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【原因別】大量のメールを効率よく処理する仕事術
Gmail・Outlookの便利機能

大量メール_タイトル

ビジネスでは、頻繁にメールのやりとりが発生します。
しっかりと管理ができていないと、メールの処理作業に時間を取られ、他の業務を圧迫することがあります。
今回は、大量のメールを効率よく処理する仕事術と合わせて、Gmail・Outlookの便利機能をご紹介します。

この記事の目次

    なぜ大量のメールが届くのか

    メールを効率よく処理するためには、まず「なぜ大量のメールが届くのか」原因を突き詰めることが重要です。毎日どんなメールを受信しているのか、内容によって分類しましょう。
    メルマガなどの返信不要のメールが多いのか、迷惑メールが多いのか、もしくは全て返信すべき重要なメールなのか。その割合によって必要な対応が異なります。

    大量のメールを効率的に処理する方法

    大量メール_処理方法

    不要・重要なメールをフォルダに振り分ける

    受信メールを分類した結果、メールマガジンやシステムからの通知、社内の情報共有用メールなどの返信不要なメールが多い場合は、「フォルダの振り分け」が効率化の鍵となります。
    メールマガジンやシステムからの通知は「返信不要フォルダ」、自分がCcに入っているメールは「情報共有フォルダ」など専用フォルダに振り分けることで、対応が必要なメールだけを洗い出すことができます。

    対応の優先順位を可視化する

    返信すべきメールが多い場合は、対応の優先順位をつけて処理することが重要です。
    受信順に返信するのではなく、下記のポイントをもとに優先順位を定めましょう。

    バインダーのイラスト
    優先順位を決めるポイント
    • いつまでに返信が必要なのか
    • 返信前にどんな工程が必要か
      (他部署や上司への確認など)
    • 過去にトラブルが発生した顧客・取引先かどうか

    また、GmailとOutlookでは、優先順位を可視化するための機能が搭載されています。設定方法など詳細は下記記事をご覧ください。

    フォルダとテンプレートを紐づける

    返信すべきメールが多く、返信メールの作成に時間がかかっている場合は、テンプレートとフォルダとを紐づけて管理することで、メール作成時間を短縮することができます。
    「〇〇フォルダに届いたメールは〇〇テンプレートを使用する」とルールを決めることで、メール作成に迷ったり、テンプレートを探したりする時間を削減できます。

    Gmailの効率化に役立つ機能

    ラベル機能

    大量メール処理-Gmailラベルリスト

    Gmailのラベル機能は、フォルダと同じような役割を持ち、ラベルをつけてメールを分類できます。
    1つの振り分け先しか指定できないフォルダ機能と異なり、1通に対し複数枚のラベルをつけたり、階層化(ネスト)してサブラベルをつけることができます。
    ラベルリストは、記号→数字→アルファベット→日本語の順で表示されます。重要度や作業段階の高いラベルの先頭に記号や数字を入れることで、上位に表示できます。

    ショートカットキー

    Gmailでは、ショートカットキーを使ってメール作業を簡略化することができます。

    操作 ショートカットキー
    送信する Ctrl + Enter
    Ccに宛先を追加する Ctrl + Shift + C
    Bccに宛先を追加する Ctrl + Shift + B
    太字にする Ctrl + B
    斜体にする Ctrl + I
    下線を引く Ctrl + U
    番号付きリストを作成する Ctrl + Shift + 7
    箇条書きにする Ctrl + Shift + 8

    Outlookの効率化に役立つ機能

    クイック操作

    大量メール-Outlookクイック操作

    Outlookのクイック操作では、作業を自動化することができます。
    特定の人への転送や、メール内容からタスク・予定の作成など、頻繁に行う作業や繰り返し行う作業が、ワンクリックで完了します。
    クリックやスクロールの数を減らし、作業効率をあげるだけでなく、操作ミスの防止にも役立つ機能です。

    ショートカットキー

    OutlookもGmailと同様に、ショートカットキーを使って作業を簡略かすることができます。

    操作 ショートカットキー
    返信する Ctrl + R
    送信する Alt + S
    転送する Ctrl + F
    太字にする Ctrl + B
    下線を引く Ctrl + U
    番号付きリストを作成する Ctrl + Shift + 7
    箇条書きにする Ctrl + Shift + L

    大量メール処理における注意点

    メール処理の効率化には、受信メールを分類することが重要とお伝えしましたが、あまりにも細分化しすぎると、かえって管理が煩雑になります。
    フォルダやテンプレートを探す手間が増えてしまうと本末転倒なので、誰でも初見で判断できる粒度の細分化にとどめましょう。

    【原因別】受信メールを減らす方法

    迷惑メールが多い

    受信メールの中で「迷惑メールの割合が高い」場合は、そもそも迷惑メールが届かないように設定しましょう。
    迷惑メールはメールアドレスで特定できないものも多く、フォルダの振り分け設定では対応できません。
    プロバイダーの迷惑メール対策サービスを利用するだけでなく、メールシステムのオプション機能などでウイルス・迷惑メール対策機能を利用しても良いでしょう。

    全てのやりとりをメールで行っている

    口頭や電話で済むものは、メールを使わずに完結させましょう。エビデンスを残す必要があるものや、急ぎでないものはメールにする等、メールを使う線引きが重要です。
    また、細かなやりとりを頻繁に行う取引先はビジネスチャットに切り替える等、コミュニケーション手段を住み分けることで、メール通数を削減できます。

    情報共有のCc・Bccが多い

    情報共有としてのCc・Bccメールが多い場合は、社内の情報共有に特化したメールシステムへの切り替えがおすすめです。
    ビジネス利用に特化したメール共有システムでは、今誰がどんなメール対応を行っているのか、Cc・Bccを使わずにリアルタイムで情報共有できます。

    大量メールの処理を効率化して、業務全体の効率化を

    毎日発生するメール業務だからこそ、作業の効率化が重要です。
    ワンクリック・ワンスクロールでも削減できるように作業環境を整え、細分化しすぎない簡潔明瞭なルールを定めましょう。
    また、フォルダの振り分けルールや優先順位、テンプレートなどを、チーム全体で統一することで、メールの代理対応や業務の引継ぎがスムーズになります。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。