【メール活用術】インサイドセールスで成果を出すコツと例文を解説

「インサイドセールス」と聞くと、電話でのアプローチをイメージする方が多いかもしれません。しかし、見込み顧客との継続的な関係構築や商談機会の創出には、メールが非常に重要な役割を果たします。

本記事では、メール運用のコツや、成果に直結させるための件名や本文の書き方を解説します。すぐに使える例文も掲載しているので、ぜひ日々の業務にお役立てください。

インサイドセールスでメールを活用する3つの目的

インサイドセールスにおいてメールは、情報提供するだけでなく見込み顧客の商談化率を向上させる、3つの重要な役割を担います。

見込み顧客の育成と関係構築（リードナーチャリング）

インサイドセールスにおける重要な役割の一つが、長期的な顧客育成プロセスであるリードナーチャリングです。見込み顧客は、すぐには商談や契約に至らないことがほとんどであるため、購買意欲を高めるための信頼関係の構築が必要です。

このプロセスにおいてメールは適切なツールの一つです。顧客が抱える潜在的な課題や関心事に合わせて、役立つコンテンツを定期的に提供することで、信頼を徐々に高められます。メールの開封率やメール内リンクのクリック率といった重要業績評価指標（KPI：Key Performance Indicator）が高い顧客は、関心度が高いと判断できます。

有望な見込み顧客の絞り込み（リードクオリフィケーション）

インサイドセールスにおけるメール活用は、有望な見込み顧客を効率的に絞り込む（リードクオリフィケーション）ためにも不可欠です。メールの開封やメール内に埋め込まれたリンクのクリックといった行動データを分析することで、どの顧客がサービスや製品に強い関心を持っているかを客観的に判断できます。

見込み顧客の特定の行動に点数を付け、合計点によって購買意欲を定量的に評価する手法を、スコアリングモデルといいます。スコアリングが高い顧客に絞って電話や商談を打診することで、商談の成功率が向上します。インサイドセールスからフィールドセールスへの引き継ぎがスムーズになり、組織全体の商談効率を高められます。

既存顧客へのアップセル・クロスセル

インサイドセールスにおけるメールの活用は、既存顧客へのアップセル（上位プランへの移行）やクロスセル（別サービスの追加購入）の提案にも有効な手段です。

既存顧客との関係を維持し、LTV（顧客生涯価値）を向上させるためには、継続的なコミュニケーションが不可欠です。既存顧客向けの限定キャンペーンや特別な優待情報を定期的に発信することで、顧客は大切にされていると感じ、エンゲージメントの維持につながります。

インサイドセールスの返信率を上げるコツ

KPI（目標数値）を定め、効果を測定する

メールの効果を最大にするためには、以下のようなKPIを明確に定め、データにもとづいた改善を繰り返すことが重要です。

• 開封率：送信したメールのうち、どれくらいの割合で開封されたかを示す指標です。件名や送信タイミングが適切かどうかを判断する目安となります。
• URLクリック率：メール内のURLが、どれくらいの割合でクリックされたかを示す指標です。メールの内容や提供している情報が、顧客の興味を惹きつける内容かどうかを測ることができます。
• 商談獲得数：メール施策を通じて、どれくらいの数の商談が獲得できたかを示す指標です。

これらのKPIをもとに「開封率を上げるには件名をどう変えるか」「URLクリック率を上げるにはどのようなコンテンツを追加するか」といった具体的な改善策を立て、実行に移しましょう。

個人対個人のやりとりを意識する

メールを送る際には、一斉送信の雰囲気を出さないようにすることが大切です。明らかに一斉送信だと分かるメールは、メールの重要性を感じてもらえず、迷惑メールに振り分けられる可能性があります。

一斉送信であっても必ず1対1を意識した内容を送るようにしましょう。

• 送信元のメールアドレスを個人名にする。
• 宛名を送信相手の個人名にする。
• 過去にやりとりのある顧客は、前回の内容を踏まえた返信形式にする。

件名でメリットを訴求する

メールの開封率は件名によって左右されます。顧客が思わず開封したくなるようなメリットを件名で端的に伝えましょう。

• 「期間限定」「限定価格」「キャンペーン中」など特別感を出す。
• 具体的な数字（〇％アップ、〇本達成など）を使って実績を伝える。
• 一覧画面で表示される「30文字前後」にまとめる。

シンプルで分かりやすい文章を心がける

メールの文章は簡潔に分かりやすくすることが基本です。伝えたい内容を絞って簡潔に書くことを意識しましょう。

• 要点を箇条書きでまとめる。
• 1文あたり20〜40文字にする。
• 40〜120文字を目安に改行する。

火曜日か水曜日の日中に送信する

土日が休みの企業は、月曜日に未読メールがたまっていることが多いため、月曜日は避けるべきです。送信する時間帯としては、メールチェックをする時間帯を狙って送信するとよいでしょう。

• 出勤中の8時～9時
• 昼休憩後の13時～14時
• 明日の準備をする16時～17時

ただし業界によってメールを見てもらいやすい日は異なるため、業界の動きを把握した上で、送信のタイミングを考える必要があります。

A/Bテストを行う

過去の送信メールから開封率や返信率が上がった内容を細かく分析し、常に最適化することが大切です。中でもA/Bテストは効果的な方法のひとつです。

A/Bテストとは、顧客をAとBのグループに分けて違う要素のメールを送り、反応を調査する方法です。「件名」「本文」「送信元名」「配信時間」などの要素を比較して効果測定を行いましょう。

顧客の課題解決につながる「有益な情報」を提供する

電話や面談でのヒアリング内容、Webサイト上のどのページを閲覧したか、どの資料をダウンロードしたかなどを分析し、顧客が抱える具体的な課題や興味の対象を理解する必要があります。

• 導入事例：同じような課題を持つ顧客がどのように成功したかを示すことで、解決策の具体性を高めることができる。
• お役立ち資料や限定セミナーの案内：より深い学びや情報提供の場を提供し、顧客との関係を強化できる。

収集したデータを分析して顧客の興味や課題を特定し、その課題に合った導入事例やお役立ち資料をメールで届けましょう。「自分のために用意された情報だ」と顧客が感じられることが大切です。

伝える魅力は「数字」で具体化する

メールでサービスや製品の魅力を伝える際、抽象的な表現では顧客の心に響きません。重要なのは、数字を用いて具体的に魅力を伝えることです。

• 導入企業の平均削減率は平均30%だった。
• 作業時間が月間20時間短縮した。

単に数字を羅列するだけでも、顧客は自分ごととしてとらえられません。重要なのは、数字が顧客にどのようなメリットをもたらすのかを明確に伝えることです。数字を用いて具体的な効果を補足しましょう。

相手が次に取るべき行動（アクション）を明確に示す

メールの目的は単に情報を伝えることではなく、読み手に次の行動を促すことです。メールの締めくくりには、相手に何をしてほしいのかを明確に示す必要があります。

効果を高めるためには、相手の手間をできる限り省く工夫が必要です。例えば、返信用のテンプレートを記載する、日程調整ツールのURLを貼り付けカレンダーから都合のよい日時を直接選べるようにするなどです。こうすることで、相手の負担を減らし、次の行動へ移りやすくできます。

【目的別】今日から使えるインサイドセールスメール例文集

メールの効果を最大化するには、単にテンプレートを使うだけでなく、書き方の意図を理解することが重要です。目的別に、書き方の意図と効果的な例文を解説します。

資料ダウンロード後のお礼メール例文

資料をダウンロードしてくれた見込み顧客へのフォローアップは、タイミングや具体的なアクションを伝えることが大切です。

• 迅速なフォローアップ：資料ダウンロード後すぐに送信することで、顧客の興味が高い状態で接触を試み、次の行動を促します。
• 次の行動を明確にする：資料のダウンロードURLを添えるだけでなく、日程調整ツールへの導線を提示します。顧客が「次に何をすればいいのか」と迷うことなく、スムーズに次の行動へとつなげられるようにします。
• パーソナライズ：文中に、顧客一人ひとりに寄り添った内容を記載することで、顧客は自分ごととしてとらえ返信率の向上が期待できます。

【例文】

情報提供・初回アプローチメール例文

直接的な接点がない見込み顧客へ送るメールは、一方的な売り込みとならないよう、細心の注意が必要です。関心を引きつけ、商談へとつなげるためのアプローチを意識しましょう。

• 件名でセグメントする：件名に「●●業向け」という業界名や「コストを削減」という課題を盛り込むことで、自分に関係があると感じてもらい、メールを開封する動機を作ります。
• 共感と価値の提示：本文の冒頭で「コスト削減に課題を感じている」と記すことで、相手の業界や業務を理解していることを示します。共感を得た上で、共通の課題に対する解決策として自社サービスに関連する成功事例を提案し、具体的な価値を提示します。
• 一方的な売り込みを避ける：いきなり商談を打診するのではなく、まずは情報提供に徹しましょう。相手にプレッシャーを与えることなく、自分のペースで情報を確認し興味を持ってもらった状態で、次の行動を打診します。段階的なアプローチが、信頼関係の構築につながります。

【例文】

商談打診メール例文

メールでの商談打診は、どれだけ相手に「会って話す価値がある」と感じてもらうかが重要です。

• 目的の明確化：件名で「お打ち合わせ」の目的をはっきりと伝えます。「貴社の課題解決」という言葉で、相手はメールの意図を理解し、自分にとってのメリットを感じることができます。
• 顧客メリットの提示：「課題解決のご提案」という言葉を使うことで、単なる売り込みではなく、相手の課題解決に貢献するというメッセージを伝え、商談に参加するメリットを明確に伝えることができます。
• 返信の簡略化：本文の最後に具体的な候補日時を複数提示することで、相手が都合のよい日時を選ぶだけで済むようにします。返信の手間を省き、次の行動につなげやすくします。

【例文】

セミナー参加者へのお礼メール例文

セミナー参加者は、すでに高い関心を持っています。熱意が冷める前に、迅速かつ丁寧なフォローアップメールを送り、次の行動につなげることが重要です。

• 感謝とフォローアップ：メール冒頭で、セミナーに参加してくれたことへの感謝を伝えるとともに、セミナーの内容に関連する追加情報（関連資料など）を提供することでエンゲージメントを維持し、顧客の興味をさらに引きつけることができます。
• 次のステップを提案：セミナーの内容を補足する形で、個別相談へとスムーズに誘導します。顧客にとってのメリットを明確に提示し、興味を持っているタイミングを逃さず、次のアクションを促すことができます。
• 丁寧な姿勢：相手への感謝と「お役に立ちたい」という丁寧な姿勢を伝えます。良好な関係を築き、将来的な商談へとつなげるための土台を築きます。

【例文】

掘り起こし・再アプローチメール例文

過去に接触したものの、進展がなかった見込み顧客への再度アプローチは、細心の注意が必要です。相手に不快感を与えず、関心を再燃させることが重要になります。

• 過去の接点を明示：件名や冒頭で「再度ご提案」と記載することで、一方的なメールではなく、過去の接点を起点としたコミュニケーションであることを示します。安心感を与え、メールを読んでもらうハードルを下げます。
• 新しい価値の提示：古い情報や過去の話を繰り返すのではなく、最新の「導入事例」や「実績」といった新しい価値を提示します。顧客を「新しい情報があるなら見てみよう」という気持ちにさせることで、再度関心を引きつけます。
• 丁寧な再アプローチ：「状況はいかがでしょうか」と、相手の状況を伺う姿勢を見せることで、一方的な売り込みではないことを強調できます。無理のない形で次のアクションを提案し、関係性の再構築を目指しましょう。

【例文】

インサイドセールスのメール管理ができていない状態は危険

インサイドセールスのメール管理が不十分な状態だと、思わぬトラブルに発展するリスクがあります。どのような行動がどのようなトラブルにつながるのか、具体例を紹介します。顧客からの信頼を損なうことがないよう、徹底した管理が必要です。

「誤送信」が情報漏洩につながる

デジタルアーツ株式会社が発表したセキュリティレポート（2020年12月22日）によると、2020年はメール誤送信による情報漏洩が前年、前々年に比べ2割も増加しています（※）。
他社に提出する見積書や、顧客企業の機密情報などを誤送信してしまうと、自社の信用を失うだけでなく、顧客の利益を損なうこともあり得ます。

（※）2020年はメール誤送信による情報漏洩が約2割増加 「PPAP」も疑ってかかれ　メールのセキュリティ対策“再構築”のススメ

「返信漏れ・遅れ」が機会損失につながる

顧客からの返信に対し、インサイドセールスのフォローが遅れてしまうと、顧客は競合他社に流れてしまいます。
アメリカのSirius Decisionsというマーケティング会社の調査によると「返信をせずに放置した顧客の8割は2年以内に競合他社に流れる」とされています。

「誤字脱字」「表記揺れ」が信用失墜につながる

メールの些細なミスが、大きな損失を招く可能性があります。社名、人名、製品名を間違えると、相手に細部に注意を払わない会社という不信感を与えます。商談の機会を失うだけでなく、企業全体のイメージダウンにつながる可能性があります。

また、メールやWebサイトで表現が統一されていないと、ブランドとしての一貫性が損なわれます。同じサービス名なのにメールではアルファベット表記、Webサイトではカタカナ表記といった違いが、プロ意識の欠如と見なされる可能性があります。一貫性のない表現は、顧客や取引先からの信頼を低下させ、ブランド価値の低下を招きます。

「添付ファイルの容量が大きい」ことで相手の負担につながる

ビジネスメールにおいて容量が大きいファイルを送ることは、相手に負担をかけるだけでなく、ビジネスマナーを疑われる原因にもなりかねません。受信側の環境によっては、容量の大きなファイルは受信に時間がかかったり、受け取れないといったトラブルが発生することもあります。

NTT東日本株式会社は、ビジネスメールに添付するファイルの容量として2MBまでを推奨しています（※）。この基準を意識し、それ以上の容量のファイルはオンラインストレージサービスやファイル転送サービスを活用するなど、相手に負担をかけない方法を選びましょう。

インサイドセールスで行うべきメールの管理方法

誤送信を防止する管理方法

メールの誤送信対策は、社内のルールを徹底することが重要です。しかし、ルールが過剰に増えすぎると、業務効率の悪化につながるため、実情に合ったルールを設定しましょう。

• 宛先のオートコンプリート機能を無効にする。
• 送信前のチェックポイントをルール化する。（宛先・Cc/Bcc・件名・本文宛名・添付ファイル・添付ファイルの暗号化）
• 送信取り消し機能を設定する。

返信漏れ・遅れを防止する管理方法

メールの返信漏れ・返信遅れを防止するには、メール作業の業務効率を上げることと、対応が必要なメールを見逃さないことが重要です。

メール作業の業務効率を上げる方法

• テンプレートを作成する。
• 対応に迷った時のFAQを作成する。
• メールチェックは出社時、昼休み後、終業前に限定する。

対応が必要なメールを見逃さない方法

• 対応状況（未対応・対応済）のフォルダを作成し手動で振り分ける。
• メールチェック時に対応が必要なものにフラグを立てる。
• メールの対応状況管理を自動化できるメール共有システムを利用する。

誤字脱字を防止する管理方法

メールの誤字脱字を防止するためには、人為的なミスを防ぎ、メールの品質を保つための管理体制を構築することが重要です。

• チームでダブルチェックを行う。
• 校正ツールを活用する。
• プレビュー機能を使って最終確認する。
• 文章を読み上げる。

容量が大きい添付ファイルを防止する管理方法

メールの誤送信対策と同様に、大容量の添付ファイルを防ぐには、社内ルールの徹底が重要です。

• ファイルを圧縮してから添付する。
• ダウンロードリンクで共有する。
• 社内ルールを設定する。

インサイドセールスのメール管理なら「メールディーラー」

インサイドセールスにおいて、メール対応の「速さ」と「質」は、商談化率に直結する生命線です。しかし、複数人での対応では「返信漏れ」や「対応の属人化」といった課題があります。

ここからは、これらの課題を解決し、チーム全体のメール対応を最適化することで、インサイドセールスの成果を最大化する「メールディーラー」をご紹介します。

メールディーラーとは？

株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は、メールを複数人で効率的に分担するためのクラウド型メール共有システムです。

利用ユーザーは、サーバー上に置かれた共有用メールフォルダにチームのメールが集約され、各担当者が自身のパソコンからアクセスしてメール対応業務を行います。チーム全員分のメールの「対応状況」とメールごとの「担当者」が自動で管理されるので「誰が」「どのように」「どこまで」対応しているのか一目で把握できます。

出所：メールディーラー公式Webサイト

インサイドセールスのメール管理に役立つ機能

ステータス管理機能

受信トレイ上で、各メールが対応状況ごとにタブで分かれて表示されるので、どのメールがどの状態にあるのか一目で把握できます。「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールのみ表示されるため、漏れなく対応できます。

担当者振り分け機能

メール1通1通に担当者を設定し業務分担を明確にできます。
担当者振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワードなどを条件に自動で振り分けることも可能です。

返信期限設定

受信から何分以内に返信を行うか「返信期限」を事前に設定できます。返信期限を過ぎると「警告メール」としてアラート表示されるため、どのメールの返信が漏れているのか一目で把握することができ、メールの返信漏れ・遅れを防止できます。

テンプレート機能

テンプレートデータもクラウド上で共有管理されるため、誰か1人が設定・更新を行えば、即座にチーム全員の環境で反映されます。
常に全員が最新のテンプレートを利用できるため、個人の更新忘れによって古いテンプレートを使ってしまうというミスを防止できます。

社内Q&A機能

顧客からの返信に対する回答例を登録できる「社内Q&A機能」が搭載されています。Excelやスプレッドシートなど、別のブラウザを立ち上げず、メールディーラーだけで完結できるので作業工程の削減にも役立ちます。

ラベル機能

受信メールに任意のラベルを付けることができます。ラベルは一覧画面に表示されるため、対応状況や優先度を一目で把握できます。

過去の対応履歴参照

過去のやり取りをすぐに確認でき、担当者間の情報共有がスムーズになります。メールURLを共有することで情報伝達が正確になり、認識のずれを防ぎ、連携ミスを減らせます。

インサイドセールスはメールの書き方と管理方法で成果を高めよう

本記事では、インサイドセールスの成果向上には、メールの書き方と管理方法の両方が不可欠であることを解説しました。ノウハウと仕組みを組み合わせることで、返信率を改善できます。

メールは、見込み顧客の獲得から育成、既存顧客との関係構築にわたって、インサイドセールスの基盤です。その基盤を強化する仕組みづくりには「メールディーラー」が有効です。16年連続売上シェアNo.1の実績があるメール共有・管理システムの「メールディーラー」をぜひご検討ください。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。

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