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メールの見落とし防止!二度と繰り返さない確実なメールの管理方法

「えっ、そんなメール届いてました!?」

重要なメールが大量の受信メールに埋もれて、「見落としてしまった」という経験はありませんか?

その結果、「返信が遅れてしまった・・・」、「対応が漏れてしまった・・・」など、
メールの見落としによるお悩みを抱えている貴方へ、
対応すべきメールが一目で分かるメールの管理方法をご紹介します。

受信メールをフォルダ分けする

特定のフォルダでのみメールを大量に受信している状況であれば、フォルダ分けを見直すことで、それぞれの受信フォルダの中がグンッと見やすくなります。

どのような基準でフォルダを作るか迷うところですが、フォルダ分けは不変なものを基準に作るのがよいとされています。
例えば、「メールアドレス」や楽天・Yahoo!などの「モール」、もしくはゲームの「タイトル」などです。

また、その下の階層に資料請求や返品などの用途別に子フォルダを作ります。
そうしておくことで、今後新しい用途でフォルダを分けたくなったときに追加しやすく、長期的に見て運用しやすいです。

対応の必要がないメールを仕分けする

「メールマガジン」や「モールから自動で送られてくる確認メール」のような対応の必要がないメールは、対応すべきメールと区別して振り分けることで、受信フォルダをスッキリさせることができます。

振り分けの条件は運用によって様々ですが、意図したメールを正確に振り分けるためには、「件名+アドレス」の組み合わせで設定することをおすすめします。

また、運用していく中で新たな対応の必要がないメールは必ず出てきます。
初めて見る自動送信メールで対応が必要かどうかの判断ができないときは、周囲に確認を取った上で、もし対応が不要であれば振り分け設定にどんどん追加していきましょう。

対応状況でメールの状態を管理する

メールの対応状況によって、例えば「未対応」のメールにはマークをつける・色を変えることで、
受信フォルダ内で対応が必要なメールをパッと見分けることができます。

・・・でも対応状況を管理するのは、「手動だと漏れが起きそう…」「そもそも手間がかかりそう…」

そんな不安が浮かんだ貴方へ、メールの対応状況を自動で管理し、一目で分かるメール共有・管理システムの「メールディーラー」をおすすめします。

「メールディーラー」は『フォルダ』×『ステータス』の2軸で管理できることが特徴です。
『ステータス』とは、メールの対応状況に応じて、「未対応」「対応中」「対応完了」というようにメールを状態ごとに管理できる機能です。

つまり、対応が必要だけどまだ対応できていないメールは「未対応」として、フォルダ毎に一際目立つように表示されるため、重要なメールの見落としを防止できます。

※ステータスは、メールの返信を開始すると「未対応→対応中」、 メールの返信が完了すると「対応中→対応完了」へ自動で変更します。

さらに、パソコンごとにインストールするメールソフトだとフォルダや振り分けを個別で設定する必要がありますが、メールディーラーはクラウド型のメール共有システムなので、設定は一度で済みます。
もう、新入社員が入社するたびに行っていた設定作業は必要ありません。

メールの見落としや管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談くださいませ。

▼ご相談はこちら▼
https://www.maildealer.jp/inquiry/>

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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