流通・小売
株式会社オズ・インターナショナル様が展開される複数のオンラインショップのなかで、 約4,000点もの掲載商品数を誇る、健康食品・医薬品・ダイエット商品の 「アイドラッグストアー」の店長様にメールディーラーの導入効果についてお伺いしました。
通常のメールソフトを使用していた頃は、誰がどのメールに対応したか情報共有するために、Bccに自分を入れて送信したり、スタッフ間で口頭確認をしていました。手間と時間がかかり、とても非効率的な運用でした。また、年中無休でメール対応をするためには、土日を当番制で担当しなくていけないため、スタッフの負担が大きいことも悩みの種でした。
― 課題1 ―
Bcc送信に手間がかかるだけでなく、直接関係のないメールの流入が増え、必要なメールを見つけるのに時間がかかっていた。また、保存容量も少なかったため、2・3日に1回はメールを削除する必要があった。
― 課題2 ―
土日は当番制で自宅にて対応。外出時はノートパソコン必須。メールを受信するだけでも10分以上かかることもあり、スタッフの負担が大きかった。
返信が必要なメールは1店舗につき、1日20～30件程度ですが、店舗数が増えるにつれて作業効率が悪化し、スタッフの負担が大きくなっていきました。特に土日の対応はスタッフ全員の悩みの種でもあり、一刻も早く改善したいと考えていました。
step
1
店舗数に比例して受信メールも増加。受信時間が長くなり、過去のメール検索にも手間がかかるように。
step
2
スタッフの負担を軽減するためにも導入決定。
step
3
土日の負担軽減はもちろん、メール対応にまつわる様々な業務が効率化できるように。
パソコン自体に受信させず、メールディーラーを見に行くだけで良いので、受信を待つイライラが無くなりました。外出先でもすぐに業務に取り掛かれるため、土日の負担が軽減されています。 また、テンプレートの登録・修正をした瞬間から全員に共有されるため、間違って古いテンプレートで送信するということがなくなりました。
効果1
他スタッフの対応状況を簡単に把握できるので、口頭確認が不要に。Bccの共有を廃止したことで不要なメールの流入が激減。必要なメールが簡単に見つかり、メール作成までにかかる時間を短縮。
効果2
入社後１・２週間は「承認機能」で、メール送信前に先輩が内容の確認。将来的にオフィスが拡大した場合も、安心できるメール教育体制に。
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