カテゴリ）
いわゆる「ラベル」のような機能です。色別かつ名称もカスタマイズできるため、細かい整理をする際に便利な機能です。
例えば、フォルダの使い方をメールのジャンルごとにするのであれば、分類は「優先度高・中・低」などで分けてもいいでしょう。
3.フラグ・ピン留め
分類同様に一覧画面上で視覚的にわかりやすくするための機能です。分類ほど細かく優先度などを分ける必要がない場合にはフラグ
・ピン留め
を使うことをおすすめします。
フラグはフィルターで絞り込みも可能な印、ピン留めは受信トレイの上部に表示される印という違いがありますが、どちらも印がつき、背景色も変わるようになっているため、どちらを使ってもメールの整理には有効です。
4.再通知
指定した時間までメールを受信トレイから再通知設定済フォルダに移動させ、指定した時間に再度メールを受信トレイに戻すことができる機能です。
対応は必要だが、すぐに対応しなくてもいいメールなどはこの機能を使って管理するといいでしょう。
紹介した機能は、Outlookの共有メールボックスでも利用できる機能もあるため、共有メールボックスでの見落とし対策を検討している複数人でのメール共有・整理に困っている方は活用してみましょう。
【Gmail版】メールの見落としを防ぐ設定
1.ラベル
Gmailにフォルダという概念はありませんが、一般的なメーラーのフォルダに類似した機能が「ラベル」機能です。
1つのメールに対して、複数のラベルをつけることができ、フォルダよりも柔軟にメールの整理・管理が可能です。
送信元や件名を指定できる場合には、自動振り分け設定でラベル指定をすると楽に整理が可能です。
2.スター
メールに目印＝スター（
）を付けることができる機能です。
メール一覧画面の左側または開いたメールの右上に表示される星印をクリックすることで、メールにスターを付けることができます。
視覚的に目立たせることができ、スター付きのメールもまとめてみることができるため、簡易的な整理に便利です。
3.スヌーズ
Outlookの再通知機能と同様に、指定した時間までメールを受信トレイからスヌーズ中に移動させ、指定した時間に再度メールを受信トレイに戻すことができる機能です。
急ぎの対応は必要ないが、後日対応をする必要があるメールなどはこの機能を使うと便利でしょう。
メールの見落とし対策におすすめ！メール共有システム
メールの見落としを対策するためには、フォルダ分けやラベル付けなどのようにメールボックスを整理することが必要です。メールの見落としが発生してしまうと、返信漏れや重複対応といった顧客の信頼損失につながるミスが発生してしまいます。
メールの見落としを防ぐための機能が備わっているシステムとしてメール共有システムがあります。
今回はメール共有システム「メールディーラー」を参考にどういった方法で見落としを防止できるのか紹介いたします。
メールディーラーとは
メールディーラーとは、info@example.co.jpやsupport＠example.co.jpなどの 共有メールアドレスやメーリングリスト宛の複数人で対応する送受信メールの共有・管理を楽にするシステムです。
メールディーラーの見落とし対策機能「ステータス 管理機能」
メールの対応状況ごとに、タブが自動で分かれて表示されるため、「いつ」「誰が」「どのメールを」「どこまで対応しているのか」といったメールの対応状況が一目で把握できるようになります。
未対応のメールは「新着」タブに格納されるため、新着のメールをゼロにすることで、見落としゼロを実現します。
メールディーラーでは、無料の資料請求やトライアルも可能です。メールの見落としにお困りの方はぜひ一度お問い合わせください。
メール共有システムについて知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
メールの見落とし対策で業務を効率化しましょう
見落とし対策することで、メールを探す時間や見落としによるクレームやお客さまへのフォローをする時間が短縮され、業務を効率化することができます。
メールの見落としを防止するために、自分が使いやすい機能や自社にあったルール、仕組みを作りましょう。
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