2020/05/15
近年、さまざまな機能を持った便利なメーラーアプリが登場していますね。
多機能なメーラーアプリは、普段使用しているメールをより使いやすいものにしてくれます。
特に企業で使用する場合、業務の効率化を目指すことが多いので、メーラーアプリを導入する際には用途に合ったものを選択することがとても重要です。
高機能なメーラーアプリは、アカウントを一括して複数のメールアドレスを一元管理できるもの、自動でカテゴリ分別できるもの、簡単にテンプレートの作成ができたり、メールがチャット形式で表示できたりするものまでさまざまです。
しかし、種類が多すぎて「どのアプリを選べばいいかわからない！」という方も多いでしょう。
そこで、今回はメーラーアプリの機能と、シチュエーションや用途に合わせた選び方をご紹介していきます。
ぜひ、今後メーラーアプリを導入する際の参考にしてみてくださいね。
ビジネスで利用するメーラーに必要な機能は？
メーラーアプリは、アプリによって大きく機能やかかるコストが異なります。
そのため、自社の用途に応じているかを確認し、必要な機能が搭載しているものを選ぶようにしましょう。導入したメーラーアプリがビジネスシーンに合っているか否かで、今後の業務効率にも差が出てくるため、妥協せずに選ぶことをおすすめします。
ではまずは、ビジネスの規模・内容に関係なく、メーラーアプリについていると便利な機能から紹介します。
メールを共有して管理できる
お客様へのメール対応でトラブルが発生する、新人スタッフをスムーズに戦力化したいが時間もないし方法も模索中、そもそも業務効率に改善の余地がありそう、なんてお悩みはありませんか？
その悩みを改善できるのがメール共有機能です。メール共有がしっかりできていると、返信遅れや返信漏れ、二重返信などのミスを防ぐことができます。
さらに、スタッフ全員が同じ情報を確認できる状態になっていると、いつでも・どこでも・誰もがお客様に対応できる状態になるため、対応スピードが向上し生産性の向上にもつながります。
メールの返信は地味な作業ですが、実は工数も掛かるため大変です。目に見えて成果につながりにくいという理由からやりがいを感じづらいため、ないがしろにされがちです。
しかし、そういった慣れからくる油断や、不慣れな新人が対応することで、実は気付かないうちに顧客満足度を下げているといった可能性も考えられます。
今は、Web上の一般ユーザーの口コミやSNSの評判で会社のイメージ・業績が左右されてしまう時代です。だからこそ、一次対応となるメールから気を配ることができれば、企業としても安心です。
高性能なメーラーアプリを利用して属人化を防ぐことで、品質管理や生産性の向上にもつなげていくことができるのです。
メールにステータスを付けることができる
あなたの企業では、こんな問題に悩まされていませんか？
- 個別のメールソフトを使って大量のメールを受信し扱っているので、誰がどのメールに対応しているのかがわからない
- 案件毎に担当が明確になっていないため、メールの返信漏れや重複対応が発生してしまう
- 対応ミスからユーザーに不信感を与えてしまい、結果的にクレームや失注につながった
これは「対応状況が把握できていない」ことが要因なので、メールにステータスをつけて共有することで解決ができます。
具体的には、各メールを「新着」「返信処理中」「対応完了」などのステータスに分けて管理し、その対応状況を業務に関わる全ての人に共有するということになります。
また、設定時間を経過した未対応のメールには警告表示がされる、他の人が返信しているときには排他ロックがかかる、などメーラーアプリの設定で仕組化することで返信漏れや重複対応を防止することができます。
過去の対応履歴を簡単に探し出せる
ユーザーから問い合わせがあったとき、相手は過去のやり取りを前提に会話を始めます。
その際に、こんな問題はありませんか？
- 過去の問い合わせ内容は、システムを遡って手動で探さなければいけない
- いつ何時のことか曖昧で、探しても探しても履歴が見つからない
このような状態の際、過去のやり取りがわからないまま対応するのは危険です。しかし、ユーザーを待たせれば怒りを買ってしまうため焦って対応してしまい、結果的にクレームにつながってしまうケースは少なくありません。
こんな問題も、今は高機能なメーラーアプリひとつで解決することができます。
お客様の問い合わせやクレーム対応においては、スピーディーに確実に正しい情報を得ることが重要です。
過去の対応履歴を簡単に探し出せる機能を使えば、対応時間を大幅に削減することが可能となります。
情報漏洩対策が施されている
メールやLINEを日常的に使用する中で、「友達や恋人とやり取りしたトークや写真が漏れてしまった」「アカウントが乗っ取られ悪用された」という事件やニュースはよく耳にします。今では個人情報を盗む犯罪も増加しており、誰がトラブルに巻き込まれてもおかしくありません。
そんな時代だからこそ、情報漏洩に対する世の中の反応はとてもシビアで、情報管理がずさんな企業は、ユーザーがあっという間に離れてしまいます。
例えば、メール送付の際に宛先を間違えて設定してしまった、添付するファイルを間違えた、機密事項のあるファイルにロックをかけ忘れたまま送ってしまった、など気を抜いて作業をしているといつ起きてもおかしくないミスです。
しかし、このようなミスでも企業の信頼を大きく損なう要因になるのです。
これらは事前に防ぐことはもちろんですが、ミスを事前に防ぐことができる機能もメーラーアプリには搭載されていることが多いです。
- 送信キャンセル機能
- 顧客情報へのアクセス制御機能
- 添付ファイルの自動暗号化機
- 送信内容確認機能
情報漏洩を防ぐためには、上記のようなセキュリティが設定できる高機能なメーラーアプリを利用することを推奨します。
レポーティングが簡単にできる
メーラーアプリで送受信したメールは、期間毎やフォルダ別で集計を行い、レポートとしてまとめることができます。
日々どんな問い合わせが来ているのか、対応にどれくらいの時間がかかっているのかなどを担当者ごとに分析することができるので、スタッフそれぞれの業務効率化の提案を行うことも可能です。
また、ユーザーからの問い合わせ内容の分析もできるので、商品の売れ行きはもちろん、シーズナリティーに合わせた商品ニーズや、抽出したデータをもとに商品のコンセプト・ターゲット設定を行うなどの今後のマーケティングにもつなげることができます。
バラバラのメーラーを利用していた場合、データの集計に多くの時間を費やすことになりますが、情報をひとつのメーラーアプリに集約させることで手間も時間もかけずにシステムから集計することができます。
他システムと連携できる
近年では、複数のシステムを活用して業務を遂行することは当たり前になりました。システムを使うことで、より効率的な業務が実現できます。多くの企業では、メーラーアプリ以外にも何らかのシステムを利用しているでしょう。
メーラーアプリも多種多用なものがありますが、ビジネスで利用する場合においては、それらが連携できるか否かが重要なポイントです。システムとメーラーアプリを連携することで、さらに効率的な業務が実現できるでしょう。
ビジネスで利用するメーラーアプリは無料より"有料"
ビジネスでメールのやりとりをする際には、Gmailなどの無料のメーラーアプリよりも有料のメーラーアプリの方がおすすめです。
無料のメーラーアプリには上記で紹介した機能が搭載されていない場合や、機能が制限されているものも多く、ビジネスの内容や規模によっては課題をカバーしきれないことも考えられるでしょう。
特に、膨大な量のメールのやりとりや、機密性の高い情報を扱う企業には有料のメーラーを推奨します。
もちろんユーザーから問い合わせを受けることが多いECサイトなどを運営している企業にも、有料のメーラーアプリがおすすめです。
有料メーラーアプリを選ぶにあたって
有料アプリを選ぶにあたり、企業によって重要視するポイントは異なるでしょう。
例えば、「搭載機能を確認する」「料金プランを確認する」「社員にヒアリングを行う」「専任者を決める」「サポート体制を確認する」といった点は、どの会社でも確認したい重要事項です。有料だからこそ機能は満足できることもいいですが、サポート面が厚くなくては導入に失敗してしまう可能性もあります。そうしたトラブルを未然に防ぐためにも、実際に活用する現場の社員にヒアリングをして必要な機能を聞いたり、専任者を置いて窓口を作ったりするのは、導入を成功させるために必要なことでしょう。
では、メーラーを選ぶ際に重要なポイントについて、それぞれ詳しくご紹介します。
搭載機能を確認する
メーラーアプリにはメール送受信だけでなく、管理に及ぶさまざまな機能が搭載されています。ビジネスにおいては、こうしたさまざまな機能を使いこなすことで、効率的なメール業務を行うことができます。
基本的なメールアプリの機能としては、メールの送受信・HTMLメールの送受信・アドレス帳・転送機能などが挙げられますが、有料のものは情報漏洩に対する機能が備わっていることもあり、ビジネスにおいては最適です。例えば、誤送信した場合の送信キャンセル機能・アクセス制御機能・添付ファイルの暗号化・送信内容確認機能など、安心できる機能が搭載されています。このような機能があれば、ビジネスでも活躍できることでしょう。他にも情報を集計し、レポートとしてまとめることのできるレポート機能など、あると便利な機能は他にも多々あります。
検討するメーラーアプリにどのような搭載機能があるかをよく確認して選んでいきましょう。
料金プランをしっかり確認する
メーラーアプリを検討するにあたり、確認しておきたいポイントとして「料金プラン」が挙げられます。機能や使い勝手が良くても、あまりに費用がかかるようでは選ぶに至らないでしょう。機能性と料金プランの良い塩梅を見極めて、初めて検討を始めるのが賢い方法です。
ちなみに、提示されている料金プランの金額には、1ヶ月分のものや3ヵ月分、12ヶ月分の費用が提示されている場合もありますので注意しましょう。
いざ導入してから、思っていた料金と違ったということにならないように、しっかり確認することが必要です。もし、不明点があればベンダーに問い合わせるなどして、不安な部分を潰しておきましょう。
社員にヒアリングを行う
多機能で使いやすいと評判なメーラーアプリを取り入れても、実際に利用する社員が使いやすいかどうかは使ってみないと分かりません。しかし、導入を検討する際に、実際に利用する現場の社員からどんな機能が欲しいのかヒアリングし、検討するメーラーアプリに落とし込むのは自社に合うアプリかを判断する大切なポイントになるでしょう。むしろ、現場の意見を取り入れたメーラーアプリであれば、導入したときにスムーズに実働できる可能性は高まります。現場の意見をヒアリングし、臨機応変に対応できる体制を整えることが、メーラーアプリの導入を検討する際に重要になるポイントです。
専任者を決める
メーラーアプリを新しく導入する場合、社員が使いこなすのに時間がかかったり、疑問が生まれたりするのは必然です。その疑問を、全てメーラーアプリのベンダーに投げていたのでは、時間も工数もかかり得策ではありません。
そこで、社内でメーラーアプリに関しての窓口になる「専任者」を決めておくとスムーズに導入が進みます。疑問や質問の第一窓口が決まることで、自社内で解決できるものはそこで納まります。それでも解決できないものだけをサービス会社へ質問を投げることにすれば、やり取りの手間なども大きく削減できます。
また、専任者がメーラーアプリを熟知できるのであれば、扱い方を自社内でレクチャーできる可能性も高まります。無用な混乱を避けるためにも、メーラーアプリの導入には専任者を配置しておくことがおすすめです。
サポート体制を確認する
メーラーアプリのサービス各社でサポート体制も変わります。問題が起こった際に、どのような対応をしてもらえるのかを確認しておきましょう。さまざまな問題に対応してくれる手厚いサポートがあるかどうかも、メーラーアプリを検討する大切なポイントです。
例えば、お問い合わせにはメールや電話は使えるのか、対応日時について平日だけではなく休日も対応可能なのか、障害など急を要する場合の専門窓口はあるのか、といったことを確認しておきましょう。
提供会社によっては、経験豊富なスタッフが導入をサポートしてくれたり、専任者向けに講習会を開いてくれたりする場合もあります。提供会社によってサポート体制はさまざまなので、よく確認しておくことをおすすめします。価格が安く機能がいいからといって、安易に導入を決めてしまうと失敗することもあります。導入から運用まで、提供会社が親身になってくれるメーラーアプリを選んでいきましょう。
ビジネスに最適なメーラーアプリを使うと実現できること
前章で、ビジネスで利用するなら有料のメーラーアプリがおすすめだとご紹介しましたが、企業の目的に合った適切なメーラーアプリを導入することで、業務効率化などのあらゆるメリットが生まれます。
ここでは、適切なメーラーアプリを利用することで実現可能なことを5つご紹介します。
効率化の実現
メーラーアプリは、メールの送受信などの基本的な機能以外にも、業務を効率化するための機能が搭載されていることが多いです。ビジネスシーンでの活用で効率化を図るために、最適な機能をピックアップしてご紹介します。
1つ目は、「一斉送信機能」です。複数の宛先にメールを一斉に送信する機会がビジネスシーンにはよくあります。一斉送信機能は、管理されているリストから一斉にメール送信ができる機能です。アプリにもよりますが、送信するメール文面の送付先の社名部分を変更したり、メールがエラーで届かないアドレスを自動でリスト化したりする機能が搭載されていることもあります。
2つ目は、「自動転送機能」です。事前に指定したアドレスに受信したメールを自動転送ができる機能です。外出時に会社のメールを確認したい場合や、複数人で受信したメールを共有したい場合に便利な機能です。ただし、企業によっては個人アドレスへの転送をセキュリティの観点から禁止にしている場合があるため、活用する際は注意が必要です。
売上増加の実現
ビジネスに最適なメーラーアプリを導入すると、売上の増加が期待できます。
例えば、メーラーアプリのテンプレート機能を活用すると、売上増加が期待できます。通常、メールの文面はスタッフがそれぞれ考えて返信を行います。しかし、テンプレート機能を利用すれば、対応品質を均一化し、新人スタッフでもレベルの高い対応ができるようになります。
メールは、文面1つで相手に与える印象が大きく異なります。したがって、社内成績のいい担当者のメール技術を部門全体で共有すれば、対応品質の底上げに繋がり、売上増加も期待できます。また、メールの返信にかける時間も短縮できるため、部門の業務効率が上がり、メールの対応に割いていた時間を商品開発や事務作業など、別の時間に充てることができるもの大きなメリットです。
顧客満足度の実現
ビジネスでメールを活用する際に、相手へのレスポンスが遅れてしまう場合や、間違った相手にメールを誤送信してしまう場合があります。返信の遅延や誤送信は、不信感を生んでしまうため顧客満足度が低くなり、売上にも影響を及ぼします。
メーラーアプリは複数人でメールを管理できる機能を有するものを利用すれば、個々のメールへの対応状況をリアルタイムで管理でき、見落としや二重対応の問題を解決することができます。
また、メーラーアプリの誤送信防止機能を利用することで、万が一間違った相手にメールを送ってしまっても、送信メールのキャンセルを行うことができます。
人が業務を行う以上は、必ずヒューマンエラーが起きてしまいます。ヒューマンエラーをなくしていくためにも、メーラーアプリの力を借りて業務を円滑に進められるようにしましょう。
社員満足度の実現
ビジネスシーンで大量の問い合わせメールを処理する場合、他のメールに埋もれてしまって対応漏れが起きるとクレームに繋がる可能性があります。しかし、メーラーアプリにより複数人でメールを共有し、対応を分担することで対応漏れや二重対応のリスクをなくすことができ、社員をクレームのリスクから守ることができます。
また、メール一覧画面で個人のメール対応状況が目視することができ、対応件数に偏りがないようにバランス調整もできるので、社員が働きやすい環境を整えることができます。
さらに、メールを共有して管理することで、メール対応担当者が不在の場合でも代役の担当者がスムーズに対応できます。共有のための時間が不要となるため、無駄なミーティングが減り、残業時間の削減にもつながるでしょう。
人件費の削減
メーラーアプリを導入することで、メール対応にかかっていた人件費も削減することができます。メールを共有して複数の担当者で作業を行うことで、専任のメール対応者を確保しておく必要がなくなります。
また、メールの対応ができるようになるには、ある程度の教育期間が必要です。しかし、メーラーアプリは過去のメールを閲覧して対応方法を学ぶことができるため、社員教育にかかる時間や人的コストも削減することができます。
ビジネスでおすすめのメーラーアプリはコレ！
ではここからは、「機能」「セキュリティ」どちらも優れているおすすめのメーラーアプリをご紹介します。
メールディーラー
メールディーラーは、14年連続売り上げシェアNo.1（※）のメーラーアプリです。
メール共有市場では圧倒的なシェアを誇っており、なんとその累計導入社数は8,000社以上、さらに契約継続率が99％と非常に高い満足度を誇っています。
メールディーラーの特徴としては、導入企業1社1社に専属のコンサルティングスタッフがつく点が挙げられます。
メーラーアプリは、導入しても上手に活用できなければ意味がありません。
さらに、顧客満足度アップにつなげるためのセミナーも定期開催しています。
具体的な「サポート手法」や現代の顧客に合わせた「メールの書き方」まで教わることができるため、安心して導入することができる点が、高い満足度の要因だと考えられます。
そして、メールディーラーは、導入前にお試し版を利用できるのもポイントです。
実際に使用感を確かめることができるため、他のメーラーアプリと比較検討でき、自社にとって最適なメールアプリかどうかが判断することができます。
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Webマーケティング市場2023」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア2009－2022年度（予測値）
メールディーラーには便利な機能が盛り沢山！
メールディーラーには、先ほど紹介したメーラーアプリで搭載されていたほうがいい機能は全て網羅されています。
さらに、便利で使い勝手の良い機能がまだまだ搭載されているため、ここから詳しく紹介していきましょう。
既存システムとの連携
メールディーラーは、国内の主要な受注・在庫管理システムと連携することが可能です。
各企業の既存のシステムと連携してデータの一元管理をすることができるため、ユーザーから問い合わせがあった際に、メールの対応履歴から、ボタンひとつで受注・在庫管理システムから注文情報を呼び出すことができます。呼び出した注文情報からそのまま処理ができるため、非常に効率的です。
このように既存のシステムとうまく連携することで大幅な業務効率化を実現できます。スピーディーな対応かつミスも軽減されるので、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
一時返信機能
メールの問い合わせに対する、一次対応を担うことができる機能です。
メーラーアプリが一時的に自動返信を行うことで、顧客満足度の低下を防ぐことができます。
例えば、Web上で問い合わせや注文を行ったあとにその会社から何も反応がないと、ちゃんと問い合わせ・注文が届いているのかどうか気になり、不安を感じてしまいますね。しかし、だからといって24時間365日リアルタイムでスタッフがメールの対応を行うことも現実的ではありません。
一時返信機能で、問い合わせや注文後に一時的な対応を行うことで、ユーザーに与えてしまうであろう不安やストレスを解消することができます。スピーディーな対応は、安心感を与える役割と、ユーザーからの信頼を高める効果があるのです。
また、きちんと完了メールを送ることで、不要な問い合わせへの対応を減らすことにもつながります。
コメント機能
送受信したメールに一通一通付箋のようにコメントをつけることができるため、やり取りの詳細を残すことができます。
引き継ぎのミスの防止にもつながりますし、直接会話をする必要がなく引き継ぎ時間の短縮にもつながります。
情報漏洩対策機能
メールデータが漏洩することは、企業にとって重大な信頼損失になりかねません。その点、漏洩防止の機能としてメールディーラーでは、「情報漏洩対策機能」が4つ備わっています。
1つ目は、送信したメールをキャンセルすることができる機能です。メール送信時に時間制限を設け、制限時間内であれば送信をキャンセルすることができ、宛先や添付ファイルを間違えて、情報漏洩してしまうミスを防ぐことができます。
2つ目は、ユーザーの情報アクセス制限機能です。ユーザーごとに情報を閲覧できるかどうか権限を付与することができます。閲覧が許されていないユーザーに対しては情報が伏せられた状態での表示になるので、誰でも安易に情報閲覧ができなくなり、情報漏洩のリスクを減らすことができます。
3つ目は、メールに添付されているファイルの暗号化機能です。メールを送信した際に添付したファイルが自動で暗号化され、ファイルを開くには別で送られるメールのパスワードを打ち込む必要があります。暗号化されることによって簡単に閲覧できることができず、セキュリティが強化されます。
最後の4つ目が、送信するメールの内容を確認できる機能です。相手方にメールを送信する際に、宛先が間違っていないか、添付したファイルが正しいものかを確認しなければ送信できないように設定できます。
承認機能
顧客への対応の質は、顧客満足度に大きな影響を与えます。しかし、チームで対応をする場合は、メール対応の品質に多少のばらつきが起こることがほとんどです。問題を解決するためには、問い合わせ内容で多いものをテンプレート化し、事前に解決策を用意してチームで共有することで対応の質を均一化することが必要です。
しかし、メールの中には対応が難しいものもあります。難しい対応は、判断を間違えてしまうとクレームなどのさらなる問題になりかねません。
そこで、メールディーラーでは、上司や責任者によるダブルチェックを行い、より良い対応ができるように申請・承認機能を備えています。責任者が外出中でも承認機能は利用できるので、いつでも顧客に対して丁寧な対応が可能になります。
まとめ
メーラーアプリは、現代のビジネスシーンには欠かせないコミュニケーションツールとなっています。
だからこそ、目的にあった最適なものを選択して導入することがとても重要です。
用途に応じたメーラーアプリを導入することで、メールによるミスの削減や、スタッフの対応スキルの底上・均等化などが可能になり、結果的に業務効率化や顧客満足度の向上につながります。
今回ご紹介したメーラーアプリ『メールディーラー』 は、非常に高機能で役立つものなので、メール対応で悩む企業は、ぜひ導入を検討してみてください。
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