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仕事の効率を上げるGmail整理術 - アーカイブやラベルの使い分け方法も解説

ビジネス利用されることの多いGmailには、業務効率化に役立つさまざまな機能が搭載されています。
この記事では、ビジネスでGmailを使いこなしたい人向けに、Gmail機能の概要から設定手順、使い方のコツなどを紹介します。

仕事の効率を上げるGmail整理術 - アーカイブやラベルの使い分け方法も解説
この記事の目次

    Gmailでは、ファルダ≒ラベル

    一般的なメーラーでは、フォルダにメールを振り分けて管理します。1つのメールは1つのフォルダにしか入れられず、複数のフォルダに振り分けることはできません。

    一方Gmailには、フォルダがありません。フォルダの代わりに「ラベル」を使用して管理します。Gmailのラベルは「付箋」をイメージするとわかりやすいでしょう。1通のメールに対し、「〇〇社」「Aプロジェクト」といった複数のラベルをつけて整理することができます。そして「〇〇社」のラベルをクリックすると、そのラベルが貼られたメールだけが一覧で表示される仕組みです。

    フォルダの代わりにラベルを使用することがGmailの最大の特徴で、フォルダでの整理になれている人が最初にとまどうところです。

    Gmailでは、ファルダ≒ラベル

    自動振り分け

    Gmailでは、「フィルタ」の条件に合うメールに、自動で「ラベル」を付与することで振り分けして管理します。
    設定手順は以下の通りです。

    <ラベルを作成する>

    1. 画面左側のメニューの「もっと見る」をクリック
    2. 下にスクロールし、「新しいラベルを作成」をクリック
    3. 「新しいラベル名を入力してください」の箇所にラベル名を入力し「作成」をクリック

    <フィルタを設定する>

    1. 画面右上にある歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
    2. 「設定」のなかから、「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、「新しいフィルタを作成」をクリック
    3. 「To」に受信メールアドレスを入力し、「フィルタを作成」をクリック
    4. 「ラベルを付ける」のチェックボックスにチェックを入れ、つけたいラベルを選択する
    5. 「フィルタを作成」をクリックして完了

    これで設定した受信メールアドレスから届いたメールには、すべて同じラベルがつくようになります。フィルタは「送信元メールアドレス」や「件名」、「本中に含まれるキーワード」などを条件に設定することが可能です。

    アーカイブ

    アーカイブとは、受信したメールを受信箱から別の場所に保存する機能のことです。メールを削除せずに受信箱の整理ができるため、「削除したくないけど、とりあえず保存しておきたい」という場合に使えます。ほかにも、「返信したらアーカイブする」と決めておくと、返信を忘れることも防げます。

    <アーカイブの方法>

    1. まず保存したいメールを選択
    2. 上部にある「アーカイブ」のアイコンをクリック

    保存したメールを確認したいときは、画面左側のメニューにある「すべてのメール」から確認できます。

    検索コマンド

    検索コマンドとは、Gmail内にあるメールを、コマンドを利用して検索するものです。コマンドを利用することで、探したいメールをすぐに見つけることができます。ここでは、知っておくと便利な検索コマンドを14個ご紹介します。

    日付指定 「before:」「after:」
    送信者 「from:」
    受信者 「to:」
    件名 「subject:」
    添付ファイル 「has:attachment」
    ラベル 「label:」
    スター 「is:starred」
    未読メール 「is:unread」
    既読 「is:read」
    指定サイズより大きいメール 「larger:」
    指定サイズより小さいメール 「smaller:」
    完全一致 「" "」
    キーワード除外 「-」
    重要マーク 「is:important」または「label:important」

    その他の便利な機能

    Gmailには複数の便利な機能があります。業務を効率化するためにも覚えておきましょう。

    一括削除

    一括削除とは、Gmailの受信メールを一括で削除する機能のことです。一括削除するには、上部メニューにあるチェックボックスを選択し、全てのメールが選択された状態で「ゴミ箱」のアイコンをクリックすると、一括削除完了です。

    マルチ受信トレイ

    マルチ受信トレイは、通常の受信トレイに加えて複数の受信トレイを表示できる機能のことです。ラベル別などにトレイを分けて表示できるので、重要なメールの確認がしやすくなるでしょう。
    マルチ受信トレイは、「設定」から「受信トレイ」をクリックして、「受信トレイの種類」にある「マルチ受信トレイ」を選択すれば使えるようになります。

    スター

    スター機能は、重要なメールにスターの印を付けておくことができる機能です。「スター付き」というラベルがデフォルトで存在するため、重要なメールをすぐに探し出すことができます。
    スターを付ける方法は、メールの横にあるスターアイコンをクリックするだけです。解除するときも、同じくワンクリックで行えます。

    ビジネス利用なら有料のシステムを

    Gmailは手軽に利用できますが、あくまでプライベート用のフリーメールであるため、用途や運用方法によってはビジネス利用に最適でない場合があります。そのようなときにはビジネス利用を目的として開発された有料メーラーを検討するのもおすすめです。

    返信漏れ・遅れ防止なら「メールディーラー」

    メールディーラー

    メールの返信漏れや遅れが頻発している場合は、株式会社ラクスの提供するビジネス専用メール共有管理システム「メールディーラー」がおすすめです。
    メールディーラーは、受信メールの対応状況をステータスとして自動で管理し、「新着」「返信処理中」「対応完了」とステータスごとのフォルダを自動移動します。新着フォルダを見れば、まだ返信していないメールを一目で把握することができます。
    その他にもメール対応業務で発生するミスやトラブルを防止する機能が多数搭載されており、メール対応業務全体の業務効率化も期待できます。

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    まとめ

    Gmailは、フォルダの代わりにラベルを付けることで管理をすることが特徴です。その他にも、アーカイブ機能やマルチ受信トレイ、検索コマンドなどを使いこなすことで、業務効率化につながるでしょう。
    これらの機能を利用した上でもメール対応業務でミスやトラブルが頻発している場合は、ビジネス専用の有料メーラーに切り替えることで解決できる可能性があります。

    今回ご紹介したメールディーラーは無料トライアル利用することができますので、お気軽にご検討ください。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。