2024/01/23
共有メールアドレスや問い合わせフォームの問い合わせ対応、カスタマーサポートなど、複数人で分担してメールを返信する業務では、チーム内の情報共有が必要不可欠です。
メールの対応漏れや遅れ、二重対応などが多い場合は、チームで簡単にメールを共有できる「メール共有システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事では、12社のおすすめメール共有システムの比較紹介から、メール共有システムの機能・導入メリット・システムの選び方まで徹底解説いたします。
メール共有システムとは？
メール共有システムとは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発された「メール共有」に特化したメールシステムです。
メール共有システムでは、システム上で対応状況や対応担当者の管理ができるため、複数人での対応で起こりやすい「対応漏れ」や「二重対応」といった問題を未然に防ぐことができます。
メール共有システム比較一覧表
この後ご紹介する、おすすめメール共有システム12社の比較一覧表をご用意しました。
機能や料金など比較ポイントをまとめていますので、導入前の比較検討にぜひご活用ください。
| サービス名 | メールディーラー | メールワイズ | 問いマネ | WEBCAS mailcenter | Re:lation | yaritori | mi-Mail | Grp mail | Tayori | NI Collabo 360 | Zendesk | Freshdesk | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 提供会社 | 株式会社ラクス | サイボウズ株式会社 | クロスセル株式会社 | 株式会社WOW WORLD | 株式会社インゲージ | Onebox株式会社 | 未創システム株式会社 | キー・ポイント株式会社 | 株式会社PR TIMES | 株式会社NIコンサルティング | 株式会社Zendesk | Freshworks株式会社 | |
| 累計導入社数 | 8,000社以上 | 12,000社以上 | 2,510社以上 | 8,000社以上 | 4,000社 | 150社以上 | - | - | 60,000社 | 8,500社以上 | 20万社 | 15万社 | |
| 料金費用 | 初期費用 | 要問い合わせ | - | 10,000円 | 30,000円～ | 15,000円 | 30,000円 | 24,800円 | 20,000円～ | - | - | - | - |
| 月額費用 | 要問い合わせ | 500円～ スタンダード |
2,840円～ スタンダードサーバー |
5,000円～ クラウドサービスASP型 |
12,800円 ライトプラン |
1,980円～ ライトプラン |
9,800円～ クラウド/SaaSプラン |
2,000円～ ベーシックプラン |
3,400円 スタータープラン |
328円～ クラウド版 |
$49～ Suite Team |
$15～ Growth |
|
| 月額/ユーザー | 要問い合わせ | 500円 | 284円 ※10名で利用の場合 |
- | 4,260円 | 1,980円 | - | 400円 ※5名で利用の場合 |
1,130円 ※3名で利用の場合 |
328円 | $49～ | $15～ | |
| 無料トライアル | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | - | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 機能 | ステータス管理 | 〇 状況ごとにタブ別表示 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 状況ごとにタブ別表示 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 チケット単位での管理 |
〇 |
| アドレス毎の履歴確認 | 〇 | 〇 | × | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | - | - | - | 〇 | - | |
| 対応チャネル | メール・電話・チャット・LINE | メール・電話・訪問記録 | メール | メール | メール・電話・チャット・LINE・SNS・SMS | メール | メール・電話・FAX | メール | メール・チャット | メール・その他 | メール・電話・チャット・LINE・SNS・SMS | メール・電話・チャット・SNS | |
| モバイル対応 | 〇 | 〇 | メール | 電話・メール | 〇 | 〇 | × | × | - | 〇 | 〇 | 〇 | |
| サポート体制 | 電話・メール・対面・オンライン | 電話・メール・オンライン | メール | 電話・メール | 電話・メール・チャット | 電話・メール・チャット・オンライン・対面 | メール | 電話・メール | メール | 電話・メール・対面 | メール | 電話・メール | |
※価格は全て税抜き表記です。
※自社調べ（2024年1月現在）
おすすめメール共有システム12社比較
ここからは、おすすめのメール共有システムを12社ご紹介します。
メールディーラー（株式会社ラクス）
出所：メールディーラー公式Webサイト
| 特徴 |
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2009～2023年度予測） |
|---|---|
| 機能 | |
| 料金 |
※無料トライアルも可能 |
「メールディーラー」は、株式会社ラクスが提供している導入社数8,000社を誇るメール共有システムです
メールディーラーでは、チームでの情報共有がよりスムーズになるのはもちろん、メール・電話・チャット・LINE公式アカウントが一元管理できるので、問い合わせ対応業務全体を効率化できます。
また、お客さまからの要望をもとに機能開発を行っており、ご利用いただくシチュエーションにあわせてカスタマイズ可能な柔軟な設定と50以上の豊富な機能を有しています。お客さまに合わせた運用提案ができる点も高評価を得ています。
無料トライアルでは、実際にメールの送受信を試すことも可能なため、自社の運用に合うか判断したうえで、導入検討ができます。
メールワイズ（サイボウズ株式会社）
出所：メールワイズ公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※初期費用はどのコースも無料 ※ユーザー数はどのコースも2人～ ※30日間の無料お試し期間有り |
サイボウズ株式会社が提供する「メールワイズ」は、1ユーザー月額500円～という低価格で利用できるメール共有システムです。
同社の提供する「kintone」との連携が可能で、kintoneのアプリから直接メールを作成・送信できたり、顧客とのメール送受信履歴を一覧表示できたりなど、顧客情報とメール対応履歴を一元管理できる点はメールワイズの強みです。
Kintoneの他にも、「サイボウズOffice」や「Garoon（ガルーン）」などのサイボウズ製品とも連携が可能なため、これらのサイボウズ製品を既存で使用している場合はおすすめです。
※「パッケージ版メールワイズ」は25年販売終了・26年サポート終了し、クラウド版のみの提供となります。
問いマネ（クロスセル株式会社）
出所：問いマネ公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※初期費用はどちらも10,000円 ※12ヵ月契約で1ヵ月分の料金無料の特典あり ※最初の7日間は無料試用期間として利用可能 |
クロスセル株式会社が提供する「問いマネ」は、導入社数2,510社のビジネス向けメール共有システムです。
1番の特徴として、コストの低さが挙げられます。
月額2,840円（税抜）という圧倒的なコストパフォーマンスは、利便性の高い機能と相まって、ユーザーから支持され続けています。
また、さまざまなオプション機能も300円～用意されているので、社員の増員やメール容量追加にも柔軟に対応しやすいことも魅力の1つです。
他にも、SSL対応のメールフォームを設置することができる点も問いマネの特徴です。
WEBCAS mailcenter（株式会社WOW WORLD）
出所：WEBCAS mailcenter公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
▼ASP型
※別途、保守費用あり |
「WEBCAS mailcenter」は株式会社WOW WORLDが提供するメール共有システムで、メール配信システムなどでの導入実績8,000社の実績を持つWEBCASシリーズの1つです。
メールの共有・管理・返信に便利な機能が多数搭載されている上、WEBCAS e-mail（メール配信システム）やWEBCAS formulator（アンケート・フォーム作成システム）などの他WEBCASシリーズと連携することもできます。
また、インターネット経由でシステム利用できる「クラウドサービス版（月額課金）」と、自社環境にシステムを導入できる「パッケージ導入版」の2種類から選べる点も特徴です。
Re:lation（株式会社インゲージ）
出所：Re:lation公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※永年無料のフリープランもあり ※20日間の無料トライアルもあり |
株式会社インゲージ社が提供する「Re:lation」は、メールや電話だけでなく、LINEやTwitterなどあらゆる外部システムと連携可能な点が特徴のシステムです。
他にも「チケットシステム」「二重対応防止」などのメール共有・管理・返信対応をより効率化できる機能や、新人教育・対応状況の分析に特化した機能もあり、さまざまな業務がワンステップで行えます。
また、スマートフォンアプリにも対応しているので、外出先で利用する場面が多い場合にはおすすめです。
yaritori（Onebox株式会社）
出所：yaritori公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※初期費用は全プラン一律で30,000円 ※14日間の無料お試しもあり |
「yaritori」は、2020年に創業したスタートアップ企業のOnebox社が提供する、月額1,980円から利用できるメール共有システムです。
シンプルなデザインで使いやすい点が利用者から高評価を得ており、また料金プランも複数あるので自社の運用や規模感に合わせて利用できます。
機能面についても、複数人でのメール対応を効率化するための機能はもちろん、SlackやChatworkとの連携可能な点やモバイル対応もある点など、便利な機能が多数搭載されています。
mi-Mail（未創システム株式会社）
出所：mi-Mail公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
▼スタンダードプラン ※最大5アカウントまで設定可能
※最大99アカウントまで設定可能 ※パッケージプランもあり（詳細要問い合わせ） ※20日間の無料トライアルあり ※無料デモンストレーションもあり |
未創システム株式会社が提供するメール共有システム「mi-Mail」は、企業の業務内容に合わせて細かな設定やカスタマイズが可能で、自社に合った使いやすいシステム構築ができます。
自社内のサーバーで運用するオンプレミス型への対応が可能な点も特徴の１つです。
また、業界最大クラス1,000万件のメール保存数を備えながらも、高度な処理能力で快適操作を実現しているため、大規模コールセンターなどデータ量が多く高頻度で利用するサービスに適しています。
Grp Mail（キー・ポイント株式会社）
出所：Grp Mail公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※30日間の無料トライアルもあり |
キー・ポイント社が提供する「Grp Mail」は、18年間安定してサービス提供してきた実績のあるメール共有システムで、メールの情報流出を防ぐ機能も複数揃っています。
他にも「送信前二重チェック機能」「禁止キーワード機能」などのメール誤送信を防ぐ機能や、「タグ機能」「やりとりメール一覧機能」などのメール管理に特化した機能など、メール対応を効率化する機能も多く搭載されています。
また、タブレットでアクセスすると専用画面が表示される仕様もあるため、タブレットを普段よく使う企業にもおすすめです。
Tayori（株式会社PR TIMES）
出所：Tayori公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※11名以上で利用したい場合は「エンタープライズプラン」もあり ※14日間無料のトライアルやフリープランもあり |
PR TIMES社が提供する「Tayori」は、自社サイトの問い合わせ運営・顧客対応の効率化に特化した機能が多数備わっているカスタマーサポートツールです。
代表的な機能としては、問い合わせフォームを作成できる「フォーム作成機能」や、よくある質問を簡単に一覧作成できる「FAQ」、問い合わせをチャットで対応するためのチャットサポート機能を簡単設置できる「チャットツール機能」などが搭載されています。
カスタマーサポート業務に役立つ機能が豊富なので、自社サイトからの問い合わせメールを効率的に管理・共有したいという方にはおすすめです。
NI Collabo 360（株式会社NIコンサルティング）
出所：NI Collabo 360公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※30日間の無料トライアルあり |
NIコンサルティング社が提供する「NI Collabo 360」は、企業経営を可視化し業務改善することに特化した、ポータル型多機能グループウェアです。
メールの共有はもちろん、社員のスケジュールや在席状況、会議スペースの空き状況などさまざまな情報を共有することができます。
他にも、申請書類の電子化、経費申請～精算までの電子化・一元管理、プロジェクトの進捗管理など、あらゆる業務を効率化できる機能が豊富に搭載されています。
Zendesk for Service（株式会社Zendesk）
出所：Zendesk公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※エージェント1人/月（年払い） |
Zendesk社が提供する「Zendesk for Service」は、全世界で20万社に導入されており、主にカスタマーサポート業務の効率化に役立つ機能が多数搭載されている海外発のカスタマーサポートシステムです。
メールだけでなく、電話、チャット、LINE、Twitterなどさまざまなチャネルから寄せられる問い合わせを一元管理することが可能です。
他にも、問い合わせ対応状況を管理できる「サポートチケット管理機能」、リアルタイムでオンライン接客ができる「Webチャット・メッセージ機能」、FAQを構築できる「ヘルプセンター機能」など、カスタマーサポート業務において便利な機能が揃っています。
Freshdesk Support Desk（Freshworks株式会社）
出所：Freshdesk公式Webサイト
| 特徴 |
|
|---|---|
| 機能 |
|
| 料金 |
※エージェント1人/月（年払い） ※フリープラン/無料トライアルもあり |
「Freshdesk（フレッシュデスク）」は、インドのFreshworks社が提供する、世界15万社以上の世界的シェアを誇る問い合わせ一元管理システムです。
主にカスタマーサポート業務のフォローに特化した機能が多く、顧客対応するエージェントへのタスク振り分けやリアルタイムの進捗状況の共有など、手作業では時間のかかるタスクを全て自動化することができます。
また、メール・電話・Instagram・Twitter・Facebookなど、あらゆる外部システム経由の問い合わせにも対応可能です。
メール共有システムの主な機能
メール共有システムは、複数人でのメール対応を効率化する機能を多数有しています。ここでは代表的な機能を3つ紹介します。
ステータス（対応状況）管理
メールディーラーの担当者振り分け・ステータス管理の画面イメージ
未対応・対応完了のような「ステータス（対応状況）」と「対応する担当者」を、メールごとにシステム上で管理することができます。システムによって、ステータス別にタブがわかれて表示されたり（下図参照）、ステータスラベルが付与されたりというように、ステータス管理の方法が異なりますので、自社で使いやすいものを選ぶようにしましょう。
アドレスごとの対応履歴
メールディーラーの対応履歴機能の画面イメージ
アドレスごとに過去の対応履歴を、担当者・チャネルをまたいで一覧表示で確認できます。システムによっては、アドレスをワンクリックすると時系列順でやりとりを確認できるものもあり、検索時間や確認、共有の手間を削減できます。
複数チャネルの一元管理
共有メールアドレスや自社サイトの問い合わせフォーム、電話、チャット、公式SNS、ECモールのメッセージ機能など、複数のチャネルを一元管理できます。システムによって、対応チャネルが異なりますので、自社の状況にあったものを選ぶことが重要です。
また、CRMやCTIなど各種サービスと連携ができるシステムもあるため、問い合わせ管理や顧客対応を効率的に行うことが可能となります。
【利用シーン別】メール共有システムの導入メリット
ここでは、メール共有システムを導入するメリットをご紹介します。
イメージしやすいよう、利用シーンと導入事例も併せてご紹介しますので、導入前の参考にしてください。
【問い合わせ管理】対応状況の見える化で効率化・品質向上
カスタマーサポートなど複数人で問い合わせ管理を行う業務では、「誰が・いつ・どのメールを対応したか」といった対応状況を把握しておくことが重要です。
前述のとおり、メール共有システムを導入することで、メールごとのステータス（対応状況）や担当者の割り振りをリアルタイムで可視化することができます。 対応状況や担当者が可視化されることによって、口頭での確認作業が不要になり、大幅にメールの対応時間を削減することが可能です。
また、他の担当者の対応も含め、過去の対応履歴を一覧表示できるため、対応ノウハウを学ぶことで品質向上にもつながります。
【受注メール管理】対応漏れ・遅れによる機会損失防止
ECサイト事業やサービス提供事業などで発生する受発注管理業務では、受注メールへの対応を漏れなくスピーディーに行うことが重要です。
万が一、メールの対応漏れや遅れが発生してしまうと、売上機会損失につながる可能性もあります。
メール共有システムなら、前述のとおり対応状況を可視化することができるため、未対応のメールがひと目で判断でき、対応漏れを防ぐことが可能です。
また、メールのステータス（対応状況）変更や担当者割り振りは自動で行えるため、作業時間削減だけでなく二重対応などのミスも防止でき、無駄なコストの発生を防ぎます。
【営業支援】スムーズな情報共有でCc共有・Excel管理から脱却
営業業務において、顧客とのやりとりを個人アドレスで行い、メーリングリストをCcに入れる方法やExcelで顧客管理を行う方法でチームへ情報共有しているパターンはよくあります。
メール共有システムを導入すると、そういった「情報共有のための作業」が不要になるのと同時に、業務の属人化も防ぎます。
さらに、テンプレートデータや社内FAQもクラウド上で共有・管理できるシステムもあるため、各自で更新作業を行わなくても、最新の情報を呼び出すことが可能です。
メール共有システムの選び方（4つの比較ポイント）
1.機能の充実度とカスタマイズ性
昨今、さまざまな企業からメール共有システムがリリースされており、システムによって搭載されている機能も異なります。
まず自社が抱えている課題を明確にし、その課題を解決できる機能を有しているか確認することが大切です。
さらに、必ず解決したい課題・できれば解決したい課題など、優先順位を決めて整理しておくと判断基準として役立つでしょう。
また、現在のニーズだけではなく、今後の自社の成長に合わせてカスタマイズ・機能追加していけるかどうかも、見ておく必要があります。
2.操作性
メール共有システムは、新入社員やアルバイト、派遣社員など、さまざまな担当者が日常的に使用するシステムであるため、操作性は非常に重要な検討ポイントとなります。
UIのデザイン性だけではなく、表示の順序を変えたり、不要な機能を非表示にしたり、自社の運用に合わせてカスタマイズできると良いでしょう。
デザイン性だけで選んでしまうと、実際に利用し始めたときに使いにくさを感じることもあるので、トライアルなどで試してみることをおすすめします。
その他にも、挙動の軽さや、実業務に使用した際の円滑さなども確認しておくと安心です。
3.サポート体制の充実度
サポート体制の手厚さもメール共有システムを選ぶ際の重要なポイントとなります。
- サポート窓口の種類（電話・メール・チャットなど）
- サポート対応可能時間帯（平日・土日など自社の営業日に対応可能か）
- サポート専用電話の台数（通話中で電話がつながらない待機時間が発生しないか）
- 専任サポート担当者の有無（1社に1名専属の担当者がつくか）
- サポートの対応範囲は誰までか（管理者のみか、利用者全員か）
提供会社によってさまざまなサポート体制があるため、価格だけに注目するのではなく、導入から運用までしっかりサポートしてくれる体制の整ったシステムを選ぶことをおすすめします。
4.セキュリティ体制
メール共有システムを導入すると、自社の顧客のメールアドレスなど、個人情報を外部（システム提供会社）に預けることになります。
顧客の情報を信用して預けられる万全のセキュリティ体制が整っているかどうかも見るべきポイントの1つです。
自社のセキュリティポリシーを満たしているかどうかを確認するために、セキュリティチェックシートの対応を依頼することもおすすめです。
また、どんなに良いシステムでも企業に継続性が望めないとなると、せっかく導入しても継続利用が難しくなります。
会社規模・財務状況・システム導入の実績などから、信頼できる会社を選びましょう。
メール共有システムでメール対応をもっと楽に
今回は、メール共有システムについての基礎的な知識やシステム選定のポイント、12社のシステム比較をご紹介しました。
メール共有システムで対応窓口を集約し、クラウド上で共有管理することで、ミス・トラブルの防止はもちろん、対応品質の向上、対応ナレッジの共有などメール対応業務の効率改善が期待できます。
自社にとって最適なメール共有システムを見つけるために、まずは自社のメール対応業務が抱える課題を整理しましょう。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
