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パンク寸前の受信トレイを整理するフォルダ分け3選【仕事タイプ別】

毎朝のメールチェック、何分かかっていますか?

1通ずつ開封し、必要・不必要の仕分けをし、対応が必要なものにフラグを立てて…

1通にかかる時間はわずか1、2分ですが、1日・1週間・1カ月では、合計どれだけの時間をメールチェックに費やしているのでしょうか。
毎日のルーティン業務だからこそ、徹底的に「効率化」することで「時間のムダ」を大幅に減らすことができるのです。

今回は、毎朝快適に仕事を始められる「受信トレイ整理術」【仕事タイプ別】で3つご紹介します。

(1)対応状況でフォルダ分け

【仕事タイプ】
・お客様と継続したやりとりが少なく、基本1往復でクロージングする。
・その日に届いた全てのメールを「漏れ」・「遅れ」無く、スムーズに返信することが最も重要。
・カスタマーサポート、問い合わせ対応、ヘルプデスク等

「受信トレイ」に届いたメールを、「対応状況」によって手動で移動します。
対応が完了したメールは「対応済」フォルダへ移動し、担当者の確認が必要だったり、日を跨ぐ対応が必要な場合は「保留」フォルダへ移動、対応が不要な場合は「対応不要」へ移動します。
「受信トレイ」が「空」になれば、当日分は「漏れ」無く完了しているということが明確です。

(2)締め切り期日でフォルダ分け

【仕事タイプ】
・異なる締め切り期日を持つ、複数の案件並行して進めている。
「期日に間に合うかどうか」が最も重要。
・広告制作会社、オーダーメイド業界等

「受信トレイ」に届いたメールを、「締め切り期日」によって手動で移動します。
Outlook等メールソフトに備わっている「フラグ」機能では、期日を過ぎると通知メールを送信したり、自動で強調色に切り替わるように設定することができます。「締め切り期日でのフォルダ分け」と併用することで、より効果的です。

(3)差出人別でフォルダ分け

【仕事タイプ】
固定の人物長期でやり取りをすることが多い。
「誰とのやりとりか」が1番重要であり、過去の履歴を遡ることもある。
・営業、営業事務、専属カスタマーサポート等

「受信トレイ」に届いたメールを、「メッセージフィルターの設定」機能を使用して、自動で振り分けます。
メールアドレスやドメイン、件名等、特定できるキーワードを元に設定することが可能です。
人、会社、案件ごと等、関連人物をまとめて人別にフォルダ分けをすることで、フォルダごとに過去の履歴検索が容易になります。

上級編(1):2軸のフォルダ分け

「対応状況」で分かりやすくフォルダを分けたいけど、手動での振り分けは「漏れ」が出そう、、、」
そんな不安が浮かんだ方へ「メールディーラー」をご紹介させていただきます!

『メールディーラー』で2軸のフォルダ分け
・一般的なメールソフトと同様の『メッセージフィルターの設定』に加えて、『対応状況』自動で振り分けされる。
・返信メール作成中は、自動「対応中」フォルダに移動し、「返信ボタン」が表示されないため、「二重対応」を防止できる。
全員「クラウド上の同じ画面」を閲覧するので、社内コミュニケーションがスムーズ。

上級編(2):複数メールアドレスの管理

WEBサイトのお問い合わせフォームを複数設置していたり、ECサイトの多店舗展開等、複数のメールアドレスを持っている場合、より一層メールの管理が煩雑です。
しかし、「メールディーラー」では、複数のメールアドレスを全て「一元管理」することが出来るので、返信作業のために沢山の管理画面を操作する必要がありません。

『メールディーラー』で複数メールアドレスの管理
異なるドメインを持つアドレスも、全てまとめて『メールディーラー』上で一元管理。
・担当者ごとに閲覧範囲の制限・操作制限を設定できるので、セキュリティも確保。
楽天あんしんメルアド対応!

まとめ

このように、業務内容や仕事の進め方によって、最適なフォルダ分けは異なります。
カスタマーサポート等、複数スタッフで1つのメールアドレスを共有して対応する場合は、全員が共通ルールで設定することで、社内コミュニケーションがスムーズになります。

毎日必ず使用する「メール」だからこそ、最適な使い方をすることで、ミスやモレを防ぎ、時間のロスも改善されます。
いま一度、メールフォルダの整理整頓をしてみてはいかがでしょうか?

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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