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《ビジネスで利用すべきメーラーアプリはコレ!》最新のおすすめをご紹介

2020/05/15
効率化ツール
《ビジネスで利用すべきメーラーアプリはコレ!》最新のおすすめをご紹介

近年、さまざまな機能を持った便利なメーラーアプリが登場していますね。

多機能なメーラーアプリは、普段使用しているメールをより使いやすいものにしてくれます。

特に企業で使用する場合、業務の効率化を目指すことが多いので、メーラーアプリを導入する際には用途に合ったものを選択することがとても重要です。

高機能なメーラーアプリは、アカウントを一括して複数のメールアドレスを一元管理できるもの、自動でカテゴリ分別できるもの、簡単にテンプレートの作成ができたり、メールがチャット形式で表示できたりするものまでさまざまです。

しかし、種類が多すぎて「どのアプリを選べばいいかわからない!」という方も多いでしょう。

そこで、今回はメーラーアプリの機能と、シチュエーションや用途に合わせた選び方をご紹介していきます。

ぜひ、今後メーラーアプリを導入する際の参考にしてみてくださいね。

ビジネスで利用するメーラーに必要な機能は?

メーラーアプリは、アプリによって大きく機能やかかるコストが異なります。

そのため、自社の用途に応じているかを確認し、必要な機能が搭載しているものを選ぶようにしましょう。導入したメーラーアプリがビジネスシーンに合っているか否かで、今後の業務効率にも差が出てくるため、妥協せずに選ぶことをおすすめします。

ではまずは、ビジネスの規模・内容に関係なく、メーラーアプリについていると便利な機能から紹介します。

メールを共有して管理できる

お客様へのメール対応でトラブルが発生する、新人スタッフをスムーズに戦力化したいが時間もないし方法も模索中、そもそも業務効率に改善の余地がありそう、なんてお悩みはありませんか?

その悩みを改善できるのがメール共有機能です。メール共有がしっかりできていると、返信遅れや返信漏れ、二重返信などのミスを防ぐことができます。

さらに、スタッフ全員が同じ情報を確認できる状態になっていると、いつでも・どこでも・誰もがユーザーに対応できる状態になるため、対応スピードが向上し生産性の向上にもつながります。

メールの返信は地味な作業ですが、実は工数も掛かるため大変です。目に見えて成果につながりにくいという理由からやりがいを感じづらいため、ないがしろにされがちです。

しかし、そういった慣れからくる油断や、不慣れな新人が対応することで、実は気付かないうちに顧客満足度を下げているといった可能性も考えられます。

今は、Web上の一般ユーザーの口コミやSNSの評判で会社のイメージ・業績が左右されてしまう時代です。だからこそ、一次対応となるメールから気を配ることができれば、企業としても安心です。

高性能なメーラーアプリを利用して属人化を防ぐことで、品質管理や生産性の向上にもつなげていくことができるのです。

メールにステータスを付けることができる

あなたの企業では、こんな問題に悩まされていませんか?

  • 個別のメールソフトを使って大量のメールを受信し扱っているので、誰がどのメールに対応しているのかがわからない
  • 案件毎に担当が明確になっていないため、メールの返信漏れや重複対応が発生してしまう
  • 対応ミスからユーザーに不信感を与えてしまい、結果的にクレームや失注につながった

これは「対応状況が把握できていない」ことが要因なので、メールにステータスをつけて共有することで解決ができます。

具体的には、各メールを「新着」「返信処理中」「対応完了」などのステータスに分けて管理し、その対応状況を業務に関わる全ての人に共有するということになります。

また、設定時間を経過した未対応のメールには警告表示がされる、他の人が返信しているときには排他ロックがかかる、などメーラーアプリの設定で仕組化することで返信漏れや重複対応を防止することができます。

過去の対応履歴を簡単に探し出せる

ユーザーから問い合わせがあったとき、相手は過去のやり取りを前提に会話を始めます。
その際に、こんな問題はありませんか?

  • 過去の問い合わせ内容は、システムを遡って手動で探さなければいけない
  • いつ何時のことか曖昧で、探しても探しても履歴が見つからない

このような状態の際、過去のやり取りがわからないまま対応するのは危険です。しかし、ユーザーを待たせれば怒りを買ってしまうため焦って対応してしまい、結果的にクレームにつながってしまうケースは少なくありません。

こんな問題も、今は高機能なメーラーアプリひとつで解決することができます。

お客様の問い合わせやクレーム対応においては、スピーディーに確実に正しい情報を得ることが重要です。

過去の対応履歴を簡単に探し出せる機能を使えば、対応時間を大幅に削減することが可能となります。

情報漏洩対策が施されている

メールやLINEを日常的に使用する中で、「友達や恋人とやり取りしたトークや写真が漏れてしまった」「アカウントが乗っ取られ悪用された」という事件やニュースはよく耳にします。今では個人情報を盗む犯罪も増加しており、誰がトラブルに巻き込まれてもおかしくありません。

そんな時代だからこそ、情報漏洩に対する世の中の反応はとてもシビアで、情報管理がずさんな企業は、ユーザーがあっという間に離れてしまいます。

例えば、メール送付の際に宛先を間違えて設定してしまった、添付するファイルを間違えた、機密事項のあるファイルにロックをかけ忘れたまま送ってしまった、など気を抜いて作業をしているといつ起きてもおかしくないミスです。

しかし、このようなミスでも企業の信頼を大きく損なう要因になるのです。

これらは事前に防ぐことはもちろんですが、ミスを事前に防ぐことができる機能もメーラーアプリには搭載されていることが多いです。

  • 送信キャンセル機能
  • 顧客情報へのアクセス制御機能
  • 添付ファイルの自動暗号化機
  • 送信内容確認機能

情報漏洩を防ぐためには、上記のようなセキュリティが設定できる高機能なメーラーアプリを利用することを推奨します。

レポーティングが簡単にできる

メーラーアプリで送受信したメールは、期間毎やフォルダ別で集計を行い、レポートとしてまとめることができます。

日々どんな問い合わせが来ているのか、対応にどれくらいの時間がかかっているのかなどを担当者ごとに分析することができるので、スタッフそれぞれの業務効率化の提案を行うことも可能です。

また、ユーザーからの問い合わせ内容の分析もできるので、商品の売れ行きはもちろん、シーズナリティーに合わせた商品ニーズや、抽出したデータをもとに商品のコンセプト・ターゲット設定を行うなどの今後のマーケティングにもつなげることができます。

バラバラのメーラーを利用していた場合、データの集計に多くの時間を費やすことになりますが、情報をひとつのメーラーアプリに集約させることで手間も時間もかけずにシステムから集計することができます。

メールディーラーがスピーディーに解決!

ビジネスで利用するメーラーアプリは無料より"有料"

ビジネスでメールのやりとりをする際には、Gmailなどの無料のメーラーアプリよりも有料のメーラーアプリの方がおすすめです。

無料のメーラーアプリには上記で紹介した機能が搭載されていない場合や、機能が制限されているものも多く、ビジネスの内容や規模によっては課題をカバーしきれないことも考えられるでしょう。

特に、膨大な量のメールのやりとりや、機密性の高い情報を扱う企業には有料のメーラーを推奨します。

もちろんユーザーから問い合わせを受けることが多いECサイトなどを運営している企業にも、有料のメーラーアプリがおすすめです。

ビジネスでおすすめのメーラーアプリはコレ!

メールディーラー

ではここからは、「機能」「セキュリティ」どちらも優れているおすすめのメーラーアプリをご紹介します。

メールディーラー

メールディーラーは、11年連続売り上げシェアNo.1(※)のメーラーアプリです。

メール共有市場では圧倒的なシェアを誇っており、なんとその累計導入社数は6,000社以上、さらに契約継続率が99%と非常に高い満足度を誇っています。

メールディーラーの特徴としては、導入企業1社1社に専属のコンサルティングスタッフがつく点が挙げられます。

メーラーアプリは、導入しても上手に活用できなければ意味がありません。

そのため、専属のスタッフがその企業に合わせたもっとも最適な運用方法を設定サポートし、また専任エンジニアによる24時間365日のサポート体制も整っているため、万が一トラブルがあった時にもすぐに対応してくれるところが魅力です。

さらに、顧客満足度アップにつなげるためのセミナーも定期開催しています。

具体的な「サポート手法」や現代の顧客に合わせた「メールの書き方」まで教わることができるため、安心して導入することができる点が、高い満足度の要因だと考えられます。

そして、メールディーラーは、導入前にお試し版を利用できるのもポイントです。

実際に使用感を確かめることができるため、他のメーラーアプリと比較検討でき、自社にとって最適なメールアプリかどうかが判断することができます。

※出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2020」メール処理市場ベンダー別売上金額シェア2009-2019年度(予測値)

メールディーラーには便利な機能が盛り沢山!

メールディーラーには、先ほど紹介したメーラーアプリで搭載されていたほうがいい機能は全て網羅されています。

さらに、便利で使い勝手の良い機能がまだまだ搭載されているため、ここから詳しく紹介していきましょう。

既存システムとの連携

メールディーラーは、国内の主要な受注・在庫管理システムと連携することが可能です。

各企業の既存のシステムと連携してデータの一元管理をすることができるため、ユーザーから問い合わせがあった際に、メールの対応履歴から、ボタンひとつで受注・在庫管理システムから注文情報を呼び出すことができます。呼び出した注文情報からそのまま処理ができるため、非常に効率的です。

このように既存のシステムとうまく連携することで大幅な業務効率化を実現できます。スピーディーな対応かつミスも軽減されるので、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

一時返信機能

メールの問い合わせに対する、一次対応を担うことができる機能です。

メーラーアプリが一時的に自動返信を行うことで、顧客満足度の低下を防ぐことができます。

例えば、Web上で問い合わせや注文を行ったあとにその会社から何も反応がないと、ちゃんと問い合わせ・注文が届いているのかどうか気になり、不安を感じてしまいますね。しかし、だからといって24時間365日リアルタイムでスタッフがメールの対応を行うことも現実的ではありません。

一時返信機能で、問い合わせや注文後に一時的な対応を行うことで、ユーザーに与えてしまうであろう不安やストレスを解消することができます。スピーディーな対応は、安心感を与える役割と、ユーザーからの信頼を高める効果があるのです。

また、きちんと完了メールを送ることで、不要な問い合わせへの対応を減らすことにもつながります。

コメント機能

送受信したメールに一通一通付箋のようにコメントをつけることができるため、やり取りの詳細を残すことができます。

引き継ぎのミスの防止にもつながりますし、直接会話をする必要がなく引き継ぎ時間の短縮にもつながります。

まとめ

メーラーアプリは、現代のビジネスシーンには欠かせないコミュニケーションツールとなっています。

だからこそ、目的にあった最適なものを選択して導入することがとても重要です。

用途に応じたメーラーアプリを導入することで、メールによるミスの削減や、スタッフの対応スキルの底上・均等化などが可能になり、結果的に業務効率化や顧客満足度の向上につながります。

今回ご紹介したメーラーアプリ『メールディーラー』 は、非常に高機能で役立つものなので、メール対応で悩む企業は、ぜひ導入を検討してみてください。

問い合わせ対応業務に大革命

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。