2020/04/13
「見積もりを出すのが遅れてしまって他社のサービスに決まってしまった…」
「なるべく早く対応したらよいのは分かっているけれど、なかなか実現できない… 」
というお悩みを抱えている人材派遣業の営業担当の方は多いかと思います。
さらに近年では、他社のサービスの内容も拡充されていく中、どのように差別化したらよいのか模索している企業様も多いのではないでしょうか。
そんな中、営業さんにとってイタイ「機会損失」を防ぎ、さらに「派遣スタッフの満足度」を向上させる、スピード感のあるメール対応について解説します！
メール対応が遅れる3つの要因とは？
営業活動において、今では欠かせない「メール対応」。
対応が遅れるだけで機会損失につながってしまうため、スピード感のある対応が大切ですよね。
派遣会社の営業は、企業だけでなく派遣スタッフやバックオフィスなど、多方面との連絡の機会が多く、対応すべき連絡の量も多いです。さらに、メールや電話以外にも、派遣スタッフとの連絡はLINE、バックオフィスとは社内チャットなど、複数のチャネルを利用するケースも多く、それぞれ確認が必要になります。
そのような大量のメールや複数チャネルの管理が必要な状況の中、一歩対応が遅れるだけで他社に案件をとられてしまう「機会損失」の可能性や、「派遣スタッフの満足度低下」の恐れがあります。
そんな「メール対応」ですが、営業が出遅れてしまう要因は大きく3つになります。
外出が多く、リアルタイムなメールの確認と返信が難しい
基本的に、外出の機会が多い営業さんは移動時間中や商談の合間などにメール対応をするケースが多くあります。
そのため、商談が詰まっていると、なかなか返信ができず、結果メール対応が遅れる要因のひとつになります。
複数のチャネルに対応する必要があり確認が大変
派遣会社の営業は、企業との連絡手段は基本メールや電話が多いですが、それに加え、派遣スタッフとの連絡はLINE、バックオフィスとは社内チャットなど様々なチャネルを利用するケースが多いです。
通常の企業との対応も多いのに加え、さらに対応チャネルも複数にわたるので確認にも時間がかかり、対応が遅れる要因になります。
バックオフィスからの回答待ちで返答が遅くなる
派遣スタッフからの問い合わせの中には、バックオフィスや企業に確認してから返答しないといけない連絡があります。
そういった連絡が届いた際に、外出先から社内に問い合わせて、回答がきたらスタッフに回答してとなると手間や時間がかかります。
「機会損失」と「派遣スタッフの満足度低下」を防ぐのは「メール共有」
では、「メール対応」が遅れることによって起こる「機会損失」や「満足度低下」をどのように防いだらよいのでしょうか？
そこでポイントになるのがメールの共有管理です。
「メール共有」することによって以下のようなメリットがあります。
→商談中や急な休みでも、急ぎの案件への代理対応が可能
・営業だけでなくバックオフィスとの連携強化
→外出の多い営業がすぐに回答できない質問などは、バックオフィスが対応するなどフォロー体制の構築
・クラウドのメールソフトを利用してメールを共有することで、異動者や退職者の対応履歴も確認可能に
→以前のやり取りを確認できることで、より対応をスムーズに行う事ができる。
また、「メール共有」をするためには、様々な管理方法があります。
例えば、対応窓口用のメールアドレスを1つ共通のものを作成し、BccやCcで送信メールを共有する方法や、メール共有専用のクラウド型メールソフトを利用して管理するなどがあります。
それぞれの方法には、メール共有はできるものの、管理が煩雑になったり、運用ルールを自社に合わせて細かく設定しなくてはならない場合があります。
そういった際は、「専用のクラウド型メールソフト」をおすすめします。
1つのメールアドレスで共有管理する方法
info@などのメールアドレスを1つ用意して、基本的に顧客から届くメール対応をそのメールアドレスで管理する方法。 届いた中から自分の対応案件のみを対応する。
メリット
届いたメールを共有する事ができるので、対応されていない急ぎの案件を代理で対応できる
デメリット
誰がどのメールを対応していて、対応が終わったかどうかが簡単に分からないため、そのためのフォルダ分けの工夫や、細かい運用ルールの管理が必要
Ccや、Bccの追加、メーリングリストを利用して送信メールを共有する方法
1つのメールアドレスで共有管理をした場合、基本的には送信メールが共有されないので、メール返信時にCcやBccを利用して、送信メールまで共有する方法。
メリット
送信したメールを共有することによって、対応した履歴も他関係者と共有ができる
デメリット
本来は確認がいらないメールも受信してしまうため、管理が煩雑になる
返信時に宛先の選択ミスによって、情報流出のリスクが高まる
専用のメール管理システムを利用する
専用のメール管理システムを利用した場合、管理が煩雑にならずに簡単にメールの共有が実現できます。
メリット
誰がどのメールを対応していて、対応が終わっているのかが一目で分かる
対応履歴の共有も簡単
ツールによっては複数のチャネルの管理ができる
デメリット
ランニングコストがかかる
「メール共有」で「機会損失」を防ぐ仕組みづくりの事例
最後にメールの共有・管理ツール「メールディーラー」を使って、メール共有をした結果、売り上げの拡大と派遣スタッフの満足度向上を実現させた事例をご紹介します。
株式会社ラクスパートナーズの事例
ラクスのグループ会社で、人材派遣業を行っている株式会社ラクスパートナーズ。
クライアント窓口、派遣エンジニアの事務窓口、採用窓口、派遣エンジニアの相談窓口の計4つの窓口をまとめてメールディーラーで管理しています。
【導入前の課題】
1.営業時の機会損失が発生
営業が、クライアントやエンジニアなど様々な方とのやり取りを行うため、メールの見落としや、返信の遅れが発生。
結果、直近の日程で派遣してほしいといった案件は、他の企業へ依頼されてしまうこともあった。
2.派遣エンジニアの離職が発生
営業とバックオフィスの連携がうまくできなかったため、担当によって指示内容が違うなど対応をしてしまうこともあった。
結果、派遣エンジニアの離職が発生した。
【導入後の効果】
1.進捗状況を全員が把握できるようになり、機会損失防止へ
メール共有をして、対応状況や案件進捗が可視化され、営業の機会損失を防げるようになった。
また、すぐに対応が必要そうなメールがあれば、気付いた者が担当に知らせたり、場合によっては代理対応するといった臨機応変な対応が実現した。
2.派遣スタッフの満足度が以前よりも向上した
メールを共有したことによって、「この案件トラブルが起きそうだけど大丈夫？」といったようなバックアップ体制が実現。
以前は担当営業が1名で対応していたので、トラブルが起きた際に担当しか分からなかったのが、他担当者やバックオフィスからのフォローができるようになったため、派遣エンジニアも安心して働ける環境になった。
まとめ
営業活動において、非常に痛手な「機会損失」。
普段は1人で対応するメールも、複数名で「共有管理」することによって、メールの対応スピードが向上し、「機会損失」の防止につながります。
また、「メール共有」は、営業間だけの「機会損失防止」の効果ではなく、バックオフィスとの連携でも効果を発揮します。
特に人材業界の営業の方々は、クライアントや、自分の担当スタッフとのやり取り以外にも、バックオフィスと連携して対応する場面も多いかと思います。
そういった際に、営業間だけではなくて、バックオフィスとの「メール共有」ができると、よりやり取りもスムーズに進みます。
さらに、事例でご紹介したメールの共有・管理ツール「メールディーラー」であれば、メールの対応だけでなく、LINEとの連携やビジネスチャットとの連携ができるので複数チャネルの管理もメールディーラー上でまとめてできます。
ぜひこの機会に「メール共有」を始めてみてはいかがでしょうか。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
