【Gmail】複数人でメール共有する方法とは？
具体的な手順、メリットや注意点も解説

「関係者全員でメールを共有できたらいいのに・・・」

共有メールアドレス・会社の代表アドレス・問い合わせフォームなど、複数人で分担してメール対応を行う場合、「メールを共有する」ことをおすすめします。

この記事では、ビジネスでよく使われるGmailでできる4つのメール共有方法・設定手順と、メールを共有するメリットや注意点などご紹介します。

【Gmail】複数人でメール共有する4つの方法

Gmailで実践できる4つのメール共有方法を、具体的な設定手順と合わせてご紹介します。

1.Googleグループの活用（共有メールアドレス）

Googleグループは「共有メールアドレス」の作成が可能で、共有メールアドレス宛てに届くメールを複数人で共有・対応することができます。

他にも、個人のGmailに届いたメールをグループメンバー全員へ一斉転送するなど「メーリングリスト」としての役割も果たします。

複数人で共有したメールへの返信業務を頻繁に行うなら、Googleグループの「共同トレイ機能」の活用も有効です。

共同トレイは、Googleグループの共有メールアドレスで受信したメールに対して、対応担当者の割り振りや対応状況（完了・対応不要・重複）のマーク付けができる機能です。

対応状況が見えることで、複数人で分担してメール対応する際の対応漏れ・重複対応などのミスを防止できます。

以下で、グループ（共有メールアドレス）の作成方法と、共同トレイの設定方法を具体的に解説します。

Googleグループ（共有メールアドレス）の作成方法

共同トレイの設定方法

2.Gmailへのアクセス権の付与（委任設定）

Gmailでは、自分のGmailアカウントへのアクセス権限を他のユーザーに付与することが可能です。

権限を付与されたユーザーは、付与したユーザーのメールボックスを閲覧したり、付与したユーザーのメールアドレスでメールを代理対応することができます。

メールの共有以外にも、GoogleドライブやGoogleカレンダーなどのアプリケーションも共有することができるため、スプレッドシートなどのデータ共有にも役立ちます。

以下で、具体的な付与方法を解説します。

【付与する側】アクセス権の付与方法

完了したら、入力したメールアドレス宛てに確認メールが届くので、付与される側で承認する必要があります。

【付与される側】アクセス権付与の承認方法

【付与される側】アカウント切り替え方法

アクセス権を付与された側で、自分のアカウントとアクセス権を付与されたアカウントとの切り替え方法を解説します。

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3.IMAPの活用

IMAPとは、メールを端末にダウンロードせずに、サーバー上で管理する仕組みを意味します。メールデータがサーバー上に保管されているので、複数人で同じメールを共有することができます。

また、OutlookやApple Mailなどほかのメールクライアントからも、Gmail内のメールを確認することができるようになります。

IMAPを利用するには、Gmailで「IMAPを有効」に設定する必要があります。

設定方法は以下のとおりです。

その他、IMAPについての詳細は下記の記事をご参照ください。

4.メールの自動転送

Gmailの「自動転送機能」を活用すれば、受信したメールを自動で転送先の相手へ共有することができます。

設定手順は以下のとおりです。

複数人でメール共有するメリット

複数人でメールを共有することで、以下のようなメリットが得られます。

Cc・Bccでの共有や、Excel管理表への転記作業などの手間を削減し、メール対応業務の効率化を図れます。

またメール対応における属人化を無くし、担当者以外のメンバーでも対応が可能になる点や、対応ノウハウの共有により人材育成にもつながる点など、いずれも多くの企業で活かせるメリットだと言えます。

メール共有についてもっと詳細を知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

Gmailでメール共有する際の注意点

Gmailでメール共有を行う際は、注意すべき点がいくつかあります。

ここでは3つご紹介します。

リアルタイムの対応状況が不明

前述でご紹介したいくつかの方法でGmailの共有は可能ですが、いずれも「誰が・いつ・どのメールを対応したか」が分かりづらいことが難点です。

googleグループの「共同トレイ」であれば、担当者の割り振りや対応状況の可視化が可能ですが、可視化できるのは「完了」「対応不要」「別の会話と重複」の3種類のみのため、対応中か否かといった「リアルタイムの対応状況」は把握できません。

リアルタイムでの対応状況が分からないと、返信漏れや重複対応といったミスが起こる可能性が高まります。ラベルと組み合わせて使用するなど、社内でルールを決めて活用しましょう。

Googleアカウントの共有はNG

Gmailでは、前述した4つの方法のほかにも、「ユーザー名」と「パスワード」を共有することで、1つのGoogleアカウントを複数人で使用できます。

しかしGoogleではアカウントの共有を原則禁止しているため、セキュリティポリシーに反し、本人確認や質問が表示されたり、アカウントが一時的にロックされたりなどのペナルティが課される可能性があります。

また、「ユーザー名」と「パスワード」を知っていれば退職後でもアクセスできてしまうため、退職者が出る度に変更する必要があり、管理に手間がかかります。

この共有方法を行っている場合は、直ちに見直しを検討しましょう。

ツール内のコミュニケーションは不可

Gmailでメールを共有する際、対応方針についての共有や質問・相談なども並行して発生することが多くあります。しかしGmail内ではコミュニケーションが難しく、口頭や外部チャットなどで行う必要があります。

これにより余分な手間がかかったり、どの会話がどのメールに対するものかが分かりづらくなったりと、デメリットは大きいでしょう。

複数人でのメール共有なら「メール共有システム」がおすすめ

メールの共有が必要な場面が多く、返信漏れや重複対応が発生している企業では、メール共有に特化した「メール共有システム」がおすすめです。

メール共有システムは、チームで分担してメール対応を行う業務のために開発されており、問い合わせ窓口の対応やカスタマーサポートなど、幅広い分野で利用されています。

今回は、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」を例に、メール共有システムの特徴をご紹介します。

対応状況・担当者の共有

メールディーラーの対応状況管理・担当者振り分け機能の画面イメージ

「対応状況管理機能」では、すべての受信メールが「新着・返信処理中・対応完了」と対応状況ごとにタブで分かれる仕組みになっており、返信作業を進める中で自動的に受信メールの対応状況（タブ）が切り替わります。

「担当者振り分け機能」は、メール1通1通に担当者を振り分けることができる機能で、「どのメールがどういう状態か」「だれがどのメールに対応するか」がひと目で分かります。

対応履歴の共有

メールディーラーの対応履歴機能の画面イメージ

「対応履歴機能」は、担当者・チャネルをまたいで過去の対応履歴を一覧表示できます。システムによっては、アドレスをワンクリックすると時系列順でやりとりを確認できるものもあり、検索時間や確認・共有の手間を削減できます。

コメント・ラベルの共有

「コメント機能」は、メールにメモを残しチームで情報共有することができます。進捗の記録や、メンションを付けることで特定のメンバーに確認を促すこともできます。

「ラベル機能」は、優先して対応すべきメールにラベルを付けることができます。ラベルは任意で設定でき、ひと目で優先度が分かるためタスク管理を効率化できます。

Gmailのメール共有方法を活用して業務効率化

今回は、Gmailでのメール共有方法やメリット・注意点などをご紹介しました。

Gmailでもメールを共有する方法はいくつかありますが、日常的にメール共有が発生したり、共有管理が定着せずトラブルが発生したりしている場合は、「メール共有システム」への切り替えも検討してみましょう。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。

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