2024/02/08
ビジネスにおいて、催促メールを送らなければならないシチュエーションはいくつか存在します。
相手からの返信がなかったり、納品物や書類が届いていなかったりする場合は、催促メールを送ることで現在の状況を確認し、相手に必要なアクションを促すことが一般的です。
そこで今回は、入金確認メールを送るときの注意点や例文について、わかりやすく解説します。
催促メールを送ってよいシチュエーション
「相手にお願いしていることがまだ達成されていないが、催促するのは失礼かも？」と思って、なかなか確認のメールを出せずにいるケースも多いのではないでしょうか。
催促メールには、送っても失礼にあたらないシチュエーションがいくつかあります。ここでは、代表的な3つのシチュエーションをご紹介します。
納品物や書類の到着が遅延しているとき
納品物や書類の到着が当初の予定よりも遅れているのであれば、催促メールを送って状況を確認しても失礼ではありません。
注文した商品の到着が案内されていた日付よりも遅れている場合、出荷遅延や配送ミス、災害などの想定外の事情による到着遅延といったトラブル発生が考えられます。相手が納品物の不着に気がついていない状況であれば、こちらから確認しないままでいるとさらに到着が遅れることも想定されます。
本来の到着予定日よりも遅れている場合にはできるだけ早めに確認するとよいでしょう。
加えて、郵送してもらうはずの書類が届いていない場合でも、宛先が間違っていたり、なんらかの配送トラブルに巻き込まれていたりするおそれがあります。この場合も、催促メールを送って現状を確認することをおすすめします。
入金確認が取れていないとき
送付済みの請求書に対して、支払期日を過ぎているのにも関わらず入金確認が取れていない場合も、催促メールを送って相手に確認してもよいシチュエーションです。
入金確認が取れない場合、そもそも相手に請求書が届いていなかったり、相手が請求書を紛失していたり、入金先を間違えていたりといったトラブルが考えられます。どのような理由で入金確認が取れていないのかを知るためにも、早急に催促メールを送って状況を確認しましょう。
場合によっては請求書の再発行などの手続きが必要になるため、確認が遅くなるほど入金までの期間も長くなる点に注意が必要です。
メールの返信が来ていないとき
期日を設定した依頼メールなど、返信が必要なメールに反応がないときも、催促メールを送って返信を求めましょう。
この場合、相手のメールボックスのなかで依頼メールが埋もれてしまい受信に気がついていなかったり、返信を忘れていたり、送信エラーで該当のメールが届いていなかったりといった原因が考えられます。
特に送信エラーの場合は確認メールも届かない可能性があるため、送信側が電話で確認するなどの対応が必要です。
返信が来ていないと気づいたら長期間放置せず、できるだけ早めに対処することをおすすめします。
催促メールを送るタイミングで注意すること【タイミング別の文例付】
ビジネス上の催促メールの送付タイミングは緊急度、重要度に応じて
メールの内容や表現を適切に変更する必要があります。
具体的な催促メールのタイミングと表現フレーズ、ニュアンスは以下の通りです。
・期日前または期日未定
表現フレーズ：〇〇は届いておりますでしょうか。〇〇の進捗状況はいかがでしょうか。
ニュアンス：依頼内容の具体的な進捗状況を尋ねる、疑問点や不安点がないかを確認する
・期日の翌日
表現フレーズ：〇〇についてご確認いただけましたか。〇〇をご覧になりましたでしょうか。
ニュアンス：依頼内容に関しての確認を促す
・期日の3日後
表現フレーズ：〇〇について、再度ご確認をお願いいたします。
〇〇について、ご返信をいただけておりません。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ニュアンス：依頼内容の確認と返信を強く促す
催促メールを送るときのポイント
催促メールを送るときは、次の6つのポイントに注意して本文を作成しましょう。
用件を明確に伝える
催促メールの内容としては、用件を明確に伝えることが大切です。
相手は忙しい時間の合間を縫って催促メールに目を通すため、本文の内容がわかりにくいと後回しにされてしまったり、優先度の低いメールだと思われてしまったりする可能性があります。冒頭で催促メールであることを明らかにすると、相手の優先度が上がりスムーズに処理してもらえるでしょう。
加えて、「どのような案件に関する催促メールなのか」を件名で明示すると、さらにスムーズに処理してもらいやすくなります。
「〇〇の納期についてご確認」など、件名を見るだけで内容を理解できるメールにすることで、さらにメールの主旨が伝わりやすくなります。
前回までのやり取りを詳細に伝える
催促メールの本文を作成するときは、これまでのやり取りを伝えることも大切です。
最後にやり取りした日付や、そのときに依頼した内容、本来お願いしていた期日などを詳細に伝えることで、相手がどのような依頼を受けたのかを思い出す手がかりとなります。
もし一連のやり取りをメールで行っていたのであれば、これまでのメールのやり取りを引用すると流れがわかりやすくなるでしょう。
相手に期待している行動を明記する
催促メールでは、相手にどのような行動を期待しているのかを書き添えることも大切です。
「〇月〇日までに〇〇を送ってほしい」など、相手に求める行動を具体的に記載することで、双方にとって次のアクションが明快になり対応がスムーズに進みます。
単に催促の内容だけが記されており期日が書かれていないと、相手には「いつまでに対応しなければならない」という指針がないため、依頼が達成されるまでにさらに時間がかかる可能性があります。
行き違いになった場合に備える
メールを作成・送信している間に相手からなんらかのアクションがあった場合、既に依頼が達成されているにもかかわらず、行き違いで相手に催促メールが届いてしまうことになります。そのため、「尚、既にご対応いただいている場合はご容赦ください」などの一文を入れて、万が一行き違いになった場合に備えることも大切です。
行き違いに備える一文がないと、「自分は対応しているのに催促してきた」と思われてしまう可能性があるためです。
冷静な対応を心がける
相手に依頼した内容が期日を過ぎても達成されていないと、「なぜお願いしたことをやってくれないのだろう？」と思ってしまうこともあるでしょう。しかし、催促メールではあくまでも冷静な対応を心がけて、怒りをあらわにするようなことは避けることが重要です。
相手のミスによる対応遅れの場合もありますが、状況を確認してみると自社側にもなんらかの落ち度があったり、トラブルが発生していたりする可能性もあります。
まずは状況を把握するために、あくまでも冷静な文面でメールを送ることが大切です。
催促メールの例文
催促メールはさまざまな立場の相手に送る可能性があるため、宛先によって内容を書きわける必要があります。ここでは、取引先に送る場合と上司に送る場合の催促メールの例文をご紹介します。
【社外】取引先（関係者）に送る催促メール
【再送】〇〇の納期についてご確認【株式会社〇〇 田中】
【本文】
株式会社〇〇
△△様
平素は大変お世話になっております。
〇〇株式会社の田中です。
本日は弊社より注文いたしました【〇〇】の納期の件でご連絡を差し上げました。
ご担当の▲▲様からは〇月〇日に弊社に到着予定と伺っておりましたが、
本日13時時点で商品が弊社に到着していない状況です。
お忙しいなか大変恐れ入りますが、ご状況をお知らせ頂けますと幸いです。
尚、未発送の場合は【〇月〇日〇時まで】にご発送いただけますでしょうか。
本メールと行き違いで、既にご発送いただいている場合は
何卒ご容赦いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【社外】取引先（関係者）に送る催促メール（より緊急性が高い場合）
【重要】【再送】〇〇の納期についてご確認【株式会社〇〇 田中】
【本文】
株式会社〇〇
△△様
平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社の田中と申します。
本日は弊社より注文いたしました【〇〇】の納期の件で、改めてご連絡を差し上げました。
ご担当の▲▲様からは〇月〇日に弊社に到着予定と伺っておりましたが、
本日13時時点で商品が弊社に到着していない状況です。
弊社では、〇月〇日〇時までに〇〇を使用予定であり、
未到着の場合は、〇〇の使用に支障をきたす恐れがございます。
つきましては、商品の発送状況と未発送の場合は、〇月〇日〇時までにご発送いただけるかのご確認、対応をお願いいたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いで、既にご発送いただいている場合は、
ご連絡をいただければ幸いです。
【社外】クライアント（顧客）に送る催促メール
【進捗確認】〇〇のご提案について
【本文】
株式会社〇〇
△△様
平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社の田中です。
先日、〇〇のご提案をさせていただきました進捗状況について確認のご連絡をさせていただきました。
ご提案の審査や評価の進捗状況についてお伺いさせていただけますと幸いです。
また、追加情報や補足が必要な場合やご不明点や質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご多忙中恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【社内】上司に送る催促メール
【至急】出張申請の決裁をお願いいたします
【本文】
〇〇部長
お疲れ様です。
営業部の田中です。
表題の件ですが、〇月〇日の出張申請について決裁が完了していないようでしたので、
お手数ですがワークフローをご確認いただけますでしょうか。
現在ご対応いただいている最中でしたら申し訳ありません。
これからご対応いただく場合は、
本日中に決裁を完了していただけると幸いです。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。
自分が催促メールを受け取った場合の対応
自分が催促メールを受け取る側になった場合は内容を迅速に確認し、できるだけ早く返信することが大切です。
催促されていることに気がついたら、放置せずに速やかで丁寧な対応を心がけましょう。
すぐに回答できない場合は対応時期の目安を伝える
催促の内容が複数部門の確認を要するケースなど、その場ですぐに返信できない場合もあるでしょう。
そのような場面では、以下のように対応時期の目安を伝えるためのメールを返信して、一度相手との連絡を取ることが求められます。
＜例文＞
催促メールを送った後の対応
催促メールの返信があった場合
返信をくれたことに対してお礼の気持ちを伝えましょう。
相手が忙しい中で返信してくれたことを労い、「無理なお願いをして申し訳ありません」などの言葉で配慮を示しましょう。
催促メールを出しても返信がない場合
件名に切迫感を示す表現を使い連絡しましょう。
例えば件名に「【至急】【急ぎ返信願います】【重要】」などの表現を入れることで、
相手に緊急性を伝えることができます。
または、心配の意思表示を表現する内容での連絡する場合でも良いでしょう。
「ご連絡がいただけなくて心配しております」といった表現を用いて、
相手が連絡をくれないことに対する懸念を示しましょう。
また、メールと合わせて電話でも連絡を行うことで相手に緊急性が伝わり、電話が繋がらない場合でも伝言を残すことにより、メールの確認漏れを防ぐことができる可能性があります。
納品や支払いの遅れが契約違反につながる可能性がある場合は、
それを指摘し、返信がない場合は上司に相談しましょう。
まとめ
相手への依頼に対応してもらえないまま期日を過ぎたときは、催促メールを送信して状況を確認することが大切です。
お互いの認識のずれなどが原因で対応が完了していない場合など、放置するとトラブルに発展することもあるため、できるだけ早いタイミングで催促メールを送るとよいでしょう。
催促メールでは用件を明確に示し、前回までのやり取りも併記することで、内容がわかりやすくなり親切な印象を与えることができます。あくまでも冷静に状況を確認するメール作成を心がけましょう。
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