その他
新聞折り込み広告と郵便局広告を得意とする総合広告代理店の株式会社サンケイアイ。1日約100件、多いときで300件ほどある郵便局広告の受発注を20数名で対応しています。モレなく案件を管理するために導入したメールディーラーの効果についてお伺いしました。
― 課題1 ―
インストール型のメールソフトを使っていたので、夜間に急ぎの連絡があると対応していそうな人のパソコンを立ち上げて送受信メールを確認したこともあります。
― 課題2 ―
CcやBccで全員に共有する運用に変えたら、今度はとにかくメールが多くなりました。外付けハードディスクを導入してもメールソフトが重かったです。
― 課題3 ―
大量のメールが溢れていたことや、誰がどのメールを担当しているのか分かりづらいことで、大事な案件を見逃す恐れがありました。
効果1：メールの見落とし防止
メールの対応状況がわかる「ステータス機能」を活用することで、返信が必要なメールが一目瞭然です。
また、未対応の案件はステータスが新着のままで残るため、スルーすることがなくなりました。
効果2：常に新しいテンプレートを使用
テンプレートは全員で共有しているので、一度更新するだけで良く、管理が楽です。
また、担当者名は自動で挿入されるよう設定しておいて、手間を省いています。
効果3：コメント機能で効率改善
気軽にメールへ付箋をつける感覚で使っています。
例）
・添付ファイルのパスワード
・次のアクション（13時に電話する）
・対応必要なしの理由記入
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