業務でメールの送受信が多くなると、うっかり重要なメールを見落とすこともあります。このときに大事なことは、気がついたらすぐに先方にお詫びをすることです。この記事では、メールを見落とした際に、どのようにお詫びメールを書けばよいかを解説しています。作成ポイントや例文も紹介するので、参考にしてください。
メールが多いとつい見落としてしまいがちですが…
複数の相手とメールでやり取りをしていると、受信メールが大量になることがあります。そのような状態になると、返信しなくてはならないメールを見落としてしまうこともあるかもしれません。単なる「うっかり」であっても、重大なトラブルにつながる可能性もあります。見落としに気づいたときは、すぐに先方にお詫びの連絡をするようにしましょう。
お詫びメールを作成する際の注意点とは？
返信し忘れていたメールに対してお詫びのメールを送るときは、どのような点に気を付けるべきでしょうか。お詫びメールを作成するときの注意点について解説します。
お詫びメールの件名
お詫びメールをするときの件名は、「～についてのお詫び」など、内容が謝罪であることを明示したほうがわかりやすく、見落とされにくくなります。早めにメールに気づいてもらい、内容を読んでもらえるように工夫しましょう。また、「（日付）のメールに関する対応遅れのお詫び」「○○のメールに関する不備のお詫び」など、いつの、どのメールに対して謝罪しているのかを伝えると、さらにわかりやすくなります。
納期が迫っているなどの事情で早くメールを確認してもらいたいときは、件名の最初に【重要】や【至急ご確認ください】などを添えるようにしましょう。ただし、自分や自社のミスでそのような事態になってしまったのであれば、逆効果になる場合もあるので注意しましょう。その場合は、本文で十分に謝罪する必要があります。
メールの破棄など、メールの内容についてお願いしたいことがあるときは、「～のお詫び・～のお願い」など、お詫びにくわえてお願いがあることを明示しましょう。どのような事態が起きているのか相手に伝わりやすくなります。
お詫びメールの構成
お詫びメールを送るときは、普段のビジネスメールのマナーに則りつつ、相手に失礼がないように注意して作成します。
- 「○○様」など相手の社名や名前
- 「いつもお世話になっております」などのあいさつ
- 自分の名前
- なぜ連絡したのか
- どのようなミスが起こったのか
- お詫び、ミスの原因や今後の対策
- 最後のあいさつ
- 自分の名前や社名
メールでの謝罪は必要最低限のものであり、ことの重大さによっては直接お詫びにいく、電話で謝罪するといった行動も必要です。その場合、最後のあいさつの前に訪問や電話をすることを一言添えておきましょう。
お詫びの言葉の選び方
日頃から大切な言葉選びですが、お詫びメールでは特に注意しなければなりません。ただでさえこちら側に非がある状態なので、相手にマイナスの印象を与える言葉は使わないようにしましょう。
例えば、「うっかりしていました」「～を忘れました」ではなく、「～を失念しておりました」という表現のほうが、丁寧でお詫びに向いています。「うっかり」や「忘れた」という言葉は、お詫びするときの表現としては軽く、言い訳をしているように伝わってしまう可能性があります。
また、謝罪は「すみませんでした」ではなく、「申し訳ございませんでした」や「ご迷惑をお掛け致しました」という言葉のほうがいいでしょう。事態を重くとらえて、心の底から謝罪していることを相手にしっかりと伝えなければなりません。
自分が至らなかったという姿勢で書く
お詫びメールを送る際は、「自分が至らないせいでミスが発生し、このような事態となった」という姿勢を貫きましょう。たとえ自分以外に原因があって起こったことでも、そのことを正直に伝えると言い訳がましくなります。謝罪相手にさらに不快感を与えてしまうので、自分の不手際であるという姿勢でメールを作成しましょう。
メールを見落としてしまった際のお詫びメールの文例
お詫びメールの内容について、具体的な文例を3つ紹介します。
文例1
株式会社○○
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。
○月○日にお送りいただいたメールを本日確認致しました。
私の不手際によりメールの確認を怠ったことが原因で、○○様には多大なるご迷惑をお掛けしました。誠に申し訳ございません。
つきましては、至急対応致しますので、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。
今後はより一層メール確認を慎重に行い、このようなことが二度と起こらないようよう努めて参る所存です。
取り急ぎメールにて失礼しました。今後ともよろしくお願い致します。
（署名）
文例2
株式会社○○
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。
○月○日にお送りいただいたメールのお返事が本日となってしまいました。
私の確認不足により、○○様に多大なるご迷惑をお掛けしてしまい、深く反省しております。
ご提示いただいた内容で全く問題ありませんので、そのまま進めていただければと思います。
誠に申し訳ございませんでした。
今一度気を引き締めて、今後はこのようなことが起こらないようよう努力する所存でございます。
本来ならば電話で謝罪しなければならないところ、メールで失礼しました。
（署名）
文例3
株式会社○○
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。
○○に関していただいたメールに関する連絡を失念しておりました。
対応が遅くなってしまったことを深くお詫び申し上げます。
つきましては、○○に関してお送りしたメールを一度破棄していただけると幸いです。
すべては私の確認不足が原因でございます。今一度気を引き締め、このようなことが二度と起こらないよう気を付ける所存です。
ご迷惑をお掛けして、誠に申し訳ございませんでした。
（署名）
まとめ
メールを見落としてしまったときは、速やかにお詫びメールを送って謝罪しましょう。その際は、言葉遣いに十分注意し、相手に失礼がないようにしてください。あわせて、今後メールの見落としをなくす工夫やシステムの導入などを検討するようにしましょう。
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