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【インサイドセールス】返信率を上げるメールの書き方と管理方法

【インサイドセールス】返信率を上げるメールの書き方と管理方法

インサイドセールスは、フィールドセールスに比べて効率的に行える営業手法として近年注目を集めています。
本記事では、インサイドセールスで返信率を上げるメールの書き方と管理方法をご紹介します。

この記事の目次

    返信率を上げるメールの書き方

    まずは、インサイドセールスの返信率を上げる6つのコツをご紹介します。

    返信率を上げるメールの書き方6つのコツ

    個人対個人のやりとりを意識する

    メールを送る際には、一斉送信の雰囲気を出さないようにすることが大切です。
    明らかに一斉送信だと分かるメールは、メールの重要性を感じてもらえず、迷惑メールに振り分けられる可能性があります。
    一斉送信であっても必ず1対1を意識した内容を送るようにしましょう。

    • 送信元のメールアドレスを個人名にする。
    • 宛名を送信相手の個人名にする。
    • 過去にやりとりのある顧客は、前回の内容を踏まえた返信形式にする。

    件名でメリットを訴求する

    メールの開封率は件名によって左右されます。顧客が思わず開封したくなるようなメリットを件名で端的に伝えましょう。

    • 「期間限定」「限定価格」「キャンペーン中」など特別感を出す。
    • 具体的な数字(〇%アップ、〇本達成など)を使って実績を伝える。
    • 一覧画面で表示される「30文字前後」にまとめる。

    シンプルで分かりやすい文章を心掛ける

    メールの文章は簡潔に分かりやすくすることが基本です。伝えたい内容を絞って簡潔に書くことを意識しましょう。

    • 要点を箇条書きでまとめる。
    • 1文あたり20~40文字にする。
    • 40~120文字を目安に改行する。

    火曜日か水曜日の日中に送信する

    土日が休みの企業は、月曜日に未読メールがたまっていることが多いため、月曜日は避けるべきです。送信する時間帯としては、メールチェックをする時間帯を狙って送信すると良いでしょう。

    • 出勤中の8時~9時
    • 昼休憩後の13時~14時
    • 明日の準備をする16時~17時

    ただし業界によってメールを見てもらいやすい日は異なるため、業界の動きを把握した上で、送信のタイミングを考える必要があります。

    顧客のニーズに合った情報にする

    顧客にとって有益な情報でなければ最後まで読まれず、それ以上のアクションも起こり得ません。事前のヒアリングやターゲット分析を入念に行い顧客のニーズに合ったコンテンツを送信しましょう。

    A/Bテストを行う

    過去の送信メールから開封率や返信率が上がった内容を細かく分析し、常に最適化することが大切です。中でもA/Bテストは効果的な方法のひとつです。
    A/Bテストとは、顧客をAとBのグループに分けて違う要素のメールを送り、反応を調査する方法です。「件名」「本文」「送信元名」「配信時間」などの要素を比較して効果測定を行いましょう。

    インサイドセールスでメールの管理ができていないと…

    インサイドセールスでメール管理ができていないと起こるリスク

    「誤送信」が情報漏洩につながる

    デジタルアーツ株式会社が発表したセキュリティレポート(2020年12月22日)によると、2020年はメール誤送信による情報漏洩が前年、前々年に比べ2割も増加しています(※)。
    他社に提出する見積書や、顧客企業の機密情報などを誤送信してしまうと、自社の信用を失うだけでなく、顧客の利益を損なうこともあり得ます。

    (※)2020年はメール誤送信による情報漏洩が約2割増加 「PPAP」も疑ってかかれ メールのセキュリティ対策“再構築”のススメ

    「返信漏れ・遅れ」が機会損失につながる

    顧客からの返信に対し、インサイドセールスのフォローが遅れてしまうと、顧客は競合他社に流れてしまいます。
    アメリカのSirius Decisionsというマーケティング会社の調査によると、「返信をせずに放置した顧客の8割は2年以内に競合他社に流れる」と言われています。

    インサイドセールスで行うべきメールの管理方法

    誤送信を防止する管理方法

    メールの誤送信対策は、社内のルールを徹底することが重要です。しかし、ルールが過剰に増えすぎると、業務効率悪化に繋がるため、実情に合ったルールを設定しましょう。

    • 宛先のオートコンプリート機能を無効にする。
    • 送信前のチェックポイントをルール化する。
      (宛先・Cc/Bcc・件名・本文宛名・添付ファイル・添付ファイルの暗号化)
    • 送信取り消し機能を設定する。

    返信漏れ・遅れを防止する管理方法

    メールの返信漏れ・返信遅れを防止するには、メール作業の業務効率を上げることと、対応が必要なメールを見逃さないことが重要です。

    メール作業の業務効率を上げる方法

    • テンプレートを作成する。
    • 対応に迷った時のFAQを作成する。
    • メールチェックは出社時、昼休み後、終業前に限定する。

    対応が必要なメールを見逃さない方法

    • 対応状況(未対応・対応済)のフォルダを作成し手動で振り分ける。
    • メールチェック時に対応が必要なものにフラグを立てる。
    • メールの対応状況管理を自動化できるメール共有システムを利用する。

    インサイドセールスのメール管理なら「メールディーラー」

    ここからは、インサイドセールスのメール管理に役立つ「メールディーラー」をご紹介します。

    メールディーラーとは?

    メールディーラー

    株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は、メールを複数人で効率的に分担するためのクラウド型メール共有システムです。
    利用ユーザーは、サーバー上に置かれた共有用メールフォルダにチームのメールが集約され、各担当者が自身のパソコンからアクセスしてメール対応業務を行います。チーム全員分のメールの「対応状況」とメールごとの「担当者」が自動で管理されるので、「誰が」「どのように」「どこまで」対応しているのか一目で把握することができます。

    ステータス管理と担当者振り分け

    インサイドセールスのメール管理に役立つ機能

    ステータス管理機能

    受信トレイ上で、各メールが対応状況ごとにタブで分かれて表示されるので、どのメールがどの状態にあるのか一目で把握することができます。「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールのみ表示されるため、漏れなく対応できます。

    担当者振り分け機能

    メール1通1通に担当者を設定し業務分担を明確にすることができます。
    担当者振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振りけることも可能です。

    返信期限設定

    受信から何分以内に返信を行うか「返信期限」を事前に設定できます。返信期限を過ぎると「警告メール」としてアラート表示されるため、どのメールの返信が漏れているのか一目で把握することができ、メールの返信漏れ・遅れを防止できます。

    テンプレート機能

    テンプレートデータもクラウド上で共有管理されるため、誰か1人が設定・更新を行えば、即座にチーム全員の環境で反映されます。
    常に全員が最新のテンプレートを利用できるため、個人の更新忘れによって古いテンプレートを使ってしまうというミスを防止できます。

    社内Q&A機能

    顧客からの返信に対する回答例を登録できる「社内Q&A機能」が搭載されています。Excelやスプレッドシードなど、別のブラウザを立ち上げず、メールディーラーだけで完結できるので作業工程の削減にも役立ちます。

    インサイドセールスは書き方と管理方法次第で返信率を改善できる

    この記事では、インサイドセールスで返信率を上げるためのメールの書き方と管理方法についてご紹介しました。返信率に課題感のある方は、ぜひ実践してみてください。

    メールディーラーの詳細はこちら

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。