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【クラウドメール比較】法人用・個人用選び方は?

近年、メール業務効率化やテレワーク化のためにメールシステムを「クラウド化」する企業が増えています。
この記事では、クラウドメール導入を検討している方向けに、クラウドメールの仕組みから、導入メリットやデメリット、選び方や事例などを詳しく解説します。
クラウドメールについて理解を深め、ぜひ導入する際に役立ててください。

【クラウドメール比較】法人用・個人用選び方は?
この記事の目次

    クラウドメールとは?

    クラウドメールとは、クラウド上に置いたサーバーにアクセスしてメールの送受信を行うシステムを指します。
    Gmailを利用している人も多いと思いますが、こちらはクラウドメールに該当します。
    クラウドメールは、インターネット環境さえあればどこでも、いつでも利用できるため、昨今のテレワークの浸透により、オンプレミス型から切り替える企業が増えています。

    オンプレミス型メールシステムとの違いは?

    従来のオンプレミス型メールシステムでは、サーバーやネットワークなどの設備を自社で管理し、パソコン1台ずつにソフトウェアをインストールする必要があります。Thunderbirdなどのオンプレミス型メールシステムがビジネスシーンで多く使われていました。

    クラウドメールの仕組み

    クラウドメールの仕組み

    クラウドメールは、まずパソコンから送信者のサーバーへメールが送られます。そこから「DNSサーバー」で受信者のアドレスを確認・照合し、受信者のサーバーへメールを送信後、受信者のパソコンへと送信される仕組みです。「DNSサーバー」とは「Domain Name System」のことで、この中にはサーバーの住所ともいえる「IPアドレス」が管理されています。

    メールアドレスには会社や個人、グループごとに「ドメイン」が設定されています。IPアドレスは数字で形成されていますが、それをわかりやすく文字列にしたものがドメインです。

    Webメールとの違いは?

    Webメールとクラウドメールは同じものと考えて差し支えありません。
    Webメールはインターネットブラウザ上でメールの閲覧や送受信ができるサービスで、メールをパソコンやスマホの端末にダウンロードしなくても利用できます。Webメールではクラウド環境を利用するため、クラウドメールと呼ばれるようになりました。

    クラウドメール導入状況(過去と未来予測)

    オンプレミス型メールシステムはコストやデータ容量の圧迫、老朽化に対するメンテナンスなど、多くの悩みを抱えていました。そこで登場したのがクラウドメールです。当初「フリーメール」という名で広まっていました。
    総務省が公開している「企業におけるクラウドサービスの利用動向」では、2019年の「全社的・一部で利用している」率は64.7%であり、前年の58.7%から大きく増加しました。

    現在クラウドサービスを利用していない企業においても、10.4%が今後利用する予定があると回答しています。この結果からもクラウドサービスの利用増加が予想されます。

    参考:総務省|令和2年版 情報通信白書|企業におけるクラウドサービスの利用動向

    クラウドメール導入のメリット・デメリット

    ここからは、クラウドメールのメリット・デメリットを詳しく解説します。

    メリット

    サーバーの設置・管理が不要

    自社にサーバーを設置する必要がないため、管理の手間がかかりません。メールデータはクラウド上に保管されているので、停電や地震などの災害時でも安心です。外部のサーバーを利用するので、自社のデータ容量を圧迫せずに済むこともメリットです。
    オンプレミス型のメールシステムでは、メールの使用量に合わせて、機器を増設したり再設定したりする必要がありました。しかしクラウドメールは追加契約で簡単に容量を増やすことができるので、時間も手間もかかりません。

    初期費用を抑えられる

    オンプレミス型のメールシステムでは、導入時に自社サーバーを設置する必要があり、費用が課題となっていました。しかし、クラウドメールはサーバーの設置が不要になるため、導入時にコストをかけることなく利用できるのがメリットです。

    インターネットを接続できればどこでも使える

    クラウドメールは、ブラウザやアプリを介してメールを送受信するため、インターネットが接続できる環境であればどこでも利用できます。
    オフィスにいなくても、外出先や出張先、テレワーク中の自宅でも操作が可能です。

    デメリット

    ランニングコストが高くなる場合がある

    初期費用のかからないクラウドメールですが、利用人数やメール通数などによってランニングコストが左右されるため、オンプレミス型のメールシステムのほうが低コストとなる可能性もあります。

    例えば、Gmailは無料で15GBのストレージがもらえますが、ビジネス利用で大きな容量が必要になる場合は、有料プランやビジネスプランへ移行する必要があります。有料プランは利用人数やメール通数によって料金も増大するので、会社の規模によっては高額になる可能性があるでしょう。

    データの移行作業が必要

    導入時には、データの移行作業が必要です。それまで利用していたオンプレミス型のメールシステムと要件が合わなければ、過去のメールやアドレス帳の情報をうまく移行できない可能性もあります。
    移行時に必要なデータ形式や移行方法など、必ず確認をしましょう。

    クラウドメールの種類と特徴

    ここからは、クラウドメールの種類について詳しく解説します。大きく二つに分かれ、それぞれの特徴があります。

    個人向けクラウドメール

    GoogleのGmail、Yahoo! JAPANのYahoo!メールなど「フリーメール」とも呼ばれるもので、プライベート用として人気の高いクラウドメールです。基本無料で利用できるため、複数のアドレスを取得して使い分けをしたいときにも便利です。
    近年は、使い勝手の良さからビジネス利用している企業も増えています。

    企業向けクラウドメール

    企業向けのクラウドメールは個人向けと違い、大きな容量や高いセキュリティなど、ビジネスに特化した機能を持っています。個人向けクラウドメールはあくまで個人が利用するため、あまり大きな容量は確保できません。しかし企業向けであれば、必要に応じて容量の変更をしたり、重要なメールを保護したりといったことが可能になります。

    個人向けと法人向けのクラウドメールの違いは?

    個人向けと法人向けのクラウドメールには、いくつかの点で違いがあります。ここでは、主な4つの違いについて解説します。

    付与されるストレージの容量

    個人向けと法人向けのクラウドメールでは、付与されるメールボックスのストレージ容量が異なります。
    一般的には、法人向けのクラウドメールのほうが個人向けに比べて大容量のストレージが用意されており、業務でサイズの大きな添付ファイルなどを扱う場合でもすぐに上限を迎えにくくなっています。

    ドメインの信頼性

    個人向けに比べると、法人向けのクラウドメールはドメインの信頼性が高い点が特徴的です。
    個人向けの無料クラウドメールは誰でも気軽に利用できる点がメリットですが、簡単にメールアドレスを取得できるために使い捨てにする人も多く、ビジネスに利用するには信頼性に欠ける場面も少なくありません。法人向けのクラウドメールは有料プランを契約して独自のドメインを取得して利用するため、ビジネス利用であっても信頼性を確保しやすくなります。

    ユーザーの管理機能

    法人向けクラウドメールには、メーリングリストや利用者のメールアドレスをはじめとしたユーザーの管理機能が充実しています。ログイン用ID・パスワードの管理も行いやすく、再発行の手続きや退職に伴うメールアドレスの停止処理などもスムーズです。
    特に大人数のメンバーが使用するメールアドレスを管理しなければならない場合は、管理機能が役立ちます。

    セキュリティ対策

    法人向けのクラウドメールはセキュリティ対策が充実しているものが多く、個人向けに比べて安全性の高い運用が可能になります。例えば受信したメールのウィルスチェックを行ったり、サイバー攻撃から端末を守るための機能が搭載されていたりします。

    ひとつのクラウドメールにさまざまなセキュリティ対策機能が備わっているため、目的別に異なるツールをいくつも導入する必要がないのは魅力的です。

    クラウドメールの選び方は?

    ここからは、クラウドメールの導入時に確認すべきポイントを解説します。

    基本的な機能を確認する

    自社のメール業務に必要な機能が、漏れなく搭載されているか確認しましょう。自動振り分け機能やタスク機能など、システムによって細かな仕様が異なります。容量や費用はもちろん、利用人数の上限、利用できるサービス内容など、現在の状況だけでなく、将来の事業展開や企業規模の拡大も視野に入れて確認しましょう。

    インターフェースの操作性を確認する

    ビジネスで活用するメールにおいて、インターフェースの操作性は重要です。不要な機能が多いと、かえって操作に手間がかかってしまうこともあります。
    ITスキルの高くない人でも、簡単に使えるインターフェースであることが重要です。
    一定期間無料で試せるトライアル期間を設けている企業もあるので、導入前に利用して、ITスキルの高くない人に操作をしてみてもらうと良いでしょう。

    セキュリティを確認する

    ビジネスメールには、顧客の個人情報や取引先企業の機密情報などが含まれているため、堅牢なセキュリティ対策が施されているクラウドメールを選びましょう。
    メールは送信時に多くのサーバーを経由するため、メールを暗号化して守ることが重要です。暗号化することで第三者による不正な傍受や、データの改ざんを防げます。クラウドメールは、どのようなセキュリティ対策されているかを確認して選びましょう。

    現在のシステムから移行できるか確認する

    現在使っているメールシステムから簡単に移行できるかどうかも重要です。現在のシステムからの切り替えが難しく複雑な手順があると、他の業務に支障が出てしまう可能性があります。

    インターフェースが大きく変わってしまうと業務効率の悪化につながります。企業向けクラウドメールには、無料トライアルが用意されていることが多いので、そちらを利用して実際の画面を操作してみましょう。

    おすすめのクラウドメール「メールディーラー」

    企業向けクラウドメールでおすすめなのが「メールディーラー」です。

    メールディーラーは13年連続売上シェアNo.1を誇り、2021年度時点で7,000社以上に導入されています。通常のメーラーと大きく異なる点は、複数人でビジネスメールを共有する前提で設計されている点です。そのため情報共有や情報漏えい事故を防ぐ多様な機能が搭載されています。

    ステータス管理機能

    メールディーラーには、受信フォルダを見るだけで対応進捗状況を把握できるステータス管理機能が搭載されています。
    各メールに「新着」「返信処理中」「対応完了」などのステータスが付与され、リアルタイムで共有されます。
    また、対応状況ごとにタブで分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが漏れなく確認できます。

    ステータス管理機能

    誰かが返信作業を行っている「返信処理中」のメールは「○○さんが返信対応中です」という警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるため、重複対応を防ぐことができます。

    セキュリティ機能

    企業向けクラウドメールは、個人向けのものよりも強固なセキュリティ機能を搭載していることが特徴です。ここでは、メールディーラーのセキュリティ機能の一部をご紹介します。

    【ユーザー権限】

    ユーザーごとに、操作権限を決めることができます。顧客情報やメールデータのエクスポートは管理者のみなど、制限することで情報流出を防止します。

    【申請・承認機能】

    メールの送信前に、上長や先輩などによる「承認フロー」を組み込むことが可能です。新人が作成したメールを確認するために、席を移動して画面を見に行ったり、転送や印刷したりする必要がなくなります。

    【IPアドレス制限(オプション)】

    アクセスできる環境を、IPアドレス単位で制限できます。社外からの利用や不正なアクセスを防ぎたい場合に便利です。

    【情報漏洩対策(オプション)】

    情報漏洩に特化した4つのセキュリティ機能をオプションとして追加できます。

    1. 送信キャンセル機能
      (送信後一定時間内であれば取り消しが可能)
    2. 顧客情報へアクセス制御機能
      (ユーザーごとに顧客情報の閲覧権限を設定)
    3. 添付ファイルを自動暗号化機能
    4. 送信内容確認機能
      (送信前の宛先や添付ファイルチェックを必須化)

    まとめ

    クラウドメールの導入により、コスト削減だけでなく、データの一元管理や情報共有などの業務効率化が期待できます。企業向けのクラウドメールシステムには、13年連続シェアNo.1の「メールディーラー」がおすすめです。ウィルス対策、情報漏えいなどのセキュリティシステムも万全で、時系列で対応履歴が簡単に確認できるので、社内引継ぎミスも防止できます。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。