2016/03/03
「歴史上の人物が今いたら」とか「現代の医者が昔にタイムスリップする」といったフィクションに私たちが強く惹かれるのはいったいなぜでしょう？たしかに革新的な人物や発明があれば世の中を一瞬で変えられるかもしれません。しかし歴史上の人物になれることも医者になることも日々の積み重ねで初めてできるもの。地味な側面には人の注目は全くと言っていいほど集まりません。しかし地味な作業を続けてきたからこそ偉大な発明家や歴史の偉人になれるというのは皮肉なものです。大きな変化には人は関心を持つが小さな変化には極端に鈍感で無関心だということです。
それでは本題の営業成績を飛躍的に伸ばすメールの使い方をご紹介したいと思います。これこそがまさに地味な作業そのものです。しかしこれを続けることで大きな変化に近づくことができると信じて日々の積み重ねを行うことが大事です。具体的な4つのやり方をご紹介します。
問い合わせメールを分類する
ABC分析というのが在庫管理の手法としてあります。メールを在庫なんていうと怒られてしまうかもしれませんが、意味としてはとても価値がある宝だということですね。だからこそしっかり管理したいものです。ABC分析の詳しい内容は割愛しますが、要するにメールを分類する方法です。営業を担当する人間にとっては営業成績、つまり売上は大きな課題です。ほとんど見込みがない方に頻繁にアプローチをかけるのはお互いにとって望ましい結果を生まないでしょう。そこで単純化してこのような分類はいかがでしょうか。
A:とても熱いお客様であり将来サービスや商品を購入してくれる可能性が高い。
B:今はそれほど熱くないが近いうちに利用してくれるポテンシャルを持っている。
C:見込みは非常に薄くニーズがマッチしていない。
もちろん営業活動を行う時期や納品単価の金額、商品の種類などで分類することもできます。いずれにしても保有するメールの中身に応じた分類ができていることが重要です。継続的に成績を上げるには分類をおこなうことは必須です。
業務の効率を高める
営業の仕事はやることがたくさんあります。ある意味では個人事業主的な場合もあるでしょう。またはチームプレーヤーとして協力して結果を残していく場合もあります。これらの場合に自分一人の１ステップで戦っていたのではいずれ限界を迎えます。仮にワンステップであったとしても、無駄が少ないルートを攻めなければ安定した成果を残すことはできません。そこで効率を意識したメール対策が必要です。例えば訪問先の方向がかなり近いものを同じタイミングで訪問できれば効果的です。そのためには地域別の区分けがなされていると便利です。同じ地域でもう一件アポイントを取れば同じ日に済ませてしまうことができます。また、グループ間でそのような情報を共有できていれば他に人に頼むこともできます。そうしてグループ全体の効率を上げることができるようになるのです。忙しくて大変だからこそ思い立ったときに行いたいものです。
PDCAサイクルを回す
PDCAはPlan（計画）－Do（実行）－Check（評価）－Act（改善）の頭文字をとった業務改善のプロセスのことです。当たり前のことですがこの順番にスピード感を出すのは難しいものです。定期的に見直すとどこかで無駄が見つかります。手作業で入力しているものは定型文として瞬時に呼び出しができるようになっていないとスピードは遅延します。また自分だけのメールフォルダに抱え込んでしまっているものは共有できません。そうするとチェックが甘くなります。逆に効果的なアプローチができていれば文面や手法を共有することもできます。このように、メールを使う際にきちんとPDCAができるようになっているというのがポイントになります。
年間を通して俯瞰する
去年一年間で何件のメールを送信して受信したか、おおよその数字でも答えることができるでしょうか。おそらくほとんどの方はできないと思います。またメールが直接のきっかけとなって目標を達成できた営業活動は何件あったでしょうか。これもかなりハードルが高い質問です。当月ならよいのでしょうが、一年という期間でみるとそこまで管理するのは困難です。だからこそ年間を通じて抽出が容易な状態にしておく必要があります。企業の活動は必ず年間を通してある程度計画されているものです。しかし、なぜかメールの管理は年間を通じて数値の管理がなされていません。
やはり地味なことにはあまり関心を持ちにくいものではあるのです。たしかにはっきりした大きな変化にはならないかもしれませんがシステム化することで可視化が可能になります。見え方としては大きな変化を起こせます。そしてなにより将来の数値につながるのではないでしょうか。
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