2023/09/07
日々のメールの管理、しっかりできていますか？
日本ビジネスメール協会の調査※によると、99%の人が仕事で1日1回はメールを確認しているという結果が出ました。
いまやメールはビジネスで欠かせないツールとなっており、日々の業務効率化のためにメール管理はとても重要です。メール管理をすることで、重要なメールの見逃しを防止できたり、メールの検索が簡単になります。
本コラムでは、ビジネス利用でおすすめのメール管理アプリと、シチュエーションや用途に合わせた選び方をご紹介していきます。
メール管理アプリを導入する際は、ぜひ参考にしてみてください。
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」
メールを効率的に管理する方法
まず、メールを効率的に管理する方法を紹介します。
フォルダ分け
アプリなど新しいツールを導入しなくても実践できる解決方法として、「フォルダを分ける」という方法があります。
メール管理の基本は受信トレイを空にすることです。そのために、受信トレイのメールは内容を確認し、該当のフォルダに移動するようにしましょう。
フォルダの分け方は「対応状況別」「締め切り期日別」「差出人別」などさまざまなものがありますが、最適な分け方は業務によって異なります。自社にあったフォルダ分けを設定するようにしましょう。
以下の記事で、業種や業務別におすすめのフォルダ分けを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
対応ルールを決める
メール確認で業務が滞る、返信漏れが発生してしまう、といった課題には「対応ルールを決める」のも効果的です。メールは即返信が基本ですが、1日に何度もメールチェックをしていると、業務全体の効率が悪化します。
以下のようなメールの対応ルールを決めておくと、効率的に対応ができます。
メールチェックの時間を決める
緊急の要件は電話で連絡をするのがビジネスのマナーです。そのため、メールチェックは朝・昼・晩の2～3回ほどすれば十分でしょう。
時間帯や回数は、自分が抱えているタスクや業務内容によって決めましょう。
メールチェックの際に未読メールを残さない
メールチェックの際、届いている受信メールは、必ず全て一度目を通しましょう。
全てのメールに目を通すことで、今後取り組むべきタスクを判断できるようになります。また、自分に関係のないメールは自動振り分け機能を活用し、受信トレイに入らないようにしておくとよいでしょう。
返信の必要があるものは、その場で返信する
返信をする必要があるものは、すぐにその場で返しましょう。
一度に全て返信するのが困難な場合は、即返信・今日中・今週中など、期日の目安を設けるのが効果的です。メールソフトによっては、リマインド機能など返信忘れを防止する機能がありますので活用しましょう。
メール管理アプリを導入する
すぐに実践できる管理方法として前述の2つを紹介しましたが、「フォルダ移動を忘れてしまう」「決めたルールで対応しきれないほどメールの量が多い」といった理由で十分な効率化が図れないこともあります。そのような場合にはシステム導入でメール管理をラクにする方法がおすすめです。
メール管理アプリはさまざまなものがあり、特徴や強みが異なります。そのため、どういった用途で使うのか、今抱えている課題は何かを整理しておくと選びやすくなります。
ビジネス利用でのメール管理アプリを選ぶポイント
ここからはビジネスで利用するメール管理アプリを選ぶ際に確認したほうがいいポイントを3つ紹介します。
パソコン・スマホの両方に対応しているか
メール管理アプリがパソコン・スマホの両方に対応していることは、業務効率化において重要です。
スマホに対応していると、外出先や移動中でも重要なメールを確認・返信でき、急ぎのメールも即時の対応が可能です。
また、パソコンとスマホの連携により、時間と場所に縛られずに業務が進められるようになり、メール対応のために会社に戻る必要がなくなります。残業時間の削減といった副次的な効果も期待できます。
セキュリティ対策は十分か
ビジネスメールには、顧客や取引先の個人情報や機密情報が多く含まれています。そういった重要な情報を漏えいしてしまうと、会社としての信頼を失うだけでなく、企業経営を揺るがす損失につながることもあります。情報漏えいを未然に防ぐためにセキュリティ対策が十分か必ず確認するようにしましょう。
▼セキュリティ対策の具体例
迷惑メールのフィルタリング、ウイルススキャン、不正アクセスのブロック、
誤送信対策機能（送信キャンセル、添付ファイル暗号化、宛先確認の必須化）など
自社の用途・体制に適しているか
自社に最適なメール管理アプリを導入するためには、用途・体制を整理しておくことが必要です。問い合わせフォームに届くメールを管理したい、複数人でメール業務を分担したい、外出先からもメール対応がしたいなど、用途・体制によってメール管理アプリに必要な機能やスペックが異なります。必要な機能が複数ある場合、社員にヒアリングを行い、優先順位をつけておくとよいでしょう。
メール管理アプリを選ぶ際に、必ず確認すべき項目を紹介します。
搭載機能
メール管理アプリにはメール送受信だけでなく、対応進捗の見える化や外部システム連携など、さまざまな機能が搭載されています。ビジネスにおいては、こうしたさまざまな機能を使いこなすことで、効率的なメール業務を行うことができます。
基本的なメールアプリの機能としては、メールの送受信・HTMLメールの送受信・アドレス帳・転送機能などが挙げられますが、ビジネス利用の場合は情報漏えいを防止する機能が備わった有料のアプリが最適です。
例えば、誤送信した場合の送信キャンセル機能・アクセス制御機能・添付ファイルの暗号化・送信内容確認機能などがあれば、重要な情報も安心してやり取りできるでしょう。
他にも、メールをさまざまな指標で集計・分析できるレポート機能など、便利な機能が多数あります。検討するメール管理アプリにどのような機能が搭載されているかをよく確認して選んでいきましょう。
料金プラン
メール管理アプリを検討するにあたり、確認しておきたいポイントとして「料金プラン」が挙げられます。機能や使い勝手が良くても、あまりに費用がかかるようでは選ぶに至らないでしょう。検討前に大体の費用感をイメージできていることが望ましいです。機能性と料金の自社に合ったバランスを見極めましょう。
ちなみに、提示されている料金プランの金額には、1ヶ月分のものや3ヵ月分、12ヶ月分の費用が提示されている場合もありますので注意しましょう。
いざ導入してから、思っていた料金と違ったということにならないように、しっかり確認することが必要です。もし、不明点があれば提供会社に問い合わせるなどして、不安な部分を潰しておきましょう。
サポート体制
メール管理アプリの提供会社によってサポート体制も変わります。問題が起こった際に、どのような対応をしてもらえるのかを確認しておきましょう。さまざまな問題に対応してくれる手厚いサポートがあるかどうかも、メール管理アプリを検討する大切なポイントです。
例えば、お問い合わせにはメールや電話は使えるのか、対応日時について平日だけではなく休日も対応可能なのか、障害など急を要する場合の専門窓口はあるのか、といったことを確認しておきましょう。
提供会社によっては、経験豊富なスタッフが導入をサポートしてくれたり、利用者向けに講習会を開いてくれたりする場合もあります。提供会社によってサポート体制はさまざまなので、よく確認しておくことをおすすめします。価格が安く機能がいいからといって、安易に導入を決めてしまうと失敗することもあります。導入から運用まで、提供会社が親身になってくれるメール管理アプリを選んでいきましょう。
ビジネス利用でおすすめのメール管理アプリ＜個人編＞
まずは、個人アドレス宛に届くメールの管理におすすめのアプリをご紹介します。
Gmail
Gmailは、Googleアカウントでログインすれば、パソコンやスマホ、タブレットなどにインストールしたGmailと同期して使うことができます。
また、Googleの他システムと連携することができるため、Gmail上から無料のWeb会議ツールであるGoogle Meet（グーグルミート）を立ち上げることができます。
Outlook
Outlookは、マイクロソフトが提供しているメールソフトです。Windowsに最初からインストールされているので、そのまま使っているユーザーが多いのも特徴です。
マイクロソフトのサービスと連携することで、カレンダー、タスク、連絡先なども一元管理できます。また、会社にMicrosoft Exchange Serverが入っていれば、グループウェアとしても活用することができます。
Outlookはインストール型のメールソフトですが、WebメールのOutlook.comも提供されています。
Yahoo!メール
Yahoo!メールは、Yahoo!のアカウントを持っていればだれでも無料で利用できます。迷惑メールフィルターやなりすまし拒否といった安全対策も充実しており、有料オプションではさらに高度なセキュリティプランを追加することも可能です。
さらに背景や色、文字サイズなども使い勝手に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が特徴です。
Spark
Sparkは、iPhoneやiPad、Mac、Android で利用できる無料のメールアプリケーションです。優先度やピン付けを設定でき、重要なメールを最上部に表示することができます。
Yandex Mail
Yandex Mailは、ロシアの検索エンジンであるYandexの無料のメールアプリケーションです。複数のメールアドレスを管理でき、切り替えもスムーズなことが特徴です。また、スパムやウイルスを自動で防ぐ機能を搭載しています。
Mail.ru
Mail.ruは、スマホとタブレット端末で複数のメールアカウントに同時にアクセスできます。メール管理以外にも、写真やドキュメントのシェア・スパムフィルターなどさまざまな機能を搭載しています。
TypeApp
TypeAppは、PCメールとキャリアメールをまとめて管理できるアプリです。アプリ内のデータは、暗号化されセキュリティで保護されます。
ビジネス利用でおすすめのメール管理アプリ＜チーム・複数人編＞
続いて、チームなど複数人でメールを共有・管理するのにおすすめのメール管理アプリの中で、スマホにも対応しているおすすめのアプリを3つ紹介しています。
メーリングリストや共有メールアドレスを使って複数人でメール対応を行っている方はぜひ参考にしてみてください。
メールディーラー
メールディーラーは、株式会社ラクスが提供する14年連続売り上げシェアNo.1（※）のメール管理アプリです。複数人でのメール対応・管理に特化して開発されており、チーム全員でメールの対応状況を共有することができます。
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Webマーケティング市場2023」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア2009－2022年度（予測値）
メール管理に役立つメールディーラーの特徴を3つご紹介します。
1.対応状況ごとに縦割りのフォルダ（タブ）にメールが自動で振り分けられる
上図のように、受信トレイに替わる「新着」タブは未対応のメールのみ表示されるため、対応漏れを防止できます。
2.メールごとに担当者を設定できる
対応中のメールや対応予定のメールに担当者を設定できるため、二重対応を防止できます。
3.チーム全員の過去の対応履歴を確認できる
メールアドレスをワンクリックすれば、メールアドレスごとに過去の対応履歴を確認できます。チーム全員の対応が時系列順に表示されるため、口頭での確認や検索の手間がなくなります。
メールワイズ
メールワイズは、サイボウズ株式会社が提供するメール管理アプリです。1ユーザー月額500円～という低価格で利用できることが特徴です。
同社の提供する「kintone」との連携が可能で、kintoneのアプリから直接メールを作成・送信できたり、顧客とのメール送受信履歴を一覧表示できたりなど、顧客情報とメール対応履歴を一元管理できる点はメールワイズの強みです。
Re:lation
Re:lationは、株式会社インゲージが提供するメール管理アプリです。メールや電話だけでなく、LINEやTwitterなどの外部システムと連携できることが特徴です。
他にも「チケットシステム」「二重対応防止」などのメール共有・管理・返信対応をより効率化できる機能や、新人教育・対応状況の分析に特化した機能もあり、さまざまな業務がワンステップで行えます。
複数人でのメール管理アプリについて、より詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
自社にあったメール管理アプリを選びましょう！
メールは、現代のビジネスシーンには欠かせないコミュニケーションツールとなっています。
だからこそ、自社の用途・体制・目的にあった「メール管理アプリ」を選択して導入することでメール業務を効率化することができます。
特にセキュリティ対策を含め豊富な機能を搭載したメール管理アプリ「メールディーラー」は、ビジネス利用に最適です。複数人のメール対応で悩んでいる方は、まずは問い合わせてみてはいかがでしょうか。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
