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仕事の効率を上げるGmail整理術 - アーカイブやラベルの使い分け方法も解説

仕事の効率を上げるGmail整理術 - アーカイブやラベルの使い分け方法も解説

Gmailにはさまざまな機能があり、ビジネスでも有効活用できます。そのため、Gmailを導入する企業が増えています。この記事では、ビジネスでGmailを使いこなしたい人向けに、Gmailならではの機能を紹介します。便利な機能を使って、メールの整理に役立ててください。

この記事の目次

    Gmailならではの整理術

    ここでは、普段の業務でも活用できるGmailならではの整理術を紹介します。

    ラベル

    ラベルとは、メールを整理するための機能です。メールが溜まってくると、メールを探すのに時間がかかることがあります。たとえば、クライアントからのメールには、「クライアント」という名前でラベルをつけることで送受信の確認がスムーズになります。ラベルをつけたメールは、Gmailの画面左側にある一覧から確認できます。

    ラベルのつけ方

    ラベルの付け方は、まず画面左側にある「新しいラベルを作成」をクリックし、自分がつけたいラベル名を入力します。入力が終われば、「作成」をクリックして、完了です。このようにメールに手動でラベルをつける以外にも、フィルタ機能を利用すれば、自動的にラベルをつけることも可能です。

    ラベルを親子関係で整理したい場合は、「次のラベルの下位にネスト」から親ラベルを選択すれば階層化できます。他にも、メニューからラベルごとに色をつけてわかりやすくすることも可能です。

    フォルダ

    フォルダとは、事前にメールの種類ごとに分類したフォルダにメールを振り分ける機能のことです。例えば、「営業系」「事務系」というフォルダを作成しておきます。その際、営業関係のメールを受信したら営業系のフォルダに整理する形になります。

    ラベルとフォルダの違い

    ラベルは1つのメールに対して、複数のラベルをつけられます。たとえば、「A社」「案件」とラベルをつけたメールと、「B社」「案件」とつけたメールがあった場合、「案件」のラベルを選択すれば「A社」と「B社」のメールの両方を確認できます。

    一方、フォルダはメールを複数のフォルダに入れることはできません。フォルダの場合は、フォルダごとに分けたA社のみ、B社のみの案件のメールしか確認できないようになっています。

    アーカイブ

    アーカイブとは、受信したメールを受信箱から別の場所に保存する機能のことです。メールを削除せずに受信箱の整理ができるため、「削除したくないけど、とりあえず保存しておきたい」という場合に使えます。ほかにも、「返信したらアーカイブする」と決めておくと、返信のし忘れも防げます。

    アーカイブの方法は、まず保存したいメールを選択します。上部にある「アーカイブ」のアイコンをクリックすると、アーカイブ完了です。保存したメールを確認したいときは、画面左側のメニューにある「すべてのメール」から確認できます。

    自動振り分け

    自動振り分けとは、メールのラベルづけを自動的に行う機能です。メールのラベルづけを手動で行う場合、時間と手間がかかります。自動振り分け設定をしておくことで、作業の効率化が可能です。

    自動振り分けを設定する方法は、まず自動振り分けをするメールを選択します。そして、画面上部にある「その他」のアイコンをクリックして、設定画面を開きましょう。次に、「ラベルを付ける」にチェックを入れ、振り分け先のラベルを選びます。最後に、「フィルタを作成」をクリックすれば、設定完了です。

    検索コマンド

    検索コマンドとは、Gmail内にあるメールを、コマンドを利用して検索するものです。コマンドを利用することで、探したいメールをすぐに見つけられます。ここでは、知っておくと便利な検索コマンドを10個、紹介します。

    日付指定

    日付指定は、「before:」と「after:」を利用します。例えば、2017年1月1日以降のメールを検索したい場合、「after:2017/1/1」と入力します。

    送信者・受信者指定

    送信者を指定するときは、「from:」を利用して検索し、受信者指定の場合は「to:」で検索します。

    件名で検索

    件名で検索したいときは、「subject:」を利用します。件名に含まれる単語を入力しても検索できます。

    添付ファイル指定

    添付ファイル付きのメールを指定するときは、「has:attachment」を利用します。また、「会議 has:attachment」とキーワードを含めての検索も可能です。

    ラベル指定

    ラベルを指定して検索するときは、「label:」を利用します。たとえば、「C社」のラベルがついたメールを探すときは、「label:C社」と入力します。

    スター・未読・既読

    スター付きのメールは、「is:starred」で検索します。未読メールは「is:unread」です。また、既読は「is:read」で検索できます。

    サイズ指定

    指定したサイズより大きいメールを検索するときは、「larger:」を利用します。反対に、指定したサイズより小さいメールを検索するときは、「smaller:」となります。

    完全一致

    検索キーワードで完全一致したメールを探すときには、「" "」を利用しましょう。たとえば、「見積もり」のキーワードで探したい場合、「"見積もり"」で検索します。

    キーワード除外

    キーワードを除外して検索したい場合、「-」を利用します。例えば、「マーケティング」というキーワードで検索して、「販売」というキーワードを除外したい場合は、「マーケティング-販売」と検索します。

    重要メール

    「重要」のマークが付いたメールを検索するときは、「is:important」または「label:important」を利用して検索します。

    Gmailの便利な機能

    Gmailには複数の便利な機能があります。業務を効率化するためにも覚えておきましょう。

    一括削除

    一括削除とは、Gmailの受信メールを一括で削除する機能のことです。一括削除するには、上部メニューにあるチェックボックスを選択します。選択すると、全てのメールが選択された状態になります。選択された状態で「ゴミ箱」のアイコンをクリックすると、一括削除完了です。

    一括削除の注意点は、重要なメールも削除されてしまうことです。そのため、事前にメールを残しておくか、削除せずにアーカイブを利用してメールを整理しましょう。重要なメールも同時に削除されるのを防ぐために、Gmailのメールデータをバックアップするといいでしょう。バックアップは「Googleアカウント」のアカウントページから行えます。

    マルチ受信トレイ

    マルチ受信トレイとは、通常の受信トレイに加えて複数の受信トレイを表示できる機能のことです。たとえば、送信者別にトレイを分けて表示できます。マルチ受信トレイの活用で、重要なメールの確認がしやすくなるでしょう。

    マルチ受信トレイは、「設定」から「受信トレイ」をクリックして、「受信トレイの種類」にある「マルチ受信トレイ」を選択すれば使えるようになります。

    スター

    スター機能とは、重要なメールにスターの印を付けておくことができる機能です。この機能には、「スター付き」というラベルが存在するため、スターを付けておくことで重要なメールをすぐに探し出せます。

    スターを付ける方法は、メールの横にあるスターアイコンをクリックするだけです。解除するときも、同じくワンクリックで行えます。そのため、一時的にスターを付けておきたいときも利用できます。

    コンテキストメニュー

    コンテキストメニューとは、メール上の右クリックで表示されるメニューのことです。ワンクリックで返信したり、同じ送信者からのメールの検索などもできます。

    コンテキストメニューの活用によってメールを開くことなく返信や移動を行えるため、作業を効率化できます。たとえば、「ラベルを付ける」というメニューでは、作成済みのラベル一覧がすぐに表示されるため、ラベルづけも簡単です。

    まとめ

    Gmailを仕事で有効活用するためには、今回紹介した機能を覚えておくと良いでしょう。Gmailにはさまざまな機能があり便利ですが、より業務を効率化するなら「メールディーラー」がおすすめです。

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    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部

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