メールを時間指定で送信！設定方法と注意点

2022/07/01

メール対応のポイント

ビジネスシーンにおいてメールは使用頻度が高い連絡ツールです。
今回は、予め指定した時間にメールを送信できる「時間指定機能」で効率化できるメールと注意点、Gmail・Outlook・Thunderbirdの設定方法についてご紹介します。

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この記事の目次

メールの時間指定機能とは

メールの時間指定機能とは、メールの送信日時を予約することで自動送信ができる機能です。
ビジネス利用されることの多いメーラーでは、Gmail・Outlookには時間指定機能が搭載されていますが、Yahoo!メールには搭載されていません。Thunderbirdではアドオンを追加することで利用できます。
また、Gmailでは電源が入っていなくても自動送信されますが、ThunderbirdとOutlook（Exchange Server環境以外）では、メーラーを起動しておく必要があります。

時間指定機能に適したメール

見込み客に対するステップメール

ステップメールとは、顧客が商品購入やサンプル依頼、資料請求などの行動をとった日から数日後に送付するメールです。
例えば商品サンプルの依頼をした顧客に対しては、「サンプル到着予定日にお礼メール」を送信し、数日後に「使用感や満足度を確認するメール」、1か月後には「サンプルの商品や類似商品をおすすめするメール」など、繰り返し相手にアプローチするためのメールがステップメールです。

ステップメールをその都度作成すると、手間も時間もかかるだけでなく、送信予定日に送ることができずチャンスを逃す可能性があります。
時間指定機能を使ってステップメールを設定することで、機会損失のリスクを抑えることができます。

取引先や社内へのリマインドメール

取引先や顧客に契約書提出やアンケート回収などの〆切期日のある依頼をする際、期日の数日前に送るリマインドメールも時間指定機能に適しています。
また、社内の重要な会議の出欠確認や商談日時の念押しなど、忘れてはならない重要なイベントを、数日前にリマインドすることでミスを減らすことができるでしょう。

挨拶やお祝いのメール

メールの時間指定機能は、年末年始や担当者の誕生日など、挨拶やお祝いのメールを送信する際に役立ちます。
日々の業務で忙しい中で挨拶やお祝いメールは優先順位が下がります。しかし、業務と直接関係のない内容であっても、節目にきちんと送ることで、丁寧な印象を与え、信頼関係を築く足掛かりとなるでしょう。

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時間指定機能の注意すべきポイント

サーバー・ネットワークのトラブル

メールサーバーにトラブルがあれば、メールの遅延や不達が発生する可能性があります。また、インターネットの接続状況によって送信できないこともあります。
時間指定機能で送信した場合は、「指定した日時にきちんとメールが送信されたか」の確認を怠らないようにしましょう。

送信通数

送受信するメールの通数が多いほど、メールサーバーに大きな負荷がかかります。そのため同時刻での大量のメール送信を設定した場合、サーバーの処理時間が長くなり、指定日時より遅れて送信される可能性があります。
メールマガジンや顧客への挨拶メールなど、多少遅れても構わないメールであれば大きな問題にはなりません。ですが、申込期日が設定されている限定キャンペーンの告知や先着順購入の商品のお知らせなど、メールの到着時間がシビアに問われるケースではクレームに発展することもあるでしょう。