2020/05/08
ビジネスにおいて、「メール」は欠かせないコミュニケーションツールです。そこで重要となるのが、メールサービスです。メールサービスはひとつではなく、さまざまな種類があり、それぞれに特徴があります。本記事ではメールサービスとはなにか、どんな機能があるのかなどご紹介します。
メールサービスについて
メールサービスはメールの利用を開始する上で、重要な機能を有しています。
では、メールサービスとはどんなものなのでしょうか。
メールサービスとは
メールを始める上で、まず重要なのが「メールアドレスの取得」です。
このメールアドレスを取得するには、「メールサービス」に登録が必要です。メールサービスに登録することで、自分専用のメールアドレスを取得することができ、メールの送受信が可能となります。つまり、メールサービスは、メールアドレスを取得する初めの一歩を手伝ってくれるサービスだといえます。
メールサービスには無料でメールアドレスを取得できるサービスや、プロバイダーと契約したときに受けることができるサービスなどがあります。
メールサービスの種類については、次の項で詳しくご紹介します。
メールサービスの種類3つ
メールサービスは大きく分けて3つの種類があります。ここでは、それぞれのメールサービスの特徴やメリット、デメリットについてご紹介します。
フリーメール
フリーメールは、無料でアカウントを作成できるサービスです。
基本的な個人情報を登録するのみで、簡単に登録できます。ブラウザ上でメールの送受信を行うWebメールと、メールソフト上で行うタイプがあります
1人で複数のアカウントが作れ、無料で誰でも利用できるのがメリットです。ただし無料で利用できる分、送信の際に広告がつく場合もあるのがデメリットです。
フリーメールの具体例をあげると、以下のようなものがあります。
Gmail
Googleが開発したフリーメールです。15GBまで無料で利用できます。
パソコンやスマートフォンどちらからも利用でき、利便性が高いのが特徴です。登録の際に電話番号認証が必要ですが、簡単にアカウントを作れます。
転送設定や自動振り分け機能などもあり、誰でも使いやすいフリーメールです。iOS・Androidどちらでもアプリ対応されています。
Yahoo!メール
Yahoo!が提供するフリーメールです。Webメールソフトで、無料プランは10GBまで利用できます。Gmail同様、パソコンのみならずスマートフォンからも利用でき、iOS・Androidどちらのにも対応しています。
メールの送受信、フィッシング防止、迷惑メール対策などの基本的なセキュリティを有しています。
登録の際にYahoo!JAPAN IDが必要です。メールアドレスがなくてもアカウントが作成できるので、手軽に利用できます。
Yahoo!JAPAN IDを使い、Yahoo!ツールバーと連携することで、メール受信のお知らせを受け取ることも可能です。
プロバイダーメール
プロバイダーメールは、プロバイダーが提供しているメールサービスです。プロバイダーと契約した際に、メールアカウントが振り分けられます。
作成には本人確認が必要なことから、フリーメールに比べてセキュリティ面では優れているといえます。また、メールの遅延がほとんどない、アドレスの変更か追加などのサービスが充実しているなど、さまざまなメリットがあります。
独自ドメインメール
メールアドレスのドメインとは「@」の右側の部分を指します。
フリーメールやプロバイダーメールは、「@」の後のドメイン名を選ぶことができません。独自ドメインメールであれば「@」の後に、自分が決めた文字列を設定できます。
有料のサービスですが、自分専用のメールアドレスを作りたいときにおすすめです。
特に、企業がフリーメールのアドレスを利用していると、信用性が低く見えてしまう場合もあるため、ビジネスでは独自ドメインメールを取得することが一般的です。
次の項で詳しくご説明します。
ビジネスで利用するなら「独自ドメインメール」が一般的
先述した通り、ビジネス場面で利用するメールは、「独自ドメインメール」を取得することが一般的です。
独自ドメインメールのメリットは「信頼性がある」ということです。
例えば、取引先に送る重要なメールがフリーメールでは、セキュリティ面の不安が残りますし、「誰でも簡単に作成できる」ため、簡易的な印象を与えてしまいます。
そのため、自分専用のアドレスである独自ドメインメールの方が、信頼を得やすいでしょう。会社に所属していないフリーランスの人は、より信頼性が高まります。 さらに、フリーメールなど無料で利用できるメールサービスには、メールに広告が表示されることも多いです。一度なら問題ないかもしれませんが、頻度が高いと目障りになってしまいます。
また、独自ドメインメールは、ひとつのドメインで複数のメールアドレスを作成することも可能です。部署や部門、スタッフごとに独自ドメインのついたメールアドレスを作成できます。
メールサービスでアドレスを取得した後のステップ
では、メールサービスでメールアドレスを取得した後は、まず利用するメールソフトを決めます。
ここではアドレスを取得した後のステップについてご紹介します。
利用するメーラーを決める
メールアドレスを取得した後は、利用するメーラーを決めます。
メーラーは、サーバーを経由してメールの送受信を行うソフトウェアのことです。
メーラーは、メールの送受信、転送、アドレス帳の管理などの機能を備えています。
では、メーラーにはどんな種類があるのかご紹介します。
メーラーの種類
メーラーは大きく分けて2つの種類があります。
メールソフトのサーバーを使用して送受信するものと、ブラウザ上で送受信するものです。ただしOSに依存するものもありますので、事前に確認しておきましょう。
ここで2つのメーラーの違いについて詳しくご紹介します。
メールソフト
端末にインストールして使用するタイプのメーラーです。
代表的なサービスに「Outlook」や「thunderbird」があります。Outlookなどは、Microsoftアカウントでログインすることで使用できます。
メールが端末上に保存されるため、オフラインでも受信したメールの確認ができ（メールの送受信にはインターネットに接続する必要があります）、メールの保存期限を気にしなくて済みます。
しかし、端末上にメールが保存されることは、デメリットにもなります。例えば、オフィス以外の場所でメールを確認しようとした場合、メールの転送が必要になります。
オフィス以外の場所で、メールの確認や送受信を行うことが多い人にとっては、大きなデメリットとなります。また、メールの保存容量は、利用端末のHDDなどの容量に依存します。そのためメール保存最大容量に達したとき、過去のメールを削除するなどの整理が必要になります。
Webメール
Webメールはブラウザ上でメールの送受信を行うタイプです。
ブラウザ上でやり取りを行うので、インターネットに接続されていれば、どこでも利用できます。オフィス内にある端末だけでなく、アクセスできる端末であれば、どこでもメールを確認できます。万が一ひとつの端末が壊れてしまっても、メールデータが全て消えてしまうということはありません。
また、特別なメールソフトをインストールする必要もなく、端末の容量を気にせずに利用できます。
Webメールには、上記でご紹介したフリーメールのGmailやYahoo!メールも含まれます。
端末上にメールが保存されていないため、古いものから消去される可能性があります。さらに、ブラウザ上でやり取りを行うため、メールソフトと比べるとセキュリティ面に不安は残ります。
個人情報や取引情報など、重要な情報を扱うビジネスでは、セキュリティが強化されたメーラーを選ぶのがおすすめです。
ビジネスで利用する上で必要なメーラーの機能
ここまで、メールサービスの基本知識から、メールサービスでアドレスを取得したあとの流れやメーラーの選び方をご紹介しました。ビジネスで利用すべきメールサービスは、独自ドメインメールであるということをお分かりいただけたかと思います。
では、あわせてビジネスで利用するメーラーは、どんなものがいいのでしょうか。ここではビジネスで利用する上で備えておきたい、メーラーの機能についてご紹介します。
セキュリティ対策が備わっている
ビジネスにおいて重要視されるのが「セキュリティ」です。
個人情報など、絶対に外部に漏らしてはいけない情報を扱うビジネスでは、セキュリティ対策がされているメーラーを選びましょう。
無料のメーラーでも、パスワード認証などのある程度のセキュリティは備わっていることは多いですが、やはり有料のメーラーの方がより強固です。
例えば、有料のメーラーだと、ウイルスが仕込まれたメールを受信した場合、警告を発してくれるという機能を持ったものがあります。
さらに、通信内容が暗号化されるため、メール内容を盗み見られることはありません。
“万が一”のときに備えた機能は、ビジネスにおいては大切な要素です。
メールのステータス管理ができる
ビジネスでは多くのメールを管理する必要があります。例えば、ECサイトなどの場合、数人のスタッフで、多くのユーザーを相手に対応することもあります。
そんなときに大切なのが「ステータス管理」です。
もし、どのスタッフがどのメールに対応しているか分からなければ、重複して返信をしてしまったり、対応漏れが生じたりする可能性があります。またスタッフ同士で「〇〇さんが対応してください」などの声掛けが必要な場合もあり、とても非効率的です。
そのため、特に多くのメールを扱う企業では、メールのステータスが簡単に一目で確認できる機能を持ったメーラーを選ぶことが重要です。
例えば、「新着」「対応中」「対応済」など、メールのステータス管理ができれば、重複返信や対応漏れを防ぐことができます。
また、自動でフォルダ分けされれば、メールの整理にかかっていた時間を短縮できます。
履歴を簡単に確認できる
ビジネス上のメールは、これまでのやり取りを前提として話すことが多いです。
しかし、以前のやり取りを忘れてしまったり、途中で担当者が変わったりすることもあります。
そんなときにすぐに履歴を確認できる機能があれば、メールを検索する時間を短縮でき、業務の効率化につながります。
履歴の確認ができることで、お得意様には「いつもありがとうございます」などの一言を添えることもできます。また、以前クレームを受けたことがある人には慎重に対応するなど、ユーザーに合わせた対応が可能です。
また同じユーザーから複数のアドレスで問い合わせがあっても、ユーザー情報を紐づけて一元管理できる機能があると便利です。ユーザーがパソコンとスマートフォンなど複数のデバイスで問い合わせがきた場合でも、1人の顧客情報としてまとめて管理できるため、メールの検索の時間が短縮できます。
ビジネスで利用するなら「メール共有・管理システム」がおすすめ
上記で紹介したメールサービスの他にも、ビジネス利用に特化したサービスがあります。それが「メール共有・管理システム」 です。メール共有・管理システムには、通常のメールサービスにはない、ビジネスに便利なさまざまな機能があります。
ここではメール共有システムとはなにか、利用するメリットや機能についてご紹介します。
メール共有・管理システムとは？
メール共有・管理システムとは、複数メンバーでメールを一元管理できるシステムです。クラウド型なので、ブラウザ上の共通画面で対応状況をリアルタイムに管理できます。
サービスごとにさまざまな機能が搭載されているのが特徴です。たとえば誰が対応中なのかが分かるステータス管理機能やこれまでのやり取りの履歴が分かる対応履歴機能、文章のひな型を登録できるテンプレート機能などです。
これらの機能を利用することで、メール対応業務の効率化や対応品質向上などが期待できます。
メールを一元管理する必要性
メール共有・管理システム導入にはさまざまなメリットがあります。
返信漏れや返信遅れ、二重返信などのトラブル防止
1人ひとり、それぞれのメールソフトで対応していると、誰がどのメールに返信したのかが分かりづらいことも多いです。そのため、「誰かが返信しているだろう」と思っていたら誰も対応していなかった返信漏れや、「誰も対応していない」と思って返信したら別のスタッフも対応していたという二重返信などのトラブルが起きてしまいます。これらのトラブルが頻発すると、企業の信用低下やクレームにつながります。
メール共有・管理ソフトでメールを一元管理することで、返信漏れや返信遅れ、二重返信などメール対応で起こりうるトラブルを防止できます。
対応品質の向上が期待できる
ベテランスタッフと新人スタッフでは、どうしてもメール対応に差が出てしまいます。しかし、なかなか新人教育に時間を取れない場合もあります。
メールを一元管理できれば対応方法をスタッフ全員で共有できるため、新人スタッフもベテランスタッフの対応方法を履歴で確認できます。対応方法を学ぶことで、チーム全体の対応品質の向上につながります。
またテンプレート機能などを使えば、対応の品質の差をなくし、返信速度の向上も期待できます。
メール共有・管理システムにできること
メール共有・管理システムには多くの機能が搭載されています。機能はサービスごとに異なりますが、ここでは多くのシステムに搭載されている基本的な機能についてご紹介します。
ステータス管理機能
メールを一元管理しながらステータス管理ができる機能です。メール共有・管理システムの最も基本的な機能とされています。
どのメールに誰が対応しているのかステータス表示されるので、返信漏れや二重返信を防ぎます。また返信対応中のメールにロックがかかり、他のスタッフが編集できないようにする二重返信防止機能などもあります。
「新着」「対応中」「対応完了」などメールが自動で振り分けされるので、手動でフォルダに振り分ける手間も省けます。
対応履歴確認機能
通常のメールサービスでは、大量のメールの中から過去にやり取りを検索するのに時間がかかっていました。また担当者が不在の場合は、他のスタッフが対応できず、ユーザーを待たせてしまうケースもあります。
メール共有・管理システムは、メールアドレスとユーザー情報を紐づけられるので、簡単に過去の履歴を確認できます。また誰でも履歴を確認できるので、担当者が休みだったり、外出中だったりした場合でも、簡単にメール対応を引き継げます。顧客にスピーディーな対応ができるため、顧客満足度の向上につながります。
テンプレートの機能
よくある質問など定型文で答えられるものは、文章のひな型を登録しておくと便利です。テンプレート機能を使えば、登録された内容をすぐに共有でき、簡単に呼び出せます。返信業務を効率化でき、返信速度も向上します。
またテンプレートを使えば、スタッフごとの対応品質のばらつきも解消できます。
コメント機能
メールにメモやコメントを残せる機能です。「優先」「重要」「〇〇であるため保留」など、一言コメントを残すことでそのメールが今どんな状態にあるのか一目で分かります。
この機能があれば、わざわざ口頭やチャットなどでの連絡が不要となります。
他にもサービスごとに便利な機能が搭載されています。その中から自社に合ったものを選びましょう 。
メール共有・管理システムの選び方
メール共有・管理システムは多くの企業がサービスを提供しています。その中から自社に合ったものを選ぶにはどうしたらいいのでしょうか。ここでは選び方のポイントについてご紹介します。
機能性を確認する
まずは、自社にどんな機能が必要なのかを明確にしましょう。たとえば、返信漏れや二重返信が発生しているなら、使いやすいステータス管理機能は必要です。メールが受信フォルダに大量にたまっており該当のメールがなかなか探し出せない場合には、対応履歴機能などがあると便利でしょう。必要な機能を明確にしたら、それらが揃っているシステムを探します。
自社に必要な機能以外にもどんな機能が搭載されているのか確認することも重要です。
最初にどんな機能が必要なのかを明確にしておくことで、導入後のミスマッチを防げます。
既存システムを連携できるか
ECサイトなどでは、すでに受注・在庫管理システムを導入していることも多いです。それらのシステムと連携できなければ、メール情報から受注状況を探すのに二度手間となってしまいます。
メール共有・管理システムによっては、在庫管理システムなどの既存システムと連携できるものもあります。自社で使っているシステムと連携可能なものを選ぶという方法もあるので、まずは確認してみましょう。
サポート体制が充実しているか
ITシステムに詳しくないと、マニュアルがあってもどうやって導入したらいいのか分からないこともあります。また導入後も使い方や運用方法などで相談したいこともあるでしょう。
そんな時のためにサポート体制がどれだけ充実しているかは重要です。導入から運用まで手厚いサポートを受けることができるサービスを選ぶと安心です。
また専属のサポートスタッフがいるかどうかも確認しておきましょう。専属のサポートスタッフがいれば質問もしやすく、安心です。
まとめ
ビジネスで利用するメーラーを探しているという方に、おすすめなのが「メールディーラー」です。メールディーラーは、ビジネス、特に問い合わせ対応業務を行うECサイト運営企業に便利な機能を多く持った、メール共有・管理システムです。
まず安心できるセキュリティを備えています。定期的に脆弱性診断を行っており、OSやミドルウェアを定期診断することで、サーバー攻撃を防いでいます。
また記事内でも、あると便利な機能としてご紹介した、ステータス管理機能があります。メールを「新着」「対応中」「保留中」「対応完了」などのステータスを振り分け、トラブルを防ぎます。また、ステータスはリアルタイムで共有されるため、徹底してトラブルを防ぐことができます。
そして、メールディーラーでは、メールの履歴をワンクリックで確認できます。アドレスをクリックすることで、受信メール・送信メール・電話メモなどを時系列順に表示することができ、これまでどんなやり取りをしていたのかを一目で確認できます。担当者が変わってもスムーズに対応できるので、便利ですね。
このほかにも、メールディーラーには、楽に、トラブルなく問い合わせメールの対応を行うことができる機能が多くあります。
メールディーラーにご興味をお持ちの方は、ぜひ下記のリンクからお問い合わせください。
メールディーラーについて
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